fbpx

Ordem de serviço: o que é e como fazer

ordem-de-servico

Ordem de serviço, ou OS, é uma ferramenta corporativa importante. É através dela que gestores têm a possibilidade de acompanhar a execução dos trabalhos e tomar decisões de forma mais assertiva.

Afinal, lidando com um grande número de clientes e atividades a serem feitas, organização nos processos é essencial. Ter as etapas do que será feito bem definidas é, obviamente, vital para o sucesso de qualquer organização.

Organização, fluidez e melhores práticas, é isso que a implementação de uma ordem de serviço gera nas empresas. Neste texto vamos apresentar:

  1. O que é ordem de serviço;
  2. Como fazer uma ordem de serviço;
  3. Dicas de boas práticas para uma OS;
  4. As vantagens de ter um App de OS.

Boa leitura!

O que é ordem de serviço?

Essencialmente, a ordem de serviço formaliza a solicitação de uma tarefa. Nela está descrita suas especificidades no que se refere à execução, aos materiais a serem utilizados, às medidas de segurança que devem ser observadas e outras questões.

A OS ajuda na gestão do tempo, pois, através dos registros, é possível ter um controle do tempo que é investido para realizar uma tarefa. Por isso, trata-se de uma importante ferramenta com vistas à melhoria da produtividade de uma maneira geral. Afinal, é a formalização – via documento – do serviço prestado ao cliente.

Por tratar-se de um documento rotineiro no ambiente de trabalho, que, enquanto registro, precisa ser devidamente arquivado, a OS acabará por servir também a diversos outros propósitos – como registro para controle do estoque, por exemplo.

Prevista em Lei

Além de tudo, a OS é um documento previsto por lei. O capítulo V da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) – Decreto Lei 5452/43 de 01 de Maio de 1943, Artigo 157, Inciso II, diz que cabe às empresas:

II – instruir os empregados, através de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes do trabalho ou doenças ocupacionais; (Incluído pela Lei nº 6.514, de 22.12.1977).

Como fazer uma ordem de serviço?

Uma ordem de serviço bem feita possui os seguintes itens:

  • Data de processamento;
  • Número da OS;
  • Motivo da abertura;
  • O que e como o serviço será realizado;
  • Nome do colaborador responsável;
  • Descrição do serviço prestado;
  • Valor do serviço;
  • Forma de pagamento;
  • Produtos e/ou tarefas envolvidas na atividade;
  • Atualização de status.

Ao fazer uma OS, deve-se observar obrigatoriamente os seguintes itens:

  • Nome do funcionário e função da ordem de serviço;
  • As atividades desempenhadas;
  • As medidas de prevenção;
  • Os equipamentos obrigatórios a serem utilizados;
  • As capacitações e treinamentos necessários;
  • Os procedimentos em caso de acidentes;
  • O termo de responsabilidade que deve conter as assinaturas e a data de emissão do documento.

Para assegurar a organização, esses itens citados precisam estar em um formulário no documento. Não é incomum que gestores realizem uma OS.

No entanto, é produtivo se houver a colaboração de um técnico. Isso trará maiores detalhes e riqueza em descrições. Afinal, esses profissionais têm conhecimentos referentes às medidas de segurança que deverão ser observadas em cada tarefa solicitada.

Boas práticas para uma ordem de serviço

Alguns cuidados são essenciais para a emissão de uma OS. Separamos, abaixo, duas dicas de boas práticas para essa missão.

Modelos prontos

Uma estratégia recorrente é a utilização de modelos prontos — isso torna a tarefa menos repetitiva. Assim, um pouco de tempo e de recursos podem ser economizados

Todavia, é necessário uma atenção ainda maior ao checar as informações nos formulários a serem reproduzidos, a fim de que não se replique também os erros que porventura contenham.

Cuidado na hora da emissão

Um fator importante e que não pode ser deixado de lado é o campo de assinatura. Nele, precisa constar – de forma legível e junto à matrícula – o nome do colaborador envolvido, facilitando a sua identificação.

No entanto, uma empresa que presta muitos serviços ao longo dos dias, semanas e meses, está sujeita ao erro humano. Afinal, se isso é feito de forma manual, a emissão pode ocorrer de maneira errada.

Então, confira as vantagens de ter um app de OS!

As vantagens de ter um App de OS

Para tornar o processo mais prático e intuitivo, a transformação digital é essencial. Assim, empresas que querem atender mais e melhor, conseguem otimizar o tempo de trabalho de suas equipes e reduzir custos com essa operação.

Com um aplicativo em mãos, emitir uma ordem de serviço é uma tarefa extremamente simples.

Executar ordem de serviço materiais ordem de serviço serviços solicitados ordem de serviço

Além disso, quem realiza o serviço é o responsável pela emissão da OS. Isso enriquece o documento com detalhes e aprimora a qualidade da entrega.

Sabe como?

Um app de ordem de serviço conta com um checklist de atividades com foto dos serviços executados; controle de agendas; horários; aceite e recusa de chamados; conta com geolocalização dos técnicos com cerca eletrônica de locais; registro de checkin e checkout nos locais das tarefas.

Com isso, os gestores têm maior controle sobre o seu time externo e podem otimizar o tempo de trabalho do mesmo. É isso que toda empresa busca, não é mesmo? E é isso que um app completo para ordem de serviço traz.

Com ele, você acompanha o status do atendimento e a estatística do tempo médio de execução das tarefas; integra atividades junto do seu ERP ou planilha; realiza a gestão completa à distância de sua equipe e tem controle sobre sua produtividade; agenda chamados por rotas, dias, turnos e horas marcadas.

Além disso, o seu time estará sempre em constante aprendizado com conteúdos de treinamentos e dados relevantes – tudo isso na palma da mão.

Produtividade, eficiência, redução de erros e economia. É isso que o uso da tecnologia para automatizar e digitalizar tarefas proporciona. É isso que a uMov.me entrega para as empresas que desejam crescer e ser cada vez mais referência naquilo que fazem.

Você vem enfrentando problemas com ordem de serviço? Fale com a gente!