Ordem de serviço: o que é e como fazer

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Ordem de serviço, ou OS, é uma ferramenta corporativa importante. É através dela que gestores têm a possibilidade de acompanhar a execução dos trabalhos e tomar decisões de forma mais assertiva.

Afinal, lidando com um grande número de clientes e atividades a serem feitas, organização nos processos é essencial. Ter as etapas do que será feito bem definidas é, obviamente, vital para o sucesso de qualquer organização.

Organização, fluidez e melhores práticas, é isso que a implementação de uma ordem de serviço gera nas empresas. E é exatamente sobre isso que este artigo aborda.

Saiba o conceito de ordem de serviço e qual a melhor maneira de aplicar na sua organização – além do papel da tecnologia nesta missão.

Boa leitura!

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Entendo o que é uma ordem de serviço e sua importância

Essencialmente, a ordem de serviço formaliza a solicitação de uma tarefa. Nela está descrita suas especificidades no que se refere à execução, aos materiais a serem utilizados, às medidas de segurança que devem ser observadas e outras questões.

Por isso, trata-se de uma importante ferramenta com vistas à melhoria da produtividade de uma maneira geral. Afinal, é a formalização – via documento – do serviço prestado ao cliente.

Por tratar-se de um documento rotineiro no ambiente de trabalho, que, enquanto registro, precisa ser devidamente arquivado, a OS acabará por servir também a diversos outros propósitos – como registro para controle do estoque, por exemplo.

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Mas afinal, como é feita uma ordem de serviço?

Uma ordem de serviço bem feita traz a data de processamento junto de outras informações relevantes. Para manter a organização e facilitar buscas, cada OS tem uma número que a diferencia.

Para realizar uma ordem de serviço, primeiro de tudo, deve constar o motivo da abertura da mesma. Ou seja, a atividade que será prestada – independente se ela irá resolver ou não o problema.

Nela contém detalhadamente o que e como o serviço será realizado e o nome do colaborador responsável pela mesma.

Não há exatamente um padrão para uma OS. Isso varia de acordo com a atividade exercida e pode ter diferença de uma empresa para outra.

Registra-se, assim, a descrição do serviço prestado, seu valor, a forma de pagamento combinada, produtos ou tarefas envolvidas na atividade, entre outros.

Importante também destacar que uma OS tem a atualização de status. Assim, é possível saber se o serviço foi concluído ou não e em que estágio encontra-se atualmente.

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Vamos colocar a mão na massa

Ao se lavrar uma OS, deve-se observar obrigatoriamente os seguintes itens:

  • nome do funcionário e função da ordem de serviço;
  • as atividades desempenhadas;
  • as medidas de prevenção;
  • os equipamentos obrigatórios a serem utilizados;
  • as capacitações e treinamentos necessários;
  • os procedimentos em caso de acidentes;
  • o termo de responsabilidade que deve conter as assinaturas e a data de emissão do documento.

Para assegurar a organização, esses itens citados precisam estar em um formulário no documento. Não é incomum que gestores realizem uma OS.

No entanto, é produtivo se houver a colaboração de um técnico. Isso trará maiores detalhes e riqueza em descrições. Afinal, esses profissionais têm conhecimentos referentes às medidas de segurança que deverão ser observadas em cada tarefa solicitada.

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Boas práticas para uma ordem de serviço

Alguns cuidados são essenciais para a emissão de uma OS. Separamos, abaixo, duas dicas de boas práticas para essa missão.

Modelos prontos

Uma estratégia recorrente é a utilização de modelos prontos — isso torna a tarefa menos repetitiva. Assim, um pouco de tempo e de recursos podem ser economizados

Todavia, é necessário uma atenção ainda maior ao checar as informações nos formulários a serem reproduzidos, a fim de que não se replique também os erros que porventura contenham.

Cuidado na hora da emissão

Um fator importante e que não pode ser deixado de lado é o campo de assinatura. Nele, precisa constar – de forma legível e junto à matrícula – o nome do colaborador envolvido, facilitando a sua identificação.

No entanto, uma empresa que presta muitos serviços ao longo dos dias, semanas e meses, está sujeita ao erro humano. Afinal, se isso é feito de forma manual, a emissão pode ocorrer de maneira errada.

Então, como reduzir a praticamente zero essa chance de falha?

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A tecnologia é aliada das empresas

Para tornar o processo mais prático e intuitivo, a transformação digital é essencial. Assim, empresas que querem atender mais e melhor, conseguem otimizar o tempo de trabalho de suas equipes e reduzir custos com essa operação.

Com um aplicativo em mãos, emitir uma ordem de serviço é uma tarefa extremamente simples.

Além disso, quem realiza o serviço é o responsável pela emissão da OS. Isso enriquece o documento com detalhes e aprimora a qualidade da entrega.

Sabe como?

Um app de ordem de serviço conta com um checklist de atividades com foto dos serviços executados; tem controle de agendas, horários aceite e recusa de chamados; conta com geolocalização dos técnicos com cerca eletrônica de locais; registro de checkin e checkout nos locais das tarefas.

Com isso, os gestores têm maior controle sobre o seu time externo e podem otimizar o tempo de trabalho do mesmo.É isso que toda empresa busca, não é mesmo? E é isso que um app completo para ordem de serviço traz.

Com ele, você acompanha o status do atendimento e a estatística do tempo médio de execução das tarefas; integra atividades junto do seu ERP ou planilha; realiza a gestão completa à distância de sua equipe e tem controle sobre sua produtividade; agenda chamados por rotas, dias, turnos e horas marcadas.

Além disso, o seu time estará sempre em constante aprendizado com conteúdos de treinamentos e dados relevantes – tudo isso na palma da mão.

Produtividade, eficiência, redução de erros e economia. É isso que a transformação digital proporciona. É isso que a uMov.me entrega para as empresas que desejam crescer e ser cada vez mais referência naquilo que fazem.

Você vem enfrentando problemas com ordem de serviço? Fale com um especialista hoje mesmo e compartilhe as suas dores.

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