Ordem de serviço: o que é e como fazer

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A ordem de serviço é primordial dentro das empresas, ela permite que tanto a empresa como os funcionários se organizem em relação às tarefas e processos a serem executados. Saiba neste artigo o que é ordem de serviço, sua importância e como fazer!

A Ordem de serviço, também chamada de OS, é uma ferramenta corporativa importante. É através dela que gestores têm a possibilidade de acompanhar a execução dos trabalhos e tomar decisões de forma mais assertiva.

Afinal, quando se lida com um grande número de clientes e atividades a serem feitas, a organização nos processos se torna essencial. Ter as etapas do que será feito bem definidas é vital para o sucesso de qualquer organização.

Dessa forma, a ordem de serviço auxilia na organização, fluidez e execução das melhores práticas dentro da empresa. Durante esses artigo vamos abordar sobre os seguintes aspectos de uma OS:

  1. O que é ordem de serviço;
  2. Como fazer uma ordem de serviço;
  3. Dicas de boas práticas para uma OS;
  4. As vantagens de ter um aplicativo de OS.

Boa leitura!

O que é ordem de serviço?

Em termos gerais, podemos afirmar que a ordem de serviço formaliza a solicitação de uma tarefa. Ou seja, ela esclarece para cliente, empresa e equipe técnica o que precisa ser feito e quando.

No entanto, para que tudo fique claro, na ordem de serviço deverá deverá estar descrito todas as especificidades do trabalho a ser realizado. Isso inclui os materiais a serem utilizados, medidas de segurança adotadas e outras questões que auxiliem na realização do serviço solicitado.

Um dos principais benefícios da ordem de serviço é auxiliar na gestão do tempo, já que através dos registros, é possível ter um controle do tempo que é investido para realizar uma tarefa. 

Por isso, é uma importante ferramenta com objetivo de melhor a produtividade de uma maneira geral, sendo também uma formalização – via documento – do serviço prestado ao cliente.

Se trata de um documento rotineiro no ambiente de trabalho e contém informações importantes enquanto registro e, por conta disso, precisa ser devidamente arquivado. A ordem de serviço também serve outros propósitos como comprovação e registro para controle do estoque, por exemplo.

Agora, vamos entender o passo-a-passo de como a ordem de serviço deve ser feita!

Como fazer uma ordem de serviço?

Dependendo da sua área de atuação, a ordem de serviço pode variar e trazer especificidades da sua empresa. Entretanto, de forma geral, alguns itens são essenciais para efetivar esse processo de comunicação entre profissional, empresa e o cliente:

  • Data de processamento;
  • Número da ordem;
  • Nome do colaborador responsável;
  • Motivo da abertura;
  • Descrição do serviço prestado;
  • Valor do serviço;
  • Forma de pagamento;
  • Peças e materiais utilizados;
  • Atualização de status.

Todas essas informações são essenciais para que a ordem de serviço tenha todos os dados que permitam deixar as partes cientes do que precisa ser realizado, evitando erros de comunicação e, até mesmo, esquecimentos de execução de uma parte da tarefa ou de informar demais peças e materiais utilizados que interferem diretamente no controle de estoque.

No mais, quando você for elencar uma ordem de serviço a um profissional, existem observações que devem ser feitas por parte da empresa a fim de promover maior segurança aos funcionários, como:

  • As atividades desempenhadas;
  • As medidas de prevenção;
  • Os equipamentos obrigatórios a serem utilizados;
  • As capacitações e treinamentos necessários;
  • Os procedimentos em caso de acidentes;
  • O termo de responsabilidade que deve conter as assinaturas e a data de emissão do documento.

Dessa forma, você atua na prevenção de possíveis situações, alertando o profissional sobre os cuidados necessários e elencando para as tarefas somente aqueles funcionários que possuem todas as capacitações necessárias.

Para assegurar a organização, esses itens citados precisam estar em um formulário no próprio documento.

Se você trabalha com documentos impressos, algumas informações podem estar dispostas em checklists e opções previamente definidas, com isso o profissional apenas marca as opções, agilizando o processo. 

Entretanto, a melhor forma de realizar esse trabalho é através da automação e logo abordaremos esse tema. 

Relatório de serviços prestados, saiba como fazer da maneira correta.

Boas práticas para uma ordem de serviço

Alguns cuidados são essenciais para a emissão de uma ordem de serviço, por isso separamos, abaixo, dicas de boas práticas para a emissão.

Modelos prontos

Muitas empresas utilizam de modelos prontos, isso torna as informações que são pedidas mais assertivas devido a padronização. 

É uma boa opção quando a empresa ainda está em processo de maturação.

Entretanto, é necessário atenção maior ao checar as informações nos formulários, se atendem todas suas especificidades, já que esses tendem a ser mais genéricos.

Cuidados na hora da emissão

Um fator importante e que não pode ser deixado de lado é o campo de assinatura. Nele, precisa constar – de forma legível e junto à matrícula – o nome do colaborador envolvido, facilitando a sua identificação.

Já para as empresas que prestam muitos serviços por dia, semanas e até meses, estão sujeitas ao erro humano. Afinal, se o preenchimento do documento é feito de forma manual, as informações podem ser acrescentadas de maneira errada, prejudicando controles e qualidade.

Como alternativa surge a utilização de tecnologia para otimizar processos como esse e trazer mais produtividade para as empresas de serviço. Confira as vantagens de ter um app de OS!

As vantagens de ter um Aplicativo de Ordem de Serviços

Aplicativo de Ordem de serviços Para tornar o processo mais prático e intuitivo, a transformação digital é essencial. Assim, empresas que querem atender mais e melhor, conseguem otimizar o tempo de trabalho de suas equipes e reduzir custos com essa operação.

Com um aplicativo em mãos, emitir uma ordem de serviço é uma tarefa extremamente simples.

Além disso, quem realiza o serviço é o responsável pela emissão da OS, dessa forma o documento pode ser preenchido com detalhes e aprimora a qualidade da entrega.

Sabe como?

Um aplicativo de ordem de serviço conta com um checklist de atividades com foto dos serviços executados; controle de agendas; horários; aceite e recusa de chamados; conta com geolocalização dos técnicos com cerca eletrônica de locais; registro de checkin e checkout nos locais das tarefas.

Ordem de serviço checklist

Com isso, os gestores têm maior controle sobre o seu time externo e podem otimizar o tempo de trabalho do mesmo. É isso que toda empresa busca, não é mesmo? E é isso que um app completo para ordem de serviço traz.

Com ele, você acompanha o status do atendimento e a estatística do tempo médio de execução das tarefas; integra atividades junto do seu ERP ou planilha; realiza a gestão completa à distância de sua equipe e tem controle sobre sua produtividade; agenda chamados por rotas, dias, turnos e horas marcadas.

App de OS Além disso, o seu time estará sempre em constante aprendizado com conteúdos de treinamentos e dados relevantes – tudo isso na palma da mão.

Produtividade, eficiência, redução de erros e economia. É isso que o uso da tecnologia para automatizar e digitalizar tarefas proporciona. É isso que a uMov.me entrega para as empresas que desejam crescer e ser cada vez mais referência naquilo que fazem.

Você vem enfrentando problemas com ordem de serviço? Fale com a gente!

 

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