Ordem de serviço: o que é e como criar

Ilustração com um monitor desktop sobreposto por diferentes elementos que representam a prestação de serviços

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Uma ordem de serviço é um documento que formaliza as atividades a realizar e ajuda no gerenciamento de tarefas. Primordial para o gerenciamento de equipes em campo, a digitalização de processos que envolvem a emissão de OS torna o trabalho mais eficiente. 

Quando se lida com um grande número de clientes e atividades a serem realizadas, a organização e digitalização de processos se torna essencial. Por isso, definir as etapas do que será feito é vital para o sucesso de qualquer empresa. Esse é um dos objetivos da ordem de serviço.

Esse documento ajuda empresas com equipes devido à melhoria da gestão de ordens de serviço. Afinal, é por meio da OS que os gestores têm a possibilidade de acompanhar a execução dos trabalhos de manutenção, reparos ou instalação e tomar decisões de forma mais acertada.

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Diante dessa importância, fica a pergunta: como emitir a ordem de serviço de forma eficiente? Vamos responder esse questionamento a partir de agora. Confira!

O que é uma ordem de serviço?

Uma ordem de serviço (também conhecida como OS) é um documento que auxilia a prestação de serviço no que se refere à organização, planejamento e alinhamento entre gestores, equipe técnica e clientes. Por isso, ela formaliza a solicitação de uma demanda, contribui para o controle do fluxo de trabalho e comprova a realização da tarefa.

Ou seja, ela esclarece para cliente, empresa e equipe técnica o que precisa ser feito, quando executar e ainda explica como fazer.

Dessa forma, o documento deve apresentar com clareza todas as especificidades do trabalho a ser realizado. Isso inclui os materiais a serem utilizados, medidas de segurança adotadas e outras questões que auxiliem na execução do serviço solicitado.

Conheça os principais tipos de Ordem de Serviço e suas especificações

E um documento de ordem de serviço?

Um documento de ordem de serviço é uma declaração de formalização do trabalho a ser executado para determinado cliente. Ele é voltado ao gerenciamento de tarefas e colabora para o planejamento das demandas e do fluxo de trabalho.

Devido a suas características, a emissão da OS é válida para serviços realizados por terceiros. Assim, os gestores têm uma clara visualização do que está sendo feito, daquilo que foi finalizado e do que ainda precisa ser realizado.

Qual a importância de uma ordem de serviço?

A ordem de serviço é importante, porque registra o trabalho a ser executado e permite que a atividade seja realizada na data, no prazo e com as especificidades acordadas entre cliente e empresa. Além disso, ela repassa as instruções, oferece uma clara visualização das atividades aos gestores e permite rastrear a evolução do trabalho.

Portanto, pode até parecer que se trata de mais uma burocracia, mas esse registro vai muito além disso. O documento também fornece informações aos gestores sobre a operação em campo, reduzindo gargalos operacionais, por exemplo.

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Veja outros pontos que se tornam importantes para as empresas:

  1. Registro de comprovação das responsabilidades de cada um da equipe, além do acordo entre cliente e empresa;
  2. Agilidade no planejamento das atividades, uma vez que o gestor pode passar as orientações sobre a operação e a equipe técnica consegue acessá-las com facilidade;
  3. Precisão na tomada de decisões, que são baseadas nas informações coletadas. Esse histórico permite ao gestor mensurar os resultados das operações, como quantificar e avaliar quantas OS’s foram atendidas em um período, quais serviços foram mais requisitados, as peças que foram utilizadas etc.
  4. Comprovação de serviço realizado, tornando todo o processo muito mais eficiente e transparente para todos os envolvidos.
  5. O gestor terá tempo hábil para organizar a agenda da equipe em campo, levando em consideração os prazos e o cálculo do tempo médio de atendimento. Assim, é possível visualizar todos os serviços prestados ou em andamento.

Quando usar ordem de serviço?

No geral, a ordem de serviço é utilizada sempre que a empresa prestadora de serviço precisa formalizar e controlar o que for executado junto ao contratante, seja pessoa física, seja pessoa jurídica. Por isso, a OS faz parte da rotina de empresas de manutenção, reparos, serviços técnicos, entrega de produtos e materiais, instalações e projetos.

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É obrigatório emitir ordem de serviço?

A ordem de serviço não chega a ser um documento obrigatório na maioria dos casos, mas vai depender de como a empresa contratante e a contratada regem os negócios que executam. Ela costuma ser exigida em licitações, negociações com empresas que têm processos de compra mais estruturados e para a chegada de novos colaboradores.

Nesse último caso, é emitida a ordem de serviço NR 1, que é voltada à informação sobre os procedimentos de saúde e segurança do trabalho. Por isso, sua apresentação é feita na contratação e não há atualizações, exceto se houver mudanças no trabalho realizado.

Em casos como empresas que atendem a licitações, para executar serviços em organizações governamentais, o uso da ordem de serviço é obrigatório, principalmente para gerir e comprovar o uso de recursos públicos.

Para empresas com processos de compra e contratação mais estruturados, a OS é um documento necessário para fechar negociações.

Quem emite a ordem de serviço?

A ordem de serviço é emitida pelo gestor do departamento responsável pela realização do trabalho. No entanto, esse documento pode ser lançado pelo empregador, no caso da OS NR 1 ou pelo solicitante. Além disso, as partes envolvidas na tarefa precisam inserir sua assinatura.

Informações necessárias para a ordem de serviço

As informações necessárias para a ordem de serviço são relativas ao trabalho a ser realizado, detalhes importantes de cada operação e comprovação do serviço prestado. Porém, cada OS é criada de acordo com as necessidades das atividades em campo

Nesse sentido, alguns elementos essenciais são:

  1. Data de processamento;
  2. Número da ordem de serviço;
  3. Nome do colaborador responsável;
  4. Motivo da abertura da OS;
  5. Descrição do serviço prestado;
  6. Valor do serviço;
  7. Forma de pagamento;
  8. Peças e materiais utilizados;
  9. Atualização de status.

Essas informações são de prioridade máxima, uma vez que já consegue evitar erros de comunicação entre gestores e colaboradores. Além disso, diminui a chance de esquecimentos de execução de uma parte da tarefa, por exemplo.

Alguns outros dados podem ser incluídos para compor sua ordem de serviço e, assim, melhorar ainda mais a gestão dos dados da sua empresa. Veja quais são eles:

  1. As medidas de prevenção;
  2. As capacitações e treinamentos necessários;
  3. Os procedimentos em caso de acidentes;
  4. O termo de responsabilidade que deve conter as assinaturas e a data de emissão do documento.

Dessa forma, você atua na prevenção de possíveis situações, alertando o profissional sobre os cuidados necessários. Mais do que isso, elenca para as tarefas somente aqueles funcionários que possuem todas as capacitações necessárias.

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Saiba como fazer uma ordem de serviço eficiente

Como qualquer documento, uma ordem de serviço precisa seguir um padrão para reunir sempre o mesmo tipo de informação.

E isso já começa no momento de emissão da OS, que é normalmente realizada após a negociação ser fechada e o pedido de venda ser cumprido. Assim que a negociação é concluída, o responsável emite o documento para organizar internamente o trabalho a ser realizado.

Mas por onde começar? Te ajudamos nisso!

Escolha uma plataforma

O primeiro passo para criar uma ordem de serviço com digitalização de processos é encontrar a plataforma de tecnologia que melhor se encaixe à necessidade da empresa

Por exemplo, o Aplicativo de Ordem de Serviço da uMov.me é customizado conforme as informações necessárias para cada empresa.

A escolha da plataforma ideal simplifica o processo de desenvolvimento e manutenção de OS online entre todos os envolvidos. Além disso, centraliza as informações em um único banco de dados acessível e integrado com os sistemas ERP internos da empresa.

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Identifique as informações e detalhes sobre o cliente

Falando em informações, as ordens de serviço online dependem do correto preenchimento dos dados dos clientes para evitar emissões com erros. Afinal, uma das consequências dessas falhas é a perda financeira.

Portanto, é importante detalhar todos os dados essenciais, que foram citados no tópico anterior. Dessa forma, há um melhor alinhamento entre as partes.

Descreva os serviços

Após o preenchimento dos dados, utilize descrições dos serviços com os detalhamentos necessários, incluindo informações específicas sobre materiais, equipamentos e profissionais envolvidos.

Na descrição dos serviços, devem constar também as datas e prazos para execução do serviço. Aqui, também é possível utilizar checklists para assinalar os trabalhos já realizados.

Destaque a utilização de equipamentos obrigatórios

Vale ressaltar que empresas com mais de 50 funcionários e que realizam atividades de risco são obrigadas a instruir seus funcionários com clareza.

Nesse sentido, a Consolidação das Leis de Trabalho (CLT) estabelece a listagem das precauções a serem tomadas pelo colaborador. Elas devem ser descritas na ordem de serviço a fim de evitar doenças ocupacionais e acidentes de trabalho, garantir o uso de equipamentos de proteção individual (EPI) e grau de risco do serviço.

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Considere as taxas do lançamento da OS

Existem plataformas que atribuem um custo operacional à geração e gestão de ordens de serviço. No caso dos aplicativos da uMov.me, a emissão de OS não tem custo, pois o valor cobrado é por licença.

Mas, caso a empresa utilize outro sistema, deve-se considerar esse custo na hora de emitir o valor do serviço.

Atente ao campo de assinatura

Um fator importante e que não pode ser deixado de lado é o campo de assinatura. Nele, precisa constar – de forma legível e junto à matrícula – o nome do colaborador envolvido, facilitando a sua identificação.

Dica bônus: algumas informações podem estar dispostas em checklists e opções previamente definidas. Com isso, o profissional apenas marca as opções, agilizando o processo.

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Acompanhe a efetividade da plataforma

Busque informações junto com as equipes sobre a efetividade da plataforma de ordem de serviço online. Verifique também como está a execução dos serviços e o que pode ser aprimorado na experiência.

Opte por parceiros de tecnologia que possuam um sistema de atendimento ao cliente disponível e ativo. Junto da uMov.me, as empresas possuem acesso à equipe de suporte para fazer melhorias no sistema utilizado.

Aderir a um aplicativo de ordem de serviço torna os processos mais eficientes?

Sim, aderir a um aplicativo de ordem de serviço torna os processos mais eficientes. Isso porque ele otimiza a emissão de OS e facilita o gerenciamento de tarefas. Além disso, você pode incluir checklists para tornar a visualização das atividades mais eficiente.

Para entender melhor, basta imaginar o preenchimento de todas essas informações importantes manualmente. Além de gastar tempo, a equipe também pode perder dados preciosos para o negócio.

Para tornar o processo mais prático e intuitivo, a transformação digital é essencial. Assim, as empresas conseguem otimizar o tempo de trabalho de suas equipes e reduzir custos com essa operação.

Como um aplicativo pode facilitar os processos? 

Com um aplicativo em mãos, emitir uma ordem de serviço é uma tarefa extremamente simples – e nós podemos ajudar sua empresa nisso!

O Aplicativo de OS é destinado para a prestação de serviços de diferentes segmentos. Por exemplo, serviços gerais, montagem de móveis, instalação ou manutenção de refrigeração, TV a cabo, internet, encanamento, agronegócio, construção e engenharia, restaurantes, entre outros.

Ele conta com uma série de funcionalidades que podem aprimorar o trabalho tanto dos gestores no backoffice quanto dos colaboradores em campo.

Para os gestores, as facilidades são:

  1. Acompanhamento do status do atendimento e da estatística do tempo médio de execução das tarefas;
  2. Integração das atividades a um ERP já existente ou planilha;
  3. Visualização das operações a distância, possibilitando a mensuração de produtividade da equipe;
  4. Planejamento da agenda de chamados por rotas, dias, turnos e horas marcadas.

Já para a equipe externa, o aplicativo permite:

  1. Capturar foto, áudio e vídeo do trabalho executado;
  2. Registrar horários de início e final do serviço, além dos locais das tarefas;
  3. Aceitar e recusar chamados;
  4. Usar a geolocalização com cercamento eletrônico;
  5. Acessar materiais educativos para seguir uma jornada de aprendizado, sempre se atualizando para manter a qualidade do serviço.

Assim, os gestores têm mais controle sobre o seu time em campo e podem otimizar o tempo de trabalho do mesmo.

Agora, conheça algumas histórias de sucesso de empresas que utilizam nossos aplicativos em diferentes setores:

A Boxtop, empresa referência no setor de elevadores automotivos e especiais, conseguiu organizar seus processos internos, dando mais autonomia para seus técnicos e fidelizando os clientes.

A Lojas Lebes utiliza a solução para melhorar a experiência de compra, entrega e montagem dos produtos a domicílio.

Além disso, a Mix Montagens aumentou em 30% o faturamento com aplicativo para montagem de móveis.

Já a PROCAT Vacinas ganhou mais precisão, eficiência e segurança na coleta de dados, o que gerou mais flexibilidade e agilidade na operação

Vantagens da digitalização das ordens de serviço

A digitalização de processos relacionados às ordens de serviços traz diferentes vantagens para os negócios. As principais são:

  1. A sua equipe aumenta a produtividade, porque deixa de perder tempo com a emissão manual e foca o que é realmente importante;
  2. O gestor visualiza todo o fluxo de trabalho e faz uma boa gestão de ordens de serviço;
  3. Fica mais fácil fazer o gerenciamento de tarefas, evitando falhas e erros;
  4. A organização dos processos internos melhora, porque as informações estão centralizadas;
  5. A comunicação entre os setores e da equipe com os gestores é facilitada;
  6. Há mais controle financeiro, especialmente devido à integração com sistemas de gestão. Assim, as despesas são analisadas com precisão e gastos desnecessários são evitados;
  7. As entregas são feitas no prazo e nas especificações contratadas;
  8. Você calcula com precisão a mão de obra e os materiais necessários;
  9. Os colaboradores têm mais informações sobre os detalhes do serviço a executar.

Considerações sobre Ordem de Serviço

Ter na rotina da empresa uma ordem de serviço já é o mínimo para organizar todos os serviços prestados. Porém, implementar um modelo que faça sentido para o negócio é primordial para o sucesso e eficiência da operação.

A tecnologia pode ajudar automatizando e digitalizando as tarefas em campo, montando uma ordem de serviço completa e sem erros.

Nesse sentido, a uMov.me possui o Aplicativo de Ordem de Serviço, que possibilita transformar a operação da sua empresa. Como? Planejando roteiros mais eficientes, coletando dados com mais agilidade e analisando-os para a melhor tomada de decisão.

Vamos juntos tornar sua operação em campo mais eficiente? Agende sua demonstração e veja como nosso aplicativo pode ajudar a sua empresa!

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