Aprenda tudo sobre como criar uma ordem de serviço

Você sabe o que é uma ordem de serviço? Entenda como esse documento é primordial para a gestão de equipes em campo, sua importância para as empresas e como um aplicativo pode tornar o trabalho mais eficiente!

Quando se lida com um grande número de clientes e atividades a serem realizadas, a organização nos processos se torna essencial. Por isso, definir as etapas do que será feito é vital para o sucesso de qualquer empresa.

É assim que uma ordem de serviço pode ajudar empresas com equipes em campo – é por meio desse documento que gestores têm a possibilidade de acompanhar a execução dos trabalhos de manutenção, reparos ou instalação e tomar decisões de forma mais assertiva.

Mas afinal, o que é ordem de serviço?

De maneira geral, a ordem de serviço (também conhecida como OS) é um documento que auxilia a prestação de serviço. No entanto, a ordem de serviço é mais do que isso, ela formaliza a solicitação de uma tarefa.

Ou seja, ela esclarece para cliente, empresa e equipe técnica o que precisa ser feito, quando e ainda explica como fazer.

O documento deve apresentar com clareza todas as especificidades do trabalho a ser realizado, incluindo os materiais a serem utilizados, medidas de segurança adotadas e outras questões que auxiliem na realização do serviço solicitado.

Conheça os principais tipos de Ordem de Serviço e suas especificações

Quando usar ordem de serviço?

No geral, a ordem de serviço é utilizada sempre que a empresa prestadora de serviço precisa formalizar e controlar o que for executado junto ao contratante, seja pessoa física ou jurídica. 

A OS faz parte da rotina de empresas de manutenção, reparos, serviços técnicos, entrega de produtos e materiais, instalações e projetos.

Qual a importância de uma ordem de serviço?

Pode até parecer que as ordens de serviço sejam apenas mais uma burocracia, mas esse registro vai muito além disso. Pois o documento também fornece informações aos gestores sobre a operação em campo, reduzindo gargalos operacionais, por exemplo.

Veja outros pontos que se tornam importantes para as empresas:

• Registro de comprovação das responsabilidades de cada um da equipe, além do acordo entre cliente e empresa.

• Agilidade no planejamento das atividades, uma vez que o gestor pode passar as orientações sobre a operação e a equipe técnica consegue acessá-las com facilidade.

• Assertividade na tomada de decisões, que são baseadas nas informações coletadas. Esse histórico permite ao gestor mensurar os resultados das operações, como quantificar e avaliar quantas OS’s foram atendidas em um período, quais serviços foram mais requisitados, as peças que foram utilizadas e etc.

• Comprovação de serviço realizado, tornando todo o processo muito mais eficiente e transparente para todos os envolvidos.

• O gestor terá tempo hábil para organizar a agenda da equipe em campo, levando em consideração os prazos e o cálculo do tempo médio de atendimento. Assim, é possível visualizar todos os serviços prestados ou em andamento.

Quando a OS é um item obrigatório?

A ordem de serviço não chega a ser um documento obrigatório na maioria dos casos, mas vai depender de como a empresa contratante e a contratada regem os negócios que executam. 

Em casos como empresas que atendem a licitações, para executar serviços em organizações governamentais, o uso da ordem de serviço é obrigatório, principalmente para gerir e comprovar o uso de recursos públicos.

Para empresas com processos de compra e contratação mais estruturados, a OS é um documento necessário para fechar negociações.

Saiba como fazer uma ordem de serviço eficiente

Como qualquer documento, uma ordem de serviço precisa seguir um padrão para reunir sempre o mesmo tipo de informação.

E isso já começa no momento de emissão da OS, que é normalmente realizada após a negociação ser fechada e o pedido de venda ser cumprido. Assim que a negociação é concluída, o responsável emite uma OS para organizar internamente o trabalho a ser realizado.

Mas por onde começar? Te ajudamos nisso!

Informações necessárias para a ordem de serviço

Basicamente, toda ordem de serviço precisa conter informações sobre o trabalho a ser realizado, detalhes importantes de cada operação e comprovação do serviço prestado.

Porém, cada OS é criada de acordo com as necessidades das atividades em campo. Separamos alguns itens essenciais para tornar sua ordem de serviço mais assertiva:

Comece elencando os dados básicos, como:

• Data de processamento;
• Número da ordem;
• Nome do colaborador responsável;
• Motivo da abertura;
• Descrição do serviço prestado;
• Valor do serviço;
• Forma de pagamento;
• Peças e materiais utilizados;
• Atualização de status.

Essas informações são de prioridade máxima, uma vez que já consegue evitar erros de comunicação entre gestores e colaboradores e esquecimentos de execução de uma parte da tarefa, por exemplo.

Alguns outros dados podem ser incluídos para compor sua ordem de serviço e, assim, melhorar ainda mais a gestão dos dados da sua empresa: 

• As medidas de prevenção;
• As capacitações e treinamentos necessários;
• Os procedimentos em caso de acidentes;
• O termo de responsabilidade que deve conter as assinaturas e a data de emissão do documento.

Dessa forma, você atua na prevenção de possíveis situações, alertando o profissional sobre os cuidados necessários e elencando para as tarefas somente aqueles funcionários que possuem todas as capacitações necessárias.

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Destacar utilização de equipamentos obrigatórios

Vale ressaltar que empresas com mais de 50 funcionários e que realizam atividades de risco são obrigadas a instruir seus funcionários com clareza.

Nesse sentido, a Consolidação das Leis de Trabalho estabelece que a ordem de serviço deve constar quais precauções devem ser tomadas para evitar doenças ocupacionais e acidentes de trabalho, uso de EPI e grau de risco do serviço.

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Atenção para o campo de assinatura

Um fator importante e que não pode ser deixado de lado é o campo de assinatura. Nele, precisa constar – de forma legível e junto à matrícula – o nome do colaborador envolvido, facilitando a sua identificação.

Dica bônus: algumas informações podem estar dispostas em checklists e opções previamente definidas, com isso o profissional apenas marca as opções, agilizando o processo. 

Aprenda a criar uma ordem de serviço online

Agora que você já sabe como criar uma ordem de serviço eficiente, vamos aprender a criar uma OS online em alguns passos, começando pela escolha da plataforma tecnológica.

Escolha uma plataforma

O primeiro passo para criar uma ordem de serviço online é encontrar a plataforma de tecnologia que melhor se encaixe com a necessidade da empresa. 

Por exemplo, o Aplicativo de Ordem de Serviço da uMov.me é personalizado de acordo com as informações necessárias para cada empresa.

A escolha da plataforma ideal simplifica o processo de desenvolvimento e manutenção de OS online entre todos os envolvidos no processo, além de centralizar as informações em um único banco de dados acessível – e integrado com os sistemas ERP internos da empresa.

Identifique as informações e detalhes sobre o cliente

Falando em informações, as ordens de serviço online dependem do correto preenchimento dos dados dos clientes para evitar emissões incorretas e, como consequência, perda financeira.

Portanto, é importante detalhar todos os dados essenciais, que foram citados no tópico anterior.

Descreva os serviços

Após o preenchimento dos dados, utilize descrições dos serviços com os detalhamentos necessários, incluindo informações específicas sobre materiais, equipamentos e profissionais envolvidos.

Na descrição dos serviços, devem constar também as datas e prazos para execução do serviço.

Aqui também é possível utilizar checklists para assinalar os serviços que foram realizados ou não.

Considere as taxas do lançamento da OS

Existem plataformas que atribuem um custo operacional à geração de ordens de serviço. No caso dos aplicativos da uMov.me a emissão de OS não tem custo, pois o valor cobrado é por licença.

Mas, caso a empresa utilize outro sistema, deve-se considerar esse custo na hora de emitir o valor do serviço.

Verifique o sistema de assinatura digital

Plataformas de OS online podem contar com sistemas de assinatura digital para validação das informações. Caso a empresa queira, é possível utilizar a assinatura digital do sistema Gov.br, sem custo.

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Acompanhe a efetividade da plataforma

Busque informações junto com as equipes sobre a efetividade da plataforma de ordem de serviço online, como está a execução dos serviços e o que pode ser aprimorado na experiência.

Opte, também, por parceiros de tecnologia que possuam um sistema de atendimento ao cliente disponível e ativo.

Junto da uMov.me, as empresas possuem acesso à equipe de suporte para fazer melhorias no sistema utilizado.

Aderir a um aplicativo de ordem de serviço torna os processos mais eficientes?

Já imaginou preencher todas essas informações importantes manualmente? Além de gastar tempo, também podem perder dados tão preciosos para o negócio.

Para tornar o processo mais prático e intuitivo, a transformação digital é essencial. Assim, as empresas conseguem otimizar o tempo de trabalho de suas equipes e reduzir custos com essa operação.

Com um aplicativo em mãos, emitir uma ordem de serviço é uma tarefa extremamente simples – e a uMov.me pode ajudar sua empresa nisso!

As principais funcionalidades do Aplicativo de Ordem de Serviço da uMov.me

O Aplicativo de OS que é destinado para a prestação de serviços de diferentes segmentos, como serviços gerais, montagem de móveis, instalação ou manutenção de refrigeração, TV a cabo, internet, encanamento, agronegócio, construção e engenharia, restaurantes, entre outros.

Ele conta com uma série de funcionalidades que podem aprimorar o trabalho tanto dos gestores no backoffice quanto dos colaboradores em campo.

Para os gestores, as facilidades são:

• Acompanhamento do status do atendimento e da estatística do tempo médio de execução das tarefas;
• Integração das atividades junto de um ERP já existente ou planilha;
• Visualização das operações à distância, possibilitando a mensuração de produtividade da equipe;
• Planejamento da agenda de chamados por rotas, dias, turnos e horas marcadas.

Já para a equipe externa, o aplicativo permite:

• Capturar foto do trabalho executado;
• Registro de horários de início e final do serviço, além dos locais das tarefas;
• Possibilidade de aceite e recusa de chamados;
• Geolocalização com cercamento eletrônica;
• Assistir treinamentos para seguir uma jornada de aprendizado, sempre se atualizando para manter a qualidade do serviço.

Assim, os gestores têm maior controle sobre o seu time em campo e podem otimizar o tempo de trabalho do mesmo.

Veja como o aplicativo da uMov.me funciona na prática

Com a criação de aplicativos em plataforma no-code, a uMov.me consegue customizar as soluções de acordo com as regras operacionais de cada empresa.

Conheça algumas histórias de sucesso de empresas que utilizam nossos aplicativos em diferentes setores:

• A Boxtop, empresa referência no setor de elevadores automotivos e especiais, conseguiu organizar seus processos internos, dando mais autonomia para seus técnicos e fidelizando os clientes.
• A Lojas Lebes utiliza a solução para melhorar a experiência de compra, entrega e montagem dos produtos a domicílio.
• A Mix Montagens aumentou em 30% o faturamento com aplicativo para montagem de móveis.
• A PROCAT Vacinas ganhou mais precisão, eficiência e segurança na coleta de dados, o que gerou mais flexibilidade e agilidade na operação

Veja como a uMov.me já transformou milhares de operações em campo no Brasil!

Considerações sobre Ordem de Serviço

Ter na rotina da empresa uma ordem de serviço já é o mínimo para organizar todos os serviços prestados. Porém, implementar um modelo que faça sentido para o negócio é primordial para o sucesso e eficiência da operação.

E a tecnologia pode ajudar automatizando e digitalizando as tarefas em campo, montando uma ordem de serviço completa e sem erros.

Nesse sentido, a uMov.me possui um aplicativo que possibilita transformar a operação da sua empresa. Como? Planejando roteiros mais eficientes, coletando dados com mais agilidade e os analisando para a melhor tomada de decisão.

Vamos juntos tornar sua operação em campo mais assertiva?

* Texto publicado originalmente em 31 de outubro de 2018 e atualizado em 24 de agosto de 2023.

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