Ordem de serviço: entenda sua importância e como emitir

Você sabe o que é uma ordem de serviço? Entenda como esse documento é primordial para a gestão de equipes em campo, sua importância para as empresas e como um aplicativo pode tornar o trabalho mais eficiente!

Quando se lida com um grande número de clientes e atividades a serem realizadas, a organização nos processos se torna essencial. Por isso, ter as etapas bem definidas do que será feito é vital para o sucesso de qualquer empresa.

É assim que uma ordem de serviço pode ajudar empresas com equipes em campo – é por meio desse documento que gestores têm a possibilidade de acompanhar a execução dos trabalhos de manutenção, reparos ou instalação e tomar decisões de forma mais assertiva.

Mas afinal, o que é ordem de serviço?

De maneira geral, a ordem de serviço (também conhecida como OS) é um documento que auxilia a prestação de serviço. No entanto, a ordem de serviço é mais do que isso, ela formaliza a solicitação de uma tarefa.

Ou seja, ela esclarece para cliente, empresa e equipe técnica o que precisa ser feito, quando e ainda explica como fazer.

O documento deve apresentar com clareza todas as especificidades do trabalho a ser realizado, incluindo os materiais a serem utilizados, medidas de segurança adotadas e outras questões que auxiliem na realização do serviço solicitado.

Conheça os principais tipos de Ordem de Serviço e suas especificações

Qual a importância de uma ordem de serviço?

Pode até parecer que as ordens de serviço sejam apenas mais uma burocracia, mas esse registro vai muito além disso – o documento fornece mais informações aos gestores sobre a operação em campo, reduzindo gargalos operacionais, por exemplo.

Veja outros pontos que se tornam importantes para as empresas:

• Registro de comprovação das responsabilidades de cada um da equipe, além do acordo entre cliente e empresa.

• Agilidade no planejamento das atividades, uma vez que o gestor pode passar as orientações sobre a operação e a equipe técnica consegue acessá-las com facilidade.

• Assertividade na tomada de decisões, que são baseadas nas informações coletadas. Esse histórico permite ao gestor mensurar os resultados das operações, como quantificar e avaliar quantas OS’s foram atendidas em um período, quais serviços foram mais requisitados, as peças que foram utilizadas e etc.

• Comprovação de serviço realizado, tornando todo o processo muito mais eficiente e transparente para todos os envolvidos.

• O gestor terá tempo hábil para organizar a agenda da equipe em campo, levando em consideração os prazos e o cálculo do tempo médio de atendimento. Assim, é possível visualizar todos os serviços prestados ou em andamento.

Saiba como fazer uma ordem de serviço eficiente

Como qualquer documento, uma ordem de serviço precisa seguir um padrão para reunir sempre o mesmo tipo de informação.

E isso já começa no momento de emissão da OS, que é normalmente realizada após a negociação ser fechada e o pedido de venda ser cumprido. Assim que a negociação é concluída, o responsável emite uma OS para organizar internamente o trabalho a ser realizado.

Mas por onde começar? Te ajudamos nisso!

Informações necessárias

Basicamente, toda ordem de serviço precisa conter informações sobre o trabalho a ser realizado, detalhes importantes de cada operação e comprovação do serviço prestado.

Porém, cada ordem de serviço é criada de acordo com as necessidades de cada atividade em campo. Separamos alguns itens essenciais para tornar sua ordem de serviço mais assertiva:

Comece elencando os dados básicos, como:

• Data de processamento;
• Número da ordem;
• Nome do colaborador responsável;
• Motivo da abertura;
• Descrição do serviço prestado;
• Valor do serviço;
• Forma de pagamento;
• Peças e materiais utilizados;
• Atualização de status.

Essas informações são de prioridade máxima, uma vez que já consegue evitar erros de comunicação entre gestores e colaboradores e esquecimentos de execução de uma parte da tarefa, por exemplo.

Alguns outros dados podem ser incluídos para compor sua ordem de serviço e, assim, melhorar ainda mais a gestão dos dados da sua empresa. Esses são alguns deles:

• As medidas de prevenção;
• As capacitações e treinamentos necessários;
• Os procedimentos em caso de acidentes;
• O termo de responsabilidade que deve conter as assinaturas e a data de emissão do documento.

Dessa forma, você atua na prevenção de possíveis situações, alertando o profissional sobre os cuidados necessários e elencando para as tarefas somente aqueles funcionários que possuem todas as capacitações necessárias.

Destacar utilização de equipamentos obrigatórios

Vale ressaltar que empresas com mais de 50 funcionários e que realizam atividades de risco são obrigadas a instruir seus funcionários com clareza.

Nesse sentido, a Consolidação das Leis de Trabalho estabelece que a ordem de serviço deve constar quais precauções devem ser tomadas para evitar doenças ocupacionais e acidentes de trabalho, uso de EPI e grau de risco do serviço.

Controle de EPIs: como fazer e qual a importância disso

Atenção para o campo de assinatura

Um fator importante e que não pode ser deixado de lado é o campo de assinatura. Nele, precisa constar – de forma legível e junto à matrícula – o nome do colaborador envolvido, facilitando a sua identificação.

Dica bônus: algumas informações podem estar dispostas em checklists e opções previamente definidas, com isso o profissional apenas marca as opções, agilizando o processo. 

Aderir a um aplicativo de ordem de serviço torna os processos mais eficientes?

Já imaginou preencher todas essas informações importantes manualmente? Além do gasto de tempo na operação em campo, é perigoso perder dados tão preciosos para o negócio.

Para tornar o processo mais prático e intuitivo, a transformação digital é essencial. Assim, as empresas conseguem otimizar o tempo de trabalho de suas equipes e reduzir custos com essa operação.

Com um aplicativo em mãos, emitir uma ordem de serviço é uma tarefa extremamente simples – e a uMov.me pode ajudar sua empresa nisso!

As principais funcionalidades do aplicativo de ordem de serviço da uMov.me

A uMov.me é líder em criação de aplicativos para empresas que buscam otimizar suas operações em campo.

Um dos aplicativos é destinado para a prestação de serviços de diferentes segmentos, como serviços gerais, montagem de móveis, instalação ou manutenção de refrigeração, TV a cabo, internet, encanamento, agronegócio, construção e engenharia, restaurantes, entre outros.

O aplicativo de ordem de serviço conta com uma série de funcionalidades que podem aprimorar o trabalho tanto dos gestores no backoffice quanto dos colaboradores em campo.

Para os gestores, as facilidades são:

• Acompanhamento do status do atendimento e da estatística do tempo médio de execução das tarefas;
• Integração das atividades junto de um ERP já existente ou planilha;
• Visualização das operações à distância, possibilitando a mensuração de produtividade da equipe;
• Planejamento da agenda de chamados por rotas, dias, turnos e horas marcadas.

Já para a equipe externa, o aplicativo permite:

• Capturar foto do trabalho executado;
• Registro de horários de início e final do serviço, além dos locais das tarefas;
• Possibilidade de aceite e recusa de chamados;
• Geolocalização com cercamento eletrônica;
• Assistir treinamentos para seguir uma jornada de aprendizado, sempre se atualizando para manter a qualidade do serviço.

Assim, os gestores têm maior controle sobre o seu time em campo e podem otimizar o tempo de trabalho do mesmo.

INFOGRÁFICO: Conheça 8 funcionalidades essenciais para tornar a gestão de equipes em campo mais assertiva!

Veja como o aplicativo da uMov.me funciona na prática

Com a criação de aplicativos em plataforma no-code, a uMov.me consegue customizar as soluções de acordo com as regras operacionais de cada empresa.

Conheça algumas histórias de sucesso de empresas que utilizam o aplicativo da uMov.me em diferentes setores:

• A Boxtop, empresa referência no setor de elevadores automotivos e especiais, conseguiu organizar seus processos internos, dando mais autonomia para seus técnicos e fidelizando os clientes.
• A Lojas Lebes utiliza a solução para melhorar a experiência de compra, entrega e montagem dos produtos a domicílio.
• A Mix Montagens aumentou em 30% o faturamento com aplicativo para montagem de móveis.
• A PROCAT Vacinas ganhou mais precisão, eficiência e segurança na coleta de dados, o que gerou mais flexibilidade e agilidade na operação

Veja como a uMov.me já transformou milhares de operações em campo no Brasil!

Considerações sobre Ordem de Serviço

Ter na rotina da empresa uma ordem de serviço já é o mínimo para organizar todos os serviços prestados. Porém, implementar um modelo que faça sentido para o negócio é primordial para o sucesso e eficiência da operação.

E a tecnologia pode ajudar automatizando e digitalizando as tarefas em campo, montando uma ordem de serviço completa e sem erros.

Nesse sentido, a uMov.me possui um aplicativo que possibilita transformar a prestação de serviço em uma operação ainda mais eficaz, planejando roteiros mais eficientes, coletando dados com mais agilidade e os analisando para a melhor tomada de decisão.

Vamos juntos tornar sua operação em campo mais assertiva?

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