O que é checklist e como ele ajuda na otimização de tarefas?

O dia a dia de um negócio exige um bom planejamento de atividades. A gestão de tarefas depende da otimização de processos, do uso de ferramentas de organização, de eficiência organizacional e de uma boa gestão de equipe. Dessa forma, a produtividade empresarial aumenta. 

Boa parte das atividades realizadas pelas empresas (de qualquer tamanho e segmento) precisa de um cuidado especial na sua execução. Existem prazos a cumprir, legislações e normas regulamentadoras a seguir, além de ser necessário considerar outras diretrizes do próprio negócio. Nesse cenário, saber o que é checklist pode ser a saída para evitar falhas, atrasos e retrabalhos.

Essa é uma das ferramentas de organização para melhorar o planejamento de atividades e assegurar a otimização de processos. Além disso, a solução realiza a gestão de tarefas e aumenta a eficiência organizacional.

Isso porque é uma lista de verificações que ajuda no controle das atividades. Assim, você evita que os responsáveis arrisquem esquecer algo importante. Ou seja, é reduzida a chance de erros, retrabalhos e atrasos ao mesmo tempo que se aperfeiçoa a gestão de equipe.

Diante da relevância da solução, vamos explicar o que é checklist e como ele auxilia a gestão de processos organizacionais. Boa leitura!

O que é um checklist e para que serve?

Um checklist, ou lista de tarefas, pode ser definido como um instrumento de controle usado ​​para fazer verificações sistemáticas de atividades ou produtos. Essa solução serve para atestar se todas as etapas ou itens foram cumpridos de acordo com o programado. O objetivo é evitar esquecimentos e direcionar a execução ordenada das ações previstas.

Dependendo da área de aplicação, a gestão de tarefas e o uso da ferramenta são adaptados às necessidades do setor. Por exemplo, para criar um checklist de limpeza, é preciso:

• Definir a frequência;
• Listar produtos e equipamentos necessários;
• Indicar quais atividades devem ser feitas em cada ambiente e;
• Sinalizar qual ordem deve ser seguida.

Já no checklist de equipamento tem outros objetivos. Ele pode verificar a conformidade da máquina, para saber se elas estão adequadas às normas regulamentadoras. Mas também pode trabalhar com afirmação, a fim de saber se alguma atividade está em desacordo com o previsto.

Existe até o checklist de auditoria. Nesse caso, uma série de perguntas é feita para saber se os processos organizacionais estão sendo executados de forma correta ou se é preciso realizar ajustes.

Qualquer que seja o caso, esse sistema consegue organizar as atividades e melhorar a gestão de equipe, porque o gestor tem acesso às informações. Assim, aumenta a produtividade empresarial e os resultados alcançados tendem a ser melhores.

O que significa o checklist?

O termo “checklist” significa lista de verificação, isto é, serve para indicar as atividades que precisam ser realizadas e comprovar que foram feitas. Também pode ser usado para comportamentos, tarefas, processos e mais. De toda forma, esse é um método de controle sistemático.

Por que o checklist é importante para a gestão de tarefas e processos?

O checklist é importante para a gestão de tarefas e processos, porque organiza as atividades e sistematiza-as. Por isso, ela pode ser usada por todos os tipos de negócios, evitando a sensação de sobrecarga e esquecimentos. Portanto, essa ferramenta ajuda a alcançar melhores resultados.

Para ter uma ideia, é através de um aplicativo de checklist que o Hospital de Clínicas de Porto Alegre (HCPA) realiza a gestão de leitos hospitalares. Utilizando esse recurso, é viável organizar os itens e detalhar aspectos como prazos e padrões de qualidade. 

 

Ainda, é preciso ter atenção a alguns cuidados essenciais para transportar as cargas com segurança. Essa preocupação pode ser resolvida com o acompanhamento de uma lista de verificação.

No checklist, pode-se marcar tudo o que já foi realizado, o que simplifica a conclusão da tarefa. Com maior organização, os funcionários são bem direcionados, resultando em um aumento da produtividade da empresa.

Se a ferramenta é usada com frequência, o cumprimento das demandas, juntamente com cada uma de suas etapas se tornam automáticas. Assim, os funcionários executam suas atividades de maneira mais rápida.

Outro destaque é a redução de erros humanos e eventuais esquecimentos que podem comprometer a entrega das demandas mais complexas. Isso porque o checklist indicará tudo o que será necessário para a execução. E, ao longo das tarefas, ainda se pode marcar cada uma delas como cumpridas, efetuando o acompanhamento por todos os gestores e funcionários.

Veja como um sistema de checklist pode auxiliar na produtividade de uma empresa

Principais benefícios de se utilizar um checklist na sua empresa

Os principais benefícios de se utilizar um checklist na sua empresa são:

1. Melhoria da organização de processos e atividades;
2. Aumento da padronização de processos;
3. Crescimento da produtividade e da eficiência operacional;
4. Redução de falhas, erros e esquecimentos;
5. Aperfeiçoamento da comunicação interna, especialmente entre gestores e colaboradores;
6. Facilidade nas tomadas de decisões, que se tornam mais embasadas devido aos critérios definidos no checklist;
7. Simplificação da delegação e gestão de tarefas;
8. Acompanhamento da evolução da equipe;
9. Melhoria da gestão do tempo dos colaboradores e de toda a equipe;
10. Diminuição de custos devido à melhoria da visualização dos gastos.

Portanto, ao saber o que é checklist, você percebe que esse recurso traz diferentes vantagens para as empresas. Esses aplicativos são usados, geralmente, para verificações e inspeções de rotina. Também garantem que os funcionários não esqueçam nada relacionado às suas demandas diárias.

Dessa forma, é possível prevenir e reduzir custos. Sem o uso dessa lista de tarefas, por exemplo, é muito fácil deixar algo para trás, inclusive alguma etapa importante para o processo. É como uma engrenagem: se uma peça falha, todo o resto para de funcionar.

Passo a passo para fazer um checklist?

Para fazer um checklist, é preciso que ele seja estruturado e aplicado de maneira correta e assertiva, para que traga efeitos positivos. Nesse sentido, os seguintes passos são importantes:

1. Defina o que precisa ser verificado, ou seja, saiba o que de fato vai ser observado e considere o real objetivo da ferramenta;
2. Delimite a frequência de utilização, isto é, faça a definição de quais serão as datas, ou a frequência em que a lista de verificação será utilizada;
3. Crie etapas e estabeleça os itens a serem verificados. Indique quais precisam ser checados para constatar se um serviço ou atividade foi plenamente cumprido conforme as especificações;
4. Informe quem utilizará e organizará os responsáveis por utilizar o checklist. Após, recomenda-se oferecer um treinamento de como utilizar a ferramenta e mostrar sua importância;
5. Teste o checklist para ter certeza de que o instrumento está validado. Ouça o feedback da equipe e, se necessário, faça as alterações solicitadas.

Principais utilizações do checklist

Ao entender o que é checklist e implementá-lo, você pode utilizá-lo como uma estratégia para a melhoria contínua dos processos. Isso porque essa ferramenta fornecerá informações relevantes e que ajudarão a tornar as atividades mais eficientes.

Por isso, é útil destacar as suas principais utilidades. Veja quais são elas:

1. Verificação do desenvolvimento das atividades para evitar o esquecimento de alguma etapa. Também é válido nas situações em que as tarefas devem ser realizadas com uma ordem estabelecida;
2. Realização de inspeções e registro dos pontos já inspecionados;
3. Análise da correta implementação de padrões ou procedimentos;
4. Obtenção de informações para examinar onde as incidências e não conformidades acontecem, ajudando na verificação das causas dos defeitos;
5. Investigação das especificações do produto;
6. Coleta de dados para análise posterior.

Assim, por meio do checklist, é possível otimizar diferentes tarefas. Isso ocorre devido às inspeções, registros e análises que permitem a visualização do que precisa ser feito e do que já foi realizado.

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O que deve conter no checklist?

Um checklist deve conter objetivos, tarefas, prioridades, alocação de recursos, revisão de processos e verificação de resultados. Esses são os itens básicos, mas é possível complementá-lo com outros elementos, conforme a sua necessidade.

Por exemplo, um checklist hospitalar pode ser usado para limpeza, gestão de leitos, auditoria, triagem de pacientes e equipamentos para funcionários. Já um checklist automotivo exige outros elementos para acompanhar a frota, a jornada do motorista e mais. Por isso, é necessário avaliar as demandas e adaptar o sistema.

Melhores práticas para criar um checklist eficiente

As melhores práticas para criar um checklist são ter um objetivo claro, organizar as tarefas em sequência lógica e definir prazos e responsáveis. Além disso, é essencial usar um aplicativo para finalidade, porque ele ajuda na padronização de processos e atualização eficiente. Ainda pode conter outras funções complementares.

Tudo depende do nível de personalização possível. No caso de uma plataforma no-code, é possível agregar várias funcionalidades e deixar o aplicativo exatamente do jeito que sua empresa precisa sem investir muito tempo para isso. Assim, é possível ter resultados mais rápidos e entender exatamente o que é checklist e como ele ajuda seu negócio.

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Como os aplicativos da uMov.me podem ajudar na criação e gestão de checklists?

Os nossos aplicativos podem ajudar na criação e gestão de checklists por permitir a criação de soluções específicas para os processos internos. Assim, as operações ganham em agilidade e otimização.

O Aplicativo de Checklist da uMov.me pode ser usado nos setores de construção civil, facilities, hospitalar, vistoria de imóveis, industrial, instalação e manutenção de equipamentos, segurança de alimentos, telecomunicações e vistoria veicular.

Em todos os segmentos, ele permite controlar as atividades e gerenciá-las de forma adequada. Além disso, as funcionalidades otimizam a rotina. Veja quais são:

1. Central de mensagens, para avisar a equipe ou os clientes sobre modificações nas atividades;
2. Checklist inteligente, a fim de criar condicionais de preenchimento;
3. Distribuição automática de atividades;
4. Jornada de trabalho, para saber quando as atividades iniciaram e foram finalizadas, inclusive com acompanhamento de faltas, banco de horas e atrasos;
5. Relatório fotográfico, que permite incluir imagens, textos, vídeos e áudios;
6. Roteirização inteligente, a fim de criar rotas considerando o menor tempo ou distância.

Dessa forma, o gestor consegue tomar decisões melhores por identificar gargalos e ter uma comunicação mais eficiente com a equipe. Já para a equipe, é a oportunidade de registrar sua jornada de trabalho, evitar a perda de documentos e executar as tarefas na ordem correta.

Exemplos de sucesso no uso de checklists para otimização e produtividade

Listamos, a seguir, alguns exemplos de sucesso no uso de checklists para otimização e produtividade. Confira!

Engeman

A Engeman é responsável pela manutenção de todas as antenas de telefonia da Nextel no Brasil e ainda da Claro e Embratel nos estados do RJ e ES. A empresa adotou o uso do checklist através de aplicativo desenvolvido pela Lan Solver, parceira da uMov.me.

Com o uso do aplicativo, todos os índices de falhas em sua execução foram reduzidos. Assim, a ferramenta de trabalho se tornou indispensável para todos os técnicos de manutenção, possibilitando o agendamento dos locais (antenas) a serem visitados. Essas agendas também passaram a ser roteirizadas.

Cada funcionário realiza a marcação de ponto eletrônico no início e fim da jornada de trabalho. E tem mais: ele responde ao formulário com mais de 600 itens a serem verificados em cada antena inspecionada.

No aplicativo de checklist desenvolvido para a Engeman, também é viável fazer fotos dos serviços prestados. Além disso, é possível saber em tempo real a localização dos técnicos, possibilitando acionar a equipe geograficamente.

Darcy Pacheco

A Darcy Pacheco é uma empresa gaúcha com mais de 40 anos de experiência. Atua no mercado de guindastes para içamento de peças e tem mais de 300 colaboradores. Além disso, conta com centros de distribuição em todo o Brasil.

Devido a suas necessidades, a Darcy Pacheco conta com o Aplicativo de Checklist da uMov.me, além de ter uma solução de manutenção integrada. Com isso, diferentes processos passaram a ser monitorados e a comunicação se tornou mais estável. Ainda foi realizada a integração com o ERP para a troca de informações.

Isso levou a uma economia significativa de custos, além de ter informações precisas em tempo real.

Secretaria de Saúde de Pimenta Bueno, em Rondônia

A cidade de Pimenta Bueno, localizada no sul de Rondônia, implementou o Aplicativo de Checklist para otimizar as visitas aos habitantes. Antes disso, os agentes de saúde carregavam diferentes formulários, já que havia diferentes tipos de atendimento.

A necessidade de carregar uma grande quantidade de papéis aumentava a chance de erros e retrabalhos. Com o desenvolvimento de um aplicativo customizado pela TWI Consultoria, nossa parceira de negócios, a coleta de informações dos pacientes foi otimizada.

Com campos de perguntas predefinidos, o agente os preenche e já recebe informações sobre os próximos dados a coletar. Além disso, já consegue acompanhar os medicamentos tomados, os médicos consultados e outras informações relevantes. Tudo isso ajudou a aumentar a qualidade de vida da população.

Considerações sobre checklist

Apesar de parecer algo simples e já conhecido, o checklist pode ser melhor empregado pelas empresas. Em especial, ao investirem em formatos online, como uso de aplicativos.

Além de otimizar as tarefas, o aplicativo de checklist permite melhorar a gestão de equipes, tornar as decisões mais estratégicas e reduzir custos.

Tudo isso é possível por meio da solução da uMov.me desenvolvida de acordo com as necessidades de cada empresa e dos seus setores. Assim, você conhece na prática o que é checklist e percebe quais benefícios sua empresa pode obter.

E você, quer conhecer melhor a solução da uMov.me? Acesse a página de Aplicativo de Checklist e veja como a rotina das suas equipes podem ser otimizadas!

 

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