Assinatura Digital ou Assinatura Eletrônica: quais as diferenças e porque usá-las?

Mulher com tablet na mão fazendo assinatura eletrônica em documento
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Cada vez mais as empresas optam por digitalizar seus processos, tornando-os mais otimizados. E para auxiliar nesse processo, a assinatura digital e a assinatura eletrônica passaram a ganhar força, como parte fundamental para o registro de contratos e demais documentações.

Como parte indispensável da transformação digital, além de acabar ou reduzir significativamente a utilização de documentos impressos, torna mais ágil a entrega e aumenta a segurança.

Apesar da semelhança entre os nomes, os tipos de assinaturas são bem diferentes. Continue a leitura e saiba tudo sobre o assunto!

O que é assinatura eletrônica?

Toda assinatura digital é eletrônica, porém nem toda assinatura eletrônica é digital. Isso se deve ao fato de que o termo assinatura eletrônica é utilizado para definir todo e qualquer tipo de validação realizado por meios eletrônicos, de forma segura e com valor legal.

Ou seja, todas estas são consideradas assinaturas eletrônicas:

  • Senhas de números, como as utilizadas em bancos;
  • Padrão de bloqueio de tela de celular;
  • Uso de impressão digital;
  • Login e senha, como os utilizado em e-commerces e acessos a sites variados na internet;
  • Assinatura a próprio punho feita diretamente em equipamento eletrônico;
  • Entre outras.

Vale ressaltar, ainda, que a assinatura realizada a próprio punho em papel e digitalizada (escaneada ou fotografada), não possui qualquer validade jurídica.

Para a assinatura a próprio punho ser considerada eletrônica, ela precisa ser realizada diretamente em um equipamento eletrônico, como um tablet ou celular, por exemplo. Se você fez uma nova via de carteira de motorista ou identidade recentemente, deve ter usado este tipo de assinatura para o documento.

O que é assinatura digital?

Sabendo que para ser considerada eletrônica, basta que a assinatura seja realizada por algum meio eletrônico, concluímos que a assinatura digital também é. Mas diferente dos outros tipos apresentados, este usa operações matemáticas com base em algoritmos de criptografia assimétrica para garantir uma proteção extra na autenticidade das documentações.

Deste modo, para que a assinatura seja considerada digital, é necessário haver um certificado emitido pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ICP-Brasil), unidade responsável pela criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras.

Isso garante que este é o tipo de assinatura com maior grau de segurança existente e é a forma mais indicada para as áreas que exigem maior complexidade, incluindo contratos feitos por meios judiciais ou registrados em cartórios, por exemplo. 

Vale lembrar que desde 2018, esse recurso é obrigatório para empresas com mais de um funcionário e a assinatura pode ter validade variando entre 1 e 3 anos, de acordo com a necessidade de cada negócio. Além disso, o certificado é indispensável para alguns procedimentos específicos, como a emissão da nota fiscal eletrônica.

Qual tipo de assinatura usar?

Embora a assinatura eletrônica e a assinatura digital possuam suas diferenças, não é possível afirmar que apenas o uso de um tipo é adequado ou recomendado. Ambas compartilham de atributos que tornam o uso indispensável no dia a dia de qualquer organização:

  • desburocratização;
  • sustentabilidade;
  • segurança;
  • eficiência operacional;
  • mobilidade;
  • conectividade;
  • transparência;
  • confiabilidade.

Todas estas particularidades contribuem com a transformação digital das empresas. Além da mais importante semelhança entre elas: a validade jurídica.

O diz a lei sobre a assinatura eletrônica?

A Medida Provisória 2.200-2, de 2001, regulamenta a assinatura eletrônica, de maneira ampla, englobando todas as suas modalidades – incluindo a assinatura digital:

Art. 10.  Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória.

  • 1º  As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei no 3.071, de 1o de janeiro de 1916 – Código Civil.
  • 2º  O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.

Por que usar meios eletrônicos de assinatura?

Muitas empresas ainda utilizam um método arcaico para comprovar um serviço ou um recebimento: tirando uma foto do documento e enviando via e-mail ou WhatsApp, imprimindo o contrato, assinando e enviando foto novamente.

Além desta forma não ser considerada eletrônica, é considerada a forma com menos valor legal. E acredite, no meio corporativo isso ainda é muito comum, mesmo sendo essa uma forma meramente ilustrativa.

Agora imagine o fluxo que isso gera no WhatsApp e o quão difícil fica de se organizar? Este processo que, sendo realizado de forma tão manual, pode gerar muita dor de cabeça para a empresa.

Sem contar que muitas empresas ainda não utilizam nenhum tipo de digitalização e aguardam pela documentação física, para que só então, o faturamento seja realizado.

Se for o caso de uma entrega em outro estado, por exemplo, precisam aguardar o motorista retornar de viagem para poder faturar aquela venda, sendo que o motorista pode levar dias para voltar. Mas imagine ainda outros riscos envolvidos: e quando essa documentação se perde? Ou vem errada? Sendo tão manual, o processo fica sujeito à falha humana. 

Além da economia de papel, mão de obra e espaço físico para armazenamento, reduz despesas como envio, transporte de documentos e insumos para impressão. E vale lembrar que seus clientes vão adorar ver você se preocupando com a sustentabilidade. O planeta também agradece.

Aplicativo para assinatura eletrônica e digital

Uma maneira de começar a digitalização na sua empresa, de forma prática, é com a ajuda da uMov.me. Uma das funcionalidades da plataforma de aplicativo é justamente a assinatura eletrônica, que vem fazendo muita diferença dentro das operações e sendo cada vez mais solicitada. Proporciona visualização de todas as informações em tempo real e o app é personalizado, de acordo com a realidade de cada empresa. 

assinatura eletrônica e assinatura digital Um case de sucesso é a Diálogo Logística, que reduziu de 35 para 1 hora o tempo de faturamento, apenas com a utilização de um aplicativo com a funcionalidade de digitalização desses processos e documentos.

A assinatura eletrônica é feita facilmente na tela do celular e enviada automaticamente para a empresa, junto com todos os registros de entrega, coleta e/ou venda. Tudo para otimizar o tempo e reduzir erros e prejuízos que podem decorrer dos  processos.

Caso você tenha interesse em ampliar o assunto e ver na prática como um aplicativo feito sob medida para o seu negócio pode ajudar nesse e em outros desafios, preencha o formulário abaixo para solicitar o contato de um dos nossos especialistas!

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