Assinatura Digital ou Assinatura Eletrônica: quais as diferenças e porque usá-las?

Evite o risco de perder ou estragar documentos! Entenda as diferenças entre assinatura eletrônica e assinatura digital e veja como utilizá-las na sua empresa!

Cada vez mais as empresas optam por digitalizar suas operações em campo, com o objetivo de otimizá-los. E para auxiliar nesse processo, a assinatura digital e a assinatura eletrônica se tornam uma parte fundamental para o registro de contratos e demais documentações.

Apesar da semelhança entre os nomes, os tipos de assinaturas são diferentes. Compreenda mais sobre elas e como podem ser usadas para economizar tempo, papel e dinheiro das empresas e ainda ter validade jurídica! 

Afinal, o que é assinatura digital?

Toda assinatura digital é eletrônica, porém nem toda assinatura eletrônica é digital. Mas o que isso quer dizer?

A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que usa o meio digital para firmar documentos.

Esse tipo de assinatura garante de forma autêntica quem assina determinado arquivo, certificando a veracidade de que o termo não foi alterado em relação ao original.

Isso acontece porque ela só pode ser realizada por meio de um certificado digital, emitido pelo ICP-Brasil, que é a unidade responsável pela criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras.

Por esse motivo, o documento que é assinado digitalmente tem validade jurídica, não podendo ser anulado ou alterado sem motivos plausíveis.

Esse tipo de assinatura ainda assegura uma proteção extra na autenticidade das documentações, pois utiliza tecnologia com base em algoritmos de criptografia assimétrica e, assim, preservar a identidade do signatário.

Deste modo, isso lhe certifica um maior grau de segurança existente e é a forma mais indicada para as áreas que exigem maior complexidade, incluindo contratos feitos por meios judiciais ou registrados em cartórios, por exemplo.

E o que é assinatura eletrônica?

Já a assinatura eletrônica não exige que o signatário tenha um certificado digital, o que torna a prática mais ágil.

O termo assinatura eletrônica é utilizado para definir todo e qualquer tipo de validação realizada por meios eletrônicos, de forma segura e com valor legal. Ou seja, todas estas são consideradas assinaturas eletrônicas:

• Senhas de números, como as utilizadas em bancos;
• Padrão de bloqueio de tela de celular;
• Uso de impressão digital;
• Login e senha, como os utilizado em e-commerces e acessos a sites variados na internet;
• Assinatura a próprio punho feita diretamente em equipamento eletrônico;
• Entre outras.

Vale ressaltar, ainda, que a assinatura realizada a próprio punho em papel e digitalizada (escaneada ou fotografada), não possui qualquer validade jurídica.

Para a assinatura a próprio punho ser considerada eletrônica, ela precisa ser realizada diretamente em um equipamento eletrônico, como um tablet ou celular, por exemplo.

O que diz a lei sobre a assinatura eletrônica?

A Medida Provisória 2.200-2, de 2001 regulamenta a assinatura eletrônica, de maneira ampla, englobando todas as suas modalidades – incluindo a assinatura digital:

Art. 10.  Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória.

• 1º  As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei no 3.071, de 1o de janeiro de 1916 – Código Civil.
• 2º  O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.

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Por que usar meios eletrônicos de assinatura?

Imagine o seguinte: para comprovar a realização de um serviço ou uma entrega, o funcionário precisa tirar uma foto do documento, enviar via e-mail ou WhatsApp para si mesmo, imprimir, dar para o cliente ou fornecedor assinar e enviar uma foto novamente.

Sem contar que muitas empresas ainda não utilizam nenhum tipo de digitalização e aguardam pela documentação física, para que só então, o faturamento seja realizado.

Todo esse fluxo , sendo realizado de forma tão manual, pode gerar problemas para a empresa – desde perda do documento até mais tempo na tarefa.

E sabe aquele ditado “tempo é dinheiro”? Pois ele não é apenas um ditado no mundo dos negócios e sim um fato.

Por isso, as assinaturas eletrônica e digital possuem benefícios que vão além da comprovação de realização de um serviço ou entrega, por exemplo. Veja alguns:

Segurança dos dados

Isso já falamos, mas vale repetir: a segurança dos dados da sua empresa precisa ser uma das prioridades. Com documentos eletrônicos não há margem para a falsificação de assinaturas.

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Eficiência da operação

Dê adeus aos documentos acumulados em gavetas e fichários no escritório! O controle de toda a “papelada” de assinaturas pode ser feito de maneira digital, com armazenamento em nuvem.

Isso significa praticidade para localizar o documento sempre que precisar e redução de custo, pois não precisará de um espaço para armazenar todos os papéis.

Sustentabilidade na prática

Com a adoção de uma assinatura eletrônica é possível reduzir drasticamente o uso de papel e de outros produtos relacionados, como toner e tinta de impressão, por exemplo.

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Diminuição da burocracia

A burocracia de enviar para assinar, recolher o documento e validar a assinatura pode parecer fácil, mas também pode demorar dias.

No caso das assinaturas eletrônicas, isso pode ser feito de maneira mais prática e fácil. Além disso, a autenticação também é válida legalmente, o que diminuiu a burocracia de registrar em cartório, por exemplo.

Maior facilidade na gestão de informação

Já pensou em um documento físico ser extraviado, estar amassado ou até, no caminho para o escritório, manchar e perder a assinatura manual?

A assinatura eletrônica consegue organizar todos os dados e ainda possibilita criar critérios de classificação, busca por palavras-chave, etc.

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Mobilidade para os processos da empresa

Tanto gestores quanto equipes em campo podem usufruir das vantagens da assinatura eletrônica.

Os primeiros conseguem visualizar as informações em tempo real e, assim, agilizar seu trabalho com os indicadores das operações em campo, enquanto os times podem coletar as informações com mais agilidade.

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Aplicativo para assinatura eletrônica

Se o seu negócio está em busca de uma ferramenta para assinatura eletrônica, a uMov.me pode ajudar!

Criamos aplicativos para empresas digitalizarem suas operações em campo em vários segmentos, como logística, força de vendas, trade marketing e serviços.

As soluções são desenvolvidas em plataforma no-code, podendo ser customizadas de acordo com as necessidades operacionais de cada negócio.

Uma das funcionalidades possíveis é justamente a assinatura eletrônica, que pode ser usada para comprovar entregas, serviços e atividades realizadas em campo.

O aplicativo permite:

• Coletar dados com mais facilidade;
• Roteirizar por menor distância ou tempo;
• Planejar as atividades diárias, semanal e mensal (por indivíduo e equipes)
• Comprovar serviço ou entrega realizados, por meio de assinatura eletrônica.

Enquanto isso, os gestores possuem sua própria versão desktop, no qual é possível:

• Acompanhar a operação em tempo real;
• Conversar com a equipe em campo;
• Criar checklists inteligentes para orientar a ordem correta de execução de determinada atividade;
• Definir e controlar as jornadas de trabalho dos times;
• Visualizar dashboards da evolução da execução de tarefas.

Assinatura eletrônica na prática

Uma história de sucesso é a Diálogo Logística, que reduziu de 35 para 1 hora o tempo de faturamento, apenas com a utilização de um aplicativo com a funcionalidade de digitalização desses processos e documentos.

A assinatura eletrônica é feita facilmente na tela do celular e enviada automaticamente para a empresa, junto com todos os registros de entrega, coleta e/ou venda. Tudo para otimizar o tempo e reduzir erros e prejuízos que podem decorrer dos  processos.

Considerações sobre assinatura eletrônica

Como vimos, foi-se o tempo em que assinávamos com papel e caneta e precisava ir até o cartório para reconhecer firma.

As assinaturas digitais são uma forma de comprovar serviços e entregas e ainda estão dentro da legalidade brasileira.

Isso quer dizer que, com o apoio da tecnologia, é possível assinar documentos de forma prática, segura e, sobretudo, com validade jurídica.

A uMov.me cria aplicativos para empresas transformarem seus processos em campo e uma das funcionalidades disponíveis é justamente a assinatura eletrônica.

Quer ver na prática como o aplicativo da uMov.me pode dar mais agilidade para sua operação? Fale com nossos especialistas!

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