Como o checklist ajuda na otimização de tarefas

O dia a dia de uma empresa é cheio de atividades que devem ser realizadas. Para evitar atrasos e erros por parte dos gestores e funcionários, o ideal é adotar o uso do checklist!

Boa parte das atividades realizadas pelas empresas (seja qual for o tamanho e segmento) precisam de um cuidado especial na sua execução. Além de terem prazos a serem cumpridos e outras normas do próprio negócio e, às vezes, as regulamentadoras.

Uma das alternativas para melhorar o planejamento, otimizar tarefas e o acompanhar os processos é o checklist.

Este, nada mais é do que uma lista de verificações que ajuda no controle das tarefas, evitando que os responsáveis por elas corram o risco de esquecer algo importante.

Por isso, neste texto vamos abordar sobre o que é e qual a importância de um checklist, assim como, os tipos e como a tecnologia pode ajudar no cotidiano.

Boa leitura!

O que é um checklist?

Checklist, ou lista de tarefas, é uma ferramenta de controle usado ​​para fazer verificações sistemáticas de atividades ou produtos. 

Assim, garante que o trabalhador ou inspetor não esqueça nada importante.

A ferramenta tem o intuito de atestar se todas as etapas ou itens da lista de tarefas foram cumpridas de acordo com o programado.

Além de evitar esquecimentos, também auxilia na direção de qual a sequência correta das atividades previstas.

Para que serve e qual a importância para as empresas?

O checklist serve para todos os tipos de negócios, pois garante o cumprimento das atividades de forma organizada e bem-sucedida.

Para ter uma ideia, é através de um aplicativo de checklist que o Hospital de Clínicas de Porto Alegre (HCPA) realiza a gestão de leitos hospitalares, especialmente na triagem de casos suspeitos de COVID-19.

Com o uso desse recurso é possível sistematizar os itens e especificá-los, como prazos e padrão de qualidade.

No entanto, é preciso estar atento a alguns cuidados essenciais para transportar as cargas com segurança, o que pode ser resolvido com o acompanhamento de uma lista de verificação.

No checklist é possível indicar tudo que já foi cumprido, o que facilita a finalização da tarefa. Quando se tem mais organização, os funcionários ficam devidamente orientados e a empresa ganha no aumento da produtividade.

Se a ferramenta é usada com frequência, o cumprimento das demandas e as suas respectivas etapas se tornam automáticas, agregando agilidade para os funcionários.

Os erros e esquecimentos que acabam comprometendo a entrega de trabalhos mais complexos são reduzidos com a possibilidade de checar a lista de tarefas quando necessário. 

Isso porque o checklist indica tudo o que é necessário. E, ao longo da atividade, ainda se pode marcar as tarefas cumpridas, efetuando o acompanhamento por todos os gestores e funcionários.

Veja como um sistema de checklist pode auxiliar na produtividade de uma empresa

Quais são as principais utilidades do checklist na otimização de tarefas?

Os checklists são usados, geralmente, para verificações e inspeções de rotina. Assim como, para garantir que os funcionários não esqueçam de nada relacionado às suas demandas diárias.

O uso do checklist também é importante para prevenir e reduzir custos. Sem o uso dessa lista de tarefas, por exemplo, é muito fácil deixar algo para trás.

E esse algo pode ser parte muito importante de um processo! É como uma engrenagem, se uma peça falha, todo o resto para de funcionar.

Dentre as principais utilidades, citamos:

• Verificação do desenvolvimento das atividades em que é importante não esquecer nenhuma etapa. Ou, onde as tarefas devem ser realizadas com uma ordem estabelecida;
• Fazer inspeções e registrar os pontos que foram inspecionados;
• Análise da correta implementação de padrões ou procedimentos;
• Obter informações para examinar onde as incidências e não conformidades acontecem, ajudando na verificação das causas dos defeitos;
• Investigação das especificações do produto;
• Coleta de dados para análise posterior.

Assim, por meio do checklist, é possível otimizar diferentes tarefas. Isso ocorre devido às inspeções, registros e análises que permitem a visualização do que precisa ser feito e do que já foi realizado.

Checklist de obra: qual sua importância e como torná-lo automatizado.

Conheça alguns tipos de checklist

Existem diferentes tipos de checklists que podem ser usados pelas empresas, dependendo das suas normas, diretrizes e formas de operação.

A seguir destacamos alguns dos mais conhecidos e suas funções específicas!

1) Verificação de etapas para cumprir etapas

É o tipo mais comum de checklist. Então, é usado para indicar as etapas exigidas no cumprimento de uma tarefa.

Sua finalidade é garantir que cada etapa seja realizada em sucessão, principalmente em situações críticas de tempo.

2) Lista de solução de problemas: resolva erros

Como sugere o nome, é uma lista de soluções de problemas para identificar e resolver eventuais erros.

Portanto, é composta por um conjunto de instruções a serem seguidas diante de uma circunstância de risco.

3) Coordenação para projetos com muitas pessoas

Esse é o tipo de checklist ideal para gerenciar projetos que envolvem muitas pessoas. 

Ele atua como ponto central para um conjunto de atividades que precisam ser realizadas e atualizadas para todos os componentes da equipe.

4) Disciplinas e decisões mais assertivas

O checklist de disciplinas é utilizado para que se evite decisões inadequadas no calor do momento.

Por exemplo, quando algum projeto desenvolvido não saiu como o esperado é necessário modificar o planejamento e até as atividades definidas.

5) Afazeres para seguir prazos

A famosa lista de “to do”, é aquele checklist que contém os afazeres a serem cumpridos.

Dentro de uma empresa pode ser desenvolvido um desses para cada setor, garantindo que os projetos sejam entregues dentro do prazo.

Como fazer um bom checklist para otimizar as tarefas

Se for fazer um documento de checklist, é necessário que ele seja elaborado e aplicado corretamente para que traga efeitos positivos. 

Para isso, os seguintes passos são importantes:

• Definir o que precisa ser verificado, ou seja, saber o que de fato vai ser enxergado e ter em mente o real objetivo da ferramenta;
• Definir a frequência de utilização, isto é, determinar quais são os momentos que a lista de verificação deverá ser utilizada;
• Criar etapas e estabelecer os itens a serem verificados, estabelecendo quais precisam ser checados para constatar se um serviço ou atividade foi plenamente cumprido de acordo com as especificações;
• Informar quem irá utilizar e organizar quem serão os responsáveis por utilizar o checklist. Após, é recomendado que seja oferecido aos responsáveis um treinamento de como utilizar a ferramenta e mostrar a importância da mesma;
• Testar o checklist é fundamental para certificar que o instrumento está validado. Observe o feedback da equipe e, se necessário, faça as alterações solicitadas.

E se te contássemos que todos esses passos e a utilização do checklist na prática podem ser realizados por meio de aplicativos? Falamos mais sobre isso a seguir!

Por que investir em aplicativo de checklist para sua empresa

Organizações que investem em planejamento e estratégia empresarial, entendem a importância e os benefícios que o aplicativo de checklist traz à gestão e às equipes.

A empresa que utiliza aplicativos de checklist integrados se torna:

• Mais produtiva;
• Mais assertiva ao evitar erros fundamentais;
• Não perde dinheiro com retrabalho;
• Capaz de entregar mais qualidade em suas soluções;
• Mais facilmente gerida com relatórios digitais.

Como o checklist de veículos pode reduzir os custos da sua operação

Para cada tipo de setor e para cada processo, pode ser desenvolvido um aplicativo ou um software diferente e específico.

A vantagem no uso de aplicativos de checklist está na sua integração com outros softwares ou soluções já utilizados pelo negócio. Assim, a interação entre colaboradores de outros setores pode ocorrer em tempo real.

A uMov.me é especialista em aplicativos de checklist. Oferecemos todas as ferramentas e suporte para a criação de aplicativos específicos para os processos internos, agilizando e otimizando as operações.

Saiba mais como o Aplicativo de Checklist da uMov.me pode ajudar as empresas com o case na sequência.

Checklist na prática: como a Engeman reduziu seus índices de falhas

A Engeman é responsável pela manutenção de todas as antenas de telefonia da Nextel no Brasil e ainda da Claro e Embratel nos estados do RJ e ES. A empresa adotou o uso do checklist através de aplicativo desenvolvido pela Lan Solver, parceira da uMov.me.

Com o uso do aplicativo, todos os índices de falhas em sua execução foram reduzidos. 

Assim, a ferramenta de trabalho se tornou indispensável para todos os técnicos de manutenção, possibilitando o agendamento dos locais (antenas) a serem visitados além de roteirizar estas agendas.

Cada funcionário realiza a marcação de ponto eletrônico no início e fim da jornada de trabalho. E tem mais: ele responde ao formulário com mais de 600 itens a serem verificados em cada antena inspecionada.

No aplicativo de checklist desenvolvido para a Engeman, também é possível fazer fotos dos serviços prestados. Bem como, saber em tempo real a localização dos técnicos, possibilitando acionar a equipe geograficamente.

Considerações sobre checklist

Apesar de parecer algo simples e já conhecido, o checklist pode ser melhor empregado pelas empresas. Em especial, ao investirem em formatos online, como uso de aplicativos.

Além de otimizar as tarefas, o aplicativo de checklist permite melhorar a gestão de equipes, tornar as decisões mais estratégicas e reduzir custos.

Tudo isso é possível por meio da solução da uMov.me desenvolvida de acordo com as necessidades de cada empresa e dos seus setores.

 

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