Gestão do tempo: um diferencial para as empresas

Gestão do Tempo: relógioEm um mundo onde as mudanças acontecem cada vez mais rápido, a gestão do tempo passou a ser um fator fundamental para as pessoas conseguirem desempenhar suas atividades com tranquilidade e para as empresas produzirem conforme desejam. 

Não é à toa, o tempo é o único ativo finito de uma organização. Pode-se buscar um espaço físico mais amplo, atrair investidores para uma injeção de dinheiro no caixa, entre outras soluções. Mas o tempo é aquele e ponto.

Usá-lo da melhor forma é um desafio constante. E saber como usá-lo, seja na vida ou no trabalho – ponto que vamos nos dedicar mais neste artigo – além de tornar você mais produtivo, certamente deixará o seu cotidiano muito menos estressante. 

Confira o que você verá a seguir:

  • O que é gestão do Tempo;
  • A sua importância para a estratégia, a tática e a operação das empresas;
  • Ferramentas e técnicas que podem lhe ajudar. 

 

O que é gestão do tempo

Podemos definir a gestão do tempo como a ação de organizar sistematicamente as atividades e rotina com a finalidade de aumentar a eficiência. 

Na prática, significa encontrar meios para tornar o dia a dia mais ágil, fluido e tranquilo. Pode ser através de planejamento, técnicas, aplicativos ou ferramentas, que veremos logo em seguida. 

O fato é que compromissos raramente vão diminuir. A velocidade de tudo que acontece no mundo tampouco, pelo contrário. Para as pessoas, o gerenciamento do tempo se tornou indispensável; para as empresas, uma necessidade crucial para permanecer no mercado. 

 

➡ Leia também nosso texto sobre vantagem competitiva

 

A importância da gestão do tempo nas empresas

Quem melhor sintetiza o valor do gerenciamento do tempo para as empresas é Peter Drucker, em sua célebre frase: “O tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado.”

Com uma gestão do tempo eficaz, os colaboradores conseguem garantir as entregas no prazo estipulado e, aliás, inclusive definir corretamente o tempo necessário para a execução de suas tarefas. 

Mais do que isso, diminui a irritabilidade, frustração e até mesmo possíveis problemas de saúde desencadeados pelo estresse. A consequência direta é um ambiente de trabalho mais feliz, que repercute diretamente no desempenho profissional como um todo, conforme mostra uma pesquisa estadunidense (2018).

Dados sobre gestão do tempo

Motivos não faltam para frisar a importância do fator tempo nas empresas, e isso nos motivou a produzir uma série de vídeos sobre a temática a fim de auxiliar gestores a fazer do tempo um aliado para o sucesso de suas empresas. 

No primeiro episódio, nosso gestor de projetos, Rafael Helm, apresenta e pontua exemplos do tempo na estratégia, tática e operação de uma organização. Vamos a eles: 

 

O tempo no plano estratégico

O primeiro momento em que o fator tempo é crucial para o sucesso de uma empresa está justamente no seu plano estratégico. Mais do que processos rápidos e metodologias que propiciem essa agilidade, que são fundamentais, as decisões estratégicas da companhia também podem e devem estar sendo constantemente revisadas.

O processo de compra é um exemplo perfeito para pensar a gestão do tempo no ponto de vista estratégico. 

Quando a empresa pretende fazer mudanças dentro de uma área de negócio, provavelmente precisa do auxílio de alguma ferramenta. A forma de conduzir essa compra pode ditar o sucesso ou o fracasso de todo planejamento. 

É preciso ser rápido para que o problema em questão seja de fato resolvido. Se demorar, o problema vai ser outro, e a solução pretendida não será mais eficaz. 

A mentalidade ágil na estratégia corporativa precisa refletir em todas as ações, da compra de um produto à contratação de um funcionário.

 

➡ Descubra agora o que sua empresa precisa saber sobre Transformação Digital

 

O tempo no plano tático

Aqui entram questões como alocação de recursos e equipes. É a etapa de transição entre estratégia e operação, responsável por atribuir ações e metas operacionais que conduzam a empresa aos seus objetivos estratégicos. 

Empresas com times de campo têm um desafio ainda maior de gestão do tempo no planejamento tático. Se você exerce uma função gerencial, provavelmente, já ficou horas pensando em como distribuir as tarefas entre sua equipe para atender a demanda com os recursos que dispõe e o mais rápido possível. 

Um exemplo muito legal foi o que aconteceu com a Engemann Telecom, que passou a usar um aplicativo da uMov.me desenvolvido pelos nossos parceiros da Lan Solver. Com o app, foi possível saber a localização exata dos técnicos e acioná-los geograficamente. Assim a produtividade da equipe técnica aumentou 100%, ganhando tempo e capacidade de atendimento.

 

 

O tempo no plano operacional

Para ter velocidade nas tomadas de decisões operacionais é preciso que cada indivíduo saiba o que está fazendo, como está fazendo e porque está fazendo. 

Os gestores também precisam ter essa visão ampla de todo o processo, mas com a ciência de que apenas se conquista agilidade na operação munindo as equipes de campo para que sejam mais eficientes.

Na plataforma uMov.me desenvolvemos um painel de gestão que permite ao profissional de campo ver em tempo real como está performando, se vai ou não conseguir completar a agenda prevista, onde está gastando mais tempo. Se é no cliente, em deslocamento, ou na atividade E com isso ele mesmo pode ver como melhorar em cada etapa.

 

 

Ferramentas e técnicas úteis para a gestão do tempo

Se você chegou até aqui, deve ter percebido que o gerenciamento do tempo é transversal à vida profissional e pessoal, à empresa e colaborador. Por ser um só o tempo reflete no todo. 

E para otimizar o seu tempo (e melhorar o todo!) algumas ferramentas e técnicas são muito úteis. 

 

A técnica Pomodoro

A ideia é organizar as tarefas para serem executadas em ciclos de tempo. É bem simples. 

Faça uma lista com suas tarefas e dedique 25 minutos ininterruptos e com a máxima concentração possível para fazer determinada atividade. Após esse período, descanse 5 minutos. Repita o ciclo quatro vezes e após isso tire um tempo maior de pausa. 

Nosso cérebro tem dificuldade para concentrar por muito tempo, essa técnica ajuda no foco e no respiro mental, essencial para melhorar a capacidade de reflexão e criatividade. 

 

A ferramenta Rescue Time

A ferramenta é uma extensão do Google Chrome gratuita que permite o acompanhamento online de suas tarefas. Ele registra seu desenvolvimento e diz quanto do seu tempo está sendo desperdiçado com procrastinação. Dessa forma, o tempo passa a ser administrado de maneira mais eficiente.

 

A plataforma uMov.me 

Desenvolvida para dar mais agilidade à operação e proporcionar uma tomada de decisão mais assertiva com base em dados fornecidos em tempo real, os apps da plataforma uMov.me automatizam e digitalizam tarefas de diversos negócios. 

Feitos sem necessidade de programação (no code) são personalizados para atender demandas, necessidades e regras de negócios, da logística e vendas, ao trade marketing e ordem de serviço. 

Descubra como um app pode transformar o seu negócio.