Gestão do tempo: um diferencial para as empresas
08th set 2023 | Leitura de 9 min
Em um mundo onde as mudanças acontecem cada vez mais rápido, a gestão do tempo passou a ser um fator fundamental para as pessoas conseguirem desempenhar suas atividades com tranquilidade e para as empresas produzirem conforme desejam.
Não é à toa, o tempo é o único ativo finito de uma organização. Pode-se buscar um espaço físico mais amplo, atrair investidores para uma injeção de dinheiro no caixa, entre outras soluções. Mas o tempo é aquele e ponto.
Usá-lo da melhor forma é um desafio constante. E saber como usá-lo, seja na vida ou no trabalho – ponto que vamos nos dedicar mais neste artigo – além de tornar você mais produtivo, certamente deixará o seu cotidiano muito menos estressante.
O que é gestão do tempo
Podemos definir a gestão do tempo como a ação de organizar sistematicamente as atividades e a rotina, com a finalidade de aumentar a eficiência.
Na prática, significa encontrar meios para tornar o dia a dia mais ágil, fluido e tranquilo. Pode ser através de planejamento, técnicas, aplicativos ou ferramentas, que veremos logo em seguida.
O fato é que os compromissos raramente vão diminuir. A velocidade de tudo que acontece no mundo tampouco, pelo contrário. Portanto, para as pessoas, o gerenciamento do tempo se tornou indispensável e para as empresas, uma necessidade crucial para permanecer no mercado.
A importância da gestão do tempo nas empresas
Quem melhor sintetiza o valor do gerenciamento do tempo para as empresas é Peter Drucker, em sua célebre frase: “O tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado.”
Alguns dados interessantes sobre gestão de tempo da Gitnux para você entender a importância do assunto:
- 88% das pessoas procrastinam diariamente;
- Um trabalhador médio desprende 51% do tempo diário em tarefas pouco importantes;
- Apenas 20% das pessoas sentem que o próprio trabalho está sob controle;
- 39% dos trabalhadores sentem estresse por conta do fluxo de trabalho.
Com uma gestão do tempo eficaz, os colaboradores conseguem garantir as entregas no prazo estipulado e inclusive definir corretamente o tempo necessário para a execução de suas tarefas.
Mais do que isso, diminui a irritabilidade, frustração e até mesmo possíveis problemas de saúde desencadeados pelo estresse. A consequência direta é um ambiente de trabalho mais feliz, que repercute diretamente no desempenho profissional como um todo, conforme mostra uma pesquisa estadunidense (2018).
O tempo no plano estratégico
O primeiro momento em que o fator tempo é crucial para o sucesso de uma empresa está justamente no seu plano estratégico. Mais do que processos rápidos e metodologias que propiciem essa agilidade, que são fundamentais, as decisões estratégicas da companhia também podem e devem estar sendo constantemente revisadas.
O processo de compra é um exemplo perfeito para pensar a gestão do tempo do ponto de vista estratégico.
Quando a empresa pretende fazer mudanças dentro de uma área de negócio, provavelmente precisa do auxílio de alguma ferramenta. A forma de conduzir essa compra pode ditar o sucesso ou o fracasso de todo planejamento.
É preciso ser rápido para que o problema em questão seja de fato resolvido. Se demorar, o problema vai ser outro, e a solução pretendida não será mais eficaz.
A mentalidade ágil na estratégia corporativa precisa refletir em todas as ações, da compra de um produto à contratação de um funcionário.
O tempo no plano tático
Aqui entram questões como alocação de recursos e equipes. É a etapa de transição entre estratégia e operação, responsável por atribuir ações e metas operacionais que conduzam a empresa aos seus objetivos estratégicos.
Empresas com times de campo têm um desafio ainda maior de gestão do tempo no planejamento tático. Se você exerce uma função gerencial, provavelmente, já ficou horas pensando em como distribuir as tarefas entre sua equipe para atender a demanda com os recursos que dispõe e o mais rápido possível.
Um exemplo muito legal foi o que aconteceu com a Engemann Telecom, que passou a usar um aplicativo da uMov.me desenvolvido pelos nossos parceiros da Lan Solver. Com a tecnologia, foi possível saber a localização exata dos técnicos e acioná-los geograficamente. Assim a produtividade da equipe técnica aumentou 100%, ganhando tempo e capacidade de atendimento.
O tempo no plano operacional
Para ter velocidade nas tomadas de decisões operacionais, é preciso que cada indivíduo saiba o que está fazendo, como está fazendo e porque está fazendo.
Os gestores também precisam ter essa visão ampla de todo o processo, mas com a ciência de que apenas se conquista agilidade na operação munindo as equipes de campo para que sejam mais eficientes.
Nos Aplicativos uMov.me, há um recurso de painel de gestão. Este permite ao profissional de campo ver em tempo real como está performando, se vai ou não conseguir completar a agenda prevista, onde está gastando mais tempo. Se é no cliente, em deslocamento, ou na atividade. Dessa forma, ele mesmo pode ver como melhorar em cada etapa.
6 passos para fazer uma boa gestão do tempo
Gerir o tempo produtivo não é uma tarefa difícil, mas exige disciplina e foco para que tudo dê certo.
Descrevemos 6 dicas para gestão de tempo, que podem ser usadas e adaptadas de acordo com as necessidades individuais.
1) Defina metas e prioridades
O primeiro passo para uma boa gestão do tempo é definir metas e prioridades.
- O que você precisa alcançar?
- Quais são as tarefas mais importantes?
Uma vez que você sabe o que precisa ser feito, pode começar a priorizar suas tarefas e garantir que você está trabalhando no que mais importa naquele momento.
2) Planeje seu dia
Depois de definir suas metas e prioridades, é importante planejar o dia.
Portanto, reserve um tempo para cada tarefa e garanta que você tenha tempo suficiente para concluir tudo o que precisa ser feito. Um truque que funciona muito é anotar com caneta e papel, para que fixe o compromisso e as prioridades.
3) Foque em uma tarefa de cada vez
Não adianta abraçar o mundo, você precisa concentrar esforços em resolver uma questão por vez. Com a lista de tarefas na sua mesa, alinhadas em prioridades, foque em uma e siga até a conclusão, antes de iniciar uma nova tarefa.
4) Delegue tarefas
Se você tem muitas tarefas para fazer, não tenha medo de delegar algumas delas para outras pessoas.
Isso pode liberar seu tempo para que você possa se concentrar nas tarefas mais importantes. Nem sempre será possível, mas pedir ajuda aos colegas e gestores faz bem.
5) Faça pausas
Trabalhar por horas a fio pode ser prejudicial à sua produtividade.
É importante fazer pausas regulares para se exercitar, comer uma refeição saudável ou simplesmente relaxar.
6) Evite distrações
Quando você está trabalhando em uma tarefa, é importante se concentrar nela e evitar distrações.
Para isso, vale colocar o telefone em modo “não perturbe”, fechar abas desnecessárias e encontrar um lugar tranquilo para trabalhar.
Algumas técnicas podem ajudar tanto na eliminação de distrações quanto no foco, e é sobre elas que vamos falar a seguir.
Ferramentas e técnicas úteis para a gestão do tempo
Se você chegou até aqui, deve ter percebido que o gerenciamento do tempo é transversal à vida profissional e pessoal, à empresa e ao colaborador. Por ser um só o tempo reflete no todo.
E para otimizar o seu tempo, detalhamos algumas ferramentas e técnicas que são muito úteis. Confira!
Técnica Pomodoro
A ideia da técnica Pomodoro é organizar as tarefas para serem executadas em ciclos de tempo.
Faça uma lista com suas tarefas e dedique 25 minutos ininterruptos e com a máxima concentração possível para fazer determinada atividade. Após esse período, descanse 5 minutos. Repita o ciclo quatro vezes e após isso tire um tempo maior de pausa.
Nosso cérebro tem dificuldade para concentrar por muito tempo, essa técnica ajuda no foco e no respiro mental, essencial para melhorar a capacidade de reflexão e criatividade.
Kanban
Kanban é uma metodologia de gerenciamento de projetos baseada em cartões, que ajuda as equipes a visualizar e gerenciar o fluxo de trabalho. Ela é baseada em quatro princípios principais: visibilidade, limite de trabalho, fluxo de trabalho e melhoria contínua.
Divida uma folha ou espaço em três colunas – a fazer, fazendo e feito – e distribua adesivos de papel em cada uma delas para verificar a quantidade de trabalho e o progresso de desenvolvimento.
Rescue Time
A ferramenta é uma extensão do Google Chrome gratuita que permite o acompanhamento online de suas tarefas. Ele registra seu desenvolvimento e diz quanto do seu tempo está sendo desperdiçado com procrastinação. Dessa forma, o tempo passa a ser administrado de maneira mais eficiente.
Plataforma uMov.me
Desenvolvida para dar mais agilidade à operação e proporcionar uma tomada de decisão mais assertiva com base em dados fornecidos em tempo real, os aplicativos da uMov.me automatizam e digitalizam tarefas de diversos negócios.
Feitos sem necessidade de programação (no-code), são customizados para atender demandas, necessidades e regras de negócios, da logística e vendas, ao trade marketing e ordem de serviço.
Aplicativo para empresas: saiba tudo sobre em um guia completo
Considerações sobre gestão do tempo
A gestão de tempo impacta o trabalho individual de cada colaborador e, ao mesmo tempo, a produtividade da empresa como um todo.
Utilizando técnicas e processos para aprimorar a gestão de tempo e distribuição de tarefas, os benefícios são percebidos por todos.
Agora, se você está buscando uma maneira de otimizar o tempo da sua equipe em campo, agende uma demonstração gratuita e conheça nossos aplicativos!
* Texto publicado originalmente em 11 de dezembro de 2019 e atualizado em 08 de setembro de 2023.
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