O desafio da gestão de equipes externas e por que apostar em aplicativos

Quando os funcionários exercem suas funções fora da sede da empresa, é necessário realizar a gestão de equipes externas, por meio do acompanhamento da jornada de trabalho e do fortalecimento da comunicação e dos processos.

O sucesso das empresas está relacionado com a produtividade dos seus funcionários. Por isso, construir e manter equipes engajadas e alinhadas com o propósito organizacional é essencial.

Quando se trata de equipes externas, os desafios da gestão são ainda maiores, pois os trabalhadores exercem suas atividades fora da sede do negócio. Logo, para que haja eficiência na rotina são necessários processos específicos para esse formato..

Então, para auxiliar as empresas com a gestão de equipes externas e sua excelência, preparamos este conteúdo completo: continue a leitura para saber mais.

O que é gestão de equipes externas

As práticas de gestão de equipes são aplicadas por gestores e lideranças para melhorar a produtividade dos funcionários, motivando-os para atingir melhores resultados. 

Se atentar e cuidar dos colaboradores é uma tarefa fundamental para as empresas, visto que eles são os principais responsáveis pelos bons resultados.

Então, a gestão de equipes externas consiste em extrair o potencial de cada pessoa que trabalha em espaço externo à empresa e converter isso em resultados positivos. Esse tipo de gerenciamento possibilita o alinhamento de esforços em prol de objetivos em comum.

A gestão de equipes externas, por sua vez, é um formato bem desafiador, pois é preciso supervisionar e incentivar à distância.

Como os funcionários estão realizando suas tarefas fora do ambiente empresarial, nem sempre é possível controlar o andamento das atividades. 

Esse ponto é um dos principais desafios e logo iremos falar um pouco mais sobre isso e outros aspectos. Mas,  primeiro saiba a importância de investir na gestão de equipe em campo.

Qual a importância de investir em gestão de equipes externas

Contar com uma equipe externa alinhada com as tarefas e objetivos da empresa é imprescindível. E isso é possível na gestão delas. Mas, por que é tão importante investir nesse ponto? Veja os três principais motivos.

Otimização de processos

Tarefas duplicadas, processos com muitas etapas e pessoas em áreas que não estão satisfeitas: a gestão de equipes externas pode melhorar cada um desses quesitos.

O resultado é a otimização dos processos que são realizados de forma mais eficiente, através de atividades e etapas adequadas a cada cargo.

Times mais produtivos

Quando cada pessoa sabe o que, porque e como realizar suas funções, provavelmente trabalhará mais  engajado nos objetivos.

Além disso, um gestor que está mais próximo da sua equipe, mesmo com atuação em campo, conhecerá melhor cada pessoa.

Sendo assim, permitir que cada um possa utilizar o seu potencial da melhor forma, também possibilita times mais produtivos que enxergam propósito nas suas tarefas.

Metas alcançadas

Por sua vez, times produtivos com processos claros e otimizados facilitam o alcance das metas estabelecidas.

Além disso, quando o gestor tem a visão holística da produção, pode criar metas mais realistas de acordo com as necessidades do negócios e da rotina de trabalho.

Quais são os principais desafios da gestão de equipe em campo?

Ao chegar até aqui você já compreendeu qual o conceito de gestão de equipes externas e qual a importância em investir nela. Está fazendo sentido para você?

Agora apresentamos os principais desafios da gestão de equipe em campo e também  abordamos cinco dicas e conselhos para aprimorar esses obstáculos.

Dificuldade no acompanhamento das atividades dos funcionários

Como já falamos, o monitoramento dos funcionários no formato presencial já é desafiador e à distância esse processo é potencializado.

Como as pessoas se encontram em diferentes locais, nem sempre é possível saber exatamente onde estão e para onde vão. Dessa forma, controlar a execução das atividades e a produtividade se torna mais difícil.

Ruídos de comunicação

Os processos de comunicação nas empresas são complexos em qualquer área e cada negócio tem suas particularidades para se comunicar, envolvendo valores e cultura organizacional.

Se tratando de equipes externas, os ruídos de comunicação, isto é, falhas no entendimento e interpretação das mensagens podem acontecer com mais frequência. 

A distância novamente é um obstáculo, por isso é necessário buscar novos meios para se comunicar, mesmo com os funcionários afastados fisicamente.

Roteiro de visitas manuais

Quando os roteiros de visitas são realizados de forma manual, a possibilidade de erro é maior. Isso pode afetar toda gestão da equipe e na execução das suas tarefas.

Além disso, os roteiros manuais dão mais trabalho e ocupam mais tempo na rotina que poderia ser direcionado para melhorias na administração e nas estratégias da empresa.

Como fazer gestão de equipes externas? 

A gestão de equipes externas não precisa ser motivo de dor de cabeça. É claro que já elencamos por aqui quais os principais desafios dela, mas também existem maneiras de potencializar os resultados da sua equipe.

É por isso que elencamos 5 dicas para tornar a gestão de equipes em campo mais eficiente. Veja quais são:

Fortaleça a comunicação com seus funcionários

O desenvolvimento empresarial necessita de comunicação para fortalecer os relacionamentos interpessoais e profissionais.

Por isso, é preciso instaurar meios e formas de se comunicar de forma clara, transparente e frequente. 

Assim, todos os funcionários ficam cientes das suas tarefas e objetivos, bem como do que está acontecendo no negócio.

Estabeleça processos

Diretrizes e políticas externas são essenciais para que a empresa se destaque e execute uma boa gestão de equipe. 

Além disso, contribuem para a definição de processos que guiam os funcionários e tornam mais claros os objetivos e metas.

Acompanhe a jornada de seus funcionários

Para uma boa gestão, é preciso acompanhamento frequente dos funcionários, suas atividades e também solicitações.

Por exemplo, se uma tarefa não está sendo bem executada, pergunte-se: por que isso está acontecendo? Falta de processos, comunicação e/ou definição de objetivos claros? O gestor está monitorando a equipe de forma adequada?

Todas as tarefas precisam ser definidas em termos de passos e responsáveis. Depois, é preciso acompanhar a execução e o desempenho da gestão e do planejamento.

Para realizar esse acompanhamento, o gestor necessita estar próximo do seu funcionário e saber os horários (saídas e entradas) e atividades realizadas.

Bem como, é necessário compreender se a capacidade produtiva dele está de acordo com a carga de tarefas. 

A jornada de trabalho é um importante indicador da produtividade da equipe, pois registra o tempo dedicado de cada profissional. Além disso, o gestor consegue saber com mais facilidade as possíveis causas de eventuais problemas.

Monitore dados

Se tiver acesso aos dados das tarefas, também é preciso monitorá-los com frequência. 

Decisões com base em dados são mais certeiras e no caso da gestão de equipes externas, eles podem auxiliar tanto o gestor quanto o setor de recursos humanos. 

Isso é possível porque as informações atualizadas revelam se é possível contratar mais pessoas e a capacidade produtiva de cada funcionário.

Assim como, demonstrar se é necessário alguma mudança nos processos de gestão.

Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia pode ser sua aliada, pois por meio dela é possível reduzir o tempo de execução dos trabalhos e os riscos existentes.

A modernização beneficia a gestão de equipe em campo, visto que estreia a comunicação entre os profissionais. Bem como, permite o acompanhamento e monitoramento das equipes pelos gestores.

Dessa forma, ferramentas tecnológicas como aplicativos, proporcionam a comunicação com os funcionários em tempo real, seja qual for o lugar. 

Além disso, acompanhar o desenvolvimento das atividades se torna mais prático, auxiliando nos feedbacks, monitoramento de processos e avaliação de desempenho.

5 benefícios de usar aplicativos para gestão de equipes em campo

Já que a tecnologia pode auxiliar na gestão de equipes externas, apresentamos alguns benefícios bem importantes para os negócios. 

Continue a leitura para saber como os aplicativos ajudam de forma efetiva!

1) Permite que o sistema funcione também no modo offline

Os aplicativos possuem ferramentas que possibilitam o seu funcionamento também no modo offline. Ou seja, não é necessário estar conectado à rede wifi ou ter acesso aos dados móveis a todo momento.

Sendo assim, a sua equipe não deixará de computar um pedido ou uma entrega, por exemplo, por falta de acesso à internet.

E o gestor, na retaguarda poderá acompanhar as atividades realizadas pelas equipes.

2) Ajuda a melhorar a produtividade da gestão de equipes externas

As funcionalidades dos aplicativos ajudam a melhorar a produtividade da gestão, por meio da definição e controle de jornadas.

Além disso, disponibilizam geolocalização da equipe em campo e dashboards sobre os funcionários atualizados em tempo real.

Outro ponto importante é a possibilidade de praticar a gestão à vista, ou seja, fazer com que os funcionários possam visualizar seus resultados e desempenho em tempo real.

3) Possui flexibilidade e alta capacidade de resposta

Aplicativos que precisam ser constantemente atualizados prejudicam a gestão de equipes, visto que dificultam o uso por parte dos funcionários e a agilidade que proporcionam.

Por outro lado, o aplicativo da uMov.me pode ser atualizado automaticamente, sem a necessidade de baixar outra versão. Também não ocupa espaço no dispositivo móvel, sendo o carregamento rápido e de fácil acesso.

Ainda, o funcionário em campo pode mandar um arquivo ou finalizar uma tarefa e, na mesma hora, o gestor recebe as informações no backoffice, tornando a coleta de dados mais prática.

4) Promove a satisfação do cliente

A satisfação do cliente pode aumentar com o uso de aplicativos, especialmente com base na comunicação que pode ser realizada.

Ou seja, por meio da solução é possível notificar via mensagens de push, SMS ou e-mail alguma alteração. Bem como, comprovar a entrega e garantir o acompanhamento do cliente.

5) Oferece mais praticidade e precisão

Ao invés do funcionário precisar voltar para empresas e atualizar os dados de forma manual, os aplicativos permitem a inserção de informações à distância e com praticidade.

O gestor, por sua vez, não precisa esperar que a equipe retorne, pois pode realizar o acompanhamento de forma precisa com dados, dashboards e funcionalidades efetivas.

Escolha soluções inteligentes para o seu negócio: conheça os Aplicativos da uMov.me

Todos os benefícios listados anteriormente são encontrados nos Aplicativos da uMov.me, desenvolvidos por meio da plataforma no-code (sem código). Esta é uma forma mais ágil e acessível para elaborar aplicativos, mesmo para quem não é exatamente um desenvolvedor.

O futuro da tecnologia já chegou juntamente com a Era dos Dados. E para quem atua com gestão de serviços que envolvem equipes externas isso é fundamental. 

A alta demanda de organização e realização de agendas requer um bom aplicativo para otimizar a jornada de trabalho e a própria gestão.

Por isso, apresentamos algumas funcionalidades dos nossos aplicativos que fazem toda diferença na gestão de equipes externas:

• Planejamento diário, semanal e mensal (por indivíduo e equipes);
• Roteirização por menor distância ou tempo;
• Definição e controle de jornadas;
• Geolocalização das equipes em campo;
• Dashboards da equipe atualizados em tempo real;
• Monitoramento da evolução da execução de  tarefas;
• Gráficos, mapas, tabelas e relatórios personalizados para autogestão;
• Avisos individuais ou em grupos;
• Distribuição de conteúdos para capacitação e treinamento.

Tudo isso é possível de ter na palma da mão e com campos customizados de acordo com cada negócio.

Considerações sobre gestão de equipes externas

A gestão de equipes externas é uma tarefa desafiadora e precisa de atenção diária. Isso se torna ainda mais fundamental por conta das demandas de Customer Experience e Gestão 4.0.

Por isso, os aplicativos são opções viáveis, práticas e precisas. E na uMov.me desenvolvemos soluções para empresas de forma personalizada para atender as necessidades operacionais.

Focamos na digitalização e automação dos processos das equipes externas dos negócios, integrando essa tecnologia a outros softwares utilizados pela gestão.

Saiba mais sobre o assunto: conheça 5 tipos de aplicativos para empresas com nosso guia completo!

* texto escrito originalmente em 11 de janeiro de 2017 e atualizado em 05 de agosto de 2022

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