O registro de pedidos, muitas vezes negligenciado pelos times de vendas, tem papel fundamental para a eficiência da gestão comercial da empresa.
Por meio dele, é possível manter o processo de vendas organizado, fazendo reservas de produtos, matéria prima e da agenda dos profissionais que serão necessários para entregar as compras dentro do prazo.
No entanto, incluir a cultura deste controle no dia a dia implica em uma série de dificuldades que vamos te ajudar a contornar com as informações e dicas que a uMov.me preparou para você neste artigo. Vamos a elas?
O que é Registro de Pedidos?
Registro de pedidos funciona como uma ordem de serviços, porém voltada para produtos. Ou seja – trata-se da “encomenda formal” de um produto para o fornecedor.
É um processo indispensável em transações comerciais de produtos que não estão disponíveis à pronta-entrega, permitindo ao fornecedor e ao cliente planejarem-se adequadamente para os prazos de entrega.
Vamos a alguns exemplos?
Quando vamos a um restaurante, a anotação do garçom é, na verdade um registro de pedido, que é encaminhado à cozinha para providenciar o preparo. Assim como, quando um promotor de vendas de produtos alimentícios faz a rota de visitas nos clientes (geralmente supermercados) da sua carteira, também toma nota das encomendas dos clientes com o registro dos pedidos.
Da mesma forma também ocorre quando há encomenda de produtos industriais que serão fabricados especialmente sob demanda: todos os dados da produção são registados como um pedido.
A etapa em que o pedido é registrado geralmente ocorre após a aprovação do orçamento. Em algumas empresas há, inclusive, a cobrança de algum valor de entrada como “sinal”, ou seja, como uma garantia de compra. E o valor é pago mediante assinatura formal do pedido.
Principal vantagem do registro de pedidos na gestão comercial
A principal vantagem do uso desta metodologia está na agilidade da gestão de estoque e produção. Assim, ao receber o registro de um pedido, você tem condições de checar se os insumos que possui em estoque são suficientes para esta produção.
Bem como consegue organizar a força de trabalho, reservando a agenda dos profissionais para demandas específicas em períodos de tempo específicos para atender aos prazos solicitados no pedido.
Além disso, ter disciplina no registro de pedidos permite o monitoramento de métricas estratégicas essenciais para o crescimento do negócio. Com um registro eficaz, é possível entender questões importantes como essas:
Ranking de produtos e serviços mais solicitados
Ter o registro dos pedidos em dia permite a construção do histórico de consumo de cada cliente, bem como o ranqueamento dos produtos mais solicitados – os quais muitas vezes estão em falta ou não fazem parte do seu mix de produtos. Assim, torna-se possível apostar em novos produtos com mais assertividade.
Histórico de compras de cada cliente
Um sistema eficiente de registro de pedidos permite a construção de um histórico financeiro de cada cliente, assim como torna mensurável a análise do crescimento ou declínio em vendas dele em um período específico. E essas são informações bem estratégicas para a abordagem de ações comerciais direcionadas.
Mais assertividade no controle do estoque
O estoque é um dos ativos mais importantes da sua empresa. O registro de pedidos permite um controle mais estratégico, pois é possível sinalizar à equipe de expedição a necessidade de compra de algum produto no exato momento da venda, agilizando a entrega para o cliente. Além disso, em métodos que fazem o registro do pedido online, com integração ao sistema de estoque, o vendedor tem condições de consultar o estoque em tempo real, durante a venda, informando o prazo de entrega corretos.
Processo financeiro mais ágil
No mesmo processo de registro do pedido, é possível também tomar nota de qual será a forma de pagamento, por exemplo, em quantas parcelas, para quantos dias, entre outros, agilizando todo o processo financeiro de cobrança. Além de receber mais rápido, neste formato você garante um fluxo de caixa mais assertivo, o melhor controle da inadimplência e ainda poderá prever reduções nas vendas.
Previsibilidade financeira
Talvez essa seja a vantagem mais importante. O registro de pedidos eficiente permite uma previsão financeira mais assertiva que aquela gerada pelos estudos de mercado e prognósticos financeiros. Isso porque, com base nessa análise, você estará prevendo o faturamento que entrará com base nos produtos encomendados pelo cliente, e não apenas com base em estatísticas do ano anterior e demais indicadores econômicos, como índice de inflação.
Como fazer o registro de pedidos?
Existem diferentes métodos para fazer o registro de pedidos, mas vamos citar aqui os três mais utilizados, explicando como funcionam, suas vantagens e desvantagens. Confira:
Formulário Impresso – Folha impressa com os campos a preencher manualmente durante a retirada do pedido
Planilha Digital – Planilha ou aplicativo offline para tomar nota do pedido em celular, tablet ou computador, com atualização das informações na base quando o promotor de vendas conecta o dispositivo à internet..
Software ou Aplicativo – Sistema de computador ou aplicativo de celular para tomar nota do pedido, integrado ao software comercial da empresa e ao controle de estoque com atualização em tempo real.
Como a tecnologia pode ajudar no registro de pedidos?
Utilizar ferramentas tecnológicas no registro de pedidos traz inúmeras vantagens ao seu negócio. Além de acelerar o processo de vendas, com a consulta dos históricos de compras dos clientes e do estoque em tempo real, o vendedor poderá fazer vendas mais assertivas por diversos motivos:
- Ao consultar o estoque, poderá oferecer produtos que precisam ser girados;
- Evita a promessa de venda de produtos em falta;
- Alinha prazos de entrega dentro das reais possibilidades;
- Oferecer produtos e até compor combos dentro do padrão de consumo específico daquele cliente.
Um dos meios melhores custos-benefício para automatizar o registro de pedidos é a utilização plataformas para criação de aplicativos para smartphones adaptados às necessidades do seu negócio.
Dessa forma, os custos são menores porque o custo da aquisição de smartphones é bem inferior ao custo da aquisição de um notebook para cada vendedor externo.
Além disso, o custo da internet móvel para celulares também é mais barato que as antenas móveis necessárias para os notebooks conectarem à internet. Sem contar que o celular poderá ser utilizado também para diversas outras funções, como ligações, troca de mensagens e até visualização e resposta de e-mails.
Porque apostar na uMov.me?
É uma plataforma no-code, tornando possível a inclusão de informações e dados específicos nos formulários de registros de pedidos, personalizados às reais necessidades do seu negócio.
Com funcionamento online, offline e integração de várias frentes de gestão, os apps da uMov.me permitem a atualização de informações de estoque, fechamentos de vendas, informações técnicas e catálogos de produtos em tempo real, trazendo dinamismo e assertividade às atividades comerciais.
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