O registro de pedidos, muitas vezes negligenciado pelo times de vendas, tem papel fundamental para a eficiência da gestão comercial da empresa. Entenda sua importância e como a tecnologia pode ajudar!
Com um relatório de pedidos é possível manter o processo de vendas organizado, fazendo reservas de produtos, matéria prima e da agenda dos profissionais que serão necessários para entregar as compras dentro do prazo.
Incluir a cultura deste acompanhamento na rotina implica em uma série de dificuldades que vamos ajudar o seu negócio a contornar. Confira!
O que é Registro de Pedidos?
Registro de pedidos funciona como uma ordem de serviços, porém voltada para produtos. Ou seja – trata-se da “encomenda formal” de um produto para o fornecedor.
É um processo indispensável em transações comerciais de produtos que não estão disponíveis à pronta-entrega, permitindo ao fornecedor e ao cliente planejarem-se adequadamente para os prazos de entrega.
Vamos a alguns exemplos?
Quando vamos a um restaurante, a anotação do garçom é, na verdade um registro de pedido, que é encaminhado à cozinha para providenciar o preparo. Assim como, quando um promotor de vendas de produtos alimentícios faz a rota de visitas nos clientes (geralmente supermercados) da sua carteira, também toma nota das encomendas dos clientes com o registro de pedidos.
Da mesma forma também ocorre quando há encomenda de produtos industriais que serão fabricados especialmente sob demanda – todos os dados da produção são registados como um pedido.
A etapa em que o pedido é registrado geralmente ocorre após a aprovação do orçamento. Em algumas empresas há, inclusive, a cobrança de algum valor de entrada como “sinal”, ou seja, como uma garantia de compra. E o valor é pago mediante assinatura formal do pedido.
5 vantagens do registro de pedidos na gestão comercial
A principal vantagem do uso desta metodologia está na agilidade da gestão de estoque e produção. Assim, ao receber o registro de um pedido, você tem condições de checar se os insumos que possui em estoque são suficientes para esta produção.
Além disso, consegue organizar a força de trabalho, reservando a agenda dos profissionais para demandas específicas em períodos de tempo específicos para atender aos prazos solicitados no pedido.
Outro fator que impacta diretamente no registro de pedidos é a disciplina para executá-lo, que permite o monitoramento de métricas estratégicas essenciais para o crescimento do negócio.
Com um registro eficaz, é possível entender questões importantes como essas:
1) Ranking de produtos e serviços mais solicitados
Ter o registro dos pedidos em dia permite a construção do histórico de consumo de cada cliente, bem como o ranqueamento dos produtos mais solicitados – podendo avaliar quando estão em falta ou se ainda não fazem parte do seu mix de produtos. Assim, torna-se possível apostar em novos produtos com mais assertividade.
2) Histórico de compras de cada cliente
Um sistema eficiente de registro de pedidos permite a construção de um histórico financeiro de cada cliente, assim como torna mensurável a análise do crescimento ou declínio em vendas dele em um período específico.
E essas são informações bem estratégicas para a abordagem de ações comerciais direcionadas.
3) Mais assertividade no controle de estoque
O estoque é um dos ativos mais importantes da sua empresa.
O registro de pedidos permite um acompanhamento mais estratégico, pois é possível sinalizar à equipe de expedição a necessidade de compra de algum produto no exato momento da venda, agilizando a entrega para o cliente.
Além disso, em métodos que fazem o registro do pedido online, com integração ao sistema de estoque, o vendedor tem condições de consultar o estoque em tempo real, durante a venda, informando o prazo de entrega correto.
4) Processo financeiro mais ágil
No mesmo processo de registro do pedido é possível também tomar nota de qual será a forma de pagamento, em quantas parcelas e para quantos dias, por exemplo, o que significa uma maior agilidade em todo o processo financeiro de cobrança.
Além de receber mais rápido, neste formato você garante um fluxo de caixa mais assertivo, o melhor controle da inadimplência e ainda poderá prever reduções nas vendas.
5) Previsibilidade financeira
Talvez essa seja a vantagem mais importante. O registro de pedidos eficiente permite uma previsão financeira mais assertiva que aquela gerada pelos estudos de mercado e prognósticos financeiros.
Isso porque, com base nessa análise, você estará prevendo o faturamento que entrará com base nos produtos encomendados pelo cliente, e não apenas com base em estatísticas do ano anterior e demais indicadores econômicos, como índice de inflação.
Como fazer o registro de pedidos?
Existem diferentes métodos para fazer o registro de pedidos, mas vamos citar os três mais utilizados, explicando como funcionam, suas vantagens e desvantagens. Confira:
Formulário Impresso: Folha impressa com os campos a preencher manualmente durante a retirada do pedido
Planilha Digital: Planilha ou aplicativo offline para tomar nota do pedido em celular, tablet ou computador, com atualização das informações na base quando o promotor de vendas conecta o dispositivo à internet.
Software ou Aplicativo: Sistema de computador ou aplicativo para registrar o pedido, sendo integrado ao software comercial da empresa e ao controle de estoque com atualização em tempo real.
Como a tecnologia pode ajudar no registro de pedidos?
Utilizar ferramentas tecnológicas no registro de pedidos traz inúmeras vantagens ao seu negócio. Além de acelerar o processo de vendas, com a consulta dos históricos de compras dos clientes e do estoque em tempo real, o funcionário poderá vender com mais assertividade por diversos motivos. Veja alguns:
- Ao consultar o estoque, poderá oferecer produtos que precisam ser girados;
- Evita a promessa de venda de produtos em falta;
- Alinha prazos de entrega dentro das reais possibilidades; e
- Oferecer produtos e até compor combos dentro do padrão de consumo específico daquele cliente.
Um dos meios de melhor custo-benefício para automatizar o registro de pedidos é utilizando aplicativos adaptados às necessidades do seu negócio.
Dessa forma, as despesas são menores porque o custo da aquisição de celulares é bem inferior ao custo da aquisição de um notebook para cada vendedor externo.
Além disso, o custo da internet móvel para os aparelhos também é mais barato que as antenas móveis necessárias para os notebooks conectarem à internet. Sem contar que o celular poderá ser utilizado também para diversas outras funções, como ligações, troca de mensagens e até visualização e resposta de e-mails.
Aplicativo da uMov.me automatiza seu relatório de pedidos
O aplicativo de força de vendas da uMov.me possui funcionalidades para gestão do time em campo, essas são algumas:
- Atualização de informações de estoque;
- Fechamentos de vendas;
- Informações técnicas e catálogos de produtos em tempo real.
Além disso, o aplicativo funciona tanto online como offline e pode ser integrado com várias frentes de gestão, trazendo dinamismo e assertividade às atividades comerciais.
