Como fazer um relatório gerencial mais assertivo para o seu negócio

Só em falar de relatório gerencial você já sente um arrepio, porque lembra do trabalho que tem para construí-lo, não é mesmo? Então, não se preocupe – este artigo vai ajudar seu negócio nessa missão!

Embora em muitas empresas a busca pelos dados, a construção e a gestão desses relatórios sejam trabalhosas demais, o relatório gerencial é uma ferramenta indispensável para tomadas de decisão mais assertivas.

Afinal, não conhecer em profundidade os custos fixos e variáveis, a lucratividade específica de cada produto ou serviço, bem como o custo de aquisição de cada cliente, é como gerenciar no escuro. 

Quer aprender, de uma vez por todas, a integrar os relatórios gerenciais como parte das suas rotinas e ter as informações preciosas que ele oferece sempre à mão para quando precisar? 

Então este artigo é feito para você!

O que é um relatório gerencial e para que serve?

Relatório gerencial é um documento que comporta dados atualizados e relevantes sobre os mais diversos resultados de um negócio. 

Nele, são reunidas informações de maneira simples e objetiva, que permitam identificar o que vai indo bem e o que precisa melhorar na gestão da empresa.

Algumas das informações contempladas neste tipo de relatório são:

• Faturamento;
• Custos fixos;
• Custos variáveis;
• Custos por setor;
• Volume de vendas;
• Ticket médio;
• Custo de aquisição de clientes;
• Produtividade;
• Oportunidades de crescimento;
• Entre muitas outras. 

Somente tendo em posse essas informações, com fontes confiáveis e agilidade nas atualizações, torna-se possível a efetividade no planejamento das estratégias empresariais. 

Assim como, quando acontece algo inesperado, ter os relatórios como uma fonte rápida de consulta pode ser o divisor de águas entre tomadas de decisão assertivas e inadequadas.

Quais são as vantagens do uso dos relatórios gerenciais?

Bom, agora você já sabe o que é e para que serve um relatório gerencial. É hora de entender melhor tudo de bom que eles podem proporcionar. Confira a seguir:

• Informa os resultados da empresa de maneira direta e objetiva;
• Permite maior controle sobre custos específicos de diferentes áreas do negócio;
• Indica a performance econômica e financeira da empresa;
• Fornece histórico de dados, que permitem corrigir falhas e aperfeiçoar ações que vem sendo lucrativas;
• Otimiza o tempo investido em análises;
• Indica gargalos e pontos a melhorar;
• Evidencia oportunidades de investimento;
• Embasa a tomada de decisão;
• Esclarece processos e prioridades.

Mas, para que a empresa realmente se beneficie de todas essas informações, é fundamental que o registro dos dados necessários de maneira segura faça parte da cultura operacional do negócio.

Vamos a um exemplo pontual? 

Suponha que sua empresa tenha lançado um produto novo há 60 dias. 

E que agora o time de gestores precisam avaliar a performance comercial dele, para decidir se vale a pena mantê-lo ou interromper as vendas, comparando com os demais produtos do negócio.

Para elaborar um relatório gerencial com esses dados, a empresa precisaria, desde antes do lançamento dos produtos, registrar os seguintes dados: 

• Volume de vendas mensais;
• Ticket médio dos clientes;
• Volume de venda por setor/segmento;
• Margem de lucro mensal;
• Custo de aquisição dos clientes por tipo de produto;
• Custo operacional anterior ao produto novo;
• Custo operacional para manter o produto novo.

Tendo posse desses dados, é possível comparar as performances de 60 dias antes do produto novo ser lançado, ao desempenho alcançado após o lançamento.

Assim, comparando cada informação com uma tabela de “antes x depois”, a análise ficará clara e objetiva.

No entanto, sem o registro histórico dos dados anteriores ao lançamento do novo produto, a elaboração do relatório se torna inviável.

Tipos de relatório gerencial

Assim como há diversas vantagens e benefícios no uso de relatórios gerenciais, existem também  variações de formato do documento. 

Os tipos mais comuns são: relatórios de controle, financeiros, de satisfação, de análise e de crescimento. Porém, na gestão empresarial, cada setor deve identificar o tipo de relatório mais adequado para nortear as suas ações. 

A seguir, separamos os cinco principais relatórios gerenciais de cada categoria. 

Relatórios de controle

Os relatórios de controle servem  para acompanhar e controlar, principalmente, os fatores internos da empresa. Colaboram  no acompanhamento de processos, pessoas, requisitos técnicos e até na gestão de controle do estoque. 

Esse tipo de relatório gerencial, auxilia também no domínio do orçamento para prever e planejar metas futuras e o orçamento. 

As informações geralmente são compiladas em taxas, percentuais e indicadores, para facilitar as conferências e comparações do resultado estimado com o alcançado.

Relatórios financeiros

Esse tipo de relatório gerencial é o que apresenta dados relacionados a quantidade de dinheiro que entra e sai do caixa. 

Os mais comuns são os relatórios de Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC) e o Relatório de Demonstração de Resultado do Exercício (DRE).

O DFC, resumidamente , é composto por dados de entradas, saídas e saldos. Esse tipo de relatório permite aos gestores acompanharem pontualmente, com números e datas, cada entrada e saída de dinheiro do caixa da empresa.

Já o DRE serve para acompanhar os resultados financeiros  periodicamente.  Indicam o lucro ou o prejuízo de cada área de atuação de uma empresa por período de tempo determinado, permitindo inclusive comparações entre períodos diferentes. 

Por exemplo: comparativo do lucro do primeiro trimestre de 2022 ao de 2023. Então, considere receitas, despesas e somas de saldos anteriores.

Embora esses relatórios pareçam iguais, eles são, na verdade, complementares. O DFC mostra as movimentações do dinheiro, e o DRE aponta o lucro ou prejuízo real considerando os resultados operacionais e não operacionais.

Relatórios de satisfação

Tão importante quanto os relatórios financeiros e de controle são os relatórios de satisfação. 

Afinal, quanto melhor a percepção da empresa sobre o grau de satisfação do seu cliente e do seu time interno, mais condições terá de aperfeiçoar as suas estratégias e a qualidade dos seus produtos e serviços. 

Estes relatórios geralmente são obtidos como resultados de pesquisas, que podem ser feitas por amostra, periodicamente. Ou incluídas na operação rotineira da empresa, com totens para votação rápida.

Os resultados geralmente são analisados em percentuais de satisfação relacionados aos diferentes assuntos abordados, e comparados com os históricos de outras pesquisas realizadas anteriormente.

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Relatórios de análise

Esse tipo de relatório consiste em apresentar diagnósticos e soluções para questões mais técnicas da operação do negócio.

Diferente dos outros relatórios, como os financeiros, que apresentam dados, os relatórios de análise apresentam conclusões. Esses relatórios podem ser incorporados a todos os demais. 

Porém, ao invés de ter um caráter exclusivamente quantitativo, ele qualifica os dados, sugere uma ação direcionada e com objetivos claros.

Relatórios de crescimento

Um relatório gerencial de crescimento indica a performance de algum aspecto dentro da empresa. 

Por exemplo: a comparação do volume de vendas de dois anos atrás e o volume de vendas atual. Em caso de crescimento, a empresa saberá que está no caminho certo.

Em caso de retração, a empresa deverá rever suas estratégias e realizar melhorias. Relatórios de crescimento são importantes porque permitem ao gestor um olhar amplo sobre a evolução do seu negócio ou equipe. 

E com análises complementares (como a de outros relatórios), poderá indicar uma ação imediata.

6 dicas de como fazer um relatório gerencial

Saber o que é, para que serve, as vantagens e os tipos de relatório gerenciais foram os primeiros passos. 

Agora, para de fato conseguir avançar, você precisa saber como colocar tudo isso em prática.

Veja seis dicas que ajudarão você a elaborar relatórios gerenciais de qualidade e de fácil compreensão!

1) Defina o que é mais importante acompanhar

Pense que o relatório será apresentado para áreas distintas. Tanto para a diretoria quanto para a controladoria. Então, priorize os dados mais relevantes.

Leve em consideração os objetivos da empresa e forneça dados que respondam a eles o que devem fazer para alcançar o resultado desejado, ou em quais otimizações devem privilegiar.

É essencial focar na objetividade do conteúdo na hora de apresentar suas conclusões.

2) Utilize a estratégia do funil: do mais amplo para o mais específico

Comece o seu relatório com os dados mais importantes. Isso garante que o diretor (ou seu superior) acesse imediatamente o ponto principal: o objetivo foi atingido?

Após apresentar os dados que respondam a essa pergunta, mostre os caminhos percorridos e quais tiveram melhor performance naquele período.

3) Identifique os pontos fortes e de melhoria

Esses dados indicam quais os gargalos do processo e o que merece ser observado com mais atenção. É essencial apresentar todas as informações, mesmo as negativas. 

Dessa forma, todos poderão contribuir com sugestões e ações de melhoria sabendo o cenário real que a empresa está atuando.

4) Determine e priorize os investimentos

Após você identificar os pontos fortes e de melhoria, será possível diagnosticar detalhadamente o que merece ser mudado. E, é claro, quais estratégias adotar para que o próximo objetivo seja atingido!

Sendo assim, defina quais são as ações que devem ser executadas na sequência, determine prazos e investimentos.

5) Tenha uma linguagem acessível

Não use siglas ou palavras difíceis de compreender. Um relatório gerencial precisa ser simples e objetivo.

Nesse documento, a quantidade de números e gráficos muitas vezes só atrapalham. Lembre-se: ele serve para ajudar a decidir. 

Se for utilizar gráficos e indicadores que seja para agregar sua explicação e não confundir sua apresentação.

6) Utilize ferramentas que facilitem o trabalho

Algumas ferramentas são muito práticas para elaborar relatórios gerenciais, como planilhas, softwares ERP e aplicativos de gestão. 

Explicamos mais sobre cada um a seguir.

Planilhas de Excel

As planilhas em Excel são muito utilizadas pelas pessoas pela ampla variedade de recursos, como gráficos, tabelas e fórmulas prontas

No entanto, em muitos casos, os relatórios de Excel demandam muita ação manual, tomando tempo e estando mais passível de erros humanos.

Softwares de ERP

Já os softwares ERP (sistemas de gestão empresarial), por sua vez, são ferramentas mais robustas, mas que possibilitam mais agilidade nos relatórios. Muitos deles podem ser emitidos em poucos cliques. 

Contudo, muitas vezes demandam da operação de um colaborador especialista no programa.

Aplicativos de gestão

E, por fim, um recurso que vem ganhando cada vez mais força é o uso de aplicativos de gestão, que também fornecem relatórios.

Devido à simplicidade de manuseio, à ampla acessibilidade e ao baixo custo, eles estão se tornando a escolha da vez.

Como os aplicativos ficam disponíveis à palma da mão dos usuários,  permitem o registro de informações pontuais, com atualização em rede e em tempo real. 

Assim, com todos os dados importantes registrados, a compilação deles em relatórios é muito mais rápida, precisa e fácil de comunicar.

Além disso, a visualização de informações em aplicativos também tende a ser muito intuitiva. Em poucos cliques o usuário pode ter acesso a informações como faixas de ticket médio, por exemplo.

Após selecionar os dados, as informações geralmente são compiladas e exibidas na tela em gráficos visuais de fácil assimilação, permitindo exportação para PDF e compartilhamento imediato em aplicativos de mensagens ou por e-mail. 

Logo, a comunicação com o time ganha muito mais agilidade, onde quer que você esteja.

Conte com aplicativos para otimizar seus relatórios

A uMov.me desenvolve aplicativos no-code, ou seja, sem programação, para a digitalização de processos, automação e gestão de equipes em campo nos mais diferentes segmentos e áreas de negócios.

No Aplicativo de Força de Vendas, por exemplo, é possível: 

• Roteirizar os deslocamentos dos vendedores
• Controlar a jornada de trabalho da equipe de vendas;
• Coletar e validar preços, descontos, produtos e clientes;
• Comunicar alterações aos vendedores da equipe e gerenciar toda a operação da força de vendas;
• E o mais importante: visualizar informações gerenciais extremamente importantes, que apoiam a tomada de decisão dos gestores.

Além de tudo isso, a plataforma funciona online e offline. Ou seja, é uma excelente opção para você trazer inovação tecnológica para sua gestão e deixar de lado a coleta de dados manuais. 

Conheça as principais funcionalidades do Aplicativo de Força de Vendas da uMov.me

Considerações sobre relatório gerencial

Desenvolver o relatório gerencial permite uma gestão mais assertiva para todo o negócio, pois é possível ficar por dentro das principais informações e identificar onde é necessário melhorar.

Mesmo sendo trabalhoso, é essencial! E não esqueça que é possível otimizar e simplificar os processos, especialmente com aplicativos de gestão que tornam o dia a dia das equipes e gestores mais eficiente.

* Texto publicado originalmente em 08 de outubro de 2020 e atualizado em 16 de fevereiro de 2023.

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