Controle de estoque: como fazer e quais os benefícios para o seu negócio

O estoque é um dos ativos mais valiosos de uma empresa e, por isso, é essencial gerenciá-lo de forma eficaz. Conheça os melhores métodos e dicas para realizar o controle de estoque.

O controle de estoque não é uma opção, e sim uma obrigação de toda e qualquer empresa que lide com mercadorias.

Afinal, um bom controle de estoque possibilita que a gestão possa prever a demanda, evitar faltas e excessos, reduzir erros e ter uma produção mais eficiente. 

Pensando nisso, neste artigo vamos:

  • Abordar os o conceito e os principais métodos para realizar o controle de estoque;
  • Oferecer algumas dicas para facilitar o processo;
  • Destacar erros comuns no controle de estoque e;
  • Explicar como uma tecnologia de força de vendas pode ser uma grande aliada para a sua empresa nesse contexto. 

Confira!

O que é controle de estoque

O controle de estoque é a gestão das mercadorias e produtos em uma indústria ou comércio. Basicamente, é uma forma de monitorar o fluxo de entrada e saída desses bens.

O processo envolve o planejamento, organização e ações com o objetivo de informar a disponibilidade de mercadorias em uma empresa, na quantia e tempo corretos, assim como o respectivo valor em dinheiro.

São conferidos dados das compras, novos pedidos, expedições, o fluxo de recebimento, armazenamento e vendas dos produtos, entre outras variáveis.

Como o controle de estoque ajuda o seu negócio

Um acompanhamento efetivo do estoque pode aumentar os lucros da organização, assim como melhorar o nível de satisfação dos consumidores. Afinal, é o controle de estoque que possibilita o atendimento rápido e eficaz das demandas dos clientes.

Ao realizar esse gerenciamento, o negócio passa a ter dados e ferramentas que permitem a constante atualização do estoque, de acordo com a projeção de vendas. Isso contribui diretamente para uma precificação mais adequada e para a redução de custos e perdas.

Além de evitar cenários que impactam na receita da empresa, como a falta de mercadorias, o controle de estoque também abrange a gestão da cadeia de suprimentos, sistema que gerencia o fluxo de matérias-primas, bens e serviços, desde os fornecedores até os consumidores.

Controlar bem o estoque acaba com problemas como a deterioração e o excesso de mercadorias, garantindo ainda que a produção atenda às expectativas e necessidades da clientela.

Métodos para controlar o estoque

Agora que você sabe o que é controle de estoque e também como ele pode ajudar o seu negócio é a hora de conhecer os principais métodos.

Há diversas metodologias para realizar a gestão do estoque, acompanhando as entradas e saídas de mercadoria, assim como o seu valor contábil. À seguir, vamos abordar as principais:

PEPS: Primeiro a entrar, primeiro a sair

O método é simples, lógico e o mais usado entre as companhias: os primeiros itens a entrar no estoque devem ser os primeiros a sair.

O objetivo é evitar que os produtos mais antigos fiquem obsoletos, danificados ou fora do prazo de validade.

Além disso, como os preços tendem a crescer constantemente, esse modelo valoriza o estoque, pois ele será composto pelas mercadorias compradas por último, que têm valor mais próximo ao do mercado atual.

UEPS: Último a entrar, primeiro a sair

Sim, é o princípio oposto do anterior: o produto mais recente deve ser disponibilizado primeiro para as vendas.

Essa metodologia de controle de estoque precisa de mais atenção pelo responsável para evitar danos e perdas de produtos, não sendo recomendada para negócios que atuam com produtos perecíveis, por exemplo.

Como os custos dos itens vendidos são determinados pelo valor dos produtos mais novos, o UEPS diminui o lucro contábil das organizações — prática proibida pela Receita Federal em relação ao cálculo do Imposto de Renda, sendo usada apenas para fins gerenciais.

Custo médio

Esse modelo – também conhecido como Média Ponderada Móvel (MPM) — recalcula os valores do estoque a cada nova entrada de itens através da determinação de uma média ponderada.

A média é o resultado da adição dos valores dos produtos antigos com os valores dos produtos novos, dividida pela quantidade total de itens disponíveis no estoque.

Esta metodologia é recomendada para as empresas que querem manter os preços dos seus itens de estoque com baixas oscilações. No entanto, ainda são necessários alguns controles adicionais para certificação de que o estoque não está avaliado para mais ou para menos.

Just in time

Em português, o método pode ser traduzido para “no momento exato”. Basicamente, ele visa a redução de custos ao manter o nível do estoque sempre no mínimo capaz de suprir as demandas da empresa.

Além de ser arriscado, exige uma atenção extra dos gestores para que não se perca as oportunidades de venda por falta de estoque, um dos principais erros do controle ineficiente.

Para o just in time funcionar, é preciso contar com uma rede de fornecedores parceira que possa atender novos pedidos a qualquer momento, com a rapidez e a periodicidade que forem precisas.

Curva ABC

Também conhecida como “análise ABC”, ela segue três pilares para auxiliar no entendimento de quais itens devem ser priorizados na manutenção do estoque: o giro, o faturamento e a lucratividade.

Assim, segundo a curva ABC, o estoque passa a ser dividido em três grupos:

  • Grupo A: produtos com alto valor, mas não tão alta frequência de vendas. Geralmente não são os mais numerosos, mas requerem o máximo cuidado, pois garantem os lucros e o aumento do faturamento.
  • Grupo B: produtos de valor e frequência de vendas moderados. Tendem a ser itens em maior quantidade, por isso também é necessário um controle bem feito.
  • Grupo C: produtos de valor baixo, mas com alta frequência de vendas. Por serem menos valiosos, não necessitam de uma gestão de estoque tão rigorosa, podendo muitas vezes ficar até mesmo de fora dos inventários rotativos, por exemplo.

Dicas para fazer um controle de estoque eficiente

O controle de estoque tem tudo a ver com planejamento e estratégia. Portanto, nada de atropelar processos e pular etapas! Os detalhes importam.

Confira como fazer uma gestão de estoque mais eficiente!

Conheça e categorize o inventário

Saiba quais são os seus produtos, as quantidades e os valores.

Categorizar seu inventário em grupos prioritários pode ajudar a entender quais itens você precisa encomendar com mais frequência e quais são importantes para o seu negócio, porém demoram mais para chegar.

Por isso, o recomendado é manter apenas uma quantidade razoável em estoque, para atender demandas pontuais.

Você pode categorizar o seu inventário no método ABC, que explicamos acima. Por exemplo:

  • Os itens do grupo A são de custos mais altos dos quais você precisa de menos;
  • Os itens da categoria C são de custo mais baixo e mudam rapidamente;
  • O grupo B é o que está entre itens com preços moderados e que tem saída mais lenta do que os itens C, mas mais rápida do que os itens A.

Seja como for o método de divisão do estoque escolhido pela sua empresa, esse tipo de ação torna mais fácil entender o seu estoque e como realizar a sua gestão de forma mais assertiva.

Cadastre e monitore os produtos

Após conhecer bem o estoque e criar um método de categorização, é preciso realizar os cadastros e monitoramento desses produtos;

Sendo assim, certifique-se de manter os registros dos itens em seu estoque para deixá-lo mais organizado e funcional. Isso pode ser feito por meio de informações como:

  • SKUs;
  • Código de barras;
  • Fornecedores; 
  • Países de origem e; 
  • Números de lote.

Cadastro de produtos: saiba como fazer de maneira eficiente

Monitore as vendas

Para realizar o controle de estoque eficiente, é necessário também monitorar as vendas da empresa. Pois, como já explicamos anteriormente, um está atrelado ao outro.

Pois realizar vendas e não possuir o produto em estoque é um erro grave de gestão.

Dessa forma, é importante analisar as métricas e projeções da equipe comercial com frequência, para garantir que o estoque disponível será suficiente. 

Esse monitoramento fica mais fácil quando você usa métodos de cadastramento dos produtos e consegue acompanhar a entrada e a saída de cada um, como os que mencionamos acima.

Guia completo: como aumentar a produtividade de equipe de vendas

Planeje as compras

A quinta dica para ter um controle de estoque eficiente é planejar as compras

Já que, ao monitorar o estoque existente e qual o fluxo de entrada e saída, é possível planejar e executar as compras com mais assertividade.

Neste caso, o planejamento é um grande aliado para evitar a falta de produtos ou o acúmulo deles no seu estoque.

Principais erros no controle de estoque

A falta de uma boa gestão de estoque tem suas consequências, seja em maior ou menor grau. E para que isso não aconteça com você, elencamos 5 erros frequentes que ocorrem nesse processo.

Falta de estoque

Quando falamos em estoque, o maior medo costuma ser a falta de produtos.

Essa situação pode gerar perdas que não serão notadas tão rapidamente, como clientes que poderiam ter comprado com a sua empresa, mas acabaram escolhendo outra que tinha o produto à disposição.

Além disso, pode haver consequências piores: a perda da confiança do cliente, de vendas atreladas e de vendas futuras.

Excesso de estoque

Se a falta de estoque causa dores de cabeça, com o excesso não é diferente.

Quando falamos em produtos perecíveis, caso não haja giro o suficiente de produtos, as mercadorias podem chegar a perda total.

Mas, mesmo no caso de não perecíveis, ter excesso de estoque não é uma boa ideia. Isso porque o excesso gera despesas desnecessárias. Afinal, a empresa deixa de ter um capital líquido disponível para investimento e passa a ter um bem parado e gerando despesas com armazenamento e manutenção (como limpeza do armazém, por exemplo).

Sazonalidade

Quando o céu começa a se encher de nuvens cinzentas, os lojistas correm para colocar os guarda-chuvas na vitrine, onde todos possam ver. Estamos falando de sazonalidade.

O exemplo pode ser simples, porém muitos negócios precisam lidar com oscilações nas vendas durante o ano em função de fatores externos, como clima e datas comemorativas, entre outros. Ter problemas com essa análise pode resultar em custos desnecessários para a empresa e outros desafios.

Assim, para não incorrer em falta ou excesso de produtos, é preciso adaptar o estoque às demandas do mercado.

Ou seja, o inverno está chegando? É hora de comprar roupas para serem vendidas nesse período, porém com cuidado para que não sobrem casacos pesados que já não serão mais vendidos na primavera.

Falta de inventário

Realizar o inventário do seu estoque com regularidade é de extrema importância. Não fazê-lo e apenas acreditar que a quantidade que consta nos controles é a real pode gerar problemas de compra indevidas, falta ou excesso de estoque.

Uso de ferramentas inadequadas

Muitas empresas ainda utilizam ferramentas de controle inadequadas para os seus negócios e necessidades.

Para evitar isso, as ferramentas utilizadas precisam ser adequadas à operação da empresa, além de escaláveis, ou seja, capazes de crescer junto com o seu negócio.

Um sistema inadequado, pode levar a decisões equivocadas que podem acarretar em problemas no controle de estoque e, consequentemente, em gastos desnecessários e perda de vendas.

A tecnologia como aliada da boa gestão de estoque

Como você deve ter percebido, diversos problemas podem acontecer caso não ocorra um bom controle de estoque, como falta ou acúmulo de produtos, por exemplo.

No Varejo 4.0, a tecnologia deixou de ser opcional, tornando-se fundamental para o sucesso de uma empresa. Ela é a chave para evitar erros e alcançar a maior efetividade possível na sua gestão, por exemplo.

Entenda a seguir como ferramentas tecnológicas podem contribuir para o seu negócio.

Registro de dados

Os dados são importantes para manter o estoque organizado e entender quando é necessário efetuar a nova compra de um produto.

Há quem ainda faça esses registros de forma manual, com lápis e caneta, ou por planilhas. No entanto, ambas tomam tempo da equipe e são propensas a erros. Portanto, sistemas digitais de gerenciamento de estoques estão ganhando cada vez mais espaço no segmento.

Digitalização das empresas: analisando o mercado atual

Sistemas integrados

Falando em sistemas, outra atividade que toma tempo e pode causar problemas é a transferência manual de informações de um sistema para outro. 

Sistemas integrados entre si, com bancos de dados que conversam e trocam informações permitiram o avanço da transformação digital dentro das empresas. Um bom aplicativo corporativo deve dialogar com as ferramentas digitais já disponíveis em grande parte das empresas sem dificuldades.

A plataforma uMov.me, por exemplo, permite o desenvolvimento ágil de aplicativos prontos para integração, independentemente do segmento de mercado.

Indicadores

Analisar os indicadores é uma prática essencial para medir se uma iniciativa está atendendo aos objetivos propostos e traçar planos com base em números. 

Esta visão analítica e a tomada de decisões baseada em dados, pode impactar na conversão das vendas e também otimizar os processos comerciais.

Por isso, é importante ter a tecnologia conectando os mais diversos dados para auxiliar na gestão de estoque.

Informações em tempo real

Tudo pode mudar muito rápido quando falamos de estoque! Afinal, os consumidores estão sempre influenciando a saída de produtos e os fornecedores estão sempre chegando com novos itens.

Assim, já não é mais possível fazer o inventário uma vez por mês, por exemplo. As informações precisam ser atualizadas constantemente para evitar possíveis problemas no controle de estoque e insatisfação de clientes.

Aplicativo de força de vendas integrado ao seu estoque

Automatizar o processo de vendas é uma prática que já ocorre por meio de aplicativos de força de vendas.

Ao utilizar um sistema integrado ao seu estoque, você pode deixar o controle manual para trás. Assim, a sua empresa reduzirá a quantidade de erros, além de se tornar mais produtiva.

Além disso, utilizar tecnologias e sistemas facilitam e promovem o desenvolvimento integrado da equipe. A ferramenta dá o suporte necessário para o seu time efetivar o atendimento da melhor forma possível, proporcionar uma maior assertividade e engajar os clientes.

Com um aplicativo de força de vendas integrado ao seu estoque, como o da uMov.me, é possível:

  • Economizar tempo e recursos;
  • Aumentar os lucros;
  • Evitar problemas como falta e excesso de estoque;
  • Realizar auditoria de forma rápida e eficiente;
  • Gerar relatórios completos com informações atualizadas;
  • Ter acesso às informações em qualquer dispositivo móvel (computadores, smartphones ou tablets) e outros benefícios.

Case: Aplicativo de força de vendas aumenta eficiência de distribuidora FoodService

Considerações sobre controle de estoque

A tecnologia permeia cada vez mais as atividades de diferentes segmentos. Seja indústria, facilities, varejo ou outros, sempre há novas tendências e sistemas nos quais ficar de olho para manter-se competitivo frente às demais empresas do ramo.

Como você viu, um sistema de força de vendas como o da uMov.me, integrado ao seu estoque, você automatiza e agiliza processos. Assim, sobra tempo, energia e recursos para focar em outras áreas que podem ajudar seu negócio a crescer muito mais.

Para entender como a uMov.me pode trazer resultados positivos para o seu negócio, agende uma demonstração!

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