Cadastro de produtos: saiba como fazer de maneira eficiente

A organização do cadastro de produtos pode parecer uma atividade simples, mas sua prática é essencial para organizar a gestão e aumentar a lucratividade do seu negócio. 

Um simples erro no controle de estoque é suficiente para bagunçar todo o processo da sua empresa, podendo acarretar em erros nas compras, desperdícios, prejuízos e muitas dores de cabeça!

Por outro lado, fazer o cadastro de produtos com foco e eficiência,  gera inúmeros benefícios para a gestão do negócio.

Ao gerar dados a partir do seu cadastro de produtos, você obterá informações como histórico, melhores compras, curva ABC e ainda mensurar se adquirir estoques maiores vale a pena e tudo isso aumenta seu poder de barganha. Bem como, também gera previsibilidade, antecipando ações para ciclos sazonais.

Mas como executar um processo eficiente de controle de produtos? Como estruturar a gestão de mercadorias e trazer retorno para o negócio? Como otimizar um cadastro já existente?

É o que você vai descobrir neste texto! Continue a leitura e saiba como implementar um cadastro de produtos na sua empresa e fazer, de uma vez por todas, um controle eficiente de estoque. Vamos lá!

O que é cadastro de produtos?

O cadastro de produtos é a base da operação de um negócio e consiste em catalogar, classificar e organizar as mercadorias para um controle de vendas e estoque eficiente.

Um cadastro eficiente fornece informações fundamentais como, por exemplo, a rastreabilidade dos produtos no estoque, quantidade em estoque, prazo de validade,  tributação adequada e margem de lucros individual por produto, dados de fornecedores, vendas realizadas e muito mais.

Além disso, garante mais agilidade na alteração de preços e segurança para a decisão de compras.

Qual a importância do cadastro de produtos

A importância do cadastro de produtos se estende para diversas áreas de um negócio, especialmente para a área comercial. Afinal, são as vendas que trazem monetização ao negócio. E para vender, a empresa precisa ter os produtos (ou matérias-primas) em estoque. 

Imagine o registro de produtos como o coração da empresa. Uma única informação errada, registrada por esse órgão, é suficiente para interferir em todo o sistema circulatório do corpo, fazendo um verdadeiro efeito dominó.

Assim também atua o cadastro de produtos. Através de uma base de dados organizada, o cadastro fornece informações essenciais à para uma gestão estratégia focada no crescimento, tais como: 

• Volume e ciclos de vendas por produto;
• Crescimento e a queda de vendas de produtos e categorias pontuais;
• Insights para melhor negociação com fornecedores e;
• Ideias de montagem de kits para incentivar a circulação de  produtos “encalhados”.

De outro lado, erros no cadastramento podem gerar desperdícios e prejuízos à empresa. Por exemplo, estoque desnecessário de mercadorias que não vendem, pagamento de tributos acima do valor correto e também a falta de produtos carros-chefes.

Como fazer um cadastro eficiente de produtos em 7 passos

Agora que você já sabe o que é um cadastro de produtos e qual a sua importância para a competitividade e lucratividade de um negócio, saiba como executar, na prática, um cadastramento eficiente. Confira!

1) Automatize o cadastro de produtos

Em primeiro lugar, vamos aos fatos: já passou da hora de aposentar a planilha de papel em uma prancheta! Atualmente, existem recursos, tecnologias e ferramentas muito mais efetivas para o cadastro de produtos, como softwares e aplicativos de gestão.

O Aplicativo de Força de Vendas da uMov.me, por exemplo, permite a leitura do código de barras dos produtos para o cadastro, trazendo muito mais agilidade e assertividade ao processo.

Opções tecnológicas são mais seguras para seus processos, práticas e ágeis. Então, sempre que possível, priorize essas opções.

2) Defina uma metodologia para o cadastro de produtos

Manter a ordem de realização de cada etapa do processo garante a padronização do cadastro de mercadorias e contribui para a redução de erros. Como, por exemplo, o esquecimento de um produto.

Além disso, é importante definir quem serão os profissionais responsáveis pelo trabalho e reforçar a importância de cumprirem o processo.

3) Padronize o registro de informações

Categorizar os dados de produtos de maneira correta simplifica consultas futuras, evita erros, fornece insights para a tomada de decisões, ou seja, otimiza a gestão como um todo.

Logo, crie um sistema inteligente para catalogar as mercadorias. Separe, por exemplo, por tipo, marca, fornecedor, circulação, etc.

4) Mantenha o cadastro atualizado

Construa junto com o seu time o hábito de cadastrar todos os produtos assim que recebidos pelo fornecedor, para evitar perder informações.

Mesmo aqueles dados que parecem simples, caso negligenciados, podem gerar equívocos em determinado momento.

Por exemplo, diâmetro, tamanho ou volume de produtos cadastrados incorretamente podem trazer problemas na contratação do frete, até mesmo, ficar sem caber no espaço disponível do estoque.

5) Elenque quais são as informações indispensáveis de cada produto

Algumas informações são indispensáveis na hora de fechar uma venda, responder dúvidas dos clientes ou resolver possíveis problemas com algum fornecedor. 

Por isso, adote um padrão de registro para cadastrar cada produto. Você pode, por exemplo, utilizar as seguintes referências:

• Nome e marca do produto (padrão);
• Descrição do produto;
• Quantidade;
• Preço de custo;
• Preço de venda;
• Categoria;
• Dados tributários;
• Fotos.

Entenda o que é o código SKU e como ele pode ajudar o seu negócio.

6) Faça inventários periódicos

Fazer inventários – ou seja, uma listagem completa dos produtos – traz inúmeros benefícios para a empresa. Por exemplo, reduz perdas, custos e desperdícios, melhora a organização e gestão das mercadorias e beneficia o atendimento ao cliente.

Além disso, um inventário informa se os dados cadastrados no registro de produtos estão de acordo com a real quantidade em estoque. Também evita atrasos e potenciais problemas com as informações fiscais.

7) Utilize a tecnologia a seu favor

Contar com a tecnologia de sistemas que integram a gestão de estoque e a atuação de vendedores externos também auxilia no cadastro eficiente de produtos.

Por exemplo, a integração entre um sistema ERP e o Aplicativo de Força de Vendas, no qual o primeiro é para uso administrativo e o segundo mais comercial. Com estes sistemas integrados, a atualização do estoque ocorre em tempo real.

O que mais preciso saber sobre um aplicativo que me auxilia no cadastro de produtos?

Como citamos anteriormente, o Aplicativo de Força de Vendas permite que você tenha um cadastro completo de produtos disponível na palma da mão do seu vendedor.

Mas, você pode estar se perguntando: qual o real benefício disso?

A verdade é que quando você tem processos automatizados através de ferramentas tecnológicas a chance de erros humanos decorrentes de esquecimentos, troca de algoritmos trocados é completamente reduzida!

Além disso, você pode contar com atualização e dados em tempo real, evitando que seu vendedor em campo ofereça produtos que já não estão mais disponíveis ou informando o preço de uma planilha anterior e incorreta. 

Outra vantagem disponível no aplicativo da uMov.me para equipes de vendas é o fato do gestor da área comercial aprovar um desconto exclusivo também pela ferramenta, trazendo mais agilidade para o processo e mantendo o registro de tudo que foi acordado internamente!

Tudo isso faz com que você tenha mais agilidade e melhore, consideravelmente, a experiência de compra do seu cliente.

Checklists melhoram a eficiência do cadastro de produtos 

Ao longo deste artigo reforçamos muito sobre a padronização ao cadastrar produtos, é nesse sentido que os checklists auxiliam:

• Fazer revisões periódicas no seu cadastro de produtos e no inventário de estoque;
• Ajustar as informações equivocadas;
• Padronizar a descrição dos produtos no cadastro;
• Determinar a equipe de profissionais responsáveis pelo cadastramento;
• Automatizar o cadastro de produtos.

Se você realizar os passos indicados aqui neste conteúdo, com certeza evitará alguns dos principais erros quando o assunto é o cadastro de produtos.

Lembre-se que para obter esses dados de maneira atualizada e eficiente é necessário criar uma rotina de inserção de novas informações, revisões de produtos e também remoção daqueles que deixaram de trabalhar. Tudo isso, faz com que você evite possíveis problemas e acabe frustrando seu cliente.

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Considerações sobre cadastro de produtos eficiente

Realizar o cadastro de produtos de maneira eficiente é um desafio muito comum nas empresas que não contam com o auxílio da tecnologia. Especialmente se estas organizações possuem grande quantidade de ofertas.

E, como vimos neste texto, é de suma importância que esta atividade seja realizada com muita atenção, para não impactar nas vendas e no estoque parado.

Sendo assim, contar com a tecnologia é essencial para reduzir o tempo nos cadastros, evitar erros manuais e otimizar a operação dos vendedores em campo.

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* Texto publicado originalmente em 26 de outubro de 2020 e atualizado em 29 de novembro de 2022.

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