Eficiência operacional: como fazer mais com menos?

Se o seu negócio busca aumentar a produtividade da sua equipe, entregando mais resultados em menos tempo e menor custo, chegou no conteúdo certo – entenda como a eficiência operacional da sua empresa precisa ser ainda mais assertiva.

Bater metas e honrar com os compromissos financeiros de uma empresa já não é mais o suficiente para mantê-la competitiva no mercado. Você já ouviu falar em eficiência operacional?

Identificar o problema, criar a solução e aplicá-la. Analisar seus resultados, entender o que ainda pode ser melhor e aperfeiçoar. Esse processo precisa ser cíclico e permanente para que a eficiência operacional da empresa se torne um fator determinante para a sua sobrevivência no mercado.

O que é importante saber sobre eficiência operacional

Para que estejamos alinhados, alguns pontos precisam ser esclarecidos antes de mais nada. São eles:

Como ter consciência que as atividades operacionais são a chave para a eficiência

As atividades operacionais no contexto empresarial são todas aquelas que têm relação com o produto ou serviço comercializado. É uma definição técnica, oriunda da contabilidade. Mas vamos a um exemplo prático:

Uma empresa que fabrica e vende camisetas, têm como atividades operacionais o desenho dos modelos, a compra dos tecidos, corte, costura e distribuição. Entram, também, como custos de atividades operacionais as despesas com propaganda, embalagem, comissões sobre vendas, e afins.

Compreender em detalhes os seus custos com as atividades operacionais é um passo fundamental para identificar possíveis gargalos financeiros da operação e assim fazer adequações que impactem positivamente no seu negócio.

Como a saúde financeira do seu negócio precisa ser considerada

Uma empresa tem inúmeros processos e documentos que exigem atenção do gestor. Muitos deles podem até parecer excessivamente burocráticos.

Porém, esse controle é essencial para a sustentabilidade da empresa e evita muita dor de cabeça. Imagine o que aconteceria se você recebesse um salário que você não tem certeza do valor e gastasse em inúmeras contas, sem anotar nada.

Se em casa já é essencial que se tenha controle das receitas e das despesas, imagine em uma empresa, com tantos processos, entradas e saídas!

É justamente esse montante de receitas e despesas efetuadas (recebidas e pagas) em um dado período de tempo que determina o fluxo do dinheiro no caixa de uma empresa.

Aqui dois pontos são essenciais:

• Garantir sempre que possível uma criação de receita maior que a criação de despesas em um mesmo período. Isso salvo algumas estratégias pensadas e planejadas previamente podem inverter momentaneamente essa lógica;
• Buscar soluções que reduzam o tempo entre a criação de receita e seu efetivo recebimento, ou seja, fazer a dinâmica operacional melhorar o fluxo de caixa.

Como o conceito se aplica à sua empresa

Uma forma de medir o sucesso de um negócio é de acordo com alguns números importantes – sejam eles o faturamento no final do mês ou o valor de objetivos alcançados.

Neste caso, a matemática é simples: uma operação é eficiente quando as suas entradas são maiores que as suas saídas. Ou seja, o lucro das vendas de seus produtos ou serviços são superiores ao custo de sua produção.

No entanto, uma outra maneira é por meio do desempenho dos processos internos. Eles estão sendo efetivos? Modificá-los pode tornar a empresa mais assertiva em sua operação? Essas são algumas questões que podem definir a eficiência operacional de um negócio.

Enquanto cultura, a eficiência operacional é a compreensão naturalizada de que todo e qualquer desafio é uma oportunidade para amanhã ser melhor do que hoje, e assim sucessivamente. 

A sua empresa está dando a devida importância para a sua eficiência operacional?

Produtividade versus Eficiência

Os dois conceitos podem ter significados semelhantes, mas produtividade e eficiência são apenas complementares.

Produtividade está relacionada à capacidade de produção, enquanto eficiência diz respeito ao custo e lucro dessa produção. 

Além de não serem sinônimos, esses termos podem até ser divergentes. Por exemplo, se uma empresa dobra o número de itens fabricados por dia mas para isso precisa triplicar sua equipe, provavelmente se tornou mais custosa e  menos eficiente. 

A produtividade da empresa aumentou, nesse exemplo. Mas se a referência for a capacidade produtiva por colaborador, o resultado foi negativo. Por isso que é importante ter métricas para avaliar resultados gerais e individuais.

O desafio de otimizar as atividades para gerar mais eficiência operacional

A tecnologia está avançando com uma velocidade cada vez maior e não faltam alternativas que transformam as atividades operacionais em tarefas simples. Essa prática, além de reduzir despesas, é uma maneira de aproveitar melhor os seus recursos, incluindo o pessoal.

Com a transformação digital se tornando uma necessidade, uma das formas de transformar o seu negócio é por meio da mobilidade corporativa.

Ao facilitar as tarefas operacionais com o apoio da transformação digital, sua equipe ganha tempo para se dedicar à empresa de forma mais inteligente, contribuindo para que os objetivos estratégicos sejam atingidos com mais segurança.

No entanto, vale lembrar: mudanças sempre são um desafio – ao otimizar as tarefas cotidianas, a rotina dos profissionais é impactada. Por isso, mais do que simplesmente adotar sistemas ou mecanismos que facilitem o trabalho das pessoas é preciso ter uma mudança cultural na empresa, partindo dos gestores e transformando o jeito de ser daquele negócio.

Automação de processos: 5 exemplos inteligentes de uso da tecnologia

Como aumentar a eficiência operacional da sua empresa?

A resposta é simples, mas a prática requer muita inteligência, processos, tecnologia e, o principal, pessoas competentes e engajadas. 

Uma operação eficiente é aquela que busca (e consegue!) ser mais econômica sem prejudicar o padrão e qualidade da entrega.  Como? O primeiro passo é treinar o olhar para uma visão de melhoria contínua. O que envolve atenção, reflexão e questionamentos.

Durante o episódio sobre Eficiência Operacional da websérie No Seu Tempo, nosso gestor de projetos, Rafael Helm, elencou 3 pontos fundamentais:

1) Disponibilidade

Um pré-requisito básico para não perder tempo é garantir que se consiga realizar determinada atividade no momento em que se deseja realizá-la, sem dependências e esperas.

A falta de um processo automatizado de alertas para manutenção preventiva é um problema enfrentado por muitas empresas. Outro é o uso de ferramentas que só funcionam com internet.

Nesses casos, um equipamento com desgaste não verificado ou uma simples oscilação nos dados móveis já é capaz de parar a operação. 

2) Retrabalho

Evitar erros e retrabalhos é essencial para gerar mais eficiência em qualquer operação.

Pensa em todo o processo de um colaborador de campo que precisa preencher um formulário de controle manualmente, levar até o escritório para que outra pessoa pegue esse papel e digite o que está ali para dentro do sistema. 

É trabalhoso, demorado e muito propício a erros. Basta assinalar algo no espaço errado ou na hora da digitação não se entender alguma palavra. 

3) Digitalização

Empresas com vendedores externos, motoristas, entregadores, técnicos de manutenção e uma infinidade de outras funções  em campo têm dificuldade para ter 100% do controle de suas documentações. Por isso, digitalizar os processos e documentos é muito mais importante do que parece.

Assista ao episódio completo sobre Eficiência Operacional:

 

Como aplicativos geram maior eficiência operacional nas equipes?

Se o seu negócio busca otimizar tarefas, um aplicativo corporativo é a melhor solução para atender à essa nova realidade, altamente conectada e amplamente distribuída.

O uso de aplicativos pode auxiliar na redução de custos, na retenção das equipes, no aumento das vendas, no melhor controle financeiro e gerencial, na otimização de tempo e no aumento da produtividade.

Veja 5 benefícios de usar aplicativos na gestão de equipes externas

Os aplicativos para empresas da uMov.me são customizados para atender necessidades operacionais, focados na digitalização e automação dos processos da sua equipe externa e que pode ser integrado com outros softwares de gestão da sua empresa.

A uMov.me é líder nacional em criação de aplicativos em plataforma no-code, ideal para empresas que necessitam acompanhar suas equipes em campo em tempo real.

Essas são algumas funcionalidades presentes nos aplicativos da uMov.me:

• Monitorar e gerenciar processos em campo;
• Coletar dados online e offline;
• Roteirizar por menor distância ou tempo;
• Visualizar o planejamento e histórico de atendimentos, tarefas, deslocamentos, despesas, agendas e visitas, além de faltas e atrasos;
• Acompanhar toda a equipe em campo em tempo real, por meio da geolocalização;
• Criar checklists inteligentes que ajudam na execução de tarefas, como consertos, vistorias, controles, etc.;
• Armazenar informações em nuvem, de forma segura para acesso a qualquer momento.

Há uma versão desktop para gestores, ideal para a equipe de backoffice acompanhar na operação em tempo real.

Conheça exemplos reais!

Desde 2011, a uMov.me criou mais de 30 mil aplicativos para empresas e algumas delas se tornaram suas operações muito mais eficientes!

A Transportadora Plimor solucionou seu problema com a digitalização de todos os seus canhotos, inclusive com a assinatura digital de seus clientes no celular do entregador como comprovação de serviço realizado.

Como resultado, a redução de extravios da Plimor gerou uma economia anual de meio milhão de reais no seu primeiro ano de uso. 

A AgroService implementou um aplicativo da nossa plataforma, através de um dos nossos parceiros, com o propósito de automatizar um processo muito semelhante a esse. O resultado foi imediato, a produtividade dobrou e os erros foram reduzidos a quase zero.

Já a Cini Refrigerantes aumentou em 40% a produtividade da sua equipe com o apoio do aplicativo da uMov.me. Além disso, seu uso proporcionou um aumento de pontos de venda atendidos, somando atualmente cerca de 400 pontos.

Conheça os aplicativos da uMov.me – converse com nossos especialistas e descubra como automatizar tarefas e dar mais agilidade à sua operação!

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