Eficiência operacional: como fazer mais com menos?

Eficiência operacional é um assunto que deve estar presente em todos os negócios e em todos os momentos, inclusive nos melhores.

O famoso bordão “time que está ganhando não se mexe” definitivamente não se aplica, pois a busca por uma operação mais eficiente tem de ser um processo constante, de melhorias contínuas. 

Identificar o problema, criar a solução e aplicá-la. Analisar seus resultados, entender o que ainda pode ser melhor e aperfeiçoar. Esse processo precisa ser cíclico e permanente.  

Temos estudado e falado mais frequentemente sobre eficiência operacional porque entendemos ser um fator determinante para a sobrevivência no mercado. 

Em nossa websérie No Seu Tempo, fizemos um episódio especialmente dedicado a esse assunto e neste texto repercutimos os seus principais aprendizados, além de desenvolver tópicos relevantes e complementares.

 

Confira o que você lerá a seguir:

  • O que é eficiência operacional
  • Como ter uma operação eficiente?
  • Disponibilidade
  • Evitar retrabalho
  • Digitalizar documentos
  • Extra: produtividade x eficiência operacional

 

O que é eficiência operacional?

Enquanto cultura, a eficiência operacional é a compreensão naturalizada de que todo e qualquer desafio é uma oportunidade para amanhã ser melhor do que hoje, e assim sucessivamente. 

Mas eficiência operacional é também uma métrica e de indispensável controle. Basicamente mensura o lucro da organização em uma equação que compara entradas e saídas.

A matemática é simples: uma operação é eficiente quando as suas entradas são maiores que as suas saídas. Ou seja, o lucro das vendas de seus produtos ou serviços são superiores ao custo de sua produção. 

 

Leia também: Como diferenciar sua empresa da concorrência?

 

Como ter uma operação eficiente?

A resposta é simples, mas a prática requer muita inteligência, processos, tecnologia e, o principal, pessoas competentes e engajadas. 

Uma operação eficiente é aquela que busca ser (e consegue!) mais econômica sem prejudicar o padrão e qualidade da entrega. 

Como? O primeiro passo é treinar o olhar para uma visão de melhoria contínua. O que envolve atenção, reflexão e questionamentos. 

No episódio sobre Eficiência Operacional da websérie No Seu Tempo, nosso gestor de projetos, Rafael Helm, elencou 3 pontos fundamentais:

 

1) Disponibilidade


O primeiro ponto é a disponibilidade. Um pré-requisito básico para não perder tempo é garantir que se consiga realizar determinada atividade no momento em que se deseja realizá-la, sem dependências e esperas.

A falta de um processo automatizado de alertas para manutenção preventiva é um problema enfrentado por muitas empresas. Outro é o uso de ferramentas que só funcionam com internet.

Nesses casos, um equipamento com desgaste não verificado ou uma simples oscilação nos dados móveis já é capaz de parar a operação. 

Por isso desenvolvemos a plataforma uMov.me para funcionar tanto on quanto offline. Assim, se o trabalhador precisa preencher um checklist no aplicativo em seu celular, ele faz isso mesmo sem internet e quando consegue conexão as informações são enviadas de forma automática e imediata para a central. 

2) Retrabalho

O segundo ponto para assegurar uma agilidade e eficiência operacional está em evitar erros e retrabalhos.

Pensa em todo o processo de um colaborador de campo que precisa preencher um formulário de controle manualmente, levar até o escritório para que outra pessoa pegue esse papel e digite o que está ali para dentro do sistema. 

É trabalhoso, demorado e muito propício a erros. Basta assinalar algo no espaço errado ou na hora da digitação não se entender alguma palavra. 

A AgroService implementou um app da nossa plataforma, através de um dos nossos parceiros, com o propósito de automatizar um processo muito semelhante a esse. O resultado foi imediato, a produtividade dobrou e os erros foram reduzidos a quase zero. 

Leia o case da AgroService agora mesmo!

 

3) Digitalização

O terceiro ponto fundamental para a eficiência operacional está na digitalização dos processos e documentos. 

Empresas com vendedores externos, motoristas, entregadores, técnicos de manutenção e uma infinidade de outras funções e áreas têm dificuldade para ter 100% do controle de suas documentações.

A Transportadora Plimor solucionou esse problema com a digitalização de todos os seus canhotos, inclusive com a assinatura digital de seus clientes no celular do entregador como comprovação de serviço realizado. 

Esse controle absoluto contribuiu para a redução de extravios da Plimor, que gerou uma economia anual de meio milhão de reais

 

Assista agora ao episódio sobre Eficiência Operacional da websérie No Seu Tempo:

 

Extra: Produtividade X Eficiência

Produtividade e eficiência são complementares, mas não significam a mesma coisa. 

Produtividade está relacionada à capacidade de produção, enquanto eficiência diz respeito ao custo e lucro dessa produção. 

Além de não serem sinônimos, esses termos podem até ser divergentes. Por exemplo, se uma empresa dobra o número de itens fabricados por dia mas para isso precisa triplicar sua equipe, provavelmente se tornou mais custosa e  menos eficiente. 

A produtividade da empresa aumentou, nesse exemplo. Mas se a referência for a capacidade produtiva por colaborador, o resultado foi negativo. Por isso que é importante ter métricas para avaliar resultados gerais e individuais. 

 

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