A importância do relatório de vendas para o seu negócio

O relatório de vendas é um importante documento que compila informações trazidas pelos vendedores ou gestores de uma empresa. É uma ferramenta útil para acompanhar as ações e os resultados da área de vendas. 

A produtividade de equipe de vendas é a capacidade de um time entregar mais com menos ou com os mesmos recursos. Estimular essa potencialidade é a chave do sucesso para empresas que procuram o crescimento saudável e constante. 

Sem a produtividade nos negócios, os gastos poderão ser maiores e o resultado final pode não condizer com o esperado.

Por isso, é muito importante que o relatório de vendas não seja visto apenas como uma mera formalidade burocrática da empresa. Um documento bem feito pode fornecer dados vitais para aumentar as vendas e a produtividade.

Quer entender melhor como o relatório de vendas pode ajudar a comprovar seus resultados e auxiliar na melhoria do serviço prestado? Siga a leitura e descubra mais sobre o universo dos resultados!

O que é um relatório de vendas?

Trata-se de um documento que traz informações sobre a área de vendas da empresa. Nele, devem constar dados referentes ao volume de vendas realizadas, à receita gerada, ao ticket médio, entre outras informações relevantes.

O seu preenchimento costuma ser realizado por parte dos vendedores ou atendentes, mas também pode ficar a cargo do supervisor ou gestor.

Um ponto interessante do relatório de vendas ser preenchido por quem tem contato direto com o público atendido é a possibilidade de analisar a qualidade da relação dos funcionários com os clientes da empresa. 

Também é possível quantificar a produtividade de maneira mais fidedigna, já que os dados vêm da fonte primária.

O relatório de vendas é uma ferramenta importante para levantar dados da estratégia de vendas da empresa e traz números relacionados ao volume e valores de negociações, entre outros. 

Ele está inserido dentro do escopo do relatório gerencial, que é qualquer documento que comporte dados atualizados e relevantes sobre os mais diversos resultados de um negócio. 

Com essas informações, obtidas de fontes confiáveis e tendo agilidade nas atualizações, torna-se possível a efetividade no planejamento das estratégias empresariais. Bem como, quando acontece algo inesperado, os relatórios são uma fonte rápida de consulta para tomadas de decisão assertivas.

Qual o objetivo de um relatório de vendas?

Antes de nos debruçarmos sobre os objetivos de um relatório de vendas, é interessante pensarmos um pouco sobre o processo de vendas em si.

No processo comercial, existem dois principais modelos de negócio: B2C (business-to-consumer), que se refere à oferecer produtos ou serviços diretamente ao consumidor; e B2B (business-to-business), que está associada ao atendimento de demandas de empresas. 

Para obter o sucesso comercial, é preciso entender que existem diferenças importantes entre vender para o consumidor final e para negócios. Pois cada público tem suas particularidades e a negociação ocorre de maneira distinta.

Entretanto, quando se trata do objetivo de um relatório de vendas há algo em comum: tanto o gestor B2B quanto o B2C, utilizam este documento para comprovar resultados atingidos.

Além disso, outro objetivo é ter subsídios para melhorar os resultados das vendas e ainda, encontrar possíveis gargalos que estão prejudicando a operação.

Afinal, mapeando as fraquezas e forças da empresa na área de vendas, é mais fácil elaborar um plano eficiente para melhorar o negócio, na venda B2C ou na B2B.

Descubra como o playbook de vendas pode impulsionar suas vendas

Como fazer um relatório de vendas?

Com o objetivo do relatório de vendas em mente, é a hora de produzir o documento que irá ajudar a medir a produtividade da área comercial da sua empresa.

Mas como ele deve ser elaborado? Abaixo trazemos algumas dicas úteis para sua confecção!

1) Defina um objetivo para o relatório

Para que o relatório de vendas seja eficiente, é necessário ter em mente uma finalidade para a sua elaboração. Por qual motivo estamos produzindo esse documento? Qual tipo de informação queremos analisar? 

A definição de uma meta clara ajuda na escolha dos itens essenciais, bem como no cruzamento de dados.

O relatório de vendas de uma empresa de gelo pode analisar, por exemplo, o estoque de cada caminhão com o intuito de identificar por que uma venda não foi realizada. 

Informações em excesso atrapalham a composição do relatório, então a objetividade do documento permitirá sua funcionalidade e consequente eficiência dos processos futuros.

Algumas empresas optam por selecionar KPIs (Indicadores-Chave de Performance) para a confecção do relatório porque eles refletem objetivos quantificáveis. 

Um relatório de vendas compacto é melhor do que um relatório enorme, pois uma grande quantidade de dados não tornará o documento mais eficaz. Então, somente o que é relevante deve ser incluído.

2) Escolha um formato

Agora que já vimos sobre a importância da objetividade ao produzir um relatório de vendas, é preciso pensar em qual formato será adotado para a sua realização.

O trabalho pode ser elaborado em uma simples folha de papel A4 ou em uma sofisticada apresentação no Powerpoint. 

Talvez a empresa prefira em formato de vídeo ou mesmo num simples e-mail enviado aos colaboradores. Assim, a escolha do suporte estará ligada a necessidade do relatório. 

Em resumo: o documento será produzido para uma reunião entre os funcionários ou tem por objetivo convencer um grande investidor com os dados de vendas da sua empresa? A partir desse tipo de reflexão, será feita a escolha do formato.

3) Defina a periodicidade

Um relatório de vendas deve contar com uma periodicidade definida, para que seja possível acompanhar o progresso e identificar as falhas no processo de comercialização dos produtos ou serviços da empresa. 

É importante atentar que só é possível fazer a comparação de desempenho entre os relatórios tendo como referência um período semelhante. 

Não é viável, por exemplo, cotejar um relatório com métricas de uma semana com um documento que cobriu o período de um mês. 

A periodicidade do relatório de vendas irá variar de acordo com o objetivo com o qual ele será elaborado. Não há uma receita de bolo, será necessário avaliar caso a caso qual o melhor intervalo de tempo para a coleta dos dados (semanal, mensal, semestral etc.).

4) Determine as informações essenciais 

Sabemos que o formato do relatório de vendas deverá ser definido pela empresa de acordo com as suas especificidades. Após identificar qual o objetivo e a periodicidade que será adotada, é o momento de decidir quais informações irão compor o relatório. 

Estes dados auxiliarão no acompanhamento da evolução da empresa e irão ajudar a otimizar os resultados e possibilitar identificar possíveis problemas.

Deverão entrar no relatório de vendas todas as informações que a empresa julgar necessárias, levando em conta que não existe uma fórmula única para a sua elaboração. 

Não adianta, por exemplo, querer medir o número de visitas se a empresa não realiza vendas externas. Os dados são variáveis, assim como objetivos, estratégias e métricas.

Mesmo não existindo uma regra única para a elaboração do relatório, é possível pensar em algumas sugestões de informações a serem incluídas, como: 

• Número de vendas;
• Valor total das vendas;
• Ticket médio;
• Produtos mais vendidos e mais procurados pelos clientes;
• Dias e horários com maior percentual de conversão;
• Número de contatos e visitas;
• Produtividade do vendedor; e,
• Crescimento das vendas, aumento do ticket médio, custo de aquisição do cliente (CAC) e retorno sobre o investimento, entre outros dados.

Com tantas variáveis, é recomendado que a empresa busque os indicadores que podem ser considerados como principais para a sua realidade e os atualize sempre que necessário, já que novas estratégias podem ser adotadas.

5) Indique quais foram os insights gerais

Chegando ao final do seu relatório de vendas, é importante ter um espaço destinado para os principais insights.

Por exemplo, ao final do período analisado, quais são as principais percepções? Os resultados são melhores ou piores comparados ao período anterior?

Ainda, quais são os principais aprendizados após a elaboração deste documento e o que será feito para melhorar os resultados?

Tudo isso pode e deve ser analisado e apontado ainda no relatório e, se possível, em reunião para o time comercial.

Para ajudar na gestão do dia a dia da equipe de vendas da sua empresa, desenvolvemos um Guia Rápido com oito práticas de sucesso para o time de vendas alcançar uma melhor performance! 

6) Inclua outras observações

Além dos insights gerais, existe outro campo importante para um relatório de vendas de sucesso: as demais observações.

Isso porque, é preciso indicar para os demais gestores e equipe que existem fatores externos que contribuem ou não, para o sucesso das vendas, como a sazonalidade. Esse tipo de dado é aquele que, por interferência da época do ano, causa grande impacto na estratégia do negócio.

Por exemplo, uma empresa que comercializa chocolates terá número de vendas significativamente maiores na época da Páscoa.

Identificar em quais épocas do ano ocorrem mais vendas ajuda a planejar e tomar decisões sobre políticas de preços, descontos e promoções.

Em razão de sua excepcionalidade, os dados sazonais devem ser comparados com as mesmas ocasiões de anos anteriores.

Além da sazonalidade, é necessário levar em conta outros dados que possam interferir no resultado do relatório de vendas, como feriados. Dependendo do ramo em que o negócio atua, as vendas irão aumentar ou diminuir em virtude de uma folga. 

Também as campanhas de marketing elaboradas para aumentar as vendas, políticas de desconto e outras ações direcionadas podem interferir nos resultados e devem ser levadas em consideração em sua produção e análise.

Relatórios de vendas automatizados? Saiba como!

Com um aplicativo de força de vendas, os representantes comerciais que atuam em campo possuem mais autonomia e mobilidade em sua rotina. Sabendo quais são as visitas que devem priorizar, computando os pedidos diretamente na aplicação, tendo acesso a base de clientes e muito mais!

Além disso, o aplicativo possui uma sincronização em tempo real com o sistema dos gestores, sendo um grande aliado na coleta de dados e informações.

Sendo assim, com o Aplicativo de Força de Vendas da uMov.me, é possível gerar relatórios de ticket médio, churn rate e outros KPIs de vendas customizados e em tempo real.

Considerações sobre relatório de vendas

Vimos que o relatório de vendas se mostra um excelente aliado para mapear a produtividade da empresa. 

Com um documento objetivo e bem elaborado, é possível identificar pontos fortes e fracos da área de vendas e estabelecer um plano de ação realista e eficiente para o seu negócio.

Com o intuito de auxiliar na eficiência da sua empresa, a uMov.me disponibiliza aplicativos inspirados no seu negócio. 

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Com a automatização dos processos, a sua empresa melhora a performance da equipe e reduz custos operacionais. Com a ajuda das soluções uMov.me os seus relatórios de vendas terão melhores resultados!

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