Relatório de serviços: saiba como fazer corretamente

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Para equipes de campo e empresas, o relatório de serviços é uma forma de comprovar a execução dos trabalhos realizados pelos profissionais, além de fornecer um controle minucioso da própria operação. Saiba como fazê-lo da maneira correta e entenda sua importante.

O relatório de serviços tem por objetivo listar informações tanto para o cliente, quanto ao profissional e empresa responsável. Dessa forma, todos os envolvidos ficam cientes do que foi executado. 

Pode parecer um documento simples, mas sua importância é imprescindível para quem trabalha com ordem de serviço. Afinal, nele deve conter algumas informações cruciais que comprovam as execuções e, até mesmo, justificam o preço exercido.

Todas as empresas que atuam em diferentes áreas da execução de serviços precisam de relatórios prestados, considerando as especificidades de cada negócio. Com isso, no artigo de hoje vamos explicar como ter um relatório de serviço prestado completo que atenda suas necessidades!

Por que ter relatório de serviços é importante?

Como citamos brevemente, o relatório de serviços é capaz de descrever as informações sobre um trabalho executado. Através dos dados contidos, a empresa consegue validar aspectos importantes que interferem diretamente na gestão dos funcionários e satisfação dos clientes.

No que se refere a gestão dos funcionários essa é uma forma de documentar quais atividades foram realizadas. Além de, validar aspectos como estoque, tempo de execução da atividade e demais detalhamentos.

Já para os clientes, o relatório consegue esclarecer os serviços prestados, para em casos de um problema recorrente ou, até mesmo, uma nova circunstância surgir poder consultar o que de trabalho já foi realizado em determinado aparelho, parede, tubulação, entre outros.

Conforme citamos aqui, o relatório de serviços prestado é importante também para o cliente. Então, se você hoje possui essa informação e a mantêm apenas internamente, você pode começar expandindo e aumentando a transparência com seus clientes fornecendo essas informações.

Para isso, ter informações e dados que permitam o entendimento de pessoas leigas se torna essencial. Afinal, fornecer um relatório de serviço sem que o cliente consiga entendê-lo não faz muito sentido.

Vamos entender sobre isso no nosso próximo tópico, onde elencamos quais são as informações importantes para considerar ao criar um relatório de serviços.

Como fazer um relatório de serviços

Bom, já estamos cientes da importância desse tipo de documentação tanto para a empresa, quanto para os clientes. Agora, você deve estar se questionando como deve ser um relatório de serviços, considerando a objetividade e clareza da forma que ele é descrito.

Dependendo do tipo de serviço que sua empresa atuar, as informações podem mudar para atender as especificidades do seu serviço. Entretanto, de forma geral, alguns dos dados são primordiais e devem ser considerados sempre. Alguns deles, são:

  • Dados do Cliente;
  • Profissional encarregado;
  • Data e hora;
  • Local;
  • Detalhamento do serviço: conserto de ar-condicionado, manutenção preventiva, pintura de parede, troca de encanamento, entre outros exemplos;
  • Diagnóstico (informações sobre a situação): problema de fábrica do produto, vazamento de gás, produto estava com componente faltando; e
  • Resolução do problema: trocado a tubulação, colocado novas peças no componente x e y do produto, etc.

Vale ressaltar que deixar esse relatório de serviços completo permite que o profissional de campo não esqueça de alguns detalhes que podem causar constrangimentos com clientes. Por isso, ter um checklist de materiais utilizados pode fazer toda a diferença!

Então, para deixar seus relatórios de serviços prestados ainda mais completos, vamos acrescentar mais informações que possa auxiliar sua operação das ordens de serviços:

  • Checklist de materiais a serem utilizados no serviço; e
  • Peças utilizadas

Existem algumas formas das empresas que trabalham com serviços elaborarem esse tipo de documentação. Alguns, utilizam o próprio word ou excel para cadastrar os dados de cada serviço manualmente para realizar este controle.

A verdade é que esse processo de cadastro manual pode gerar alguns problemas para a empresa. Alguns dos mais comuns são a inserção de informações errôneas no relatório e o esquecimento de dados.

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Outro fator que devemos lembrar é que se sua operação já possui um tamanho significativo, seus funcionários ficam muito tempo realizando esse cadastramento. Enquanto poderiam estar realizando outras atividades mais importantes e produtivas como, até mesmo, executando mais ordens de serviços.

Relatório de serviços automatizado, é possível?

Por tudo que vimos até aqui, contar com a tecnologia e processos de automatização é muito importante. Capaz de trazer, ainda, outros benefícios para sua empresa, além dos relatórios mais rápidos e assertivos.

Relatório de serviços: saiba como fazer corretamente 1 Um bom exemplo de como isso pode acontecer é através de aplicativos para ordens de serviço. A uMov.me desenvolve esse tipo de solução que permite contar com funcionalidades chave para gerir toda sua equipe de campo. 

Além disso, por ser uma plataforma no-code, é possível adicionar informações e dados no checklist que são específicos do seu negócio, personalizando seu aplicativo e tornando-o único para suas demandas.

No exemplo ao lado, podemos ver a tela onde o profissional tem à sua disposição as principais informações que permitem a execução da ordem de serviço, que são: os serviços solicitados pelo cliente, peças e materiais utilizados que permitem um controle de estoque mais eficaz e fechamento da O.S para quando a tarefa for concluída.

Todas essas informações contidas, após o término irá gerar um relatório de serviços prestados automatizado, utilizando as informações inseridas por ele durante a execução da tarefa.

Algumas das outras vantagem dessa automatização obtida através dos aplicativos para ordem de serviço, se referem a contar com recursos como a geolocalização e inserção de fotos da execução dos serviços, permite uma comprovação mais eficaz das tarefas realizadas pelos profissionais. 

Dessa forma, evitam-se situações como ausência de pagamentos por não haver comprovação suficiente do serviço realizado. 

Considerações

No artigo de hoje podemos entender a importância do relatório de serviço que permite trazer comprovações e transparência para todos os envolvidos no processo.

Também contamos quais são as informações mais cruciais contidas nesse tipo de relatório, como dados dos clientes, detalhamento do serviço a ser executado, entre outros. Todo o processo de execução e comprovação das ordens de serviços pode ser mais ágil, fácil e eficiente se você puder contar com a tecnologia a seu favor.

Os aplicativos de ordem de serviço feitos sob medida pela uMov.me permitem que atenda todas suas demandas e especificidades, podendo adicionar informações importantes como checklist, peças e materiais utilizados que consegue orientar sua equipe de uma melhor forma, evitando possíveis erros do dia-a-dia.

Para saber mais informações como um aplicativo pode te ajudar, não somente com relatório de serviços, mas melhorando toda a produtividade do seu time e reduzindo custos operacionais, clique aqui para falar com um de nossos especialistas.

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