Gestão de Facilities: do conceito à prática!

A gestão de facilities é essencial para otimizar recursos e assegurar um ambiente funcional e seguro nas empresas, independentemente do seu porte ou setor de atuação.

No cenário corporativo, a gestão de facilities tem se destacado como um dos pilares essenciais para a eficiência operacional e estratégica das empresas. Historicamente, essa gestão passou de atividades simples de manutenção para um papel fundamental que integra infraestrutura, pessoas e processos. A partir do final do século XX, o avanço das tecnologias e a crescente complexidade das operações empresariais tornaram evidente a necessidade de um gerenciamento estruturado e eficaz.

Neste artigo, vamos explorar o conceito deste setor, destacando sua importância atual. Abordaremos também as melhores práticas para implementar uma gestão de facilities eficiente em sua organização. Isso incluirá a otimização de recursos e a aplicação de tecnologias inovadoras que podem transformar sua operação em um ambiente produtivo e sustentável.

Além disso, vamos apresentar exemplos práticos que demonstram como nossas soluções podem resolver problemas comuns e aprimorar suas operações.

O que são facilities?

Facilities são todos os recursos e serviços essenciais para o funcionamento de um local, seja uma empresa, um prédio ou até mesmo uma cidade. Esses recursos podem incluir desde a infraestrutura física (como o espaço físico e instalações elétricas) até serviços como segurança, limpeza, manutenção e gestão de projetos.

Essa atividade busca oferecer conforto, segurança, higiene e manutenção ao menor custo possível. Dessa forma, os funcionários podem desempenhar suas funções de forma mais produtiva.

Toda essa abrangência de atuação em diferentes mercado demonstra o quanta uma gestão de facilities qualificada pode agregar às empresas. É uma atividade absolutamente dinâmica, focada em serviços para a promoção de fluxo, a eficácia e a agilidade.

Afinal, o que é gestão de facilities?

Se você parar para refletir, ao entrar em qualquer espaço—seja um shopping, uma fábrica, uma loja, um hospital ou um condomínio—é possível identificar diversas necessidades cotidianas essenciais para o funcionamento desses locais, como manutenções e limpezas, por exemplo.

O profissional responsável por organizar todas essas atividades é o gestor de facilities. Já que esta área é encarregada de gerenciar as atividades necessárias para garantir a funcionalidade adequada de um espaço, sempre com a máxima qualidade possível.

É fundamental esclarecer que o gestor de facilities não executa diretamente atividades operacionais; sua função é contratar e supervisionar prestadores de serviços nas áreas elétrica, hidráulica, segurança, alimentação, entre outras.

Todo esse trabalho se insere na gestão de facilities, que abrange desde o acompanhamento diário das necessidades de infraestrutura até a implementação de tecnologias apropriadas.

Quais são os serviços da área?

A área de facilities pode ser classificada em dois grupos. A seguir, conheça cada um deles:

1. Hard service: são serviços relacionados à estrutura física e que precisam existir (por serem exigidos por lei). Exemplo: tarefas de manutenção elétrica e hidráulica, sistema de combate a incêndio, entre outras relacionadas a segurança.
2. Soft service: são os serviços contratados por demanda, e não exigem continuidade. Exemplo: dedetização, refeições e recepção aos visitantes, etc.

E para ajudar você a entender melhor, listamos as principais atividades que respondem à gestão de facilities . São elas: elétrica, hidráulica, civil, paisagismo/jardinagem, segurança, limpeza, serviços de mensageria, serviços de transporte, fluxo de documentos, recepção e atendimento, etc.

E entre essas atividades, podemos destacar:

Serviços de Limpeza

A limpeza é algo que impacta diretamente no bem-estar e na produtividade dos funcionários, por isso deve ser uma preocupação constante nas empresas. É responsabilidade do gestor de facilities realizar a contratação e gerenciamento dos serviços de limpeza, garantindo um ambiente saudável para todos.

Serviços de Segurança

Outro serviço essencial para a gestão de facilities é o da segurança patrimonial. O gestor deve ter conhecimento sobre as normas e procedimentos de segurança, além de acompanhar periodicamente os prestadores deste serviço.

Serviços de Recepção e atendimento

Receber clientes e visitantes e oferecer a máxima atenção e cuidado é fundamental em qualquer empresa. Os serviços de portaria, recepção e telefonista, por exemplo, são algumas das opções. Esses profissionais devem ser treinados para garantir gentileza, cordialidade e, inclusive, paciência para lidar com pessoas de diversos perfis. E o gestor de facilities trabalhará para que o recepcionista e o atendimento seja o mais qualificado possível.

Serviços de Manutenção

A manutenção evita que problemas ocorram em determinado local, e o gestor de facilities é responsável por identificar essas necessidades. A partir disso, ele deve contratar serviços externos ou então ter uma equipe própria para realizar a manutenção preventiva.

Como funciona a gestão de facilities?

A gestão de facilities muitas vezes é terceirizada para que a empresa se concentre em sua atividade-fim. No entanto, pequenos e médios negócios podem e costumam gerir internamente essa demanda. 

O profissional responsável por essa gestão deve ter uma visão global dos serviços realizados. Afinal, ele é o ponto focal de todas as equipes dentro de uma empresa. Ele direciona todos os trabalhos, define as prioridades e indica as melhores soluções para cada demanda e problema funcional que surgir.

Dessa forma, a gestão de facilities pode ser dividida em cinco etapas: planejamento, contratação, gerenciamento, controle e avaliação. Vamos entender melhor cada uma delas:

1. Planejamento: nesta fase, o gestor deve identificar as necessidades do local, levando em consideração suas características e demandas específicas.
2. Contratação: é a etapa em que o responsável busca fornecedores para realizar os serviços necessários de acordo com as demandas identificadas no planejamento.
3. Gerenciamento: após a contratação dos fornecedores, o gestor deverá acompanhá-los e supervisioná-los para garantir que as atividades estejam sendo executadas conforme o planejado.
4. Controle: essa etapa é essencial para manter a qualidade dos serviços prestados, realizando inspeções periódicas e solucionando possíveis problemas que surgirem.
5. Avaliação: por fim, deve ser feita uma avaliação do desempenho dos fornecedores contratados e da satisfação dos usuários com o serviço oferecido. Caso necessário, ajustes devem ser feitos para melhorar a gestão de facilities.

Embora seja uma atividade pouco complexa de se integrar às empresas (se comparada a outras relacionadas ao negócio/produto final), é preciso estar atento à realidade de cada empresa. E tudo vai depender da complexidade.

Qual a sua importância para todos os negócios?

Imagine entrar em um hospital onde a limpeza das janelas está atrasada ou instalação elétrica está exposta. Sem condições, não é mesmo?!

Ou, pior ainda, é a falta a manutenção de itens de segurança como câmeras e alarmes. Tudo isso depende de um bom gerenciamento de facilidades.

Conciliar esses serviços é um desafio que só é possível de ser cumprido com uma integração harmônica entre pessoas, locais, processos e tecnologia. E quando tudo isso é aliado à mobilidade, a empresa obtém economia e produtividade.

Plano de manutenção: o que é e porque é tão importante

Por que fazer a gestão de facilities ?

A gestão de facilities é essencial para garantir que as empresas operem de forma alinhada e otimizem suas rotinas.

Com a crescente demanda por esse serviço, a importância do cargo de gerente tem se destacado, tornando-se uma figura indispensável em qualquer organização. Esse profissional realiza um gerenciamento eficaz dos serviços, que reduz os custos fixos e aumenta a satisfação e a produtividade dos colaboradores.

Além disso, a área de facilities é ampla e envolve diversos serviços, desde o controle da temperatura da empresa — incluindo a verificação do funcionamento adequado dos aparelhos de ar-condicionado — até a gestão das refeições dos funcionários. Quando esses processos operam em sinergia, todos os membros da equipe se beneficiam.

Como fazer uma gestão eficiente?

Para garantir uma gestão eficaz de facilities, é fundamental estabelecer processos sistematizados, oferecer suporte à equipe e monitorar seu desempenho. Que tal contar com a tecnologia para facilitar essa tarefa?

Ao investir na mobilidade corporativa, você pode acompanhar as atividades dos colaboradores, sejam eles terceirizados ou não, e avaliar seu nível de eficiência. Com um simples smartphone ou tablet, é possível agilizar processos e assegurar que as tarefas sejam cumpridas. A aplicação se encarrega de despachar as ordens de serviço relacionadas a facilities, promovendo uma comunicação rápida e eficiente, além da troca de informações.

Por meio do painel de gestão, o empreendedor pode monitorar o progresso e a qualidade dos processos, mantendo-se informado sobre o momento de chegada e saída dos colaboradores. Se a tecnologia pode aumentar a produtividade das equipes e tornar os processos mais precisos, é hora de considerá-la como uma aliada!

Manter a excelência na gestão de facilities é um dos segredos para o sucesso empresarial e deve ser tratado com a devida atenção. Quanto mais qualificada for a equipe, melhores serão os resultados do negócio.

Como funcionam os aplicativos para facilities?

O uso de aplicativos empresariais está se tornando cada vez mais popular em ajudar companhias de facilities a completar trabalhos de uma maneira mais eficiente e efetiva.

Um aplicativo mobile para esse tipo de gestão tem a função de automatizar processos em serviços de manutenção predial, podendo ser acessado a qualquer hora e lugar tanto pela equipe na linha de frente quanto pelos supervisores.

Sabemos que gerentes e supervisores precisam estar sempre em dia com as demandas de um ambiente de trabalho, principalmente se a rotina é dinâmica. Por isso, com aplicativos de facilities é possível racionalizar e orientar os colaboradores sobre todas as atividades diárias.

4 vantagens de usar o Aplicativo de Ordem de Serviço da uMov.me

Quatro vantagens significativas de usar aplicativos para gerenciar serviços são: o fácil acesso a informações essenciais diretamente do campo, o envio de notificações, o mapeamento de locais e o agendamento de tarefas.

O Aplicativo de Ordem de Serviço da uMov.me, por ser altamente personalizável, oferece diversas funcionalidades. Confira algumas dessas possibilidades.

1) Acesso em tempo real da localização dos funcionários

Caso você precise realocar um time para outro lugar na mesma hora ou agendar esse movimento para mais tarde, um aplicativo pode fazer isso acontecer apenas com simples toques na tela.

2) Maior produtividade em menos tempo

Com menos tempo ocioso entre tarefas e uma comunicação mais eficiente entre colegas, os custos são reduzidos ao mesmo tempo em que o desempenho melhora.

3) Respostas mais rápidas para demandas

Um bom aplicativo para gestão de facilities pode ajudar gerentes e suas equipes a agirem rapidamente para atender aos propósitos dos clientes, prover acesso instantâneo a dados e até a compartilhar informações entre eles.

4) Racionalização de operações diárias

Melhorias na operacionalização de rotina reduzem custos excessivos com manutenção. Racionalizar e automatizar procedimentos é uma excelente forma de administrar as finanças e o tempo gasto com a execução dos serviços.

Conheça as principais funcionalidades do Aplicativo de Ordem de Serviço

Conheça o aplicativo desenvolvido para o Hospital Santa Casa de Porto Alegre

Um dos principais hospitais do Rio Grande do Sul, com mais de 200 anos de história e cerca de 6 milhões de atendimentos realizados anualmente, a Santa Casa de Porto Alegre implementou em 2013 um aplicativo para gerenciar a higienização dos seus leitos.

O resultado gerado pelo aplicativo, desenvolvido pela Alltrade, na Plataforma uMov.me, foi a redução de 50% no tempo de entrega dos leitos para novas internações. 

Veja mais detalhes desta história!

Considerações sobre gestão de facilities

A gestão de facilities é essencial para otimizar processos organizacionais e melhorar a produtividade. Dessa forma, o uso estratégico de tecnologia, como aplicativos móveis, se destaca como um diferencial importante. Essa abordagem permite monitoramento em tempo real, eficiência nas operações diárias e resposta ágil às demandas.

Um exemplo claro é a Santa Casa de Porto Alegre, que reduziu significativamente o tempo de liberação de leitos. Esses resultados reforçam os benefícios da gestão eficiente. Portanto, é necessário investir em soluções tecnológicas avançadas para alcançar e manter a excelência operacional e o sucesso empresarial.

Ao adotar essas estratégias, sua organização estará melhor preparada para enfrentar desafios e aproveitar oportunidades.

Quer conhecer na prática os Aplicativos da uMov.me? Agende uma demonstração gratuita e converse com o nosso time de especialistas sobre gestão de facilities!

* Texto publicado originalmente em 10 de julho de 2020 e atualizado em 13 de setembro de 2024.

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