Gestão de Facilities: do conceito à prática na sua empresa!

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Facility e Gestão de Facilities

A gestão de facilities surgiu nos EUA na década de 60, conquistando cada vez mais relevância no Brasil e no mundo ao longo das décadas seguintes. 

O termo vem do inglês facilities management, e pode ser traduzido por gestão de facilidades. Presente em todas as empresas, quando bem executada tem um papel fundamental e diretamente relacionado à produtividade e eficiência organizacional.

Mesmo com a pandemia, as perspectivas para a área são brilhantes. Um relatório de junho de 2020 sobre a trajetória e análise do mercado global de facilities apontou uma previsão de que esse mercado cresça US$ 1,6 trilhão até 2027. Isto representa uma taxa de crescimento anual de 11,3%. 

Neste texto, mostramos as informações e conteúdos mais essenciais para você compreender a gestão de facilities o conceito à prática na sua empresa. 

Afinal, o que é gestão de facilities?

Para a Organização Internacional de Normalização (ISO), o facilities management é definido como “função organizacional que integra pessoas, propriedade e processo dentro do ambiente construído”. E vão além mencionando que seu objetivo é “melhorar a qualidade de vida das pessoas e a produtividade do negócio principal.”

Compreendemos a gestão de facilities, portanto, como a área responsável por gerir as tarefas e atividades relacionadas às disciplinas necessárias à funcionalidade de um dado estabelecimento, empresa ou edificação.

Ou seja, é a atividade exercida por quem é responsável pelo funcionamento de uma instalação predial. Ao entrar em um shopping, fábrica, loja, hospital ou condomínio, não importa, certamente há uma série de manutenções e outras necessidades que passam pela gestão de facilities: da infraestrutura à tecnologia.

Como funciona a gestão de facilities?

Normalmente, facility se refere à ocupação que serve para melhorar os processos principais de uma empresa, tornando a organização mais produtiva, podendo estar relacionada até mesmo ao controle do fluxo de documentos. 

Seu objetivo é assegurar de que todas as necessidades da empresa sejam supridas.  Para que isso ocorra, as facilities precisam ser geridas de forma coordenada.

Vale ressaltar que a gestão de facilities ou seus serviços muitas vezes são terceirizados para que a empresa se concentre em sua atividade-fim. Entretanto, pequenos e médios negócios podem e costumam gerir internamente essa demanda. 

Tudo vai depender da complexidade. Em alguns casos, áreas de facilities são implementadas na organização. Em outros, protocolos e checklists são organizados para padronizar tarefas e dividi-las entre os setores. 

Quais são os serviços de facilities?

Listamos as principais atividades relacionadas à gestão de facilities:

  • elétrica;
  • hidráulica;
  • civil;
  • paisagismo;
  • segurança;
  • limpeza;
  • mensageria;
  • serviços de transporte;
  • fluxo de documentos;
  • entre outros.

Dentre elas, podemos destacar, por exemplo:

Serviços de Limpeza

O ambiente profissional precisa estar sempre limpo e pronto para o uso. Um ambiente organizado não só ajuda a aumentar a produtividade, como também é essencial para manter a saúde física e mental dos funcionários.

Serviços de Manutenção

As facilities de manutenção cuidam dos problemas relacionados a máquinas e equipamentos. Uma falha elétrica ou um aparelho que para de funcionar, por exemplo, são assuntos que passam por esses profissionais.

Leia também: Como fazer o controle de EPIs?

A importância do facility para todos os negócios

Para o usuário e visitante de um ambiente, mesmo que eles não façam a associação direta, a Gestão de Facilities é vital. Essa função agregar valor às empresas – e até aos seus serviços.

Imagine entrar em um hospital onde a limpeza das janelas está atrasada ou instalação elétrica está exposta. Sem condições, não é mesmo?!

Ou pior ainda, quando falta a manutenção de itens de segurança como câmeras e alarmes. Tudo isso depende de um bom gerenciamento de facilidades.

Conciliar esses serviços é um desafio. Que só é possível por meio de uma integração harmônica de pessoas, locais, processos e tecnologia. Quando aliada à mobilidade, pode ser otimizada, gerando economia e produtividade.

Veja o vídeo explicativo da Facilities Services, produzido pela Fátima Sousa:

Os principais segmentos

Empresas, indústrias, condomínios residenciais e prédios comerciais já apostam na administração predial. 

Pesquisa da CompWalk mostra quais os segmentos que mais demandam por gerenciamento de facilidades:

  • Bancos – 49%
  • Saúde – 39%
  • Farmacêutico – 36%
  • Energia – 34%

A gestão de facilidades busca oferecer conforto, segurança, higiene e manutenção ao menor custo possível, assim os funcionários dentro daquele ambiente de trabalho podem desempenhar suas funções de forma mais produtiva.

Por que fazer a gestão de facilities?

Coordenar as facilities garante que elas trabalhem de forma alinhada, otimizando a rotina da empresa.

Como cada vez mais esse serviço é buscado pela empresa, mais tem se destacado a função de gerente de facilities, que logo se tornará figurinha indispensável em toda organização.

Fazer um bom gerenciamento garante economia em seus custos fixos e aumenta a satisfação e a produtividade dos colaboradores.

Podemos compreender como facility desde o controle da temperatura da empresa até a dinâmica de refeição dos funcionários. Se esses processos agem em sinergia, todo o seu time sai ganhando.

Veja como fazer na sua empresa!

Para acertar na Gestão de Facilities, é preciso criar processos sistematizados, dar suporte à equipe e acompanhar seu desempenho. 

Para facilitar esse trabalho, que tal contar com a ajuda da tecnologia?

Apostando na mobilidade corporativa, você tem uma plataforma pela qual pode acompanhar as tarefas que os colaboradores, terceirizados ou não, estão desempenhando, medindo seu nível de eficiência.

Por meio de seu telefone ou tablet, você pode agilizar processos e garantir que as atividades sejam cumpridas.

A própria aplicação despacha as ordens de serviço para as facilities, assegurando rapidez na comunicação e a partilha de informações.

Pela plataforma, o empreendedor monitora o andamento e a qualidade dos processos e conhece até o momento de chegada e saída de cada colaborador.

Se a tecnologia permite tornar as equipes mais produtivas e os processos mais assertivos, você deve considerar adotá-la.

Como funcionam os aplicativos de facilities?

Tela de app de facilities - checklist O uso de aplicativos mobile empresariais está se tornando cada vez mais popular em ajudar companhias de facilities a completar trabalhos de uma maneira mais eficiente e efetiva.

Um aplicativo mobile para gestão de facilities tem a função de automatizar processos em serviços de manutenção predial, podendo ser acessado a qualquer hora e lugar tanto pela equipe na linha de frente quanto pelos supervisores.

Gerentes e supervisores precisam estar sempre em dia com as demandas de um ambiente de trabalho em constante mudança, racionalizando e orientando atividades diárias.

Companhias de facilities de todos os portes podem conseguir inúmeras vantagens com a implantação dessa tecnologia.

Saiba tudo sobre os nossos aplicativos de ordens de serviços

4 vantagens de usar apps para gerenciar serviços

Fácil acesso a importantes informações diretamente do campo, envio de notificações, mapeamento de locais, agendamento de tarefas, são algumas das vantagens. Outras são:

  • Acesso em tempo real da localização dos funcionários: quer você escolha por realocar um time para outro lugar na mesma hora ou agendar esse movimento para mais tarde, um app pode fazer isso acontecer apenas com simples toques na tela.
  • Maior produtividade em menos tempo: com menos tempo ocioso entre tarefas e uma comunicação mais eficiente entre colegas, os custos são reduzidos ao mesmo tempo que o desempenho melhora.
  • Respostas mais rápidas para demandas: um bom aplicativo para gestão de facilities pode ajudar os gerentes e as equipes a reagir rapidamente aos propósitos dos clientes, prover acesso instantâneo a dados e até a compartilhar informações.
  • Racionalização de operações diárias: melhorias na operacionalização de rotina reduzem custos excessivos com manutenção. Racionalizar e automatizar procedimentos é uma excelente forma de administrar as finanças e o tempo gasto com a execução dos serviços.

Quer aprender como o setor de serviços e facility pode ser mais eficiente e lucrativo? Assista este webinar (liberado gratuitamente e na íntegra), feito pelo nosso Gerente de Contas, Marcelo Carneiro, e o CEO da Merithu Consultoria, Eduardo Baltar.

Conheça o exemplo do Hospital Santa Casa de Porto Alegre

Um dos principais hospitais do Rio Grande do Sul, com mais de 200 anos de história e cerca de 6 milhões de atendimentos realizados anualmente, a Santa Casa de Porto Alegre implementou em 2013 um app para gerenciar a higienização dos seus leitos.

O resultado gerado pelo app, desenvolvido pela Alltrade, na Plataforma uMov.me, foi a redução de 50% no tempo de entrega dos leitos para novas internações.  

Facility no Hospital Santa Casa de Porto Alegre

Aprenda mais sobre gestão de facilities

Caso você esteja procurando aperfeiçoamento na área, a gestão de facilities possui diversos cursos pagos e gratuitos. Nós indicamos o uso da tecnologia aliada ao conhecimento e preparação profissional.

Listamos 7 cursos de gerenciamento de facilities. Também indicamos os eventos de atualização da ABRAFAC (Associação Brasileira de Facilities).

Esses cursos, claros, estão sujeitos à disponibilidade dentro das instituições de ensino. São eles:

Você também pode enviar uma mensagem no formulário aqui abaixo e conversar com o nosso time de especialistas sobre todas as suas dúvidas a respeito da gestão de facilities e o uso de apps na sua empresa! 

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