Como criar e gerenciar uma ordem de serviço para manutenção de equipamentos

A criação de uma ordem de serviço ajuda as empresas a otimizarem a manutenção de equipamentos e a serem mais eficientes. Por isso, é fundamental estabelecer boas práticas de gestão, pois elas vão ajudar a melhorar a produtividade da sua equipe técnica.

Você sabe como criar e gerenciar uma ordem de serviço para a manutenção de equipamentos? Essa pergunta é importante para desenvolver uma solicitação adequada, garantindo um registro confiável, detalhado e eficiente. 

Vale informar que esse documento pode ser utilizado para planejar as manutenções dos equipamentos, proporcionando segurança e otimização nos processos produtivos.

Pensando na importância desse tema, neste conteúdo você vai entender o que é uma ordem de serviço voltada para o setor de manutenção, qual a sua importância e como desenvolvê-la de forma eficaz. Continue com a gente!

O que é uma ordem de serviço para manutenção?

Trata-se de um documento utilizado para fazer os registros dos serviços de reparos a serem feitos em uma máquina, instalação ou equipamento.

A ordem é realizada pela própria equipe de manutenção ou pelos gestores responsáveis pelo seu gerenciamento. 

O documento pode conter dados relevantes como:

• nome do equipamento;
• tipo de manutenção;
• data prevista para o serviço;
• os materiais necessários e;
•  quem vai ser responsável pela execução dos trabalhos.

Desse modo, pode-se dizer que a ordem de serviço é um documento fundamental para garantir que a revisão seja efetuada de modo organizado e prático. Com isso, será possível mitigar riscos de falhas e aumentar o tempo de vida útil dos equipamentos.

Por que uma ordem de serviço é importante?

São muitos os aspectos positivos proporcionados por esse documento. Primeiramente, essa prática proporciona o controle em relação às atividades de manutenção. 

Isso facilita o acompanhamento do histórico dos reparos e a identificação de situações recorrentes. Somada a essa questão, fica mais fácil planejar o desenvolvimento de medidas preventivas visando evitar paradas não planejadas no processo produtivo.

Vale informar ainda que a ordem de serviço ajuda a garantir que as manutenções sejam feitas de maneira organizada e eficiente. 

Além disso, esse procedimento vai contar com o planejamento adequado, evitando atrasos ou eventuais problemas na execução do serviço (eventuais faltas de peças ou ferramentas, acidentes, entre outros exemplos).

Esse documento, portanto, é um ótimo aliado no planejamento das empresas, pois estabelece com antecedência as tarefas a serem executadas, as ferramentas necessárias e o tempo estimado para a conclusão do serviço.

Por fim, mas não menos importante, a ordem de serviço otimiza a comunicação interna da empresa e possibilita a mobilização das equipes de maneira eficiente, otimizando a produtividade nos trabalhos.

Quais são os principais componentes de uma ordem de serviço? 

Para criar uma ordem de serviço eficiente é fundamental inserir informações completas e precisas. Nesse contexto, pode surgir a seguinte dúvida: quais são as principais informações que devem estar presentes no documento? Confira abaixo:

• Dados do solicitante;
• data da emissão do documento;
• número da OS para identificação;
• valores dos serviços;
• descrição das atividades feitas em cada serviço;
• informações detalhadas sobre os equipamentos utilizados e procedimentos feitos;
• equipamentos obrigatórios necessários.

Como gerenciar ordens de serviço de forma eficiente?

Para gerenciar ordens de serviço de maneira produtiva, é fundamental ter contato com ferramentas especializadas, como aplicativos para gestão de equipes em campo. Eles permitem que todos tenham o conhecimento das solicitações que estão em andamento e das tarefas agendadas para um determinado período.

Dessa maneira, os gestores terão uma visão geral sobre as ordens de serviço. Com isso, eles vão ter conhecimento da realidade do negócio e mais segurança no cotidiano, facilitando a tomada de decisões assertivas. 

Pode-se dizer, portanto, que o gerenciamento adequado das solicitações é um importante aliado para o crescimento organizacional. 

Boas práticas na gestão de ordens de serviço

Além de contar com ferramentas especializadas, é importante monitorar as solicitações que estão em andamento. Também é fundamental estabelecer indicadores de desempenho para verificar a performance de todo o time.

Não se esqueça de definir indicadores mensuráveis e específicos. Entre alguns exemplos estão a quantidade de ordens de serviço pendentes, o tempo médio para reparo, a taxa de eficiência na manutenção e o número de pedidos executados em um determinado período.

Com isso, fica mais fácil monitorar e verificar se a sua empresa está alcançando ou não as metas planejadas. Caso os resultados estejam abaixo do esperado, pode-se definir ações ou futuras estratégias que possam ajudar a melhorar a eficiência da sua equipe técnica.

Quais são os benefícios de utilizar aplicativos para gerenciar as ordens de serviço?

Os benefícios de utilizar aplicativos para gerenciar ordens de serviço são diversos e impactam diretamente a produtividade das equipes em campo. Ferramentas especializadas, como aplicativos no-code, possibilitam o monitoramento e o gerenciamento de atividades de forma online, otimizando tarefas e aumentando a efetividade dos processos. 

Além disso, a automatização de formulários e a padronização das informações garantem a uniformidade dos dados, o que reduz significativamente erros e melhora o rendimento.

Com a utilização desses aplicativos, o tempo gasto em tarefas manuais é reduzido, permitindo que os gestores planejem manutenções de forma mais eficaz, evitando despesas desnecessárias e aumentando o retorno sobre o investimento. A criação e a gestão de ordens de serviço são cruciais não apenas para a organização de tarefas, mas para a competitividade da empresa, prolongando a vida útil dos ativos e melhorando a tomada de decisões estratégicas com base nos dados gerados.

O Aplicativo de Ordem de Serviço também oferece funcionalidades que aprimoram o controle operacional, como assinatura eletrônica, central de mensagens, checklists de execução, geolocalização de técnicos, histórico de atendimentos, relatórios fotográficos e pesquisa de satisfação. 

Essas funções garantem conformidade, precisão nas atividades em campo, e feedback em tempo real, proporcionando maior controle aos gestores e permitindo que as equipes atuem de forma ágil e eficiente.

Além disso, recursos como a roteirização inteligente e o registro de jornadas de trabalho otimizam as rotas e monitoram as horas trabalhadas, garantindo maior produtividade e economia para a empresa. Com um controle completo das operações em campo, os gestores podem tomar decisões mais assertivas e as equipes operam com foco em resultados.

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Considerações sobre ordem de serviço para manutenção de equipamentos

Ao longo do conteúdo, falamos sobre como criar e gerenciar uma ordem de serviço de forma eficaz, no contexto de manutenção de equipamentos. Além disso, trouxemos as principais vantagens sobre a utilização de ferramentas, como o aplicativo uMov.me para administração de ordens de serviço.

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