Capacidade Produtiva: o que é, como definir e potencializá-la

Capacidade Produtiva em empresas de serviços: como definir e potencializá-la

A capacidade produtiva de uma empresa trata-se da mensuração da produtividade máxima de um colaborador, de uma equipe e da empresa como um todo, quando operando em condições ideais.

Sua importância é muito maior que a de um indicador de eficiência operacional, sendo um elemento fundamental para a sustentabilidade e o crescimento do negócio. Principalmente em empresas de prestação de serviços, onde a padronização e mensuração da produtividade depende de muitas variáveis

Entender e otimizar a capacidade produtiva de um negócio significa trazer maior previsibilidade financeira, possibilitar melhores tomadas de decisão e, o melhor de tudo, gerar  aumento na lucratividade.  

Para ajudar você nessa jornada, neste artigo exploraremos os conceitos básicos de capacidade produtiva para o contexto da prestação de serviços, as diferentes formas de medi-la, e como aplicativos especializados podem otimizar a produtividade de suas equipes em campo. 

O que é capacidade produtiva?

A capacidade produtiva é o indicador que define o limite máximo de produtividade que pode ser alcançado em condições normais, durante um determinado período específico. 

Não diz respeito apenas à quantidade de produtos que uma indústria pode fabricar. No contexto de serviços, refere-se também à quantidade de serviços que podem ser completados com a matéria prima, a mão de obra, a logística e a tecnologia disponíveis.

Por exemplo, uma empresa de telecom que fornece suporte técnico pode ter sua capacidade produtiva definida pelo número de chamadas ou problemas resolvidos por dia. Se os técnicos conseguem resolver, em média, cinco chamadas por dia cada um, o potencial operacional será diretamente influenciado pelo número de técnicos disponíveis e pela eficiência dos processos de diagnóstico e resolução. 

Sendo assim, a capacidade produtiva pode contemplar toda a empresa, uma equipe, ou por profissional. Além de envolver a contratação de pessoal, gerenciar essa capacidade se refere a melhorar as habilidades e ferramentas à disposição da equipe para aumentar a eficiência.

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Flutuação de demandas na prestação de serviços

Um ponto crítico para as empresas de serviços é a variação da demanda, que pode exigir uma capacidade produtiva flexível. 

Durante períodos de pico, como na época do verão para empresas de instalação e manutenção de ar condicionado, por exemplo,  pode existir a necessidade de aumentar temporariamente. Isso pode ser gerenciado através de horas extras, contratação de pessoal temporário ou uso de tecnologias que automatizam parte do processo.

Para tomar boas decisões nessas fases, é indispensável que o gestor conheça a capacidade produtiva do time atual. Além disso, é necessário entender o potencial de aumento produtivo que pode ser alcançado com cada hora extra realizada ou com a contratação de colaboradores temporários.

Dessa forma, a capacidade produtiva em empresas de serviços deve ser gerida de forma dinâmica e adaptativa, considerando as flutuações de demanda e a padronização de processos, mantendo a qualidade e a agilidade.

Qual a importância de conhecer a capacidade produtiva da equipe?

Conhecer a capacidade impacta diretamente na sustentabilidade e lucratividade da operação.  Isso permite o planejamento adequado de recursos, evitando sobrecargas ou ociosidades prejudiciais. 

Em empresas de instalações e manutenção de equipamentos, por exemplo, entender a capacidade de cada técnico facilita uma distribuição equilibrada de projetos. Isso garante que todos operem em sua capacidade máxima de alta performance, mantendo a qualidade do serviço.

Além disso, medir a capacidade produtiva ajuda na gestão eficaz dos estoques, melhora o alinhamento entre comercial, financeiro e produção, bem como apoia decisões estratégicas sobre aumento da equipe e aquisição de novos equipamentos.

Monitorando este indicador, o gestor também consegue definir metas e objetivos com mais assertividade,  propondo desafios alcançáveis e com real potencial de motivar maior engajamento no time.  

Ações estratégicas, como aprimorar a capacitação da equipe ou contratar ferramentas tecnológicas, são considerados verdadeiros investimentos, uma vez que podem aumentar significativamente a capacidade de produção. Por exemplo, os aplicativos de gestão podem reduzir tarefas administrativas em uma equipe técnica, liberando tempo e aumentando a produtividade.

Ou seja: gerenciar a capacidade produtiva é indispensável pois otimiza desempenho e cria um ambiente de trabalho previsível e adaptável, preparado para responder a mudanças de mercado e aproveitar oportunidades de crescimento.

Veja como um aplicativo que automatiza processos aumentou a capacidade produtiva da empresa Darcy Pacheco

Como definir a capacidade produtiva em empresas de prestação de serviço?

Para calcular a capacidade produtiva de uma equipe, primeiro defina como medir essa produção. Isso depende do tipo de serviço que sua empresa presta e qual o melhor intervalo de tempo para medir a produtividade, geralmente sendo por hora, dia, semana, quinzena ou mês.   Decida também quais informações você quer medir, se é a produção máxima ou média deste intervalo de tempo definido.

  • Exemplo 1: capacidade de produção máxima de 5 instalações em um dia, em condições ideais
  • Exemplo 2: capacidade de produção média de 3 instalações, considerando também dias de mau tempo e endereços de instalação mais distantes.

Depois disso, comece medindo quantos produtos são feitos ou serviços são prestados no período de tempo determinado e multiplique pelo número de colaboradores da equipe.  

Em seguida, observe as perdas. Anote quanto tempo perdem com máquinas quebradas, manutenção ou faltas e ajuste os números para refletir esses atrasos. Isso vai mostrar a capacidade real, o que sua equipe consegue produzir regularmente.

É importante revisar esses números com frequência. Adapte-se às mudanças no mercado ou à melhora na eficiência da equipe. Usar um aplicativo para registrar essas informações pode ajudar muito, pois ele guarda um histórico que você pode aplicar a filtros e categorias, agilizando suas análises  para melhorar a produção. 

Os 4 tipos de Capacidade de Produção

Determinar a capacidade de produção de uma empresa permite compreender seus limites e identificar oportunidades de melhoria. Existem diferentes tipos de capacidade produtiva, vamos explorar cada uma delas abaixo:

1) Capacidade produtiva instalada

Refere-se ao máximo que sua empresa pode produzir se todas as condições forem perfeitas e todos os recursos forem utilizados ao máximo. É como imaginar entregas de projetos que sua empresa poderia produzir em um dia ideal, sem interrupções ou problemas.

2) Capacidade produtiva disponível

Considera as horas reais de trabalho disponíveis. Por exemplo, se sua empresa opera em um único turno de 8 horas, mesmo que tecnicamente possa produzir mais em 24 horas, você calcula baseado nas 8 horas disponíveis. Isso mostra o que é possível alcançar com a disponibilidade de profissionais que você realmente tem.

3) Capacidade produtiva efetiva 

Leva em conta as perdas previsíveis, como manutenção regular ou mudanças de configuração das máquinas. Ela dá uma ideia mais realista do que sua empresa consegue produzir diariamente, considerando pequenos contratempos que são normais no processo.

4) Capacidade produtiva realizada

Ajusta ainda mais os números ao considerar perdas inesperadas, como falhas de equipamento ou interrupções de energia. É o número mais realista do que sua produção realmente será, refletindo a capacidade produtiva que sua empresa consegue alcançar diante de adversidades.

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Como um aplicativo de ordem de serviços otimiza a capacidade produtiva

Um Aplicativo de Ordem de Serviço é um grande aliado para monitorar e otimizar a capacidade produtiva de empresas do mercado de serviços. 

Primeiramente, ele centraliza todas as informações de OSs em uma única plataforma, permitindo um controle detalhado sobre cada tarefa e sua execução. Isso significa que gestores podem facilmente monitorar quanto tempo cada serviço leva e identificar padrões de eficiência ou gargalos na produção. 

Além disso, os relatórios detalhados gerados oferecem insights valiosos para a tomada de decisão estratégica. Dessa forma, as análises permitiram identificar tendências e prever períodos de alta demanda, preparando a equipe adequadamente e facilitando o planejamento futuro. 

Um exemplo é o caso da Fertécnica que utilizando o nosso Aplicativo de Ordem de Serviços obteve uma redução significativa de erros operacionais e melhorou a eficiência dos processos. Além de registrar automaticamente o tempo gasto em cada serviço, o aplicativo proporcionou dados precisos que ajudaram a ajustar as estimativas de tempo para serviços futuros. 

Resultados que a Fertécnica obteve com App de OS

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Considerações 

Gerenciar a capacidade produtiva é uma tarefa essencial para garantir o sucesso de uma empresa prestadora de serviços. É importante ter em mente que não se trata de um número fixo e deve ser constantemente monitorada e adaptada às mudanças do mercado.

Além disso, utilizar ferramentas tecnológicas como aplicativos de ordem de serviço pode facilitar esse processo ao oferecer dados precisos e relatórios detalhados sobre a produção da equipe. Com isso, gestores podem tomar decisões estratégicas com maior confiança e tranquilidade. Assim, utilizando as informações corretas e fazendo ajustes pontuais, é possível aumentar a capacidade produtiva da empresa e melhorar sua competitividade no mercado.  

Portanto, invista na definição e acompanhamento da capacidade produtiva em sua empresa de prestação de serviços e obtenha resultados positivos! Saiba mais detalhes sobre como nosso aplicativo pode ajudar a trazer mais produtividade o seu negócio. Agende uma demonstração gratuita agora mesmo!

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