Como fazer um relatório gerencial mais assertivo para o seu negócio

O relatório gerencial é um documento corporativo que mostra de maneira clara e precisa os principais dados sobre uma determinada área da empresa. Ele é imprescindível na tomada de decisões e deve ser feito periodicamente, para que os gestores possam acompanhar de perto o desempenho da companhia 

Os gestores de uma empresa precisam tomar decisões importantes frequentemente. Por isso, eles precisam ter acesso a documentos que contenham os principais dados, informações e análises de cada departamento da organização, como um relatório gerencial.

Apesar de ser um documento extremamente importante que deve ser usado por empresas de todos os setores, muitos profissionais têm dúvidas de como elaborar relatórios empresariais assertivos. 

Pensando nisso, preparamos esse guia de como fazer um relatório gerencial objetivo e estratégico, e que realmente pode auxiliar nas tomadas de decisão que os gestores e empreendedores precisam fazer no dia a dia. 

O que é relatório gerencial?

O relatório gerencial é um documento que reúne dados, análises, indicadores de desempenho, avanços sobre as metas estabelecidas, análises de tendências e também eventuais falhas ou problemas identificados.

Esse documento precisa ser claro, preciso e baseado em dados concretos. Além disso, ele precisa mostrar um panorama sobre o negócio ou sobre o setor específico que está sendo analisado. 

Importância do relatório gerencial para o negócio

Os relatórios gerenciais desempenham um papel fundamental na gestão empresarial. Eles ajudam a identificar tendências, oportunidades e desafios, permitindo que a empresa se ajuste rapidamente ao mercado.

Além disso, relatórios de gestão eficazes:

• Melhoram a eficiência operacional, identificando áreas que necessitam de melhorias;
• Facilitam a comunicação entre diferentes departamentos, alinhando todos em direção aos mesmos objetivos;
• Suportam a tomada de decisões estratégicas, baseadas em dados, e não em suposições.

Principais tipos de relatórios gerenciais

É possível fazer um relatório gerencial para cada área da empresa ou para projetos e ações específicas. Sendo assim, confira a seguir quais são os principais tipos de relatórios gerenciais mais comuns:

• Relatórios financeiros: muito utilizados para avaliar a quantidade de dinheiro que entra e sai do caixa da organização;
• Satisfação do cliente: utilizado para avaliar o nível de satisfação das pessoas que consomem os produtos ou serviços da companhia;
• Relatório de qualidade: serve para atestar o grau de qualidade dos produtos e serviços da empresa;
• Faturamento por cliente: é utilizado para mensurar quanto cada consumidor contribui para o caixa do negócio;
• Relatórios de controle: são elaborados para que os gestores possam acompanhar questões internas, como acompanhamento de processos e até controle de estoque. 

5 tipos de relatório gerencial

Assim como há diversas vantagens e benefícios no uso de relatórios gerenciais, existem também variações de formato do documento.

Os tipos mais comuns são: relatórios de controle, financeiros, de satisfação, de análise e de crescimento. Porém, na gestão empresarial, cada setor deve identificar o tipo de relatório mais adequado para nortear as suas ações.

A seguir, separamos os cinco principais relatórios gerenciais de cada categoria.

1) Relatórios de controle

Os relatórios de controle servem para acompanhar e controlar, principalmente, os fatores internos da empresa. Colaboram no acompanhamento de processos, pessoas, requisitos técnicos e até na gestão de controle do estoque.

Esse tipo de relatório gerencial, auxilia também no domínio do orçamento para prever e planejar metas futuras e o orçamento.

As informações são geralmente compiladas em taxas, percentuais e indicadores, para facilitar as conferências e comparações do resultado estimado com o alcançado.

2) Relatórios financeiros

Esse tipo de relatório gerencial é o que apresenta dados relacionados a quantidade de dinheiro que entra e sai do caixa. 

Os mais comuns são os relatórios de Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC) e o Relatório de Demonstração de Resultado do Exercício (DRE).

O DFC, resumidamente , é composto por dados de entradas, saídas e saldos. Esse tipo de relatório permite aos gestores acompanharem pontualmente, com números e datas, cada entrada e saída de dinheiro do caixa da empresa.

Já o DRE serve para acompanhar os resultados financeiros  periodicamente.  Indicam o lucro ou o prejuízo de cada área de atuação de uma empresa por período determinado, permitindo inclusive comparações entre períodos diferentes.

Por exemplo: comparativo do lucro do primeiro trimestre de 2022 ao de 2023. Então, considere receitas, despesas e somas de saldos anteriores.

Embora esses relatórios pareçam iguais, eles são, na verdade, complementares. O DFC mostra as movimentações do dinheiro, e o DRE aponta o lucro ou prejuízo real considerando os resultados operacionais e não operacionais.

3) Relatórios de satisfação

Tão importante quanto os relatórios financeiros e de controle são os relatórios de satisfação.

Afinal, quanto melhor a percepção da empresa sobre o grau de satisfação do seu cliente e do seu time interno, mais condições terá de aperfeiçoar as suas estratégias e a qualidade dos seus produtos e serviços.

Estes relatórios são geralmente obtidos como resultados de pesquisas, que podem ser feitas por amostra, periodicamente. Ou incluídas na operação rotineira da empresa, com totens para votação rápida.

Os resultados são geralmente analisados em percentuais de satisfação relacionados aos diferentes assuntos abordados, e comparados com os históricos de outras pesquisas realizadas anteriormente.

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4) Relatórios de análise

Esse tipo de relatório consiste em apresentar diagnósticos e soluções para questões mais técnicas da operação do negócio.

Diferente dos outros relatórios, como os financeiros, que apresentam dados, os relatórios de análise apresentam conclusões. Esses relatórios podem ser incorporados aos demais.

Porém, ao invés de ter um caráter exclusivamente quantitativo, ele qualifica os dados, sugere uma ação direcionada e com objetivos claros.

5) Relatórios de crescimento

Um relatório gerencial de crescimento indica ao desempenho de algum aspecto dentro da empresa. 

Por exemplo: a comparação do volume de vendas de dois anos atrás e o volume de vendas atual. Em caso de crescimento, a empresa saberá que está no caminho certo.

Em caso de retração, a empresa deverá rever suas estratégias e realizar melhorias. Relatórios de crescimento são importantes porque permitem ao gestor um olhar amplo sobre a evolução do seu negócio ou equipe.

E com análises complementares (como a de outros relatórios), poderá indicar uma ação imediata.

Passos para criar um relatório gerencial eficaz

Se você trabalha com a criação de relatórios, veja abaixo algumas dicas práticas para elaborar esse tipo de documento.

1) Delimite a área a ser analisada e selecione as principais informações

O primeiro passo para criar esse documento é definir sobre qual setor, plano ou projeto que aquele relatório vai tratar. Em seguida, é necessário coletar todos os dados daquela área e definir quais são realmente importantes e precisam ser levados para os gestores. 

Para fazer a seleção de informações, leve em consideração os objetivos da empresa e forneça dados que estejam relacionados a eles e que mostrem o que deve ser feito para alcançar o resultado desejado.

2) Analise os dados coletados

Após coletar todas as informações, será necessário fazer uma análise de dados cuidadosa para conseguir identificar os gargalos e os pontos fortes e de melhoria da área ou projeto analisado. 

Essa interpretação de informações também pode ser útil para que a empresa possa identificar se as metas traçadas estão sendo cumpridas e, caso não estejam, reformular as metas ou traçar um novo plano para alcançá-las no prazo previsto. 

3) Elabore um documento objetivo e preciso

Depois de analisar os dados, será necessário elaborar o relatório. O ideal é fazer isso usando uma linguagem clara e acessível. Para que um relatório gerencial seja eficaz, ele deve conter alguns elementos:

• Objetivo do relatório: defina claramente o propósito do relatório e o que se espera alcançar com ele;
• Dados relevantes: inclua apenas os dados mais relevantes e confiáveis, evitando informações desnecessárias;
• Análise e interpretação: além de apresentar os dados, forneça uma análise detalhada e interprete os resultados;
• Conclusões e recomendações: ofereça conclusões claras e recomendações práticas baseadas na análise apresentada;
• Gráficos e tabelas: utilize gráficos e tabelas para tornar o relatório mais visual e fácil de entender.

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As melhores práticas para elaborar um relatório gerencial assertivo

Para elaborar um relatório gerencial assertivo é importante deixar claro qual é o objetivo do documento. Outros pontos essenciais são: quais são as informações mais importantes que ele traz, quais são os pontos de atenção detectados no setor analisado e quais são as principais sugestões para os problemas encontrados. 

Na hora de criar o documento, é recomendado hierarquizar as informações. No topo, devem estar os dados mais importantes que vão demandar mais atenção do gestor. Já no final devem aparecer as informações que não são tão relevantes, mas que, ainda assim, devem ser analisadas pela equipe de gestão da empresa. 

Além disso, para deixar o relatório gerencial mais assertivo, é fundamental utilizar ferramentas tecnológicas, como os aplicativos para fazer a coleta e a interpretação dos dados. Dessa forma, há uma maior agilidade e eficiência, evitando também erros humanos ao longo desse processo.

Quais são os erros comuns ao elaborar relatórios gerenciais e como evitá-los?

O principal erro ao elaborar esse tipo de relatório é não apontar qual é o objetivo do documento. Sem isso, os gestores podem ter dificuldade de entender o que está sendo analisado e o que eles devem fazer com aquelas informações. Portanto, deixe o propósito do documento muito claro.

Outro erro comum é não selecionar e interpretar os dados coletados. Caso o relatório esteja cheio de informações irrelevantes, os gestores, provavelmente, não vão conseguir saber quais os dados que eles precisam prestar mais atenção e quais são realmente relevantes para as tomadas de decisão. Sendo assim, faça uma análise de dados rigorosa antes de começar a elaboração do documento.

Os empreendedores e gestores também podem ter problemas para compreender um documento que apresenta muitas palavras difíceis ou que tenha muitos erros de português. Para evitar que isso aconteça, revise o material antes de entregá-lo para outras pessoas. 

Já um erro extremamente grave, mas que pode ser facilmente evitado com o uso da tecnologia, é a inserção de dados incorretos no relatório. Por exemplo, imagine que a companhia tem R$ 10 mil em caixa. 

No entanto, devido a um erro de digitação, foi colocado um zero a mais nesse número. Isso pode gerar interpretações incorretas e até mesmo comprometer a continuidade do negócio, já que os gestores vão pensar que não é necessário cortar gastos e que podem fazer investimentos mais agressivos. 

Como interpretar e utilizar dados de um relatório gerencial para tomar decisões estratégicas?

Geralmente, os profissionais fazem a interpretação desses relatórios checando os indicadores de performance e as métricas mais relevantes.

Também é importante verificar as tendências e os padrões apontados no documento, para saber se a companhia está no caminho certo ou se será necessário rever o modelo de trabalho. 

Caso o relatório gerencial seja referente ao setor financeiro, é essencial avaliar o caixa e as reservas da empresa.

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Como a tecnologia pode ajudar na criação de relatórios gerenciais?

Um aplicativo no-code é uma ferramenta tecnológica que não utiliza códigos e testes, como o Aplicativo de Forças de Vendas da uMov.me. Essas plataformas são mais ágeis, intuitivas e fáceis de usar.

No Aplicativo de Força de Vendas, por exemplo, é possível:

• Roteirizar os deslocamentos dos vendedores
• Controlar a jornada de trabalho da equipe de vendas;
• Coletar e validar preços, descontos, produtos e clientes;
• Comunicar alterações aos vendedores da equipe e gerenciar toda a operação da força de vendas;
• E o mais importante: visualizar informações gerenciais extremamente importantes, que apoiam a tomada de decisão dos gestores.

Além de tudo isso, a plataforma funciona online e offline. Ou seja, é uma excelente opção para você trazer inovação tecnológica para sua gestão e deixar de lado a coleta de dados manuais.

Portanto, usando o Aplicativo de Força de Vendas será possível garantir fácil acesso a todos os dados necessários para fazer um relatório gerencial completo, sem correr o risco de ter que lidar com eventuais erros humanos. 

Considerações sobre relatórios gerenciais 

O relatório gerencial é indispensável para a tomada de decisões estratégicas e para o acompanhamento dos setores da empresa. Portanto, é essencial saber como elaborar esse documento e também descobrir quais tecnologias podem ser úteis nesse processo.

Se você ficou interessado em usar o Aplicativo de Força de Vendas para acompanhar sua equipe comercial e elaborar relatórios mais eficazes, agende agora mesmo uma demonstração com a nossa equipe. 

 

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