Comprovante de entrega: o que é, importância e como fazer a gestão

O comprovante de entrega é essencial para a gestão de empresas que possuem operação logística. Seja físico ou digital, ele deve ser solicitado pelo entregador ao recebedor da mercadoria para que a confirmação ocorra e o ato documentado.

No processo logístico, o comprovante de entrega é essencial. Por meio dele, é possível confirmar que a transportadora entregou a encomenda e que o cliente a recebeu.

É comum que existam complicações nas remessas tanto gerenciais como judiciais, em especial devido à documento que comprova os recebimentos. Então, Garantir que as mercadorias cheguem ao destinatário final com qualidade e segurança envolve mais do que um simples processo de entrega

Por isso, neste artigo, abordamos a importância do comprovante de entrega, como realizar a gestão dessa etapa e os benefícios de utilizar comprovantes digitais.

O que é o comprovante de entrega

O comprovante de entrega (POD, “Proof of Delivery” em inglês) é um documento essencial que confirma o recebimento de uma mercadoria pelo destinatário correto, garantindo o sucesso do envio.

Ele pode ser um recibo assinado, registro digital ou comprovante fotográfico, dependendo da tecnologia e dos procedimentos da empresa. Além de garantir que o item chegou ao destino certo, o POD é fundamental para resolver disputas, acompanhar entregas e manter a confiabilidade do serviço logístico.

Quais os tipos de comprovante de entregas?

Em geral, os canhotos são emitidos pela empresa que está concluindo o envio para o cliente assinar e inserir um número de algum documento de identificação. 

Então, o comprovante de entrega da mercadoria fica com a transportadora para que esta possa fazer o controle do processo. 

Conheça os dois tipos mais comuns a seguir!

Comprovante de entrega impresso

Este também é conhecido como canhoto de papel. É assinado pelo recebedor na entrega e a transportadora tem uma evidência física, formalizando o recebimento pelo responsável.

Comprovante de entrega digital

Já o digital, como o nome já sugere, é a versão digitalizada. Logo, conta com apoio da tecnologia, como aplicativos. Esse tipo permite mais evidências como localização, foto do local e da entrega, bem como assinatura digital. 

Quanto tempo a transportadora deve guardar o comprovante de entrega? 

A legislação brasileira não especifica um período exato para a retenção desses documentos, deixando a decisão a critério das empresas com base em seus processos internos. Contudo, é altamente recomendável armazená-los por pelo menos cinco anos. 

Esse prazo está alinhado com exigências fiscais e contratuais frequentemente vinculadas ao serviço de transporte, além de atender a possíveis auditorias ou demandas judiciais. Esse cuidado garante maior segurança jurídica e facilita a comprovação de informações, caso seja necessário no futuro.

Como comprovar a entrega de mercadorias? 

A comprovação de entrega pode ser feita incorporando tecnologias que registram dados como assinatura digital, localização GPS e hora exata da tarefa executada. É fundamental padronizar processos para evitar falhas operacionais. 

Confira boas práticas úteis nesse processo:

• Treine sua equipe para utilizar ferramentas digitais de coleta de provas. 
• Garanta que todas as informações do comprovante (destinatário, horário, local e condição da entrega) estejam visíveis e acessíveis. 
• Conte com tecnologias de integração que atualizam em tempo real os dados da atividade executada no sistema centralizado de logística. 

Prejuízos da má gestão dos comprovantes de entrega

Seja o canhoto de papel ou digital, quando não há atenção suficiente na gestão dos comprovantes, a empresa pode ter diversos obstáculos e prejuízos no seu funcionamento. Listamos os três principais a seguir:

Perda de documentos

A perda de documentos é bastante comum, pois com o volume de entregas e recebimentos da semana, é mais trabalhoso manter a organização.

Os comprovantes físicos, apesar de bastante difundidos, acabam ocupando espaço e são mais difíceis de serem localizados, pois o processo precisa ser manual.

Além disso, o papel acaba sendo perdido mais facilmente e podem ocorrer enganos se não forem organizados logo na sequência do recebimento.

Pagamento de multas pela não entrega

Quando os comprovantes são geridos de forma inadequada, podem haver confusões nos processos e a não entrega acarreta em multas, ou seja, custos desnecessários para a empresa.

Também pode acontecer da mercadoria ter sido realizada, mas o comprovante não ter sido  feito ou ainda perdido, o que dificulta a comprovação da transportadora que fica desprotegida.

Incompatibilidade nos dados

Muitas vezes, clientes finais e outros fornecedores pedem os dados para comprovação de entregas e, se não houver gestão adequada, pode acontecer reclamações e cobranças indevidas.

Além disso, para a própria organização da empresa, o descuido com o comprovante de entrega pode ser prejudicial. Afinal, é preciso manter os dados atualizados para organização dos produtos que já foram entregues.

Ainda, pode acontecer o preenchimento de dados de forma indevida, o que gera incompatibilidade, dificuldades de organização e garantia da entrega.

Como fazer a gestão do comprovante de entregas?

Após conhecer alguns prejuízos da falta de gestão do comprovante de entregas, apresentamos três passos importantes para realizar essa tarefa de forma mais eficaz.

1) Defina os processos

É preciso estabelecer processos bem definidos e os responsáveis pelas tarefas para que cada etapa seja cumprida ao longo do dia.

Por exemplo, com os canhotos de papel, no final do dia é necessário cadastrar no sistema de forma manual e arquivar corretamente o documento.

Isso será feito diariamente? Quem será encarregado pela atividade? Qual sistema e forma de armazenamento?

Após decidir sobre esses pontos, é indicado estabelecer processos para cada etapa.

2) Opte por comprovantes digitais

Os comprovantes digitais são ótimas opções para facilitar a gestão e os próprios processos que envolvem as entregas. 

É uma forma prática e inovadora de gerir os comprovantes, pois o entregador, por meio de um dispositivo móvel, coleta a prova digital do recebimento que é diretamente enviada ao sistema de gestão da transportadora.

A informação é cadastrada no sistema em tempo real, garantindo o armazenamento e qualidade para comprovar entregas de mercadorias.

3) Analise os dados em dashboards

Ao optar por comprovantes eletrônicos também é possível realizar análises mais profundas que melhoram a tomada de decisões e as mudanças, quando necessárias.

O sistema integrado de comprovantes digitais permite a visualização dos dados em dashboards por meio de mapas, gráficos, timelines, agendas e tabelas.

Ou seja, é possível averiguar dados operacionais e de negócio, melhorando a gestão de performance individual, por equipes e geral.

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Comprovante de entrega eletrônico: como funciona

Como já mencionamos, o comprovante de entrega eletrônico é recebido e armazenado automaticamente pelo sistema. Logo, não é preciso digitalizar e guardar os documentos em arquivos físicos.

As informações são armazenadas na nuvem, sendo um método seguro e eficiente. O documento de comprovação contém os elementos relevantes para corroborar o recebimento como número de protocolos, data e horário e documento de identidade.

Caso seja necessário fazer uma confirmação ou uma consulta, é só pesquisar sobre o número do pedido ou nome do cliente. Ou seja, todos os dados estão armazenados em um local.

O comprovante de entrega eletrônico é assinado digitalmente pela empresa responsável pela entrega e pelo recebedor, por meio de um dispositivo móvel. Assim, a assinatura ocorre de forma eletrônica, na tela do celular.

Ainda é possível capturar fotos e vídeos, digitalizar documentos e a leitura de códigos de barras para comprovar a tarefa. Esses três pontos em especial são oferecidos pelo nosso aplicativo: falamos mais sobre isso na sequência!

5 benefícios do comprovante de entrega digital

Agora, mostramos os principais benefícios do comprovante digital para além das facilidades que já citamos.

1) Redução de papel

Com os comprovantes digitais não será mais necessário utilizar papel. Isso diminui os custos e também a necessidade de espaço físico para armazenamento.

Portanto, auxilia em questões de sustentabilidade e promove mais facilidade na organização.

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2) Arquivamento digital

Além dos comprovantes serem digitais, o arquivamento também ocorre dessa forma. Ou seja, todos os canhotos ficam conservados na nuvem e podem ser verificados quando necessário.

Por isso, não é preciso se preocupar com espaço físico e protocolos de arquivo, visto que os comprovantes são armazenados diretamente na nuvem e as informações ficam centralizadas em um lugar.

3) Assinatura eletrônica

Outro benefício do comprovante de entrega digital para as empresas é a assinatura eletrônica. Com essa funcionalidade, o recebedor pode assinar pelo próprio dispositivo móvel, através da tela do celular.

Esse processo possui validação para comprovar que uma mercadoria ou pedido foi entregue ao seu destinatário.

4) Agilidade nos processos

O processo de entrega e recebimento se torna prático e ágil, pois não há a necessidade de voltar até a transportadora e dar baixa no sistema em cada comprovante.

Além disso, o próprio recebimento é agilizado, pois todas as ações são feitas em um único sistema. Assim, aumentam as chances de retenção de clientes por meio da geração de valor.

5) Diminuição do trabalho manual de arquivamento

O trabalho manual de arquivamento é reduzido, uma vez que os comprovantes passam a ser armazenados digitalmente, logo após a entrega.

Ainda, o processo de conferir os canhotos, quando necessário, é facilitado: ocorre de forma automatizada, não sendo mais necessário procurar de maneira manual.

Aplicativo para confirmação de entregas

Diante das facilidades do comprovante digital, criamos aplicativos com essa funcionalidade e inspirados nos processos das empresas!

O Aplicativo de Logística da uMov.me auxilia na distribuição das coletas e entregas das frotas, de acordo com a capacidade de veículos. Também possibilita a roteirização com estratégia de trajetos mais eficientes.

Além disso, as informações das tarefas estão na palma da mão do entregador, o qual consegue comprovar as execuções com assinatura eletrônica, geolocalização e imagens.

É possível verificar toda a operação logística pelo painel de gestão, atualizado em tempo real. Pois os dados são recolhidos de acordo com a realização dos comprovantes das entregas, facilitando as tomadas de decisões.

Conheça todas as funcionalidades do Aplicativo de Logística!

Considerações sobre comprovante de entrega

Gerir os comprovantes de entrega é uma tarefa fundamental para evitar perdas, multas e dados incompatíveis. Assim como, auxilia na transparência com os clientes e na comprovação de eventuais cobranças.

Contudo, a opção impressa/física pode apresentar desafios: como operações manuais e documentos esquecidos. Por isso, a tecnologia é uma opção viável e facilitadora, através do canhoto digital.

O Aplicativo de Logística oferece essa funcionalidade com coleta e assinatura eletrônica, além de captura de fotos e vídeos, sistema integrado e painéis de gestão. Ou seja, é um investimento que promove agilidade, otimização e redução de custos.

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