Paperless: o que é e por que adotar na sua empresa

Paperless é um termo utilizado para definir as empresas ou escritórios que reduziram ao máximo o uso de papel nas operações diárias. 

O conceito de paperless ganhou maior destaque quando as discussões sobre ESG (Environmental, Social and Governance – governança social e ambiental, em tradução nossa), também passaram a receber destaque nas organizações. 

Empresas que se preocupam com o próprio impacto no meio-ambiente, realizando ações de mitigação dos problemas causados, são cada vez mais demandadas no mercado. 

Neste sentido, ser uma empresa paperless agrega muitas vantagens para a organização. Quer entender como? Continue a leitura!

O que é paperless?

Em tradução livre, paperless significa “sem papel“. Ou seja, define as operações, ações, atividades e, também, empresas que não utilizam papel, ou reduziram significativamente o uso.

Desde a popularização dos aplicativos e soluções na nuvem, o uso de papel, principalmente para documentação, foi sendo reduzido naturalmente. Mas ainda existe um longo caminho pela frente. 

Ainda que a questão ambiental seja a primeira preocupação quando falamos sobre escritórios sem papel, precisamos lembrar da segurança da informação. 

O armazenamento de documentos importantes em sistemas com maior nível de segurança previne uma série de problemas nas empresas. 

Como e quando surgiu esse conceito?

Algumas fontes apontam que o termo paperless foi utilizado, pela primeira vez, na década de 70, junto com o surgimento das primeiras tecnologias da informação. 

Mais especificamente, em 1975, surge o primeiro artigo na revista Bloomberg Businessweek tentando prever como seria o escritório do futuro. 

No texto, os CEO’s das grandes empresas de tecnologia da época, Xerox e IBM, mencionam que, até a década de 90, documentos e informações importantes seriam acessadas a um clique, diminuindo cada vez mais o uso de papel. 

A importância do paperless no cenário mundial

Antes de falar sobre a importância da diminuição do uso de papel nas empresas, veja os seguintes dados: 

• O Brasil é o segundo maior produtor de celulose do mundo (11,3% da produção mundial), perdendo apenas para os EUA (27,4%);
• Dessa concepção, mais de 600 toneladas foram produzidas apenas para papel utilizado em impressões e escrita;
• 70% do desperdício nas empresas consiste em papel;
• Considerando isso, um funcionário comum usa cerca de 10.000 folhas de papel por ano;
• Cerca de 1% a 3% do lucro total das empresas é investido na compra de papel – e, consequentemente, no desperdício. 

Ou seja, o uso de papel, no Brasil e no mundo, representa um grande investimento de recursos naturais para a produção da matéria-prima. 

Por exemplo: até 2023, já foram produzidas mais de 37 milhões de toneladas de papel, o que representa quase 3 milhões de hectares de florestas cortadas. 

Para o cenário mundial, ser paperless impacta na economia de recursos mas, também, na saúde financeira das organizações, principalmente quando entendemos que uma parte considerável do lucro vai na compra desse tipo de insumo. 

Vamos falar sobre mais vantagens de investir em uma cultura sem o uso de papel a seguir.

Quais são as vantagens de ser paperless?

Quer entender por que a sua empresa deveria investir em ações para se tornar paperless? Entre os principais motivos estão: redução de custos, mais segurança das informações, sustentabilidade, governança corporativa e vantagem competitiva. Entenda melhor cada um deles: 

Redução de custos

Como vimos, o investimento em compra de papel representa uma boa parcela do faturamento das empresas. Ao deixar de utilizar documentos impressos e apostar em soluções tecnológicas, as empresas ganham em economia de recursos financeiros a médio e longo prazo.

Mais segurança

Uma pesquisa indica que, a cada 12 segundos, 1 documento impresso é perdido dentro de uma empresa. Se os documentos e informações estão alocados na nuvem ou em outras formas de armazenamento digital, os riscos de perda são reduzidos. 

Sustentabilidade

Ser uma empresa que reduz o uso de papel impacta (e muito) na sustentabilidade da organização, seja no financeiro ou na utilização de recursos naturais. Ao escolher se tornar uma organização paperless, existe um investimento financeiro necessário. Mas no futuro, a empresa diminuirá a quantidade de desperdício e produção de lixo.

Governança corporativa

Investir em uma cultura paperless tem benefícios para a governança corporativa. Pois a concentração de informações e documentos importantes passa a acontecer em sistemas inteligentes, possibilitando a coleta e análise de dados relevantes para a saúde corporativa, auxiliando a administração dos negócios.

Vantagem competitiva

Outra vantagem dessa tendência é a competitividade. As empresas que utilizam sistemas de armazenamento e documentação digital possuem maior valor agregado frente ao mercado. Portanto, são vistas como atualizadas e alinhadas com a transformação digital mundial, ganhando vantagem competitiva. 

Além disso, a digitalização torna os processos mais ágeis e as equipes mais produtivas.

Como uma empresa pode começar esse movimento

Para determinados tipos de negócios, se tornar uma empresa 100% paperless pode ser uma missão complicada. Mas existem dois passos que auxiliam na redução do uso desse recurso.

Conscientizando a equipe

A começar pelo engajamento das equipes. Os gestores podem realizar workshops e palestras apresentando dados sobre o uso de papel e como influencia na administração da empresa. 

Além disso, outra possibilidade muito utilizada é o desenvolvimento de metas individuais de diminuição de cópias, impressões e uso de folhas em geral, gerando até mesmo um sistema de premiação para as equipes mais engajadas. 

Digitalizando a coleta de dados em campo

Se dentro do escritório é possível criar dinâmicas de economia de recursos, fora da empresa pode ser mais desafiador. 

As empresas que desejam se tornar paperless e possuem equipes com atividade em campo devem fornecer meios tecnológicos para que a coleta de dados seja realizada através de aplicativos em tablets ou smartphones.

Ao mesmo tempo em que acontece a economia de papel, o uso de tecnologia simplifica a análise das informações. Já que fornece uma visão em tempo real do que acontece in loco, proporcionando mais agilidade nos processos. 

Invista em aplicativos para reduzir o uso de papel na empresa

Ser paperless não é impossível, mas requer trabalho e investimento em tecnologia. Nesse sentido, o uso de aplicativos vem como um grande aliado no processo de transformação digital das empresas. E, como consequência, na economia de recursos. 

Com as opções de aplicações personalizadas para cada tipo de negócio disponíveis no mercado, a coleta de dados em campo e a alocação das informações pode se tornar 100% digital.

A uMov.me desenvolve aplicativos customizados para diversas áreas de negócio:

• Aplicativo de Checklist: Certifique que as tarefas sejam desempenhadas de acordo com o padrão estipulado e tenha mais eficiência operacional. 
• Aplicativo de Força de Vendas: Disponibilize o catálogo digital sem limite de produtos e o banco de dados de clientes para a equipe comercial e garanta processos mais ágeis.
• Aplicativo de Logística: Torne a gestão de coletas e entregas mais eficiente, comprove digitalmente as atividades realizadas e tenha rotas mais otimizadas.
• Aplicativo de Ordem de serviço: Digitalize as Ordens de Serviços com um aplicativo, comprove a execução das tarefas e otimize o tempo da equipe técnica da sua empresa.
• Aplicativo de Trade Marketing: Transforme o Ponto de Venda em uma loja perfeita com a gestão digital da equipe de promotores e acompanhe os dados em tempo real.

Conheça as histórias de sucesso dos nossos clientes e veja algumas das opções que temos na uMov.me pensadas para para auxiliar o seu negócio, com aplicativos sem programação e de uso simplificado. 

Considerações sobre paperless

Mais do que um conceito, ser paperless impacta em uma cultura organizacional com maior consciência do uso de recursos naturais.

Além disso, quando uma empresa opta por ser paperless, reduzindo ao máximo o uso de papel nas atividades cotidianas, os resultados aparecem, também, nas economias financeiras. 

Com a coleta, armazenamento e análise de dados através dos meios digitais, as empresas contribuem para que haja um menor impacto no meio-ambiente, e ainda ganham vantagem competitiva frente ao mercado. 

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