Ordem de serviço para assistência técnica: o que é e como criar?

A ordem de serviço (OS) para assistência técnica é o documento que formaliza as atividades a serem realizadas. Ela traz eficiência no atendimento técnico, especialmente quando o gerenciamento de OS é eficaz. Entenda como essa medida é capaz de ajudar seu negócio.

A prestação de serviço ao cliente precisa ser o mais eficiente possível para evitar problemas e insatisfações. Nesse cenário, uma ordem de serviço para assistência técnica pode ajudar, tanto para melhorar a gestão de tempo e recursos quanto para tomar decisões mais embasadas.

O objetivo é alcançar a eficiência no atendimento técnico e, assim, melhorar a experiência do cliente. Esses benefícios podem ser conquistados por meio de um bom gerenciamento de ordens de serviços — e a tecnologia pode ajudar.

Neste artigo, vamos explicar como usar esse documento para organizar a sua assistência técnica digital. Além disso, mostraremos como um software para ordens de serviço faz toda a diferença nesse processo. Continue lendo e saiba mais!

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O que é uma ordem de serviço para assistência técnica?

Uma ordem de serviço para assistência técnica é um documento que registra as atividades que serão realizadas pela equipe especializada. O foco é instalação, manutenção, reparos, trocas de peças e ajustes em equipamentos. Assim, os colaboradores e os clientes são informados sobre o que precisa ser feito.

Devido a suas características, a OS auxilia a gestão de assistência técnica, porque todos sabem o que deve ser executado e em qual ordem. Além disso, as obrigações de todas as partes são esclarecidas e há expectativas claras sobre prazos, responsabilidades e escopo do trabalho.

Conheça os principais tipos de ordem de serviço e suas especificações

O que deve constar na ordem de serviço?

A ordem de serviço para assistência técnica deve conter as seguintes informações:

1. Número da OS;
2. Nome, CNPJ, telefone, endereço e e-mail da empresa prestadora do serviço;
3. Dados do cliente, como nome, e-mail, telefone, endereço e CPF;
4. Local de execução do serviço;
5. Data e hora da prestação do serviço;
6. Descrição da atividade;
7. Lista de materiais e peças a utilizar;
8. Valor total cobrado pela atividade e de cada item usado;
9. Forma de pagamento acordada;
10.  Assinatura do cliente, da empresa e do responsável pelo serviço.

Portanto, ainda que o modelo de ordem de serviço seja sempre semelhante, é necessário fazer a adaptação para cada caso. De toda forma, um sistema ajuda a deixar a sua assistência técnica digital e capaz de solucionar os problemas de forma mais adequada.

Como criar uma ordem de serviço eficiente para assistência técnica?

Para criar uma ordem de serviço eficiente para assistência técnica, é possível usar um modelo que contenha todas as informações essenciais. Nesse sentido, é válido seguir as recomendações que listamos agora:

1. Faça um cabeçalho com todos os dados de identificação da prestadora do serviço e do cliente. Lembre-se de personalizar com os elementos relativos à sua empresa, como cores e logomarca;
2. Insira os dados dos equipamentos em seguida, detalhando seu nome, modelo, marca, fabricante etc.;
3. Informe quando a visita será feita (hora e data) e quem é a pessoa responsável. Ainda deixe campos para indicar o horário de realização e os tempos de execução, início e finalização do atendimento;
4. Detalhe o serviço prestado, inclusive materiais e itens usados no trabalho;
5. Coloque espaço para fotos que comprovem a realização e a qualidade do serviço;
6. Adicione os valores do serviço e métodos de pagamento acordados com o cliente;
7. Insira as assinaturas necessárias.

Essas são as etapas básicas para fazer um bom gerenciamento de ordens de serviço para assistência técnica. No entanto, você pode adicionar outros elementos, conforme o trabalho a realizar.

Além disso, vale a pena usar um software para ordens de serviço. Dessa forma, você monitora a execução do serviço, verifica se ele foi realizado da forma correta e deixa o cliente mais satisfeito.

Inclusive, uma ordem de serviço digital torna essa análise ainda mais eficiente. Isso porque o gestor acompanha tudo em tempo real. Sem contar que, se um cliente questionar o resultado de alguma atividade, as fotos podem servir como comprovação do que foi feito. Por isso, há mais segurança para ambas as partes.

E uma ordem de serviço de manutenção? Como fazer?

A ordem de serviço de manutenção é feita inserindo diferentes informações. Veja quais são elas:

1. Dados do cliente;
2. Data de emissão;
3. Valores envolvidos;
4. Descrição dos processos;
5. Número da ordem de serviço;
6. Detalhes de equipamentos e procedimentos realizados;
7. Riscos operacionais vinculados ao serviço;
8. Equipamentos de proteção obrigatórios para prevenção de acidentes.

Quanto cobrar para fazer uma ordem de serviço?

O valor a cobrar para fazer uma ordem de serviço depende do trabalho a realizar, dos impostos, do tempo de prestação da atividade e da remuneração esperada. Além disso, é necessário incluir a sua margem de lucro.

Emitir ordem de serviço

A emissão da ordem de serviço é feita por meio de um aplicativo específico após o preenchimento dos campos necessários. Dessa forma, pode colocar quantos campos desejar e ter acesso ao maior número possível de informações. Essa atitude permitirá tomar melhores decisões e aproveitar o que a Era dos Dados proporciona: embasamento para descobrir qual é o melhor caminho a seguir.

Basicamente, os dados e informações ajudam a identificar gargalos e oportunidades de aperfeiçoamento. Assim, você implementa a melhoria contínua de processos e interliga a geração da ordem de serviço para assistência técnica ao fluxo de trabalho para atingir mais eficiência.

Confira a importância de monitorar e melhorar seus processos por meio do relatório de qualidade

Benefícios do gerenciamento de ordens de serviço eficaz

Os benefícios do gerenciamento de ordens de serviço eficaz são:

1. Os prazos combinados com o cliente são cumpridos;
2. O gestor tem controle sobre os serviços realizados, até mesmo com acompanhamento em tempo real;
3. O cálculo dos valores relativos ao trabalho são facilitados;
4. O controle de estoque e financeiro é realizado com mais precisão;
5. A qualidade do serviço prestado é maior;
6. Os erros cometidos são reduzidos;
7. Sua equipe tem mais eficiência no atendimento técnico.

Todos esses benefícios são ainda mais significativos quando você usa um software para ordens de serviço. Esse aplicativo é configurado uma vez e pode ser usado sempre que necessário. O sistema ainda mantém um padrão, o que simplifica a geração e emissão do documento.

Tecnologia na melhora do processo de gerenciamento de ordens de serviços

A tecnologia pode melhorar o processo de gerenciamento de ordens de serviços ao centralizar as informações e permitir um acompanhamento em tempo real. Assim, desde o momento em que um responsável é designado, o colaborador identifica quais são as demandas do dia, em que ordem devem ser executadas, além do que e onde será feito.

Já o gestor monitora todas as etapas e tem a comprovação de que foram realizadas conforme o previsto. Todas essas informações ajudam a garantir a máxima eficiência no atendimento técnico.

Esse é o propósito do Aplicativo de Ordem de Serviço. A solução facilita a gestão de assistência técnica devido a suas funcionalidades. Entre as principais estão a previsibilidade de atendimentos, acompanhamento da jornada de trabalho e a coleta de dados acessível.

Além disso, o sistema comunica sobre a alteração de atividades, gerencia comprovantes de maneira ágil e segura, e monitora as operações em tempo real. Assim, o gestor tem acesso aos dados sempre que precisar e ainda faz a distribuição automática de atividade, conforme a localização e a disponibilidade da equipe.

Ainda existem outros recursos importantes, como assinatura eletrônica, checklist de execução e geolocalização dos técnicos. 

Considerações sobre ordem de serviço para assistência técnica

A ordem de serviço para assistência técnica é um documento indispensável para gerenciar as atividades e assegurar a qualidade do atendimento. Com o sistema de ordem de serviço da uMov.me, você controla todas as ações e as etapas que precisam ser cumpridas no momento de solucionar o problema do cliente.

Isso porque a solução faz o gerenciamento das OSs e a gestão de assistência técnica. Desse modo, o gestor tem acesso a todas as informações e consegue alocar melhor os colaboradores.

Por isso, vale a pena investir na automação de ordem de serviço para assistência técnica. Essa é uma forma de tornar o processo mais eficiente, produtivo e satisfatório para clientes e colaboradores.

Então, que tal conhecer o Aplicativo de Ordem de Serviço da uMov.me? Acesse nosso site, confira as informações e entenda como podemos ajudar!

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