Modelo de ordem de serviço: como utilizar de forma efetiva

Modelo de ordem de serviço
Compartilhar no whatsapp
Compartilhar no linkedin
Compartilhar no email
Compartilhar no facebook
Compartilhar no telegram
Compartilhar no twitter

Saiba como ter mais efetividade na gestão das demandas de sua equipe por meio de um modelo de ordem de serviço.

Se você já investiu horas do seu dia orientando seus funcionários, revisando documentos e gerenciando serviços, provavelmente sabe o quão custoso é fazer tudo isso à mão, não é mesmo?

Para facilitar esse processo, existe o modelo de ordem de serviço que o torna mais eficiente, podendo ser acompanhado em tempo real e capaz de mensurar atividades. 

Importância do modelo de ordem de serviço para seu processo

Uma ordem de serviço (OS) é o documento formal que ajuda empresas a registrarem suas atividades e fazerem a gestão dos serviços e processos de negócios. Uma ferramenta que aprimora o gerenciamento de demandas e melhora o desempenho de processos administrativos. 

Sua importância se dá através da melhoria no acompanhamento e organização do fluxo de atividades de uma companhia. Além desses fatores, a gestão eficiente do tempo é uma outra vantagem considerável. 

Parte-se do princípio que gerir o processo de atividades não é fácil. Mas pode ser mais fluído e menos trabalhoso. Com o modelo de ordem serviço certo, seu negócio consegue: 

  • Obter conhecimento amplo das demandas;
  • Aprimorar a organização de processos;
  • Registrar e mensurar o tempo investido em cada atividade; 
  • Acompanhar e gerir resultados financeiros.

Vale destacar que cada negócio aprimora sua ordem de serviço conforme as particularidades de sua demanda. Entretanto, sua relevância permanece alta. 

Modelo de ordem de serviço e sua utilização

Dentre muitas atividades que os funcionários de um negócio desempenham, a organização de demandas é uma das que merecem um pouco mais de atenção. Através desse passo inicial, se enxerga necessidades específicas que podem ajudar na otimização do tempo e na finalização efetiva de mais tarefas. 

Quando se fala em modelo de serviço, busca-se entender qual o melhor formato para encaixar no seu negócio e como ele pode ser assertivo na determinação e distribuição das demandas. Para sua empresa, será que vale a pena investir em modelos tradicionais, como os de papel, por exemplo? 

Imagine: você possui 100 demandas que precisam de atenção imediata. Nesse cenário, você deve pensar em roteiros, escrever à mão orientação por orientação e decupar as tarefas. Bastante trabalho, não é?

Se você for digitar no computador, em uma planilha, não muda muito, ainda terá que preencher as células, imprimir, entregar ao funcionário e investir um tempo que pode ser aproveitado de outra forma. 

Por isso existem muitos modelos que atendem a vários tipos de negócios. Os inúmeros formatos são utilizados por empresas de assistência técnica de telecomunicações, empresas de tecnologia da informação (TI), serviços gerais, seguradoras e oficinas mecânicas. 

Leia também: O que é um plano de manutenção e porque é tão importante.

Geralmente as ordens de serviço possuem laudos bem detalhados e técnicos, com a descrição do problema encontrado pelo usuário e o diagnóstico profissional que identifica a falha técnica ou operacional. Em alguns casos, o documento é rico em detalhes textuais e visuais para documentar todas as características do que precisa ser feito. 

É comum possuir três vias de ordens de serviço, que são distribuídas entre atendimento, cliente e responsável técnico. Independente do modelo de ordem de serviço, existem dezenas de formatos para atender as necessidades. 

O que deve ser levado em consideração é o seu tipo de negócio e como o documento pode ajudar você a melhorar seu processo interno e desenvolver melhor o fluxo de trabalhos de seus funcionários e o processo gerencial da empresa. 

Modelo de ordem de serviço impresso e modelo digital

Com a transformação digital e os avanços de ferramentas otimizadas de gestão, se faz necessário olhar atentamente para o presente e identificar as inúmeras vantagens dos modelos de ordem de serviço digitais, em contraponto aos impressos. 

O uso do papel já não é mais tão frequente e o mercado de serviços demanda modelos de ordem de serviço que possam ser acessados de qualquer lugar, a qualquer hora e sem grandes dificuldades. 

Pode-se imaginar uma empresa de varejo, que vende móveis de uso doméstico e oferece o serviço de montagem desses móveis. Há algum tempo, os montadores da empresa teriam a obrigação de ir até a sede do negócio, retirar suas ordens de serviço, roteirizar e priorizar suas demandas, além de determinar onde começa e termina o seu serviço. 

Hoje, por meio do celular e de um sistema de gestão otimizado, é possível emitir pedidos, confirmar o recebimento e leitura de mensagens, localizar os funcionários e suas rotas e, ainda, saber quanto tempo de montagem foi necessário em cada cliente. 

Ou seja, com a digitalização, empresas com esse tipo de atividade podem aumentar muito seus níveis de produtividade e desempenho, além de acompanhar todo o processo em tempo real.  

Saiba como a Lojas Lebes qualifica sua montagem de produtos com apoio da tecnologia.

Esse é o momento de investir em tecnologias que resolvam os problemas de desorganização e as limitações da execução dos serviços. 

3 dicas essenciais para ter um modelo de ordem de serviço perfeito

Por mais que existam diversos modelos de ordem de serviço prontos, não existem modelos únicos e preparados para preencher todas as lacunas do seu negócio. 

Se existisse um segredo para construção de um modelo de ordem de serviço perfeito, seria: personalize de acordo com sua necessidade. 

1) Entenda seu processo e suas demandas

Para a construção de uma excelente Ordem de Serviço é necessário pensar em todas as etapas da atividade para seu profissional realizá-la sem grandes dificuldades. 

Se o seu serviço for ligado à logística, por exemplo, possibilite campos específicos para números seriais de produtos, assim, seu funcionário terá a informação mais completa para executar a atividade. 

2) Treinamento e acompanhamento de equipe

Todo novo processo ou ferramenta requer treinamento e orientação prévia. Sua equipe é o que faz sua empresa abrir e fechar todos os dias. 

Atente-se ao uso e sugestões de seus funcionários, porque a usabilidade deles é um dos fatores validadores da efetividade da ferramenta. 

3) Personalize seu modelo

Cada negócio possui uma necessidade própria e específica para gestão de serviço e das ordens emitidas. 

Atente-se às mínimas necessidades. Abra lacunas de observações, por exemplo, para serviços complexos ou que obtiveram diferentes possibilidades de solução. 

Utilize espaços para fotos e vídeos, em modelos digitais, que possam ser preenchidos em caso do problema precisar deste tipo de documentação. 

Nesse aspecto, empresas possuem processos e funcionários com particularidades, e sem dúvidas, esses são componentes importantes na hora de construir seu modelo de ordem de serviço. 

Caso o modelo de ordem de serviço que você usa seja impresso e desatualizado, conheça a solução da uMov.me para esse e outros pontos de melhoria relacionados ao seu negócio. 

Como a uMov.me pode te ajudar com a gestão de serviços?

Na uMov.me somos apaixonados por tecnologia e negócios. Possuímos diversas ferramentas para alavancar ainda mais sua empresa, em especial o aplicativo de ordem  de serviço, que é personalizado para suas necessidades. Através dele, seu negócio poderá:

  • Criar e acompanhar ordens de serviço;
  • Comprovar digitalmente serviços prestados;
  • Coletar dados e elaborar relatórios de desempenho;
  • Gerenciar todas as operações em tempo real.

Nossos diferenciais estão ligados à autonomia e performance dos usuários no aplicativo, desde o cadastramento de novas atividades, construção de checklists, até os relatórios de jornadas e tarefas realizadas. Confira:

Conheça as principais funcionalidades do aplicativo de ordem de serviço da uMov.me.

Além disso, nosso aplicativo possibilita a comunicação de qualquer alteração de atividade via mensagens de push ou SMS. Através de comunicadores em texto, áudio, fotos e vídeos também é possível manter uma fácil comunicação com sua equipe técnica, que estará desenvolvendo os serviços dentro ou fora da empresa. 

Aplicativos desenvolvidos pela uMov.me possuem inúmeros benefícios, além da infraestrutura digital e sua otimização prática. Em sua trajetória, a empresa já desenvolveu mais de 30 mil aplicativos para empresas em todo território nacional.  

Modelo de ordem de serviço: como utilizar de forma efetiva 1

Quer saber mais sobre gestão de serviços? Selecionamos alguns conteúdos para você:

 

 

Compartilhar no whatsapp
Compartilhar no linkedin
Compartilhar no email
Compartilhar no facebook
Compartilhar no telegram
Compartilhar no twitter

confira mais conteúdos!

vamos conversar?

Preencha os dados abaixo e entenda os benefícios de um aplicativo customizado para seu negócio.

grarfismo_home