Modelo de ordem de serviço: como utilizar de forma efetiva

O modelo de ordem de serviço é uma ferramenta essencial que estrutura e detalha as tarefas a serem executadas, garantindo clareza e eficiência no fluxo de trabalho. Saiba como utilizá-lo na gestão das demandas de sua equipe.

Uma ordem de serviço (OS) é o documento formal que ajuda empresas a registrarem suas atividades e fazerem a gestão dos serviços e processos de negócios.

Se você já investiu horas do seu dia orientando seus funcionários, revisando documentos e gerenciando serviços, provavelmente sabe o quão custoso é fazer tudo isso à mão, não é mesmo?

Mas para que essa prática seja mais eficiente, é preciso começar de alguma forma – por isso, um modelo de ordem de serviço pode ser usado nesses momentos.

Para facilitar esse processo, o modelo de ordem de serviço o torna mais eficiente, auxiliando na mensuração dos resultados das atividades em campo.

Um modelo de ordem de serviço para agilizar sua operação em campo

Organizar e monitorar o fluxo de atividades em uma empresa orientada para o serviço, como nos setores de telecomunicações, manutenção e seguros, pode ser desafiador sem uma estratégia bem elaborada.

Então que tal começar com um modelo de ordem de serviço? Ao montar um que faça sentido para sua operação em campo, seu negócio consegue: 

• Obter conhecimento amplo das demandas;
• Aprimorar a organização de processos;
• Registrar e mensurar o tempo investido em cada atividade;
• Acompanhar e gerir resultados financeiros.

Vale ressaltar que cada negócio aprimora seu pedido de serviço com base nas necessidades específicas de sua demanda. No entanto, sua importância permanece fundamental.

Entenda sobre a importância de um controle de serviços eficiente

3 dicas para ter um modelo de ordem de serviço assertivo

Por mais que existam diversos modelos de ordem de serviço prontos, não existem modelos únicos e preparados para preencher todas as lacunas do seu negócio.

Se existisse um segredo para construção de um modelo de ordem de serviço, seria: personalize de acordo com sua necessidade.

Além disso, temos 3 outras dicas para você:

1) Entenda o processo da sua empresa e suas demandas

Para a construção de uma excelente Ordem de Serviço é necessário pensar em todas as etapas da atividade para seu profissional realizá-la sem grandes dificuldades.

Se o seu serviço for ligado à logística, por exemplo, possibilite campos específicos para números seriais de produtos, assim, seu funcionário terá a informação mais completa para executar a atividade.

Dessa forma, é possível enxergar necessidades específicas que podem ajudar na otimização do tempo e na finalização efetiva de mais tarefas.

2) Treinamento e acompanhamento de equipe

Sempre que se introduz um novo processo ou ferramenta, é necessário treinamento abrangente e orientação inicial para garantir uma implementação bem-sucedida. Sua equipe desempenha um papel crucial na manutenção das operações diárias de forma suave.

É fundamental ouvir ativamente o feedback e as sugestões fornecidas pelos seus funcionários, pois sua facilidade de uso e aceitação da ferramenta são fundamentais para determinar sua eficácia geral e integração dentro da organização.

3) Customize seu modelo

Quando se fala em modelo de serviço, busca-se entender qual o melhor formato para encaixar no seu negócio e como ele pode ser assertivo na determinação e distribuição das demandas.

Cada negócio possui uma necessidade própria e específica para gestão de serviço e das ordens emitidas.

Atente-se às mínimas necessidades. Abra lacunas de observações para serviços complexos ou que obtiveram diferentes possibilidades de solução, por exemplo.

Ou ainda, para modelos digitais, utilize espaços para fotos e vídeos, que possam ser preenchidos em caso do problema precisar deste tipo de documentação.

O que deve conter em um modelo de ordem de serviço eficiente

Geralmente as ordens de serviço possuem laudos bem detalhados e técnicos, com a descrição do problema encontrado pelo usuário e o diagnóstico profissional que identifica a falha técnica ou operacional.

Em alguns casos, o documento é rico em detalhes textuais e visuais para relatar todas as características do que precisa ser feito.

Porém, um modelo de ordem de serviço não precisa ser extenso para ser eficiente – só precisa conter as informações necessárias para a realização de determinada atividade.

O que se deve levar em consideração é o tipo de negócio e como o documento pode melhorar o fluxo de trabalho dos funcionários e o processo gerencial da empresa.

Tópicos para tornar o seu modelo de ordem de serviço mais eficiente

• Objetivo do documento, isso vai ditar o conteúdo necessário no material. Lembre-se que aqui deve constar qual é o resultado necessário no final da prestação do serviço.

• Data, para registrar a emissão da ordem de serviço.

• Treinamentos necessários para a execução do serviço, o que pode variar de acordo com a empresa.

• Histórico do cliente é importante para que o técnico tenha mais informações sobre as visitas anteriores e, dessa forma, sendo mais produtivo e assertivo no serviço.

• Dados do funcionário responsável, desde o nome completo até algum outro dado que considere importante.

• Atividades que devem ser executadas, com descrições, passo-a-passo se necessário ou checklists de sequência de tarefas, por exemplo.

• Riscos da operação para que o colaborador esteja ciente que precisa ter bastante atenção na função. Aqui podem conter informações sobre a necessidade de EPIs e normas de segurança do trabalho.

• Procedimento em caso de acidente de trabalho, assim a equipe fica ciente sobre os processos adotados nessas situações.

• Assinaturas do gestor da operação, de quem está aplicando a ordem de serviço (confirmando que está ciente com as orientações do documento) e do cliente, que garante que o serviço foi prestado.

Como a uMov.me colabora com a gestão dos seus serviços?

A sua ordem de serviço pode ser ainda mais eficiente se a empresa utilizar a tecnologia a seu favor!

Pense o seguinte: para uma OS em papel é necessário três vias do documento, que são distribuídas entre atendimento, cliente e responsável técnico. Se esse processo for digital, não precisaria utilizar papel e ter o risco de perder ou rasurá-lo no processo.

A uMov.me cria aplicativos para empresas digitalizarem suas operações em campo, tornando-as mais eficientes e otimizando o tempo das equipes.

Com o Aplicativo de Ordem de Serviço da uMov.me é possível:

• Criar e acompanhar ordens de serviço;
• Comprovar digitalmente serviços prestados com assinatura eletrônica;
• Coletar dados com mais facilidade, desde informações sobre a jornada do colaborador até sobre a operação em si;
• Criar checklists que podem ser usados para verificar materiais necessários para a atividade, seguir uma sequência de tarefas já pré-determinadas ou até para checar se todos os passos foram executados;
• Manter o contato entre gestor-equipe por meio de mensagens de push ou SMS;
• Elaborar relatórios de desempenho, com gráficos e tabelas;
• Gerenciar todas as operações em tempo real.

Conheça as principais funcionalidades do aplicativo de ordem de serviço da uMov.me

O aplicativo da uMov.me na prática

A Lojas Lebes, tradicional rede de varejo, utiliza o Aplicativo de Ordem de Serviço da uMov.me para qualificar a montagem de móveis nas residências de seus clientes e, assim, oferecer uma melhor experiência de compra para eles.

Antes de implementar o aplicativo da uMov.me, os funcionários da empresa seguiam o procedimento de ir até a sede do negócio, retirar suas ordens de serviço, roteirizar e priorizar suas demandas, além de determinar onde começa e termina o seu serviço.

A solução da uMov.me otimizou o sistema de gestão da Lebes. Uma vez que é possível emitir pedidos, confirmar o recebimento e leitura de mensagens, localizar os funcionários e otimizar suas rotas. Bem como, saber quanto tempo de montagem foi necessário em cada cliente.

Ou seja, com a digitalização, empresas com esse tipo de atividade podem aumentar muito seus níveis de produtividade e desempenho, além de acompanhar todo o processo em tempo real.

Conheça todos os detalhes do aplicativo da Lojas Lebes

Considerações sobre modelo de ordem de serviço

Com a transformação digital, se faz necessário identificar as inúmeras vantagens dos modelos de ordem de serviço digitais, em contraponto aos impressos.

O uso do papel já não é mais tão frequente e o mercado de serviços demanda documentos que possam ser acessados de qualquer lugar, a qualquer hora e sem grandes dificuldades.

Nesse sentido, manter um modelo de ordem de serviço eficiente é um dos maiores desafios – e a tecnologia pode ajudar nos problemas de desorganização. Com o aplicativo da uMov.me, é possível ter controle de seus serviços, desde a emissão, acompanhamento e recebimento do documento assinado pelo cliente. Além disso, o sistema pode ser totalmente customizado para sua empresa.

Quer entender como? Agende uma demonstração gratuita e conheça nossas soluções na prática!

* Texto publicado originalmente em 28 de abril de 2021 e atualizado em 21 de março de 2024.

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