Sistema de ordem de serviço: o que é e como funciona

O setor de serviços e facilities tem necessidades variadas de controle e planejamento. O sistema de ordem de serviço pode ser a solução para ganhar mais eficiência no dia a dia do seu negócio. Confira a importância dessa tecnologia para o seu negócio!

O volume de serviços prestados no Brasil cresceu 0,6% em janeiro de 2021 na comparação com dezembro de 2020, completando uma sequência de oito meses sem registrar queda, segundo dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE). 

O segmento de serviços e facilities trabalha para amenizar as perdas diante da pandemia do coronavírus. Buscando o retorno financeiro, diversas empresas do ramo investem em tecnologia para ganhar mais organização, segurança, eficiência e agilidade sobre suas atividades e equipes.

É aí que entra o sistema de ordem de serviço! Entenda o que é esse recurso e por que ele é tão importante para as empresas.

Sistema de ordem de serviço: o que é

A ordem de serviço, também chamada de OS, é uma ferramenta corporativa importante. É por meio dela que gestores têm a possibilidade de acompanhar a execução das tarefas e tomar decisões de forma mais assertiva. 

É a ordem de serviço que esclarece para cliente, empresa e equipe técnica o que precisa ser feito e quando. Portanto, a OS trata-se basicamente de um documento rotineiro no ambiente de trabalho que contém informações importantes enquanto registro.

Além do seu papel formalizador, a ordem de serviço também é uma importante ferramenta para melhorar a produtividade de maneira geral, pois deixa o dia a dia da empresa mais claro e evita erros.

Já o sistema de ordem de serviço consiste em uma tecnologia que permite a gestão, o controle e o acompanhamento dessas atividades. Um aplicativo desse tipo permite, por exemplo, a criação de um planejamento diário, semanal ou mensal para sua equipe externa e roteiriza os colaboradores por menor distância ou tempo entre as visitas.

Com um sistema de ordem de serviço, também é possível coletar dados de forma rápida e digitalizada – o que evita que as informações sejam esquecidas ou perdidas. Além disso, os dados ficam armazenados na nuvem. Isso significa que a coleta pode ser realizada também offline e, quando o usuário se conectar, todas as informações serão sincronizadas.

Por que é importante utilizar um sistema de ordem de serviço?

Principalmente antes da pandemia e do consequente aumento de empresas que aderiram ao home office, era comum que informações fossem passadas de gestor para colaborador ou entre funcionários simplesmente em conversas. Esse tipo de comunicação ainda tem lugar pelo Whatsapp em muitas companhias. 

No primeiro caso, contar com a memória dos colaboradores pode causar problemas para a empresa e para o cliente. No dia a dia, um lapso pode causar confusão de informações dentro da organização e até erros potencialmente perigosos.

Já no caso da comunicação por aplicativos de mensagens, corre-se o risco da perda de informações em meio às diversas notificações recebidas diariamente pelos funcionários. Isso pode tornar as operações confusas já que aplicativos como o Whatsapp foram feitos para conversas informais e não para organizar serviços.

Essa é a importância de um sistema de ordem de serviço especializado. Um aplicativo focado nas tarefas que o seu negócio precisa executar não abre espaço para esquecimentos, falhas de comunicação, perda de informações ou de tempo.

Dessa forma, a empresa ganha em produtividade, segurança e qualidade dos serviços prestados. Além disso, segundo o Capítulo V da CLT, Artigo 157 Inciso II, cabe às empresas instruir os empregados, por meio da ordem de serviço, sobre as precauções a serem tomadas. 

Portanto, a ordem de serviço é um instrumento importante na gestão geral do negócio, em toda gestão de Segurança do Trabalho e também no controle de serviços prestados.

Sendo assim, é importante que todas as ordens de serviços sejam claras e bem organizadas para que estejam de acordo com a legislação. O sistema de ordem de serviço é uma boa pedida para garantir que todas as diretrizes sejam seguidas de maneira adequada.

7 benefícios de utilizar um sistema de ordem de serviço

Um sistema de ordem de serviço pode oferecer diversas funcionalidades úteis tanto para todos os envolvidos: cliente final, gestor e prestador de serviços, seja este um técnico, um montador de móveis, ou um profissional de qualquer outra área. 

Conheça alguns dos benefícios da implantação de um sistema de ordem de serviço para o seu negócio:

1) Planejamento e roteirização

Boa parte do sucesso de uma empresa de serviços e facilities está no planejamento. É com ele que se torna possível tomar as decisões mais eficientes e econômicas. 

Nesse momento, contar com um sistema de gestão de serviços é essencial. Afinal, dividir os membros de uma equipe externa para realizar atividades em várias partes de uma cidade ou região pode ser complicado. 

Há diversas questões a se resolver:

• Como distribuir melhor as atividades para cada profissional?
• Qual o melhor trajeto para cada um?
• Como conciliar atendimentos em diferentes pontos de uma cidade?
• Qual a rota mais rápida até a visita? 

Tudo isso pode ser resolvido com o recurso de roteirização de equipes, presente no aplicativo de ordem de serviço da uMov.me, por exemplo.

Com um sistema de ordem de serviço como esse, é possível criar um planejamento diário, semanal ou mensal para sua equipe externa e descobrir as rotas mais adequadas para que o serviço chegue ao cliente de forma rápida e com o menor custo. 

2) Acompanhamento de trajetos e equipes

Nada é mais comum hoje em dia do que o GPS! Ele está nos nossos celulares e até em novos modelos de carros e caminhões.

A geolocalização com o aplicativo permite analisar e acompanhar as rotas previstas e saber a localização exata dos técnicos durante sua jornada de trabalho. É uma forma de gestão da equipe muito útil para serviços de última hora. 

Assim, o sistema de ordem de serviço permite que você saiba qual colaborador está mais próximo do chamado e pode realizar a tarefa com mais agilidade. Além disso, também oferece a possibilidade de o cliente ser informado da chegada do prestador de serviço ao local ou residência, como veremos a seguir.

O recurso de GPS também pode ser usado com a funcionalidade de cercamento eletrônico, com o qual é possível traçar um perímetro onde a equipe irá prestar serviço.

Em suma, o cercamento eletrônico serve para garantir que as atividades foram executadas no local correto.

3) Avisos para os clientes de quando o técnico está chegando

Uma das funcionalidades favoritas do consumidor é, com certeza, a de avisos.

Com um sistema de ordem de serviços, o atendimento – seja de um vendedor, seja de relacionamento com o cliente – visualiza a disponibilidade das equipes externas via aplicativo e marca a visita técnica conforme o melhor dia e horário para o cliente. 

Ao longo de todo o processo, o consumidor recebe notificações por SMS, como: aviso da marcação do serviço, lembrete na véspera, comunicado de que o prestador de serviço está a caminho e pesquisa de satisfação. 

Dessa forma, o processo de pós-venda fica mais ágil e seguro, além de ajudar na organização da empresa e na do cliente. Além disso, otimiza o tempo da equipe externa e evita algum desencontro no caso de o cliente final não estar em casa, por exemplo, para receber a prestação de serviço.

4) Relatórios que auxiliam na comprovação

A necessidade de comprovação do serviço é imensa, principalmente quando tratamos de equipes externas. É assim que o seu negócio pode se certificar de que as atividades foram executadas, mensurar o desempenho do funcionário e até mesmo fiscalizar atividades.

O sistema de ordem de serviço permite a comprovação digital dos atendimentos prestados, podendo ser por captura de fotos, coleta de coordenada de GPS, registro de áudios e/ou aprovação do cliente por meio de assinatura eletrônica na tela do próprio celular.

Além disso, o aplicativo disponibiliza função para geração de relatório a partir desses e de outros dados personalizados conforme as regras do negócio.

Assim, com um sistema de ordem de serviço, a sua empresa fica a par de tudo que está acontecendo e pode tomar decisões assertivas com base nas informações coletadas.

5) Históricos de serviços prestados

A facilidade em criar diferentes tipos de registros e comprovação com um sistema de ordem de serviço também pode servir para criar um histórico de serviços prestados. 

Com os dados e relatórios armazenados de forma digital, ou seja, sem chances de se perderem em meio a arquivos, fica mais fácil acompanhar manutenções, montagens e qualquer tipo de atividade realizada, e comprovar que, de fato, o trabalho foi concluído.

É possível, por exemplo, enviar um técnico para um conserto de uma impressora já sabendo quais peças quebraram anteriormente, pois essa informação foi registrada. Esse histórico fica ainda mais completo com o recurso de relatório fotográfico.

6) Auxílio na auditoria de serviços

Por sua capacidade de gerar comprovantes confiáveis e práticos, o sistema de ordem de serviço torna-se um aliado na auditoria.

Com todos os dados e relatórios armazenados digitalmente, não há lugar para perda de informações ou de documentos. Assim, tudo está sempre pronto para passar por análises e fiscalizações.

7) Acompanhamento da operação em tempo real

A gestão pode ser totalmente centralizada em um sistema de ordem de serviço. Nele, o gestor ou líder da equipe pode verificar dados operacionais e de negócio com mapas, gráficos, timelines, agendas e tabelas personalizadas. Tudo isso em tempo real!

Além disso, qualquer dado coletado no aplicativo de ordem de serviço pode ser transformado em um relatório, como de km rodados, rotas, horários e paradas. Relatórios de indicadores de desempenho também podem ser gerados de acordo com as regras do negócio.

Quais empresas podem usar um sistema de ordem de serviço?

Negócios de diversos segmentos podem se beneficiar de um sistema de ordem de serviço. Especialmente o setor de serviços e facilities procura esse tipo de recurso, mas o sistema de ordem de serviço pode ser útil também para outras áreas, como no varejo, na construção civil e na indústria.

O aplicativo é ideal para gerenciar tarefas de áreas como serviços gerais, montagem de móveis, instalação ou manutenção de refrigeração, telecomunicações, internet, restaurantes, entre outros.

Um bom exemplo de empresa que já adota um sistema de ordem de serviço no seu dia a dia é a Lojas Lebes. Uma das maiores varejistas do Sul do Brasil, com o aplicativo uMov.me, a empresa agora oferece ainda mais qualidade ao seu cliente.

Leia o case das Lojas Lebes com o aplicativo para montadores de móveis na íntegra!

A principal necessidade era solucionar problemas na jornada do cliente, especificamente na montagem de produtos e móveis. Hoje, a equipe da Lojas Lebes conta com um aplicativo rápido e eficaz para que o cliente deixe a loja já com o serviço agendado. 

O próprio vendedor visualiza a disponibilidade dos montadores via aplicativo e marca a visita conforme o melhor dia e horário para o cliente. Além disso, o consumidor recebe notificações por SMS ao longo de todo o processo. Tudo isso através do sistema de ordem de serviço.

São soluções como essa que podem tornar o processo de pós-venda mais ágil e seguro para o seu negócio e para o cliente. Você pode conferir o relato do Head de Logística da Lojas Lebes, Alessander Bernardes aqui.

Conheça o Aplicativo de Ordem de Serviço da uMov.me

A uMov.me oferece um sistema de ordem de serviço que acumula todas essas funções: é o nosso aplicativo de ordem de serviço! Disponível tanto para desktop quanto para dispositivos móveis, a solução une praticidade e eficiência em uma única plataforma, completa e fácil de usar.

Além das possibilidades já mencionadas como roteirização, planejamento, comprovação e acompanhamento, o aplicativo também permite realizar checklist inteligente de execução das atividades, gestão da operação à distância e comunicação com a equipe. 

Tudo enquanto também conversa com outros softwares já usados nas empresas. O aplicativo da uMov.me faz toda a comunicação de dados por sistema com a integração em formato de arquivo, API, FTP, além de integrar o banco de dados com uma solução de BI.

Com a tendência data driven, é importante ter os dados estratégicos para o seu negócio sempre à mão. E o aplicativo de ordem de serviço auxilia também nessa tarefa.

Leia mais sobre as funcionalidades do aplicativo de ordem de serviço da uMov.me!

Considerações sobre sistema de ordem de serviço

Em um mundo de negócios cada vez mais competitivo, não pode faltar gestão de serviços! Um sistema versátil e completo pode fazer a diferença na jornada da sua empresa para alçar voos mais altos, melhorar a qualidade do atendimento e cortar custos desnecessários.

A uMov.me é referência na criação de aplicativos para empresas, oferecendo soluções personalizadas para digitalização de processos, automação e gestão de equipes.

Com o aplicativo de ordem de serviços da uMov.me, você vai acompanhar todas as atividades do seu time e ganhar mais produtividade e segurança no dia a dia da empresa. Agende uma demonstração gratuita!

* Texto publicado originalmente em 6 de julho de 2021 e atualizado em 26 de janeiro de 2023.

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