Relatório fotográfico: o que é e qual a sua importância

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29th jun 2021 | Leitura de 8 min

Conheça as principais vantagens de criar um relatório fotográfico. Entenda o que é e qual a importância dessa documentação em imagens para suas equipes de técnicos.

A transformação digital já é realidade para empresas de diversas áreas de negócios. Quando o assunto é Ordem de Serviços, a tecnologia trouxe diversos benefícios para o dia a dia das equipes.

Uma das vantagens mais destacadas no mercado é a digitalização dos relatórios e comprovantes de serviço. Além disso, com um aplicativo, o profissional em campo pode listar etapas concluídas, através de um checklist, coletar a assinatura eletrônica do cliente e registrar fotos e vídeos.

Dessa forma, é possível captar imagens antes, durante e depois da prestação de serviço. E o resultado é um relatório fotográfico. Mas você sabe o que é esse recurso? E conhece a importância de utilizá-lo para a sua empresa?

Relatório fotográfico: o que é

Se no passado, uma câmera era item de luxo, hoje todos temos uma na palma da mão. Os celulares trouxeram novas possibilidades para praticamente todos os ramos de negócios, incluindo serviços e facilities.

Agora, as equipes externas podem registrar as etapas de um serviço e compartilhá-las sem dificuldades, criando um relatório fotográfico que associa imagens e anotações. O documento está se tornando cada vez mais popular para acompanhar e documentar tarefas.

Algumas empresas que oferecem montagem de móveis, por exemplo, utilizam as imagens para confirmar que todas as peças chegaram à casa do cliente, bem como para registrar as etapas de montagem até o móvel estar pronto.

Esse é o caso das Lojas Lebes. A rede varejista utiliza o aplicativo de ordem de serviço da uMov.me e o seu relatório fotográfico para oferecer ainda mais qualidade e segurança para todos os envolvidos – clientes, vendedores e montadores.

Mas o relatório fotográfico também é utilizado em outras áreas, como manutenção e instalação técnica. Esse recurso pode ser um grande aliado para quem trabalha com ar condicionado e climatização, por exemplo.

Por que o relatório fotográfico é importante?

Mais do que acrescentar uma etapa ao serviço, o relatório fotográfico promove mais segurança e controle, tanto para os gestores quanto para as equipes externas.

O registro com imagens serve para comprovar as condições do produto ou do reparo realizado, como no caso de manutenções, ou ainda para documentar a realização de tarefas.

Dessa forma, o relatório fotográfico é importante para evitar problemas ou até mesmo extravio de peças e produtos. No caso de dúvidas, a informação estará disponível e exposta de forma clara para o gestor e sua equipe.

Se o próprio técnico esquecer que realizou um conserto meses atrás, por exemplo, ainda assim é possível verificar a comprovação de que o procedimento foi realizado. E tudo isso com a vantagem de conferir o antes e o depois da visita técnica, através das imagens.

Em suma, o relatório fotográfico é um recurso valioso para garantir um relatório de serviços mais completo e eficiente.

Para que pode ser utilizado o relatório fotográfico

O relatório fotográfico já é utilizado em diversas áreas de negócios. No caso de serviços e facilities, é um recurso bastante interessante para montagem de móveis e outros produtos, instalação e manutenção de ares condicionados, refrigeradores, máquinas e outros equipamentos, provedores de internet, entre outros.

Confira algumas etapas em que o relatório fotográfico pode ser um grande aliado:

Comparação e avaliação do equipamento pré e pós manutenção;
Histórico das manutenções;
Acompanhamento e/ou auditoria da execução de serviços;
Acompanhamento de obras; e
Comprovação de atendimentos.

Quem pode utilizar os relatórios fotográficos

O uso de relatórios fotográficos pode ser útil para empresas de diversos ramos. Basta oferecer serviços que possam ser fotografados como forma de comprovação e acompanhamento.

Embora um recurso mais comum na área de serviços e facilities, o relatório fotográfico pode ser útil também ao varejo, como mostramos no case de sucesso das Lojas Lebes acima.

Veja alguns exemplos:

Manutenção;
Instalação;
Locação;
Monitoramento.

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Confira os principais benefícios

Já vimos que um relatório fotográfico serve como comprovação da conclusão de tarefas e como forma de acompanhamento de processos, como no caso das montagens, instalações e manutenções.

Agora, vamos falar mais profundamente dos benefícios deste tipo de registro. Confira:

Históricos de serviços prestados

Você pode arquivar o relatório fotográfico para a criação de históricos de atendimentos, ainda mais se estiver utilizando um software para os registros.

Com os relatórios armazenados de forma digital, ou seja, sem chances de se perderem em meio a arquivos, fica mais fácil acompanhar os processos realizados em equipamentos e comprovar que, de fato, o trabalho foi concluído.

É possível, por exemplo, enviar um técnico para um conserto de uma impressora já sabendo quais peças quebraram anteriormente, pois há registros fotográficos disponíveis para consulta.

Comprovação de antes e depois

A partir do relatório fotográfico, o mesmo técnico também vai conseguir comprovar tanto para os seus gestores, quanto para o cliente, que realizou a manutenção do equipamento.

Afinal, se uma imagem vale mais que mil palavras, a fotografia é uma prova incontestável de que o serviço foi realizado, seja ele uma manutenção, uma montagem ou uma instalação.

Etapas de execução do serviço

Com o relatório fotográfico, também se pode ter acesso a anotações e imagens relativas a processos com várias etapas.

Isso pode ser útil, por exemplo, em uma obra. Assim, tanto o coordenador do projeto quanto o cliente consegue saber a que passo anda a construção, quais as etapas que ainda estão por vir e quais já foram finalizadas.

O relatório fotográfico facilita até mesmo que se monitorem obras ou outros negócios à distância, já que cliente e gestor não precisam observar as etapas com seus próprios olhos.

Outro exemplo é o registro das etapas de montagem de um móvel ou produto. O relatório fotográfico serve para comprovar se todas as peças chegaram à casa do cliente em condições para o serviço ou então se alguma apresenta avaria a ponto de precisar ser cancelada a montagem.

Iniciado o serviço, as imagens vão comprovar cada etapa para controle e acompanhamento de qualidade. Por fim, o relatório fotográfico também registra o móvel ou produto já montado, confirmando a realização do atendimento.

Auxilia na auditoria de serviços

O controle da gestão e a qualidade dos serviços é fundamental para uma administração eficiente. Isso inclui a auditoria.

A auditoria em serviços é executada através de normas técnicas e administrativas, regras de utilização e prestação dos serviços, tabelas de procedimentos e honorários, além de protocolos que orientam as boas práticas profissionais.

Várias dessas medidas podem ser cumpridas e fiscalizadas, mesmo à distância, com a ajuda de imagens. A partir do registro fotográfico, o gestor pode verificar o cumprimento dos protocolos sem ter que estar presente em toda execução de serviços.

Como fazer um relatório fotográfico

O relatório fotográfico pode ser elaborado por um auditor ou pelo próprio técnico em campo.

Ao longo do documento, é importante que as imagens sejam acompanhadas de legendas que justifiquem o porquê da foto naquele contexto. Isso facilita o entendimento para consultas futuras.

Outros dados relevantes para a realização de um relatório fotográfico são a identificação do cliente, a data de realização e o seu objetivo. Tudo isso faz com que o relatório de serviços final seja mais completo.

E não se preocupe: esta não é uma tarefa difícil. A elaboração do relatório fotográfico fica ainda mais fácil com os recursos de um aplicativo de ordem de serviço!

Dessa forma, evita-se a possibilidade de erro humano, já que o documento é gerado de forma automática a partir dos dados inseridos no celular ou tablet. Outra vantagem do aplicativo é a atualização em tempo real, possibilitando o acompanhamento da execução da tarefa.

O aplicativo de ordem de serviço conta ainda com outros recursos como:

Checklists para controle de entregas, despesas e manutenções;
Coleta de dados online e offline;
Validação de dados de acordo com suas regras;
Atualização em tempo real, de textos, áudios, fotos e vídeos;
Monitoramento da evolução da execução de tarefas dos técnicos;
Localização em tempo real dos técnicos;
Acompanhamento de toda a operação;
Registros em áudio de todos os serviços em campo;
Digitalização de documentos; e
Assinatura eletrônica, na tela do celular.

Considerações sobre o relatório fotográfico

Hoje, o mundo é de quem consegue ganhar agilidade sem perder qualidade. O relatório fotográfico feito em aplicativo une o melhor dos dois mundos, auxiliando na comprovação e no acompanhamento de tarefas, e ainda otimiza o tempo da equipe externa.

Etapa fundamental para um relatório de serviços completo, o relatório fotográfico pode ser implementado em diversas áreas, como varejo, serviços e facilities.

Seja qual for o seu negócio, ao trabalhar com ordem de serviço, a sua empresa pode ganhar mais produtividade, eficiência e controle com o aplicativo da uMov.me.

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