Relatório fotográfico: o que é e como fazer?

O relatório fotográfico é uma documentação essencial para empresas que prestam serviço, pois ele possibilita a comprovação das tarefas realizadas e/ou condições de equipamentos.

A transformação digital já é realidade para empresas de diversas áreas de negócios. Quando o assunto é Ordem de Serviços, a tecnologia trouxe diversos benefícios para o dia a dia das equipes.

Uma das vantagens mais destacadas no mercado é a digitalização dos relatórios e comprovantes de serviço. Além disso, com um aplicativo, o profissional em campo pode listar etapas concluídas, através de um checklist, coletar a assinatura eletrônica do cliente e registrar fotos e vídeos.

Dessa forma, é possível captar imagens antes, durante e depois da prestação de serviço. E o resultado é um relatório fotográfico. Mas você sabe o que é esse recurso? E conhece a importância de utilizá-lo para a sua empresa?

Relatório fotográfico: definição

Se no passado, uma câmera era item de luxo, hoje todos temos uma na palma da mão. Os celulares trouxeram novas possibilidades para praticamente todos os ramos de negócios, incluindo serviços e facilities.

Agora, as equipes externas podem registrar as etapas de um serviço e compartilhá-las sem dificuldades, criando um relatório fotográfico que associa imagens e anotações. O documento está se tornando cada vez mais popular para acompanhar e documentar tarefas. 

Algumas empresas que oferecem montagem de móveis, por exemplo, utilizam as imagens para confirmar que todas as peças chegaram à casa do cliente, bem como para registrar as etapas de montagem até o móvel estar pronto. 

Esse é o caso das Lojas Lebes, a rede varejista utiliza o nosso Aplicativo de Ordem de Serviço e a funcionalidade de o seu relatório fotográfico para oferecer ainda mais qualidade e segurança para todos os envolvidos – clientes, vendedores e montadores.

Mas o relatório fotográfico também é utilizado em outras áreas, como manutenção e instalação técnica. Esse recurso pode ser um grande aliado para quem trabalha com ar condicionado e climatização, por exemplo.

Por que o relatório fotográfico é importante?

Mais do que acrescentar uma etapa ao serviço, o relatório fotográfico promove mais segurança e controle, tanto para os gestores quanto para as equipes externas. 

O registro com imagens serve para comprovar as condições do produto ou do reparo realizado, como no caso de manutenções, ou ainda para documentar a realização de tarefas. 

Dessa forma, o relatório fotográfico é importante para evitar problemas ou até mesmo extravio de peças e produtos. No caso de dúvidas, a informação estará disponível e exposta de forma clara para o gestor e sua equipe. 

Se o próprio técnico esquecer que realizou um conserto meses atrás, por exemplo, ainda assim é possível verificar a comprovação de que o procedimento foi realizado. E tudo isso com a vantagem de conferir o antes e o depois da visita técnica, através das imagens.

Em suma, o relatório fotográfico é um recurso valioso para garantir um relatório de serviços mais completo e eficiente. 

Quem pode utilizar os relatórios fotográficos

O uso de relatórios fotográficos pode ser útil para empresas de diversos ramos. Basta oferecer serviços que possam ser fotografados como forma de comprovação e acompanhamento.

Embora um recurso mais comum na área de serviços e facilities, o relatório fotográfico pode ser útil também ao varejo, como mostramos no case de sucesso das Lojas Lebes acima.

Veja alguns exemplos:

• Manutenção;
• Instalação;
• Inspeção;
• Locação;
• Limpeza;
• Segurança do Trabalho;
• Monitoramento.

Confira algumas etapas em que o relatório fotográfico pode ser um grande aliado:

• Comparação e avaliação do equipamento pré e pós manutenção;
• Histórico das manutenções;
• Acompanhamento e/ou auditoria da execução de serviços;
• Acompanhamento de obras; e
• Comprovação de atendimentos.

4 principais benefícios deste tipo de relatório

Já vimos que um relatório fotográfico serve como comprovação da conclusão de tarefas e como forma de acompanhamento de processos, como no caso das montagens, instalações e manutenções. 

Agora, vamos falar mais profundamente dos benefícios deste tipo de registro. Confira:

1) Históricos de serviços prestados

Você pode arquivar o relatório fotográfico para a criação de históricos de atendimentos, ainda mais se estiver utilizando um software para os registros.

Com os relatórios armazenados de forma digital, ou seja, sem chances de se perderem em meio a arquivos, fica mais fácil acompanhar os processos realizados em equipamentos e comprovar que, de fato, o trabalho foi concluído.

É possível, por exemplo, enviar um técnico para um conserto de uma impressora já sabendo quais peças quebraram anteriormente, pois há registros fotográficos disponíveis para consulta. 

2) Comprovação de antes e depois

A partir do relatório fotográfico, o mesmo técnico também vai conseguir comprovar tanto para os seus gestores, quanto para o cliente, que realizou a manutenção do equipamento.

Afinal, a fotografia é uma prova incontestável de que o serviço foi realizado, seja ele uma manutenção, uma montagem ou uma instalação.

3) Etapas de execução do serviço

Com o relatório fotográfico, também se pode ter acesso a anotações e imagens relativas a processos com várias etapas.

Isso pode ser útil, por exemplo, em uma obra. Assim, tanto o coordenador do projeto quanto o cliente consegue saber a que passo anda a construção, quais as etapas que ainda estão por vir e quais já foram finalizadas.

O relatório fotográfico facilita até mesmo que se monitorem obras ou outros negócios à distância, já que cliente e gestor não precisam observar as etapas com seus próprios olhos.

Outro exemplo é o registro das etapas de montagem de um móvel ou produto. O relatório fotográfico serve para comprovar se todas as peças chegaram à casa do cliente em condições para o serviço ou então se alguma apresenta avaria a ponto de precisar ser cancelada a montagem.

Iniciado o serviço, as imagens vão comprovar cada etapa para controle e acompanhamento de qualidade. Por fim, o relatório fotográfico também registra o móvel ou produto já montado, confirmando a realização do atendimento.

4) Auxilia na auditoria de serviços

O controle da gestão e a qualidade dos serviços é fundamental para uma administração eficiente. Isso inclui a auditoria.

A auditoria em serviços é executada através de normas técnicas e administrativas, regras de utilização e prestação dos serviços, tabelas de procedimentos e honorários, além de protocolos que orientam as boas práticas profissionais.

Várias dessas medidas podem ser cumpridas e fiscalizadas, mesmo à distância, com a ajuda de imagens. A partir do registro fotográfico, o gestor pode verificar o cumprimento dos protocolos sem ter que estar presente em toda execução de serviços.

Como o checklist de auditoria ajuda na avaliação do negócio

Como fazer um relatório fotográfico

O relatório fotográfico pode ser elaborado por um auditor ou pelo próprio técnico em campo. Mas para ser uma documentação completa, é preciso seguir algumas etapas. Veja a seguir!

1) Defina um formato: Word, Excel ou Aplicativo?

Antes de sair elaborando o relatório de qualquer jeito é importante definir o melhor formato e padronizá-lo para toda a empresa. Caso contrário, pode gerar confusão nos arquivos.

Por exemplo, se um técnico cria o seu relatório em Word e outro em Excel, as informações vão se desencontrar.

Sendo assim, é imprescindível avaliar:

• Os prós e contras de cada tipo de sistema;
• Funcionamento online e offline;
• Facilidade de inserção de informações;
• Possibilidade de compartilhamento entre funcionários e gestores. etc.

Vale ressaltar que os aplicativos e outros sistemas de ordem de serviço garantirão maior agilidade e otimizarão a comunicação entre a equipe em campo e os gestores.

2) Crie um cabeçalho com as principais informações

Por se tratar de uma documentação muito relevante para a empresa, é necessário coletar os dados do cliente onde o serviço será prestado. E uma das maneiras de organizar isso é em um cabeçalho estruturado.

Portanto, sugerimos organizar da seguinte forma:

• Informações da empresa prestadora de serviços: Logo, Nome, razão social, e-mail, telefone, endereço, CNPJ;
• Dados do cliente: Nome, razão social, e-mail, telefone, endereço, CNPJ/CPF;
• Dados do serviço: Funcionário responsável, data/hora do início e fim da realização do serviço, tempo de execução, objetivo do atendimento;

3) Descreva a tarefa realizada

Provavelmente, ao longo deste texto você já está ciente da necessidade de enriquecer o relatório com detalhes, certo?

Após preencher o cabeçalho com as principais informações, é necessário descrever melhor a tarefa ou serviço prestado. Por exemplo:

• O equipamento estava em conformidade?
• As avarias foram solucionadas?
• Quais materiais foram utilizados?
• Ficou alguma solução pendente?

Nesse caso, quanto mais elementos forem incluídos para descrever o relatório fotográfico, mais completo ele estará.

4) Anexe as fotos comprobatórias

Agora chegamos efetivamente na etapa em que as fotos são anexadas.

Parecia algo tão simples, apenas colocar as fotos em um arquivo qualquer, não é?

Mas para garantir o máximo de eficiência nos processos é importante seguir esses passos.

Além disso, é imprescindível que as imagens sejam acompanhadas de legendas que justifiquem o porquê da foto naquele contexto. Isso facilita o entendimento para consultas futuras. 

5) Colete a assinatura

Por fim, a coleta da assinatura do cliente e do funcionário responsável é o que deve atestar a confiabilidade da documentação.

Portanto, se for utilizar um aplicativo ou sistema para emitir o relatório, opte por aquele que já possua a funcionalidade de assinatura, com valor jurídico.

Assinatura Digital ou Assinatura Eletrônica: quais as diferenças e porque usá-las?

Aplicativo para relatório fotográfico

A elaboração do relatório fotográfico fica ainda mais fácil com os recursos de um Aplicativo de Ordem de Serviço!

Dessa forma, evita-se a possibilidade de erro humano, já que o documento é gerado de forma automática a partir dos dados inseridos no celular ou tablet. Outra vantagem do aplicativo é a atualização em tempo real, possibilitando o acompanhamento da execução da tarefa.

O nosso aplicativo ainda com outros recursos como: 

• Checklists para controle de entregas, despesas e manutenções;
• Coleta de dados online e offline;
• Validação de dados de acordo com suas regras;
• Atualização em tempo real, de textos, áudios, fotos e vídeos;
• Monitoramento da evolução da execução de tarefas dos técnicos;
• Localização em tempo real dos técnicos;
• Acompanhamento de toda a operação;
• Registros em áudio de todos os serviços em campo;
• Digitalização de documentos; e
• Assinatura eletrônica, na tela do celular.

Considerações sobre o relatório fotográfico

Hoje, o mundo é de quem consegue ganhar agilidade sem perder qualidade. O relatório fotográfico feito em aplicativo une o melhor dos dois mundos, auxiliando na comprovação e no acompanhamento de tarefas, e ainda otimiza o tempo da equipe externa.

Etapa fundamental para um relatório de serviços completo, o relatório fotográfico pode ser implementado em diversas áreas, como varejo, serviços e facilities. 

Seja qual for o seu negócio, ao trabalhar com ordem de serviço, a sua empresa pode ganhar mais produtividade, eficiência e controle com o aplicativo da uMov.me.

* Texto publicado originalmente em 29 de junho de 2021 e atualizado em 19 de outubro de 2023.

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