Controle de ordem de serviço: como a tecnologia ajuda

Empresas que atuam no segmento de serviços precisam ter um gerenciamento minucioso da operação. E isso ajuda tanto na execução do trabalho, quanto nas validações de pós-venda e fidelização. Entenda como a tecnologia aliada ao controle de ordem de serviço tornará a operação da sua empresa mais eficiente!

Se não houver um bom controle de ordem de serviço, o planejamento da empresa acaba sendo em vão.

Apesar das ordens já serem comuns para os negócios do segmento de serviços, é possível observar muitos problemas decorrentes da falta de organização. Em especial, quando o assunto é o pedido do cliente.

As principais causas disso são as poucas e/ou confusas informações e ausência de orientação acerca dos protocolos de execução para os profissionais em campo.

Diante disso, a automação dos processos veio para facilitar o trabalho do time de gestão, dos profissionais e aumentar o nível de satisfação do cliente.

Conheça algumas vantagens ao adotar e implementar um melhor controle de ordem de serviço. E como tudo isso é possível através da tecnologia!

O que é uma ordem de serviço

Em resumo, uma ordem de serviço (OS) é um tipo de documento que requisita algum serviço. Ela também estabelece e orienta sobre todas as ações que serão executadas em determinado atendimento.

Então, é uma solicitação formal para que o serviço seja executado e para isso precisa ser emitida e enviada ao setor ou funcionário responsável pela tarefa.

Além disso, carregam as informações fundamentais para que o cliente seja atendido conforme o problema a ser resolvido, as expectativas esperadas e os relatórios necessários.

Contudo, se não houver um controle preciso, a utilização da OS se torna ineficiente.

Conheça os principais tipos de Ordem de Serviço e suas especificações 

Por que fazer o controle de ordem de serviço?

O objetivo é garantir uma comunicação mais assertiva entre as pessoas envolvidas, seja interna ou externamente. 

O documento possibilita o monitoramento de um determinado processo (desde que o armazenamento e arquivamento sejam feitos corretamente). 

Isso resulta em um acompanhamento mais detalhado: por exemplo, é possível saber quantas vezes o serviço foi solicitado em um período específico, quanto de material foi necessário e quais foram os custos.

Então, o controle é essencial para definir com mais clareza os processos internos que serão colocados em prática, a partir do alinhamento de informações fornecidas pelo cliente.

Os detalhes esclarecidos permitem mais segurança para o cliente e orientação precisa para os funcionários. Assim, os riscos de retrabalho são reduzidos, visto que o controle de ordem de serviço auxilia na execução, conclusão e entrega conforme os pedidos e prazos.

Quais as vantagens do controle digital de ordem de serviço?

Já mostramos algumas vantagens no controle de ordem de serviço no tópico anterior, mas se contarmos que é possível tornar o processo ainda mais eficiente?

Para isso, o uso da tecnologia é fundamental! Mais do que organização e planejamento, os sistemas de ordem de serviço possibilitam melhor comunicação entre gestores e funcionários.

Ou seja, o ideal é optar por soluções que estão presentes nas duas pontas: para quem gerencia a execução do trabalho e quem o executa no cliente.

Pensando em tudo isso, a uMov.me criou o Aplicativo de Ordem de Serviço que ajuda no controle e disponibiliza na palma da mão todos os registros, protocolos e processos que devem ser executados.

Assim, as vantagens são inúmeras para todos os envolvidos: clientes, gestores e técnicos. Explicamos mais sobre isso com alguns exemplos em seguida.

Para o cliente

Atualmente, a satisfação e experiência do cliente são primordiais, seja qual for o serviço ou segmento. Por isso, o aplicativo de OS permite a comunicação mais transparente com o contratante.

Por meio dele, é possível informar que o técnico está a caminho do local do serviço e realizar assinatura eletrônica na tela do celular para comprovar entregas e tarefas.

Ainda, há campos para registro de como o serviço ficou após ser executado, o que resulta em mais qualidade no atendimento e assertividade na execução do profissional.

Para os gestores

Gerir equipes em campo é uma tarefa complexa em vista da distância, por isso o aplicativo para controle de ordem de serviço também possui funcionalidades voltadas aos gestores.

Como planejamento diário, semanal e mensal das tarefas e monitoramento da evolução da execução de  tarefas. 

Para melhorar a execução, o gestor tem disponível as soluções de cercamento eletrônico por geolocalização e visualização em mapas. Assim como, roteirização por menor distância ou tempo evitando a perda de tempo no trânsito.

E tem mais: recebe a comprovação do serviço executado através de fotos e dashboards com mapas, gráficos, timelines, agendas e  tabelas.

Para a equipe em campo

A equipe em campo também se beneficia com o sistema de controle de ordem de serviço, através do monitoramento de jornada e check-in e check-out em cada cliente. 

Além disso, a equipe em campo passa a ter mais autonomia ao acompanhar a execução de tarefas, despesas e manutenções com os checklist disponíveis.

Outro ponto importante é a coleta de dados que pode ser feita no modo offline, bem como captura de fotos, áudios e vídeos para comprovação do serviço realizado.

Ou seja, todas essas vantagens ajudam o cliente a ter mais confiança na empresa, os gestores a acompanharem seus funcionários e as equipes a organizarem seu trabalho.

Saiba como ter mais controle das ordens de serviço

Ao chegar até aqui, certamente, você já compreendeu a importância de controle das ordens de serviço, desde a emissão a execução, para a sua empresa. Além disso, como é importante utilizar a tecnologia tanto para a gestão, quanto para a equipe em campo.

Também já abordamos como um aplicativo pode ser essencial no controle de OS e facilitar toda a automação de processos em busca de uma equipe mais produtiva e resultados mais eficientes.

Veja 3 pontos essenciais para realizar um controle de OS eficiente: 

1) Checklist dos itens realizados no trabalho

O checklist é uma forma de facilitar o planejamento, monitoramento e execução das tarefas. É o famoso “mão na roda” para empresas que precisam gerenciar equipes externas.

Funciona exatamente como uma lista de tarefas a serem executadas/revisadas pelo profissional. 

Os checklists digitais podem mudar dependendo da atividade e também varia de acordo com as respostas dadas, pois é uma solução inteligente.

Tudo isso para ter certeza que nenhuma etapa do processo será esquecida, pulada ou ainda deixada de lado.

Ainda, o checklist ajuda a reduzir os gastos com a reposição de itens que costumam ser esquecidos pelas equipes durante as visitas.

2) Gestão de equipes em tempo real

Será que as empresas  realmente sabem como é o desempenho dos funcionários que trabalham externamente? Uma forma fácil de acompanhar e organizar os dados sobre a produtividade é através do aplicativo de Ordem de Serviço.

Aqui também vale uma breve história: o técnico da seleção brasileira de vôlei, Bernardinho, se destacou por dar grande importância às estatísticas sobre os seus jogadores e adversários.

É por meio de números obtidos de análises de dados concretos que ele toma as decisões sobre quem escalar e qual estratégia de jogo adotar.

Bernardinho ensina que a constante mensuração e análise de resultados é o melhor caminho para tirar o máximo de uma equipe e formar um time campeão.

Esse é um exemplo de como a análise de informações contribui para tomada de decisões mais estratégicas em relação à gestão de equipes e sua performance.

E sabia que é possível fazer isso em tempo real? Com a solução da uMov.me, os gestores acompanham a evolução das tarefas diariamente na palma da mão com praticidade. As equipes inserem os dados no aplicativo que são atualizados na hora.

Também trouxemos outro exemplo para entender como funciona na prática a ordem de serviços automatiza com a rede hospitalar gaúcha da Santa Casa:

  • Conseguem gerir mais de 1.200 leitos por meio do aplicativo de ordem de serviços: sempre que um leito é liberado, um alerta é disparado para que um dos mais de 300 funcionários conectados à ferramenta possa iniciar os procedimentos de limpeza e higienização;
  • Na sequência, esse leito é liberado para receber novas internações: todo esse processo já era realizado antes, mas de maneira manual por meio de uma planilha;
  • Adotar o aplicativo reduziu muito o tempo de espera dos pacientes que aguardam na emergência por um leito;

Segundo Melissa Candido, coordenadora de Hospitalidade da Santa Casa, com o novo sistema, é possível também controlar, em tempo real, todos os intervalos entre uma tarefa e outra — uma excelente forma de monitorar a produtividade da equipe.

3) Centralização de todas as informações em um único local

Outro ponto essencial para o controle de OS é a centralização de informações de forma acessível, para evitar que dados importantes sejam perdidos ou não possam ser integrados.

Centralizar as informações - controle de ordem de serviço

E com o Aplicativo de Ordem de Serviços da uMov.me isso é possível. Essa integração agiliza a confecção de relatórios, o controle de estoque e o acompanhamento das equipes externas.

Os dados das tarefas e execuções das equipes, bem como os feedbacks e comprovantes dos clientes ficam organizados e podem ser consultados quando necessário.

Assim, os gestores podem ter uma visão mais ampla e precisa do desempenho e das possibilidades de melhorias. Os relatórios, dashboards, gráficos e indicadores de desempenho também ficam centralizados no aplicativo com dados seguros e completos.

Uma das possibilidades do aplicativo da uMov.me em serviços é a utilização em montagem de móveis, de acordo com as necessidades operacionais de cada cliente. Nosso time de especialistas explica o Template de Ordem de Serviço no vídeo a seguir!

Conheça melhor o Aplicativo de Ordem de Serviço da uMov.me

As funcionalidades que auxiliam na melhor gestão de serviços e dos técnicos que comentamos neste texto estão disponíveis no Aplicativo de Ordem de Serviço da uMov.me!Aplicativo para controle de ordem de serviço

A uMov.me é uma empresa líder nacional na criação de aplicativos no-code. O que significa que os aplicativos são criados sem precisar de códigos, o que os torna mais rápidos de serem feitos.

Todos os aplicativos produzidos são customizados e inspirados na necessidade da empresa que está o contratando.

Conheça as principais funcionalidades:

  • Roteirizador de Visitas
  • Checklist Digital
  • Relatório Fotográfico
  • Geolocalização das Equipes
  • Avisos e Alertas para Clientes
  • Notificações via mensagens de push, SMS ou e-mail
  • Comprovação digital do serviço realizado
  • Distribuição de OS
  • Painel de gestão com dados dos serviços prestados em tempo real e muito mais.

Conheça mais funcionalidades do Aplicativo de OS da uMov.me

Engeman Telecom transforma operação com aplicativo de ordem de serviço

A Engeman, empresa de suporte técnico em telecomunicações, já utiliza o aplicativo para ter mais controle de ordem de serviço dos seus profissionais.

O aplicativo é usado por todos os técnicos de manutenção da companhia. Por meio dele, conseguem consultar uma listagem de mais de 600 itens que precisam ser verificados em cada trabalho a ser realizado.

Isso faz com que os colaboradores economizem tempo e recursos em um processo que antes era feito por meio do preenchimento de mais de seis páginas de formulários.

Assim, foram dispensados o uso de folhas pelos técnicos a partir das agendas realizadas. Antes, eram preenchidas mais de seis páginas manuscritas em formulários de papel. Ou seja, a redução de custos só nesse ponto já foi expressiva.

Além de facilitar o cotidiano dos funcionários em campo, o aplicativo também realiza a verificação do “ponto eletrônico” no início, intervalos e fim da jornada de trabalho.

Considerações sobre controle de ordem de serviço

O fracasso de empresas do segmento de serviços pode ser ditado pela falta de organização. 

Isso porque quando não há um controle das ordens de serviço, as empresas perdem em produtividade da equipe, aumentam os custos com retrabalhos, ocorrem possíveis atrasos e muito mais problemas.

E a melhor maneira de organizar a emissão e acompanhar a execução de OS é a digital. Pois unifica a comunicação entre gestão e equipe em campo, as informações são atualizadas em tempo real e o controle de todo processo de serviços é facilitado.

Quer saber mais como um aplicativo para controle de ordem de serviço pode ajudar sua empresa a se destacar ainda mais? Clique aqui e fale com nossos especialistas!

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* texto publicado originalmente em 6 de fevereiro de 2017 e atualizado em 22 de abril de 2022

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