O relatório fotográfico é uma documentação essencial para empresas que prestam serviço, pois ele possibilita a comprovação das tarefas realizadas e/ou condições de equipamentos. Além de servir como prova documental, ele facilita a comunicação entre equipes, clientes e gestores, garantindo uma visão precisa do progresso, resultados e condições observadas.
O relatório fotográfico é um recurso advindo da era da transformação digital. Atualmente, ele se tornou uma realidade para empresas de diversas áreas de negócios. Desse modo, quando o assunto é Ordem de Serviço (OS), essa tecnologia trouxe diversos benefícios para o cotidiano das equipes.
Uma das vantagens mais destacadas no mercado é a digitalização dos relatórios e comprovantes de serviço. Além disso, com um aplicativo, o profissional em campo pode listar etapas concluídas, através de um checklist, coletar a assinatura eletrônica do cliente e registrar fotos e vídeos.
Dessa forma, é possível captar imagens antes, durante e depois da prestação de serviço. Mas você sabe o que é esse recurso? Conhece a importância de utilizá-lo para a sua empresa? Respondemos essa e outras perguntas a seguir!
O que é um relatório fotográfico?
É um documento que usa fotografias como principal meio de registro e comunicação de informações. Ele tem o objetivo de ilustrar visualmente uma situação, evento, atividade ou projeto, complementando ou substituindo descrições textuais.
Se no passado, uma câmera era item de luxo, hoje todos temos uma na palma da mão. Os celulares trouxeram novas possibilidades para praticamente todos os ramos de negócios, incluindo serviços e facilities.
Agora, as equipes externas podem registrar as etapas de um serviço e compartilhá-las sem dificuldades, criando um registro que associa imagens e anotações.
O documento está se tornando cada vez mais popular para acompanhar e documentar tarefas. Algumas empresas que oferecem montagem de móveis, por exemplo, utilizam as imagens para confirmar que todas as peças chegaram à casa do cliente, bem como para registrar as etapas de montagem até o móvel estar pronto.
Esse é o caso das Lojas Lebes, a rede varejista utiliza o nosso Aplicativo de Ordem de Serviço e a funcionalidade do seu relatório visual, para oferecer ainda mais qualidade e segurança para todos os envolvidos – clientes, vendedores e montadores.
Mas o registro fotográfico também é utilizado em outras áreas, como engenharia, arquitetura, construção civil, jornalismo, pesquisa científica, auditorias e eventos.
Por que o relatório fotográfico é importante?
Mais do que acrescentar uma etapa ao serviço, o dossiê de imagens promove mais segurança e controle, tanto para os gestores quanto para as equipes externas.
O registro com imagens serve para comprovar as condições do produto ou do reparo realizado, como no caso de manutenções, ou ainda para documentar a realização de tarefas.
Dessa forma, ele é importante para evitar problemas ou até mesmo extravio de peças e produtos. No caso de dúvidas, a informação estará disponível e exposta de forma clara para o gestor e sua equipe.
Se o próprio técnico esquecer que realizou um concerto meses atrás, por exemplo, ainda assim é possível verificar a comprovação de que o procedimento foi realizado.
E tudo isso com a vantagem de conferir o antes e o depois da visita técnica, por meio das imagens, garantindo um relatório de serviços mais completo e eficiente.
Quem pode utilizar os relatórios fotográficos?
O uso de relatórios fotográficos pode ser útil para empresas de diversos ramos. Basta oferecer serviços que possam ser fotografados como forma de comprovação e acompanhamento.
Embora seja um recurso mais comum na área de serviços e facilities, o registro de imagens pode ser útil também ao varejo, como mostramos no case de sucesso das Lojas Lebes, acima.
Veja alguns exemplos:
- Manutenção;
- Instalação;
- Inspeção;
- Locação;
- Limpeza;
- Segurança do Trabalho;
- Monitoramento.
Confira algumas etapas em que o documento visual pode ser um grande aliado:
- Comparação e avaliação do equipamento pré e pós manutenção;
- Histórico das manutenções;
- Acompanhamento e/ou auditoria da execução de serviços;
- Acompanhamento de obras;
- Comprovação de atendimentos.
4 principais benefícios deste tipo de relatório
Já vimos que um relatório fotográfico serve como comprovação da conclusão de tarefas e como forma de acompanhamento de processos, como no caso das montagens, instalações e manutenções.
Agora, vamos falar mais profundamente dos benefícios deste tipo de registro. Confira:
1) Históricos de serviços prestados
Você pode guardar o registro visual para criar históricos de atendimentos, especialmente se estiver usando um software para gerenciar as entradas.
Com os relatórios armazenados digitalmente, eliminando o risco de se extraviarem entre documentos físicos, torna-se mais simples monitorar os processos realizados em equipamentos e confirmar que o trabalho realmente foi finalizado.
Por exemplo, é possível enviar um técnico para reparar uma impressora já ciente das peças que quebraram anteriormente, graças à disponibilidade de registros visuais para consulta.
2) Comprovação de antes e depois
A partir das fotos, o técnico vai conseguir comprovar tanto para os seus gestores, quanto para o cliente, que realizou a manutenção do equipamento.
Afinal, a fotografia é uma prova de execução incontestável do serviço prestado, seja ele uma manutenção, uma montagem ou uma instalação.
Case de sucesso
Muitas empresas já reconhecem a importância e o impacto positivo da utilização do relatório fotográfico para documentar as atividades realizadas, como no caso da Fertécnica.
A empresa incorporou os registros nas Ordens de Serviço (OS) para otimizá-las. As fotografias tiradas antes e depois da manutenção de um equipamento auxiliam no preenchimento das descrições na OS, na identificação das peças que precisam de substituição e, evidentemente, na oferta de detalhes transparentes e confiáveis aos clientes.
Saiba mais sobre: Fertécnica reduz 80% de erros no fluxo de atendimento com Aplicativo de Ordem de Serviço
3) Etapas de execução do serviço
Com o registro visual, também se pode ter acesso a anotações e imagens relativas a processos com várias etapas. Isso pode ser útil, por exemplo, em uma obra.
Assim, tanto o coordenador do projeto quanto o cliente consegue saber a que passo anda a construção, quais as etapas que ainda estão por vir e quais já foram finalizadas.
O dossiê facilita até mesmo que se monitorem obras ou outros negócios à distância, já que o gestor não precisa observar as etapas com seus próprios olhos. Outro exemplo é o registro das etapas de montagem de um móvel ou produto.
Além disso, ele comprova se todas as peças chegaram à casa do cliente em condições para o serviço ou se alguma apresentou avaria, a ponto de precisar ser cancelada a montagem.
Iniciado o serviço, as imagens vão comprovar cada etapa para controle e acompanhamento de qualidade. Por fim, o relatório fotográfico também registra o móvel ou produto já montado, confirmando a realização do atendimento.
4) Auxilia na auditoria de serviços
O controle da gestão e a qualidade dos serviços é fundamental para uma administração eficiente. Isso inclui a auditoria.
Essa inspeção em serviços é executada conforme as normas técnicas e administrativas, regras de utilização e prestação dos serviços, e tabelas de procedimentos e honorários. Além disso, protocolos que orientam as boas práticas profissionais são seguidos.
Várias dessas medidas podem ser cumpridas e fiscalizadas, mesmo à distância, com a ajuda de imagens. A partir do registro fotográfico, o gestor verifica o cumprimento dos protocolos, sem ter que estar presente em toda execução de serviços.
Como fazer um relatório fotográfico?
Esse documento pode ser elaborado por um auditor ou pelo próprio técnico em campo. Mas para ser uma documentação fotográfica completa, é preciso seguir algumas etapas. Veja a seguir!
Defina um formato: Word, Excel ou Aplicativo?
Antes de sair elaborando o relatório de qualquer jeito, é importante definir o melhor formato e padronizá-lo para toda a empresa. Caso contrário, pode gerar confusão nos arquivos.
Por exemplo, se um técnico cria o seu relatório em Word e outro em Excel, as informações vão se desencontrar. Sendo assim, é imprescindível avaliar:
- Os prós e contras de cada tipo de sistema;
- Funcionamento online e offline;
- Facilidade de inserção de informações;
- Possibilidade de compartilhamento entre funcionários e gestores, etc.
Vale ressaltar que os aplicativos e outros sistemas de ordem de serviço garantirão maior agilidade e otimizarão a comunicação entre a equipe em campo e os gestores.
Crie um cabeçalho com as principais informações
Por se tratar de uma documentação muito relevante para a empresa, é necessário coletar os dados do cliente para o qual o serviço será prestado.
E uma das maneiras de organizar isso é em um cabeçalho estruturado. Portanto, sugerimos organizar da seguinte forma:
- Informações da empresa prestadora de serviços: logo, nome, razão social, e-mail, telefone, endereço, CNPJ;
- Dados do cliente: nome, razão social, e-mail, telefone, endereço, CNPJ/CPF;
- Dados do serviço: funcionário responsável, data/hora do início e fim da realização do serviço, tempo de execução, objetivo do atendimento.
Descreva a tarefa realizada
Após preencher o cabeçalho com as principais informações, é necessário descrever melhor a tarefa ou serviço prestado. Por exemplo:
- O equipamento estava em conformidade?
- As avarias foram solucionadas?
- Quais materiais foram utilizados?
- Ficou alguma solução pendente?
Nesse caso, quanto mais elementos forem incluídos para descrever o relatório fotográfico, mais completo ele estará.
Anexe as fotos comprobatórias
Agora chegamos efetivamente na etapa em que as fotos são anexadas. Para garantir o máximo de eficiência nos processos documentais, é imprescindível que as imagens sejam acompanhadas de legendas que justifiquem o porquê da foto naquele contexto. Isso facilita o entendimento para consultas futuras.
Colete a assinatura
Por fim, a coleta da assinatura do cliente e do funcionário responsável é o que deve atestar a confiabilidade da documentação.
Se for utilizar um aplicativo ou sistema para emitir o relatório, opte por aquele que já possua a funcionalidade de assinatura, com valor jurídico.
Assinatura digital ou eletrônica: quais as diferenças e porque usá-las?
Como a foto de comprovação do relatório deve ser tirada?
Para que uma foto sirva como prova em um dossiê de imagens, é importante que ela seja tirada de forma clara, objetiva e seguindo algumas boas práticas, como:
- Iluminação adequada: tirada num local bem iluminado, para que todos os detalhes relevantes sejam visíveis;
- Ângulo e enquadramento: capture o objeto, local ou situação de forma centralizada, evitando cortes que prejudiquem a compreensão da imagem;
- Qualidade: feita com uma câmera boa ou um smartphone com alta resolução. Isso garantirá nitidez e facilitará a identificação de detalhes;
- Foco: precisa estar bem focado, pois imagens borradas comprometem a comprovação;
- Contexto: caso necessário, tire uma foto geral do ambiente, antes de fazer fotos mais próximas de detalhes específicos;
- Referências de tamanho: para situações específicas, demonstre as dimensões ou proporções, incluindo uma régua, fita métrica ou algum objeto de tamanho conhecido na foto;
- Data e hora: certifique-se de que a câmera esteja configurada para registrar a data e hora corretamente e mantenha os metadados da imagem intactos;
- Sequência lógica: em relatórios que exigem várias fotos, organize-as em uma ordem cronológica ou lógica para facilitar a compreensão;
- Identificação: caso a foto seja parte de uma inspeção ou acompanhamento, inclua informações relevantes no registro, como números de protocolo, identificação do local ou objeto. Pode-se usar placas, etiquetas ou anotações visíveis na imagem.
O que não pode ser feito no relatório fotográfico?
O documento baseado em imagens é muito oportuno, mas se for conduzido de forma imprudente, pode perder toda a sua comprovação legal. Desse modo, é preciso ficar longe de algumas atitudes perigosas, sendas as principais:
- Editar ou manipular fotos, comprometendo a veracidade do que foi registrado;
- Cortar partes importantes do objeto ou cenário;
- Omitir informações relevantes;
- Desorganizar a sequência lógica das fotos, criando uma narrativa duvidosa;
- Usar ângulos que distorcem a percepção;
- Deixar de registrar a data e hora;
- Excluir metadados da imagem;
- Não contextualizar o objeto fotografado;
- Utilizar equipamentos de baixa qualidade para fazer o registro.
Aplicativo para relatório fotográfico
A elaboração do dossiê fica ainda mais fácil com os recursos de um Aplicativo de Ordem de Serviço! Dessa forma, evita-se o erro humano, já que o documento é gerado de forma automática, a partir dos dados inseridos no celular ou tablet.
Outra vantagem do aplicativo de relatório é a atualização em tempo real, possibilitando o acompanhamento da execução da tarefa.
A nossa solução ainda conta com outros recursos, como:
- Checklists para padronização de tarefas;
- Coleta de dados online e offline;
- Validação de dados de acordo com suas regras;
- Atualização em tempo real das atividades executadas em campo;
- Monitoramento da evolução da execução de tarefas dos técnicos;
- Localização em tempo real dos técnicos;
- Registros em texto, imagem, vídeo e áudio de todos os serviços em campo;
- Assinatura eletrônica, na tela do celular.
Considerações sobre o relatório fotográfico
Vimos neste artigo, que o relatório fotográfico é uma ferramenta essencial para documentar e comprovar fatos de forma visual, garantindo clareza, credibilidade e organização.
Ao seguir as boas práticas de captura e evitar erros que comprometam a autenticidade e a qualidade das imagens, é possível criar um material eficaz e confiável para diferentes finalidades.
Seja qual for o seu negócio, ao trabalhar com ordem de serviço, a sua empresa pode ganhar mais produtividade, eficiência e controle com o aplicativo da uMov.me.