Transformação empresarial: benefícios da digitalização de processos

A digitalização de processos consiste na adoção de soluções digitais para otimizar as atividades. Isso aumenta a produtividade empresarial e contribui para a inovação tecnológica. Ao mesmo tempo, facilita a transformação digital por meio da melhoria da gestão de processos. Entenda mais.

Na chamada Era dos Dados, as empresas precisam saber usar os números para gerar informações e, então, insights estratégicos. Nesse cenário, uma forma de alcançar esses objetivos é fazer a digitalização de processos.

Basicamente, esse conceito tem relação com o aumento da facilidade no acesso à informação. Essa medida é tomada para otimizar o fluxo de trabalho e aumentar a produtividade empresarial.

Mais do que isso, ao fazer a transformação digital, sua empresa é capaz de assegurar uma interação melhor entre as áreas. Ainda pode mapear os concorrentes e identificar os comportamentos dos clientes para gerar produtos e serviços mais adequados às demandas do mercado.

Por isso, falar sobre a digitalização das pequenas empresas e dos grandes negócios é imperativo. Neste post, vamos explicar melhor como a inovação tecnológica ajuda a melhorar a gestão de processos. Continue lendo!

Aprofunde-se no assunto assistindo ao 3° episódio da  websérie “Transformações Reais” e entenda melhor o que significa a digitalização das empresas

O que é digitalização do processo?

Digitalização de processos é o ato de utilizar soluções tecnológicas (ferramentas e sistemas) para automatizar atividades e fluxos de trabalho corporativos. Para isso, os dados físicos são migrados para a nuvem, a fim de que fiquem acessíveis a qualquer pessoa autorizada utilizando um dispositivo com conexão à internet.

Na prática, a facilidade de acesso às informações traz uma dinâmica corporativa diferente. Isso porque a interação entre as equipes é facilitada. Além disso, fica mais fácil tomar decisões acertadas, já que os dados embasam essas definições.

Outros benefícios é a oportunidade de acompanhar a realização de atividades, evitar erros e retrabalhos e adotar a inovação tecnológica para as equipes de campo. Isso porque os colaboradores em outros lugares conseguem entrar em contato sempre que necessário. Assim, o resultado é o aumento da produtividade empresarial e da eficiência operacional.

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O que significa processos digitalizados?

Processo digitalizado pode significar uma peça jurídica em formato virtual. Mas no contexto empresarial, representa atividades executadas somente em formato eletrônico. De toda forma, as operações são paperless, isto é, não implicam uso de papel. Nesse caso, são utilizados sistemas de computação em nuvem.

Por que a digitalização de processos é importante para as empresas?

A digitalização de processos é importante para as empresas por facilitar a implementação da inovação tecnológica e aumentar a excelência operacional. Dessa forma, é possível fazer mais em menos tempo, mantendo a qualidade dos produtos e serviços. Isso porque a equipe tem uma atuação mais estratégica, já que as atividades repetitivas são automatizadas.

Essa mudança também contribui para uma boa gestão de processos. Os fluxos de trabalho são mais fluidos e fica mais fácil compartilhar informações. Dessa forma, é possível usar os dados de forma estratégica, entendendo exatamente o que acontece com as equipes.

Por exemplo, com um Aplicativo de Checklist, o gestor define todas as etapas a executar, em qual ordem devem ser realizadas e pode até colocar condicionais. Isso permite aumentar a produtividade e evitar erros e retrabalhos.

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Por sua vez, um aplicativo de controle de vendas ajuda a monitorar e validar as negociações fechadas. Com essas informações, consegue-se rentabilizar mais os processos e identificar gargalos para fazer melhorias.

Em outras palavras, suas operações se tornam mais inteligentes. Apesar disso, muitos setores apresentam dificuldade com a transformação digital. Por exemplo, no congresso Digitalização do Varejo, do e-commerce Brasil, foi sinalizado que 40,2% dos empreendedores do e-commerce têm problemas para manter a rentabilidade.

Além disso, 39,3% sentem desafios para atender às expectativas do consumidor final e 7,4% alegam ter dificuldade de integração. Essa situação pode ser modificada com o uso de soluções digitais com foco na logística inteligente.

Com os aplicativos certos, é possível reduzir ou aumentar os prazos e o frete, de acordo com uma cotação inteligente. Também fica mais fácil implementar a entrega preditiva e monitorar o pedido em tempo real.

Tudo isso se transforma em melhoria da experiência do cliente, que pode ser fidelizado. Portanto, você alcança melhores resultados, que tendem a permanecer ao longo do tempo.

Quem deve digitalizar os processos?

A digitalização de processos é uma necessidade para empresas de todos os setores e tamanhos que buscam aumentar a eficiência e a competitividade. 

Grandes corporações, com suas operações complexas e extensivas, podem se beneficiar significativamente da automação e integração de sistemas, o que permite a otimização de recursos e a redução de custos operacionais. 

Para pequenas e médias empresas, a digitalização pode ser um diferencial competitivo essencial, permitindo-lhes competir em igualdade de condições com empresas maiores, ao oferecer maior agilidade e personalização nos serviços.

Além disso, a digitalização não é apenas uma questão de eficiência operacional, ela também é fundamental para melhorar a experiência do cliente. Empresas que adotam tecnologias digitais têm a capacidade de oferecer serviços mais rápidos, personalizados e de alta qualidade, o que pode aumentar a satisfação e a fidelidade do cliente.

Quanto custa digitalizar processos?

O custo de digitalizar um processo depende da operação que será feita. Se for relativa à transformação de arquivos físicos para virtuais, a média de valores fica entre R$ 0,15 e R$ 30, de acordo com o tipo de serviço e o tamanho da folha. 

Já no caso do desenvolvimento de um software, para contexto empresarial, a quantia será conforme a demanda exigida.

Nesse sentido, usar uma plataforma específica para digitalização de serviços em campo oferece um custo-benefício melhor. Isso porque você pode personalizar o aplicativo de forma fácil e rápida.

Quais são os benefícios da digitalização de processos?

Os benefícios da digitalização de processos são a automação de tarefas, o aumento da produtividade empresarial e da eficiência operacional, e a redução de custos. Também é possível monitorar os dados em tempo real para identificar oportunidades de melhoria e evitar problemas.

Veja, a seguir, mais benefícios da digitalização de processos:

1. Os dados ficam mais seguros devido às soluções digitais;
2. As operações são otimizadas, com aumento da produtividade empresarial;
3. As barreiras físicas são eliminadas, porque o ambiente digital é integrado e a integração das equipes aumenta;
4. Os custos operacionais são reduzidos, tanto pela eficiência quanto pela atuação estratégica e uso de menos materiais de escritório;
5. A gestão de processos é mais sustentável por conta das operações paperless;
6. O compartilhamento de dados e informações é maior, com acesso via qualquer dispositivo com conexão à internet;
7. As equipes são mais integradas;
8. Você consegue visualizar facilmente os indicadores estratégicos, a fim de tomar decisões embasadas;
9. A satisfação dos clientes aumenta.

Aqui, é preciso destacar um ponto relacionado à melhoria da experiência do consumidor. Segundo o estudo mencionado anteriormente, 78% dos compradores optarão por outra marca se não forem informados sobre o status da encomenda.

Essa situação pode ser resolvida com um Aplicativo de Logística. Se a solução tiver o recurso torre de controle, você acompanha os pedidos e envia notificações aos clientes.

 

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Como a digitalização de processos pode aumentar a eficiência e reduzir os custos operacionais?

A digitalização de processos pode aumentar a eficiência e reduzir os custos operacionais por automatizar atividades. Assim, o tempo para a realização das tarefas é reduzido e a equipe foca as ações estratégicas, em vez de perder tempo com processos demorados e repetitivos.

Esses benefícios são derivados do uso de soluções digitais. Com esses sistemas, o gestor tem uma visão completa dos processos e atividades contidas em cada fluxo de trabalho. Também identifica os responsáveis e se certifica do cumprimento de todas as tarefas.

Desse modo, ele aprimora a gestão do tempo, ao mesmo tempo que delega atividades de forma mais eficiente. Uma das consequências é justamente a redução de custos operacionais.

Se por um lado ele controla as ações de cada colaborador, de outro também faz o monitoramento da frota em tempo real e realiza a roteirização de equipes. O resultado é mais agilidade, já que o gestor identifica onde está cada funcionário e executa uma alocação mais eficiente.

Além disso, há diminuição de gastos com deslocamento, combustível e até manutenção de veículos. Afinal, as rotas serão otimizadas.

Como os aplicativos facilitam a digitalização de processos em campo?

Os aplicativos facilitam a digitalização de processos por simplificar a gestão de atividades e automatizá-las. Essas soluções também contribuem para o contato entre os membros da equipe e deles com o gestor, além de informarem o cliente, quando necessário. Permitem, ainda, aumentar as vendas no varejo justamente por ter operações mais ágeis.

Voltando aos dados do estudo citado anteriormente, dois dos principais motivos para o abandono de carrinho são os custos extras com taxas e entrega muito altos (48%) e a demora na chegada do produto (23%). Se esses empecilhos forem eliminados, fica mais fácil concretizar as vendas.

Além disso, quase metade das operações corporativas gasta acima de 20% do orçamento com o transporte de mercadorias. Por isso, quando se utiliza um aplicativo, é possível criar rotas para entregas melhores.

Considerações sobre a digitalização de processos

A transformação digital é uma aliada da eficiência e da melhoria da gestão de processos. Uma das maneiras mais eficazes de implementar essas melhorias é por meio da inovação tecnológica, como plataformas para digitalização e gestão de processos em campo.

Nesse sentido, pode-se criar soluções digitais destinadas para aumentar a produtividade empresarial. Por exemplo, aplicativos podem para trade marketing, logística, força de vendas, ordem de serviço, checklist e mais.

A partir da implementação, várias etapas são automatizadas e facilitadas. Além disso, a tecnologia é capaz de gerar dados relevantes para o seu negócio, que ajudam a tomar decisões mais acertadas.

Essa é a proposta da digitalização de processos e o motivo pelo qual você deve adotá-la. Assim, sua empresa alcançará melhores resultados e terá uma operação melhor para gestores, colaboradores e clientes.

Então, quer ter uma equipe mais produtiva? Conheça os aplicativos customizados da uMov.me e veja como eles podem simplificar as operações do seu negócio.

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