Como implementar uma gestão de processos eficiente?

A gestão de processos tem como propósito a melhoria contínua e a eficiência operacional. Para alcançar esse objetivo, é importante adotar a automação para aumentar a produtividade empresarial e melhorar a gestão do negócio. 

No ambiente de negócios, buscar a melhoria contínua e a eficiência operacional é fundamental para conquistar vantagem competitiva. A gestão de processos contribui para o alcance desse objetivo, já que aprimora o fluxo de trabalho e leva ao aumento da produtividade empresarial.

Nesse contexto, a automação de processos é um dos pilares para atingir bons resultados. Com a ajuda da tecnologia, é possível reduzir custos, melhorar a qualidade dos produtos ou serviços e reduzir os desperdícios.

Então, de que forma é possível implementar uma gestão de processos eficiente na sua empresa? Vamos apresentar a resposta neste artigo. Confira!

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O que é gestão por processos?

Uma filosofia que preza pela interação dos diferentes modos de fazer implementados na empresa: essa é a definição da gestão por processos. Portanto, o negócio passa a ter um organograma horizontal, no qual os gestores se responsabilizam por suas atividades.

Enquanto isso, a gestão de processos busca a melhoria contínua e a otimização das atividades e dos fluxos de trabalho. A ideia é garantir que as diferentes áreas e setores trabalhem de forma integrada, com foco nos objetivos estratégicos organizacionais. Portanto, ainda que sejam confundidos, esses conceitos são diferentes.

Por meio da gestão de processos, a produtividade empresarial aumenta, porque todos os métodos são monitorados e documentados. Além disso, fica mais fácil visualizar as operações, controlar as tarefas e acompanhar o desempenho das equipes.

Profissional de gestão de processos: o que faz?

O gerente de processos é o profissional responsável por monitorar, planejar, implantar e aperfeiçoar os fluxos de trabalho de uma empresa. Ao fazer isso, ele atinge a eficiência operacional e garante que as atividades realizadas estejam alinhadas aos objetivos estratégicos.

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Qual o papel da gestão de processos?

Em um negócio, é preciso garantir que as atividades sejam executadas com qualidade e de forma padronizada. A gestão de processos tem justamente essa finalidade, já que busca definir as melhores práticas para ter eficiência e sustentabilidade financeira na empresa. A partir desse escopo de atuação, outros objetivos são conquistados, como:

1. Aumento da produtividade empresarial devido à otimização dos fluxos de trabalho internos e eliminação de etapas desnecessárias;
2. Garantia da conformidade, com redução de fraudes, erros, falhas e acessos indevidos;
3. Melhoria da mensuração de resultados, já que a gestão de processos se baseia em dados e implementa uma cultura data driven no negócio;
4. Simplificação das tomadas de decisão, já que o acesso a dados ocorre em tempo real e permite definir o melhor caminho a adotar;
5. Aumento da satisfação dos clientes, com elevação da percepção de valor por parte dos clientes.

Aqui, vale a pena destacar a relevância do Business Process Management (BPM). Essa abordagem visa à adoção de boas práticas para assegurar a melhoria contínua. Além disso, tem como foco uma visão holística da empresa, que tenha uma compreensão de ponta a ponta. Por isso, ajuda a atingir melhores resultados.

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A importância da gestão de processos nas empresas

Para alcançar melhores resultados e melhorar a experiência dos clientes, a empresa precisa investir em um fluxo de trabalho otimizado e na adaptação às demandas de mercado. A gestão de processos colabora para a melhoria das atividades executadas pelas equipes, ao mesmo tempo que oferece o dinamismo necessário para a adequação.

Todos esses benefícios são conquistados devido à clareza trazida pelo gerenciamento de processos. Como o gestor tem uma visão abrangente, que vai de uma ponta a outra, consegue identificar quais procedimentos são úteis e as etapas que podem ser eliminadas.

Da mesma forma, identifica as atividades que precisam de uma reformulação, por exemplo, para a inclusão da tecnologia. É o caso da emissão de ordens de serviço. Se a sua empresa precisa fazer essa tarefa com frequência de modo manual, acaba sendo algo que toma tempo e impede que a equipe tenha uma atuação mais estratégica.

Além disso, a geração manual desse documento tende a apresentar erros e falhas, que podem levar até a questionamentos judiciais, se algum cliente ficar insatisfeito. Por sua vez, se você implementar um aplicativo para emitir uma ordem de serviço digital, otimiza esse processo.

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Como consequência, a empresa tem uma visão mais clara do processo e as equipes são mais produtivas. Os colaboradores também têm mais tempo para executarem atividades estratégicas e a chance de cometerem erros e falhas é menor.

Os gestores também podem acompanhar melhor a realização das tarefas incluídas na ordem de serviço, se contar com a função de checklist. Portanto, fica claro que a digitalização é essencial para um bom gerenciamento das atividades.

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Etapas para implementar uma gestão de processos eficiente

A execução de uma gestão de processos pode ser feita de diferentes maneiras. Porém, para ter eficiência operacional, as seguintes etapas precisam ser realizadas. Veja quais são elas e o que as caracteriza.

Mapeamento e análise de processos

Nesta primeira etapa, comece tendo uma visão holística dos recursos. Inicie analisando o encadeamento das atividades e entendendo como cada uma delas ajuda a alcançar os objetivos estratégicos. A partir disso, você identifica potenciais problemas e otimiza rotinas e tempo.

Ainda verifica os métodos passíveis de automação. Afinal, a transformação digital impacta o mapeamento das atividades, porque permite reduzir e até eliminar ações desnecessárias.

Nesse momento, o mapeamento é feito para entender como os procedimentos são realizados e qual é a ordem das atividades. Também serve para detectar lacunas que prejudicam a produtividade empresarial.

Para entender exatamente qual é o fluxo de trabalho do setor, você pode usar várias técnicas no mapeamento. Entre elas estão:

1. Questionários;
2. Entrevistas;
3. Coleta de evidências;
4. Análise de documentos.

Aqui, vale destacar que não existe o melhor método. Tudo depende da cultura organizacional, do método analisado, do prazo disponível para finalizar o projeto etc.

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Desenho e modelagem de processos

A partir do mapeamento e análise dos sistemas utilizados, eles devem passar pelo desenho e remodelagem. Para ter bons resultados nessa etapa, a cultura organizacional precisa ser flexível para que todos aceitem as melhorias.

Além disso, o redesenho depende de uma visão de ponta a ponta e que considere a interação entre os diferentes setores do negócio. Com isso, é feita a modelagem para entender, na prática, como os fluxos de trabalho serão executados.

Essa etapa também pode incluir a simulação de cenários diferentes para identificar o impacto das mudanças. Assim, você elimina redundâncias e gargalos, além de ter a chance de fazer melhorias.

Implementação e automação

Aqui, o foco é implementar as mudanças previstas pela gestão de processos. Elas podem abranger atividades, procedimentos e sistemas, e todos os colaboradores e gestores precisam ser comunicados para entenderem o que é modificado na sua adaptação.

Se necessário, é importante fornecer treinamento e capacitação. Essa medida é importante, especialmente, nas atividades que serão automatizadas.

Aliás, buscar a oportunidade de incluir a tecnologia para a otimização da produtividade empresarial é essencial. Por isso, sempre invista na automação de processos.

Monitoramento e melhoria contínua

O monitoramento busca entender quais são os efeitos das alterações, a fim de realizar correções, quando necessário. Por isso, use métricas e indicadores para avaliar o desempenho, lembrando de que eles sempre precisam ser relevantes.

Esta etapa também prevê a melhoria contínua. Ou seja, a partir do uso de indicadores, verifique o que pode ser aperfeiçoado utilizando ciclos de aprimoramentos, que devem ser frequentes.

Desafios e soluções na gestão de processos

Como a gestão de processos visa ao aperfeiçoamento das atividades e operações organizacionais, é importante conhecer os desafios implicados nessa abordagem. Ao conhecê-los, você também pode considerar as soluções, sendo que muitas passam pela adoção da tecnologia.

Confira, a seguir, os obstáculos e suas respectivas soluções:

1. Falta de padronização nos processos: a realização de atividades mal definidas prejudica a gestão e a visão dos líderes. A solução é documentar os fluxos de trabalho, fornecer capacitação e automatizar o que for possível;
2. Falta de integração das áreas: os processos segmentados tendem a gerar atrasos nas entregas. O ideal é utilizar ferramentas para comunicação e aplicativos de checklist que permitam um controle maior das atividades;
3. Processos sem clareza: as atividades ocultas — isto é, que não foram identificadas — podem gerar danos em situações específicas, como no caso de falta das pessoas responsáveis por elas. Para resolver, faça um bom mapeamento e conte com o auxílio dos colaboradores para evitar essa ausência de transparência;
4. Falta de visibilidade: sem uma visão completa das atividades, o gestor não consegue detectar as oportunidades de melhoria. O mapeamento e o uso de aplicativos contribui para a abordagem de ponta a ponta;
5. Falta de habilidades gerenciais e técnicas: essa característica dificulta a gestão de processos eficiente. A solução é o treinamento e a capacitação dos gestores;
6. Dificuldade de aceitação de gestores: as mudanças nem sempre são bem-aceitas. Para evitar problemas, mostre os benefícios que serão trazidos e invista na criação de uma cultura organizacional flexível;
7. Metas e objetivos pouco claros: sem saber o que está sendo buscado, os colaboradores não se engajam nas mudanças e isso se reflete nos resultados. Por isso, deixe evidente quais são os objetivos estratégicos a perseguir e como as atividades precisam ser executadas.

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Como os aplicativos aceleram a gestão de processos?

A automação de processos é essencial para melhorar a produtividade empresarial, favorecer a melhoria contínua e a eficiência operacional. Isso porque, ao usar essas soluções, você tem a chance de coletar dados relevantes e monitorar as etapas realizadas.

Na prática, os aplicativos permitem inserir o negócio na transformação digital e melhorar a gestão empresarial. Além disso, automatiza atividades e torna a atuação das equipes mais estratégica.

A uMov.me conta com aplicativos que permitem gerenciar melhor os processos. Eles são voltados para checklist, força de vendas, logística, ordem de serviço e trade marketing. No entanto, você também pode fazer a digitalização com a nossa plataforma, que permite personalizar as funções da solução.

O resultado é um aplicativo mais adequado às necessidades do seu negócio e que contribuirá com o alcance dos melhores resultados. Por exemplo, com o Aplicativo de Checklist, é possível listar as tarefas para a equipe executar em ordem sequencial e, posteriomente, verificar se foram feitas, inclusive com imagens para conferir a qualidade.

Já o Aplicativo de Força de Vendas simplifica o processo comercial. Ele é passível de integração com o ERP e ainda permite checar a geolocalização dos vendedores, conferir a jornada de trabalho e visualizar indicadores em tempo real.

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Com o Aplicativo de Logística, você pode gerenciar os motoristas, acompanhar as coletas e entregas realizadas e traçar as melhores rotas. Esses são apenas alguns exemplos, mas você pode aproveitar outras oportunidades que as nossas soluções oferecem ao seu negócio.

Considerações sobre gestão de processos

A gestão de processos é uma abordagem fundamental para empresas que desejam aumentar sua competitividade no mercado. Ela ainda contribui para a flexibilidade necessária diante do dinamismo do mercado, fazendo com que seu negócio esteja sempre preparado para as mudanças de comportamento do consumidor e exigências tecnológicas.

Nesse cenário, contar com a ajuda da tecnologia se torna essencial. Os aplicativos que automatizam e favorecem o controle de atividades ajudam a ter uma visão mais completa dos processos, que contemple todas as etapas, de ponta a ponta.

O resultado é uma gestão de processos mais eficiente, que assegura os benefícios necessários para a empresa se destacar da concorrência e satisfazer seus clientes.

Então, o que você acha de levar sua empresa para outro patamar? Entre em contato conosco e agende sua demonstração gratuita para entender como nossos aplicativos contribuem para o seu negócio.

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