Procedimento Operacional Padrão: como auxilia na busca pela excelência das empresa

O Procedimento Operacional Padrão (POP) visa a padronização dos processos realizados por uma empresa. É uma espécie de manual que orienta os funcionários em suas tarefas cotidianas com o objetivo de evitar erros e garantir a qualidade dos produtos e serviços oferecidos.

Imagine que todos os dias você vai à lanchonete da esquina e pede um determinado sanduíche que é o seu favorito. 

Uma tarde, porém, ao comer seu lanche percebe que o sabor está diferente. Parece que alguns dos ingredientes foram alterados. Ao questionar o garçom, descobre que mudaram o cozinheiro. 

Se houvesse um Procedimento Operacional Padrão para o preparo do sanduíche, seria indiferente quem estivesse responsável pela cozinha do estabelecimento. Você seguiria tendo acesso ao mesmo sabor. 

Para evitar contratempos como o do exemplo acima, é  importante elaborar um passo a passo detalhado para auxiliar na execução de tarefas cotidianas da empresa.

Neste artigo falaremos não apenas sobre a importância do POP, mas também como o uso da tecnologia pode ser um aliado na sua implementação e gestão. 

O software de gestão da uMov.me, por exemplo, pode tornar a operação da empresa mais assertiva, pois facilita a digitalização de processos, unifica as informações e apresenta todos os dados para o gestor ter uma visão global do negócio. 

Registrar, organizar, consultar e analisar diferentes dados e indicadores para uma tomada de decisão mais estratégica são os grandes desafios dos gestores – e um software de gestão pode ajudar nisso! 

Afinal, o que é um Procedimento Operacional Padrão (POP)?

Como dito anteriormente, o Procedimento Operacional Padrão consiste em um documento que unifica uma série de condutas e procedimentos que objetivam padronizar as atividades realizadas por uma empresa. 

Ele traz em detalhes como cada tarefa deve ser executada, assim como os agentes responsáveis por conduzi-las e supervisioná-las. 

A empresa que adota o POP dá um norte para os funcionários e, assim, minimiza riscos e falhas que possam comprometer o desempenho da equipe e a qualidade do serviço prestado. 

Isso inclui desde o uso correto de equipamentos, passando por procedimentos de segurança e até mesmo as etapas de montagem do sanduíche do exemplo acima.

É importante frisar que cada Procedimento Operacional Padrão é específico para uma tarefa, ou seja, a empresa deve adotar um POP próprio para cada atividade que pretende padronizar. 

A descrição das atividades precisa ser feita de maneira clara e concisa. Deve-se também ter bem definido quem é responsável pela execução do POP e este funcionário (ou equipe) necessita respeitar rigorosamente as instruções para minimizar falhas e otimizar processos.

Quem faz o Procedimento Operacional Padrão?

Idealmente, o Procedimento Operacional Padrão deve ser elaborado pelo funcionário que executa a tarefa a ser descrita, tendo em vista que ele é quem melhor conhece as etapas necessárias para sua execução.

É importante que o funcionário responsável pelo POP receba treinamento adequado para executar tal missão e que, eventualmente, tenha auxílio de outros setores. 

Uma aliada importante no desenvolvimento de um Procedimento Operacional Padrão é a  Análise SWOT ou FOFA

A sigla “SWOT” vem do inglês e refere-se aos quatro pilares analisados no método: Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). A tradução e reorganização desses termos sustenta o equivalente em português, análise FOFA.

Recomenda-se que a análise SWOT seja realizada para implementar ações administrativas e estratégicas coerentes com a realidade do negócio. A análise deve ser feita periodicamente, já que os resultados dos quadros mudam segundo influências internas e externas.

Para que serve um Procedimento Operacional Padrão?

O POP tem como objetivo não apenas padronizar as atividades de uma empresa, mas também melhorar a sua eficácia. 

A partir do Procedimento Operacional Padrão é possível aumentar a eficácia na execução de tarefas e melhorar a prestação de serviços aos consumidores.

Com a procedimentalização das tarefas, os funcionários poupam tempo e dinheiro da empresa. Os trabalhadores ficam menos inseguros e mais autônomos por saberem as etapas do processo. 

Então, as atividades cotidianas tornam-se menos suscetíveis a erros, pois existe um guia sobre como realizá-las.

O Procedimento Operacional Padrão deve ser universal, ou seja, ele precisa ser útil e autossuficiente. Qualquer funcionário responsável por determinada tarefa deve ser capaz de executar o POP. 

Pense, por exemplo, numa rede de franquias. Todas devem conseguir fornecer os serviços com o mesmo padrão de qualidade.

Quais as vantagens de fazer o POP?

Para entender as vantagens de um POP, podemos pensar no caso da padaria que frustrou o cliente após a troca de cozinheiro. Se o sanduíche fosse produzido seguindo uma receita bem definida, isso não teria acontecido.

Para além desse exemplo, o Procedimento Operacional Padrão traz uma série de vantagens, como: 

  • Acompanhamento otimizado da produção e da logística;
  • Menos erros e desvios do padrão;
  • Economia de tempo e dinheiro;
  • Aumento da qualidade;
  • Estímulo à capacitação e treinamentos:
  • Maior satisfação dos clientes;
  • Redução no impacto ambiental; e,
  • Adoção de um código de conduta que vise benefícios à sociedade.

O que não pode faltar em um Procedimento Operacional Padrão?

Não há uma regra oficial sobre a elaboração do POP, mas independente do tipo de negócio é preciso que os procedimentos sejam bem definidos. 

Eles conferem a segurança de que a tarefa será executada com eficiência, em conformidade com os regulamentos e de forma consistente, independentemente de quem esteja responsável pelo seu cumprimento.

Apesar de não ter um passo a passo para o Procedimento Padrão Operacional, existem algumas dicas que podem ajudar na sua criação:

  • Tenha em mente o resultado final: é importante saber quais objetivos, necessidades e demandas o POP terá de resolver, então pense no que quer alcançar antes mesmo de começar a escrevê-lo. 
  • Escolha um formato: no caso do POP, o formato é muito importante. Ele deve se adequar às necessidades da empresa e ser de fácil execução por parte dos funcionários. 
  • Faça um mapeamento das atividades: é vital entender como funcionam as atividades da  empresa, a relação interpessoal das equipes e os sistemas e metodologia aplicados. 
  • Entenda o público: saiba para quem será escrito o POP. Isso é essencial para oferecer informações, conceitos e exemplos coerentes com a realidade do setor. Para conhecer bem a equipe, é importante contar com uma gestão estratégica de pessoas. A eficiência na gestão de pessoas estimula o engajamento das equipes, melhora o desempenho dos funcionários e contribui, ativamente, para o crescimento da empresa. 
  • Escreva: é preciso ter consciência que o POP nunca está finalizado. Sempre será necessário fazer  acompanhamento, revisão e atualização para manter sua eficácia. 

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Como fazer um POP em 5 passos?

Agora que já vimos a importância de criar um Procedimento Operacional Padrão para cada processo da sua empresa, vamos nos debruçar sobre quais são as etapas necessárias para a sua elaboração. 

No momento da implementação do POP na empresa, é necessário prestar atenção aos seguintes passos:

1) Definição do tipo de POP 

Como falamos anteriormente, não existe um modelo fixo de POP. No entanto, os mais comuns são: checklist e fluxograma. Também é possível mesclar os dois tipos, quando for necessário. Vale ressaltar que situações específicas podem requerer POPs diferenciados.

O checklist é um modelo bem simples e prático de Procedimento Operacional Padrão. Nele, é estabelecida uma lista de atividades que devem ser feitas, e assim que alguém executa a tarefa, é dado um check de verificação.

É uma ótima opção quando se precisa montar produtos em uma linha de produção, por exemplo.

Algumas vantagens do checklist é que ele é simples de ser criado, fácil de ser seguido e com poucas possibilidades de erros. 

As desvantagens são que não permite a adição de muitos detalhes, é um POP simples. E não abre margem para pontos de decisão.

Já no fluxograma todo o processo é representado através de símbolos que indicam quais atividades devem ser realizadas a partir das decisões tomadas. 

As vantagens desse modelo é que é fácil de seguir, se baseia em uma sequência lógica e permite a fácil visualização dos pontos de decisão. 

Nas desvantagens aparece a necessidade de mais tempo e habilidade para sua elaboração e ser um modelo menos detalhista.

Fluxograma para POP

2) Preparação do documento

Após a escolha do modelo de POP, é importante organizar uma reunião com todos os envolvidos na tarefa em questão. É sempre preferível que o POP seja escrito por quem realiza a atividade, sob supervisão dos gestores responsáveis pela área.

No caso de tarefas executadas de forma multidisciplinar, o Procedimento Operacional Padrão pode ser escrito em equipe, de maneira colaborativa. Portanto, é essencial a participação de todos os integrantes da equipe.

É importante lembrar, durante a preparação do documento, que as informações contidas em um POP devem ser claras o suficiente para que um funcionário com conhecimento básico do processo possa realizá-lo sem ajuda. 

Portanto, esse é o objetivo da padronização. Caso algum treinamento seja necessário para a elaboração/execução do POP, essa informação deve constar no documento.

3) Revisão e aprovação

É importante que o documento que dará origem ao POP seja revisado por pessoas que conheçam o processo. 

Isso faz com que a sua aplicabilidade seja mais efetiva, pois ninguém melhor do quem lida com o dia a dia do procedimento para analisar se o passo a passo está correto.

Também é interessante que o documento seja testado por funcionários que não participaram da sua elaboração, para que seja possível verificar se o Procedimento Operacional Padrão está claro e objetivo. 

Afinal, qualquer pessoa com o mínimo de conhecimento da tarefa deve conseguir aplicá-lo. 

Após a finalização, o documento deverá ser aprovado pela área responsável, que dará a chancela para que ele seja adotado na empresa.

4) Organizar os documentos para revisão e evitar a perda deles

É de vital importância para uma empresa a organização dos seus documentos, inclusive dos POPs, a fim de evitar a perda de informações. Os documentos são fundamentais para o controle e a revisão de dados e procedimentos. 

Por isso, deve-se manter uma lista com data, autor, título, status, departamento e outras informações que forem julgadas relevantes. 

Para a correta gestão das informações, é preciso definir uma pessoa ou equipe para organizar os documentos de maneira que eles sejam facilmente localizados. 

Também deve ser acordado onde e como as versões desatualizadas devem ser arquivadas. O sumiço de documentos pode causar grandes prejuízos ao negócio. 

5) Revisão  e estabelecimento de ações corretivas

A revisão contínua também é essencial nos Procedimentos Operacionais Padrões, uma vez que permite identificar falhas e promover melhorias nos procedimentos. 

Ela também serve para adequar os procedimentos às mudanças implementadas pela empresa no decorrer do tempo.

Se a empresa precisa melhorar a maneira como executa os processos, uma boa alternativa é a adoção do Business Process Management  (Gerenciamento de Processo de Negócio). 

Não importa o segmento ou tamanho do negócio, o BPM aprimora a capacidade de organização.

Os detalhes e variáveis na gestão de uma empresa são diversos, tornando a tarefa bastante exigente. Então, deixar algo de lado pode comprometer os resultados. 

A tecnologia, além de auxiliar nos processos, também é um diferencial competitivo que destaca seu negócio desde a produção, até a entrega e geração de valor.

Como a tecnologia pode ajudar?

A chamada indústria 4.0, também conhecida como a Quarta Revolução Industrial, é um conceito que trata da utilização das tecnologias mais modernas para inovar os processos produtivos. E isso inclui os POPs!

Dentro do conceito de indústria 4.0, as soluções da uMov.me são criadas a partir de uma tecnologia no-code, o que significa que para serem desenvolvidos não é preciso de linhas de códigos. Aplicativo de Ordem de Serviço

Isso só é possível, porque contamos com uma plataforma de criação de aplicativos que permite alta customização.

Essa tecnologia possibilita que os aplicativos sejam adaptados para atender as necessidades dos clientes, conforme suas regras de negócio.

Diferente das soluções prontas, onde a operação se molda a solução, os aplicativos uMov.me são feitos sob medida.

Os aplicativos para empresas são perfeitos para digitalizar e automatizar processos, permitindo entender e dar maior visibilidade a cada etapa das operações.

No caso da padronização de tarefas, é possível usar a funcionalidade de checklist digital dos aplicativos da uMov.me como ferramenta para facilitar a criação e execução de POPs. Assim, os funcionários e gestores têm acesso às informações em tempo real.

É cada vez mais comum o exemplo de empresas e indústrias que investem em aplicativos customizados e com funcionalidades específicas para seu negócio. 

Com o uso adequado da tecnologia, as empresas conquistam economia de recursos e otimização dos processos.

Considerações sobre o POP

Nesse artigo, vimos que a adoção de Procedimento Operacional Padrão é de extrema importância para a padronização de tarefas dentro de uma empresa. 

Com o POP bem elaborado, é possível manter um alto nível de qualidade na prestação de serviços, além de identificar e corrigir falhas mais facilmente.

Para tal, é preciso fazer um bom mapeamento dos processos. Também é importante contar com funcionários bem treinados e qualificados para a criação do documento que dará origem ao Procedimento Operacional Padrão.

Para facilitar o dia a dia de gestores e equipe, é possível contar com a tecnologia para a elaboração de POPs de maneira mais rápida, eficaz e segura.

A uMov.me apresenta uma série de soluções para o seu negócio, a partir de seus aplicativos customizáveis. 

Para saber mais sobre inovações tecnológicas e como elas podem ajudar sua empresa, confira nosso canal no YouTube.

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