Como fazer um checklist online?

Checklist online é a ferramenta virtual que pode ajudar nos processos pessoais e profissionais, proporcionando uma visão completa do que é necessário ser realizado e do que já foi feito.

Ao aderir um checklist digital, é possível verificar etapas, processos e passos. 

Conforme esses processos são executados, marca-se na lista a sua conclusão. Então, é possível acompanhar o progresso de todas as tarefas.

Isso torna o dia a dia laboral ou pessoal mais organizado e eficiente.

Empresas, escritórios, fábricas, obras, rotina de estudos e até mesmo hospitais têm seus fluxos aperfeiçoados quando há o uso de listas de verificação. 

Quer saber como o checklist online pode ser útil no cotidiano corporativo e aperfeiçoar a gestão de tarefas? Continue lendo e saiba mais!

Afinal, como fazer um checklist online?

Para fazer esse tipo de checklist, é possível recorrer a diferentes ferramentas.

Hoje em dia, é possível encontrar diferentes soluções que suportam a elaboração dos checklists mais simples aos mais complexos.

Mas primeiro, vamos mostrar as diferentes ferramentas que existem para utilizar checklists. Conheça a seguir as principais maneiras, como documentos online, planilhas e aplicativos:

Utilização de documentos em Word ou Google Docs

Muitas pessoas recorrem aos documentos como Word e Google Docs, pois é possível criar uma lista de verificação simples, mas que em alguns casos é eficiente.

Para montar um checklist em um arquivo de documento, basta mapear os processos ou operações necessários e, então, escrever no arquivo.

Conforme as etapas são concluídas, pode-se excluir a tarefa executada, mantendo apenas as pendentes, ou marcar de cores diferentes, por exemplo.

Outro formatos: Planilhas em Excel e Google Sheets

As planilhas são as opções mais tradicionais para a execução de checklist online.

Elas permitem a personalização de colunas, linhas, criação de tarefas, além de valores personalizados e informações adicionais de forma organizada e segmentada.

Assim, o Google Sheets e Microsoft Excel são opções eficientes para a criação de checklists em forma de planilha.

Aplicativos para checklist como aliados

Os aplicativos são alternativas mais modernas e otimizadas para criar checklists.

Um dos benefícios de utilizá-los é a possibilidade de atualizar as listagens em tempo real, a qualquer horário e de qualquer lugar.

Então, com celulares, tablets ou computadores, em poucos instantes é possível verificar o checklist online e marcar as tarefas concluídas, conferindo mais agilidade e eficiência aos processos.

Além disso, é importante ressaltar que existem aplicativos criados com o foco em checklists digitais para empresas e que podem ser acessados também de maneira offline, como é o caso da solução da uMov.me.

Ficou interessado? Então continue conosco, que em breve explicaremos melhor.

Checklist de equipamento: o que é, importância e tipos

6 Tipos de checklist para empresas

As empresas são exemplos de instituições que podem se beneficiar consideravelmente ao aderir aos checklists online

Os processos corporativos envolvem, muitas vezes, gerir a cadeia de suprimentos e receber mercadorias, além de conferir e distribuir entre outras unidades.

Um erro neste fluxo e todo o trabalho pode ser comprometido. Contudo, com um checklist digital, esse risco é minimizado, bem como as chances de perder tempo e dinheiro nas operações. 

Conheça os principais tipos de checklists corporativos:

1) Checklist de obra

Um checklist de construção completo e adequadamente estruturado é a chave para o sucesso da implementação dos diferentes processos construtivos.

Assim, ajuda a superar os erros que surgem devido ao descuido humano e conduzem à execução adequada da obra.

Os tipos comuns de listas de verificação de construção são:

• Checklist geral de segurança;
• Checklist de equipamentos;
• Checklist de ferramentas;
• Checklist de documentos e certificações;
• Checklist de materiais de construção;
• Checklist de contratos de mão de obra.

2) Checklist veicular

Empresas que trabalham com veículos no dia a dia precisam estar em dia com algumas requisições.

É necessário verificar se a manutenção está em dia, se o tanque está abastecido e quando será a próxima revisão. Além de conferir se todos os itens de segurança estão funcionando corretamente, como extintores e cintos de segurança.

Veículos parados, ou pior, veículos rodando sem a devida segurança, representam um grande prejuízo humano e financeiro às corporações.

Mas com um checklist digital, a gestão da lista de verificações é mais ágil e o responsável pela frota conseguirá acompanhar item por item.

Entenda como aplicativo com checklist de veículos pode reduzir os custos da sua operação.

3) Checklist de limpeza

Manter um checklist de limpeza proporciona alguns benefícios específicos como a garantia de que todos os processos foram realizados, evitando sobrecarga de trabalho.

Especialmente quando se trata de  limpeza industrial e locais que prestam serviços de saúde, como hospitais e laboratórios.

Outro benefício do checklist online de limpeza é a gestão mais eficiente, possibilitando delegar tarefas por setor ou pelo tipo de trabalho, por exemplo.

O aplicativo de checklist para gestão de equipe é muito útil em cenários como esse.

4) Checklist de EPI

Alguns tipos de trabalho requerem o uso adequado de EPI para a segurança e a integridade dos trabalhadores.

Capacetes, máscaras, luvas e óculos de proteção são apenas alguns exemplos.

Mas como controlar a compra, a disposição e a entrega dos Equipamentos de Proteção Individual? 

É aí que entra em jogo a importância das listas de verificação, proporcionando:

• Aumento de produtividade e eficiência laboral;
• Aumento da qualidade de serviço;
• Ajuda a engajar os colaboradores;
• Otimiza os processos dos times de trabalhadores.

5) Checklist para organização de evento

Realizar eventos é uma tarefa que exige vários fatores e contratação de diferentes fornecedores.

É preciso cumprir etapas como contratação de bufê, decoração, músicos, aparatos audiovisuais, fotógrafos, entre outros serviços mais pontuais, dependendo da demanda. Nesse processo, não é difícil se perder, especialmente se diferentes tarefas são delegadas a  pessoas distintas.

O resultado pode ser desastroso se não houver um checklist eficiente. 

Dessa forma, quando uma empresa que trabalha com a organização de eventos opta por aderir a aplicativos de checklists online, terá a visão completa do status e andamento das tarefas.

6) Checklist para comprovar prestação de serviços

Fundamental no dia a dia das empresas, o checklist para comprovar prestação de serviços garante que trabalhos corporativos foram prestados adequadamente.

Para ter acesso a informações precisas e gerir adequadamente os processos, não deixe de reunir dados como:

• Identificação do contratado e do contratante;
• Objeto contratado;
• Prazo de execução e possíveis sanções em caso de atraso;
• Condições para fornecimento ou aluguel de equipamentos;
• Forma de fiscalização.

Um exemplo na prática é a montagem de móveis. Com um aplicativo de checklist digital, a empresa garante que todas as peças serão incluídas e que o montador seguirá o processo de montagem com mais exatidão. 

Além disso, utilizando um aplicativo completo, no final o funcionário ainda pode tirar fotos que comprovem a execução dos serviços

Vantagens do checklist digital para empresas

Existem diversas vantagens para uma empresa em aderir ao checklist digital, como menos tempo de elaboração de tarefas, impressão e atualização de informações.

Trata-se também de uma solução menos custosa e mais sustentável. Explicamos a seguir mais vantagens do checklist online:

Reduz custo com papel

As empresas têm se preocupado e se alinhado cada vez mais às motivações ESG (sigla para Ambiental, Social e Governança). Assim como, responsabilidade ambiental e sustentável são valorizadas e cobradas por parte dos consumidores. 

Na prática, adotar medidas que realmente minimizem o impacto e consumo faz diferença e denota empresas coerentes aos seus discursos.

Torna as decisões mais ágeis

Como não é preciso fazer, apagar e refazer até encontrar o modelo adequado de checklist manualmente, as versões online possibilitam decisões mais ágeis.

Além disso, reúnem informações que servem como base para tomadas de decisão assertivas no contexto corporativo, industrial ou de prestação de serviços.

Disponibiliza dados em tempo real

Ao mesmo tempo em que as tarefas são cumpridas, o checklist digital fornece dados em tempo real, o que leva mais agilidade na obtenção de informações. Isso possibilita a execução de reparos, ajustes ou ações pontuais muito mais rapidamente.

Se um serviço deixa de ser feito e o checklist não é atualizado, em poucos instantes pode-se delegar a função a outra pessoa, por exemplo, e não ficar com trabalhos pendentes.

A informação está na palma da mão

O checklist online, além de otimizar o tempo dos processos e garantir eficiência nas operações, oferece informações que podem ser acessadas em poucos instantes, na palma da mão.

Com um celular ou tablet, por exemplo, é possível acompanhar o fluxo de trabalho e obter dados a qualquer hora do dia ou da noite, assim como em qualquer lugar.

Leia na íntegra: como o checklist ajuda na otimização de tarefas.

Aplicativos de checklist digital

A eficiência da solução em checklist online está diretamente relacionada à capacidade de adequar as listas à demanda do negócio.

Fornecer dados e informações sobre as operações também é importante para uma gestão de processos eficiente.

O Aplicativo de Checklist da uMov.me possibilita a criação de listas de verificação personalizadas para padronizar processos. Inclusive, pode ser aprimorado com recursos adicionais como:

• Registros fotográficos que documentam o estado de itens a serem verificados.
• Monitoramento do status das tarefas.
• Assinaturas e documentos digitalizados.
• Conferência de materiais.

Com essas e mais funcionalidades do aplicativo diversos processos de diferentes segmentos podem ser otimizados.

Também permite roteirizar e distribuir as visitas da equipe, bem como gerenciar a equipe em tempo real por meio de dashboard completo.

Alguns cases de sucesso ajudam a ilustrar como o uso de ferramentas de checklist digital são úteis e impactam, em última instância, a lucratividade da empresa. Alguns exemplos incluem:

Engeman Telecom transforma operação com aplicativo de checklist

A empresa Engeman Telecom passou por adaptações em suas operações e obteve ainda mais êxito nos resultados por meio do Aplicativo de Checklist da uMov.me.

O aplicativo possibilita inclusive tirar fotos dos produtos. Assim, elas são enviadas a outra equipe que poderá analisar peças que precisam de substituição, por exemplo

Saber a localização em tempo real dos técnicos fez muita diferença na agilidade do serviço, já que eles passaram a ser acionados geograficamente.

O resultado disso? Ainda mais eficiência, agilidade, otimização de tempo e mais satisfação por parte dos clientes.

Considerações sobre checklist online

Ter acesso a recursos tecnológicos e estratégicos em empresas não é apenas uma necessidade do futuro, mas do presente, que já é conectado e ininterrupto.

Algumas soluções são especialmente importantes para aperfeiçoar processos e melhorar a experiência do usuário, facilitando o pós-venda e favorecendo a fidelização. Esse é o caso do checklist online!

A uMov.me oferece soluções personalizadas para as necessidades e processos de cada negócio.

O futuro acontece no agora e os processos conduzidos de maneira adequada promovem gestão eficiente e clientes satisfeitos!

Confira como funciona na prática o Aplicativo de Checklist, fale com nosso time de especialistas.

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