Como o checklist ajuda na otimização de tarefas

O dia a dia de uma empresa é cheio de atividades que devem ser realizadas. Para evitar atrasos e erros por parte dos gestores e funcionários, o ideal é adotar o uso do checklist!

Boa parte das atividades realizadas pelas empresas (seja qual for o tamanho e segmento) precisam de um cuidado especial na sua execução. Além de terem prazos a serem cumpridos e outras normas do próprio negócio e, às vezes, as regulamentadoras.

Uma das alternativas para melhorar o planejamento, otimizar tarefas e o acompanhar os processos é o checklist.

Este, nada mais é do que uma lista de verificações que ajuda no controle das tarefas, evitando que os responsáveis por elas corram o risco de esquecer algo importante.

Por isso, neste texto vamos abordar sobre o que é e qual a importância de um checklist, assim como, os tipos e como a tecnologia pode ajudar no cotidiano.

Boa leitura!

O que é um checklist?

Checklist, ou lista de tarefas, é uma ferramenta de controle usado ​​para fazer verificações sistemáticas de atividades ou produtos. 

Assim, garante que o trabalhador ou inspetor não esqueça nada importante.

A ferramenta tem o intuito de atestar se todas as etapas ou itens da lista de tarefas foram cumpridas de acordo com o programado.

Além de evitar esquecimentos, também auxilia na direção de qual a sequência correta das atividades previstas.

Para que serve e qual a importância para as empresas?

O checklist serve para todos os tipos de negócios, pois garante o cumprimento das atividades de forma organizada e bem-sucedida.

Para ter uma ideia, é através de um aplicativo de checklist que o Hospital de Clínicas de Porto Alegre (HCPA) realiza a gestão de leitos hospitalares, especialmente na triagem de casos suspeitos de COVID-19.

Com o uso desse recurso é possível sistematizar os itens e especificá-los, como prazos e padrão de qualidade.

No entanto, é preciso estar atento a alguns cuidados essenciais para transportar as cargas com segurança, o que pode ser resolvido com o acompanhamento de uma lista de verificação.

No checklist é possível indicar tudo que já foi cumprido, o que facilita a finalização da tarefa. Quando se tem mais organização, os funcionários ficam devidamente orientados e a empresa ganha no aumento da produtividade.

Se a ferramenta é usada com frequência, o cumprimento das demandas e as suas respectivas etapas se tornam automáticas, agregando agilidade para os funcionários.

Os erros e esquecimentos que acabam comprometendo a entrega de trabalhos mais complexos são reduzidos com a possibilidade de checar a lista de tarefas quando necessário. 

Isso porque o checklist indica tudo o que é necessário. E, ao longo da atividade, ainda se pode marcar as tarefas cumpridas, efetuando o acompanhamento por todos os gestores e funcionários.

Quais são as principais utilidades do checklist na otimização de tarefas?

Os checklists são usados, geralmente, para verificações e inspeções de rotina. Assim como, para garantir que os funcionários não esqueçam de nada relacionado às suas demandas diárias.

O uso do checklist também é importante para prevenir e reduzir custos. Sem o uso dessa lista de tarefas, por exemplo, é muito fácil deixar algo para trás.

E esse algo pode ser parte muito importante de um processo! É como uma engrenagem, se uma peça falha, todo o resto para de funcionar.

Dentre as principais utilidades, citamos:

• Verificação do desenvolvimento das atividades em que é importante não esquecer nenhuma etapa. Ou, onde as tarefas devem ser realizadas com uma ordem estabelecida;
• Fazer inspeções e registrar os pontos que foram inspecionados;
• Análise da correta implementação de padrões ou procedimentos;
• Obter informações para examinar onde as incidências e não conformidades acontecem, ajudando na verificação das causas dos defeitos;
• Investigação das especificações do produto;
• Coleta de dados para análise posterior.

Assim, por meio do checklist, é possível otimizar diferentes tarefas. Isso ocorre devido às inspeções, registros e análises que permitem a visualização do que precisa ser feito e do que já foi realizado.

Checklist de obra: qual sua importância e como torná-lo automatizado.

Conheça alguns tipos de checklist

Existem diferentes tipos de checklists que podem ser usados pelas empresas, dependendo das suas normas, diretrizes e formas de operação.

A seguir destacamos alguns dos mais conhecidos e suas funções específicas!

1) Verificação de etapas para cumprir etapas

É o tipo mais comum de checklist. Então, é usado para indicar as etapas exigidas no cumprimento de uma tarefa.

Sua finalidade é garantir que cada etapa seja realizada em sucessão, principalmente em situações críticas de tempo.

2) Lista de solução de problemas: resolva erros

Como sugere o nome, é uma lista de soluções de problemas para identificar e resolver eventuais erros.

Portanto, é composta por um conjunto de instruções a serem seguidas diante de uma circunstância de risco.

3) Coordenação para projetos com muitas pessoas

Esse é o tipo de checklist ideal para gerenciar projetos que envolvem muitas pessoas. 

Ele atua como ponto central para um conjunto de atividades que precisam ser realizadas e atualizadas para todos os componentes da equipe.

4) Disciplinas e decisões mais assertivas

O checklist de disciplinas é utilizado para que se evite decisões inadequadas no calor do momento.

Por exemplo, quando algum projeto desenvolvido não saiu como o esperado é necessário modificar o planejamento e até as atividades definidas.

5) Afazeres para seguir prazos

A famosa lista de “to do”, é aquele checklist que contém os afazeres a serem cumpridos.

Dentro de uma empresa pode ser desenvolvido um desses para cada setor, garantindo que os projetos sejam entregues dentro do prazo.

Conheça 8 funcionalidades essenciais para tornar a gestão de equipes em campo mais assertiva com nosso infográfico completo!

Como fazer um bom checklist para otimizar as tarefas

Se for fazer um documento de checklist, é necessário que ele seja elaborado e aplicado corretamente para que traga efeitos positivos. 

Para isso, os seguintes passos são importantes:

• Definir o que precisa ser verificado, ou seja, saber o que de fato vai ser enxergado e ter em mente o real objetivo da ferramenta;
• Definir a frequência de utilização, isto é, determinar quais são os momentos que a lista de verificação deverá ser utilizada;
• Criar etapas e estabelecer os itens a serem verificados, estabelecendo quais precisam ser checados para constatar se um serviço ou atividade foi plenamente cumprido de acordo com as especificações;
• Informar quem irá utilizar e organizar quem serão os responsáveis por utilizar o checklist. Após, é recomendado que seja oferecido aos responsáveis um treinamento de como utilizar a ferramenta e mostrar a importância da mesma;
• Testar o checklist é fundamental para certificar que o instrumento está validado. Observe o feedback da equipe e, se necessário, faça as alterações solicitadas.

E se te contássemos que todos esses passos e a utilização do checklist na prática podem ser realizados por meio de aplicativos? Falamos mais sobre isso a seguir!

Por que investir em aplicativo de checklist para sua empresa

Organizações que investem em planejamento e estratégia empresarial, entendem a importância e os benefícios que o aplicativo de checklist traz à gestão e às equipes.

A empresa que utiliza aplicativos de checklist integrados se torna:

• Mais produtiva;
• Mais assertiva ao evitar erros fundamentais;
• Não perde dinheiro com retrabalho;
• Capaz de entregar mais qualidade em suas soluções;
• Mais facilmente gerida com relatórios digitais.

Como o checklist de veículos pode reduzir os custos da sua operação

Para cada tipo de setor e para cada processo, pode ser desenvolvido um aplicativo ou um software diferente e específico.

A vantagem no uso de aplicativos de checklist está na sua integração com outros softwares ou soluções já utilizados pelo negócio. Assim, a interação entre colaboradores de outros setores pode ocorrer em tempo real.

A uMov.me é especialista em aplicativos de checklist. Oferecemos todas as ferramentas e suporte para a criação de aplicativos específicos para os processos internos, agilizando e otimizando as operações.

Saiba mais como o Aplicativo de Checklist da uMov.me pode ajudar as empresas com o case na sequência.

Checklist na prática: como a Engeman reduziu seus índices de falhas

A Engeman é responsável pela manutenção de todas as antenas de telefonia da Nextel no Brasil e ainda da Claro e Embratel nos estados do RJ e ES. A empresa adotou o uso do checklist através de aplicativo desenvolvido pela Lan Solver, parceira da uMov.me.

Com o uso do aplicativo, todos os índices de falhas em sua execução foram reduzidos. 

Assim, a ferramenta de trabalho se tornou indispensável para todos os técnicos de manutenção, possibilitando o agendamento dos locais (antenas) a serem visitados além de roteirizar estas agendas.

Cada funcionário realiza a marcação de ponto eletrônico no início e fim da jornada de trabalho. E tem mais: ele responde ao formulário com mais de 600 itens a serem verificados em cada antena inspecionada.

No aplicativo de checklist desenvolvido para a Engeman, também é possível fazer fotos dos serviços prestados. Bem como, saber em tempo real a localização dos técnicos, possibilitando acionar a equipe geograficamente.

Considerações sobre checklist

Apesar de parecer algo simples e já conhecido, o checklist pode ser melhor empregado pelas empresas. Em especial, ao investirem em formatos online, como uso de aplicativos.

Além de otimizar as tarefas, o aplicativo de checklist permite melhorar a gestão de equipes, tornar as decisões mais estratégicas e reduzir custos.

Tudo isso é possível por meio da solução da uMov.me desenvolvida de acordo com as necessidades de cada empresa e dos seus setores.

 

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