Como o checklist ajuda na otimização de tarefas

O dia a dia de uma empresa é cheio de atividades que devem ser realizadas, certo? E muitas dessas atividades precisam de um cuidado especial na sua execução, além de terem prazos a serem cumpridos. Para evitar atrasos e erros por parte dos gestores e funcionários, o ideal é adotar o uso do checklist.

O checklist nada mais é do que uma lista de verificações que ajuda no controle das tarefas, evitando que os responsáveis por elas corram o risco de esquecer algo importante.

Neste texto você vai ver:

• O que é um checklist;
• Para que serve e qual a importância para as empresas;
• Principais utilidades;
• Tipos de checklist;
• Checklist na prática;
• App de checklist para sua empresa.

Boa leitura!

O que é um checklist?

Checklist, ou lista de tarefas, é uma ferramenta de controle usado ​​para fazer verificações sistemáticas de atividades ou produtos, garantindo que o trabalhador ou inspetor não esqueça nada importante.

A ferramenta tem o intuito de atestar se todas as etapas ou itens da lista de tarefas foram cumpridas de acordo com o programado.

Para que serve e qual a importância para as empresas?

O checklist serve para todos os tipos de negócios, pois garante o cumprimento das atividades de forma organizada e bem-sucedida.

Com o uso desse recurso é possível sistematizar os itens e especificá-los, como prazos e padrão de qualidade. No checklist você indica tudo que já foi cumprido, o que facilita a finalização da tarefa. Quando se tem mais organização, os funcionários ficam devidamente orientados e a empresa ganha no aumento da produtividade.

Se a ferramenta é usada com frequência, o cumprimento das demandas e as suas respectivas etapas se torna automático, agregando agilidade para os funcionários.

Os erros e esquecimentos que acabam comprometendo a entrega de trabalhos mais complexos são reduzidos com a possibilidade de checar a lista de tarefas quando necessário. Isso porque o checklist indica tudo o que é necessário e, ao longo da atividade, você marca as tarefas cumpridas, efetuando um acompanhamento em tempo real.

Principais utilidades

Os checklists são usados, geralmente, para verificações e inspeções de rotina e para garantir que os funcionários não esqueçam de nada relacionado às suas demandas diárias.

O uso do checklist também é importante para prevenir e reduzir custos. Sem o uso desta lista de tarefas, por exemplo, é muito fácil deixar algo para trás, e esse algo pode ser parte muito importante de um processo. É como uma engrenagem, se uma peça falha, todo o resto para de funcionar.

Dentre as principais utilidades do checklist, estão:

• Verificação do desenvolvimento das atividades em que é importante não esquecer nenhuma etapa, ou onde as tarefas devem ser realizadas com uma ordem estabelecida;
• Fazer inspeções e registrar os pontos que foram inspecionados;
• Verificação da correta implementação de padrões ou procedimentos;
• Obter informações para analisar onde as incidências e não conformidades acontecem. Ajuda para verificar as causas dos defeitos;
• Verificação das especificações do produto;
• Coleta de dados para análise posterior.

Tipos de checklists

Existem diferentes tipos de checklists que podem ser usados pelas empresas. Aqui vamos citar alguns do mais conhecidos e suas funções específicas.

Verificação de etapas

É o tipo mais comum de checklist. Usado para indicar as etapas exigidas no cumprimento de uma tarefa. Sua finalidade é garantir que cada etapa seja realizada em sucessão, principalmente em situações críticas de tempo.

Solução de problemas

Como sugere o nome, é uma lista de soluções de problemas para identificar e resolver eventuais erros, composta por um conjunto de instruções a serem seguidas diante de uma circunstância de risco.

Coordenação

O tipo de checklist ideal para gerenciar projetos que envolvem muitas pessoas. Ele atua como ponto central de foco para um conjunto de atividades.

Disciplinas

O checklist de disciplinas é usado para que se evite decisões inadequadas no calor do momento, quando, por exemplo, algum projeto desenvolvido não saiu como o esperado.

Afazeres

A famosa lista de “to do”, é aquele checklist que contém os afazeres a serem cumpridos. Dentro de uma empresa pode ser desenvolvido um desses para cada setor, garantindo que os projetos sejam entregues dentro do prazo.

Checklist na prática

A Engeman, responsável pela manutenção de todas as antenas de telefonia da Nextel no Brasil e ainda da Claro e Embratel nos estados do RJ e ES, adotou o uso do checklist através de aplicativo desenvolvido pela Lan Solver, parceira da uMov.me.

Com o uso do app de checklist, todos os índices de falhas em sua execução foram reduzidos. Ferramenta de trabalho indispensável para todos os técnicos de manutenção, o app possibilita o agendamento dos locais (antenas) a serem visitados além de roteirizar estas agendas.

Cada funcionário realiza a marcação de ponto eletrônico no início e fim da jornada de trabalho. Além disso, através do app ele responde ao formulário com mais de 600 itens a serem verificados em cada antena inspecionada.

No aplicativo de checklist desenvolvido para a Engeman, também é possível fazer fotos dos serviços prestados e saber em tempo real a localização dos técnicos, possibilitando acionar a equipe geograficamente.

Leia o case na íntegra aqui.

Como fazer um bom checklist?

Se você vai fazer um documento de checklist, é necessário que ele seja elaborado e aplicado corretamente para que traga efeitos positivos. Para isso, os seguintes passos são importantes:

1. Definir o que precisa ser verificado, ou seja, saber o que de fato vai ser enxergado e ter em mente o real objetivo da ferramenta;
2. Definir a frequência de utilização, isto é, definir quais são os momentos que a lista de verificação deverá ser utilizada;
3. Criar etapas e definir os itens a serem verificados é definir quais os itens que precisam ser checados para constatar se um serviço ou atividade foi plenamente cumprido de acordo com as especificações;
4. Informar quem irá utilizar é ter em mente quem serão os responsáveis por utilizar o checklist. Após, é recomendado que seja oferecido aos responsáveis um treinamento de como utilizar a ferramenta e mostrar a importância da mesma;
5. Testar o checklist é fundamental para certificar que o instrumento está validado. Observe o feedback da equipe e, se necessário, faça as alterações solicitadas.

Um app de checklist para sua empresa

Uma organização que investe em planejamento e estratégia empresarial, entende a importância e os benefícios que o investimento em um app de checklist traz à gestão.

A empresa que utiliza apps de checklist integrados é:

• Mais produtiva;
• Mais assertiva evitando erros fundamentais;
• Não perde dinheiro com retrabalho;
• Capaz de entregar mais qualidade em suas soluções;
• Mais facilmente gerida com relatórios digitais.

Para cada tipo de setor e para cada processo, pode ser desenvolvido um app ou um software diferente e específico.

A vantagem no uso de aplicativos de checklist está na sua integração com outros softwares ou aplicativos da empresa. Assim, a interação entre colaboradores de outros setores pode ocorrer em tempo real.

A plataforma uMov.me é especialista em apps de checklist. Oferecemos todas as ferramentas e suporte para a criação de aplicativos específicos para os seus processos internos, agilizando e otimizando sua produção.

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