O que é BPM, como aplicar e quais são as boas práticas da abordagem

Sua empresa precisa melhorar a maneira como executa os processos? Saiba o que é o BPM, suas aplicações e boas práticas para melhorar a eficiência da sua empresa.

Não importa o segmento ou tamanho, o Business Process Management (Gerenciamento de Processo de Negócio, em português) aprimora a capacidade de organização das empresas.

Os detalhes e variáveis na gestão são diversos, tornando a tarefa bastante exigente. Então, deixar algo de lado pode comprometer os resultados.

A tecnologia além de auxiliar nos processos também é um diferencial competitivo que destaca seu negócio desde a produção, até a entrega e geração de valor.

Por isso, dominar o conceito de BPM e suas práticas é essencial!

A importância de aderir a processos em uma empresa

O processo é entendido como uma incorporação de atividades e comportamentos realizados por humanos e/ou máquinas para alcançar os resultados pretendidos.

Nos negócios, agrega valor aos clientes, bem como apoia diversas atividades de todas as áreas.

Em geral, tudo que é executado na empresa faz parte ou passa por algum tipo de processo. Seja organizado ou desorganizado, ele faz parte do cotidiano da gestão.

Portanto, essa existência é fundamental para que a empresa exerça suas funções e possa entregar seu produto ou serviço ao final da melhor forma possível. 

Empresas de sucesso apostam em uma gestão eficiente e possuem processos bem definidos, inclusive os logísticos.

Os negócios que não aderem isso e não conhecem com clareza os que são utilizados estão em desvantagem, pois eles possibilitam a realização de mudanças constantes.

A falta de aderência e conhecimento dessas questões diárias dificultam a implantação de melhorias de forma organizada e gerenciável.

E sabe o que pode te ajudar nesse sentido? As práticas de BPM!

O que é o BPM?

O Business Process Management é qualificado como um conjunto de práticas focadas nas melhorias ininterruptas dos processos empresariais. 

O objetivo é sistematizar e facilitar processos dentro e fora das empresas, ampliando a produtividade, minimizando custos e aumentando a entrega de valor.

Caracteriza-se pela abordagem de gerenciamento adaptável que desenvolve a capacidade de organização. Por isso, não é considerada uma metodologia ou estrutura de negócio. Logo, é um padrão otimizável.

Permite a transformação da empresa a partir da gestão e otimização, colaborando com informações pertinentes de como cada etapa é executada, a fim de melhorar a gestão, a tomada de decisões e a visão do negócio.

Ao invés de analisar departamentos de forma isolada e áreas verticais, o Gerenciamento de Processo de Negócio promove o entendimento da empresa como um todo e da visão de ponta a ponta.

O conceito surgiu ao longo da história, sendo que diversos teóricos contribuíram para sua formulação como Adam Smith, Frederick Taylor, William Deming, Taiichi Ohno e Michael Hammer.

Porém, foi Peter Fingar juntamente com Howard Smith que revisaram as bases do passado e lançaram em 2022 a obra “Business Process Management – The Third Wave (Gerenciamento de Processo de Negócio – A Terceira Onda, em português).

5 benefícios de utilizar o BPM na gestão de empresas

Agora que você já sabe o que é o BPM, conheça também 5 benefícios de aderir a esse padrão nas empresas:

1) Melhorias contínuas

Ao ter controle dos custos e da qualidade, a empresa consegue organizar melhorias constantes, pois enxerga com mais facilidade onde há erros e desperdícios.

O conhecimento de todos os processos permite o alto nível de padronização e respostas ágeis diante de adversidades.

2) Foco nos resultados

A partir do momento que é implementada a padronização na empresa,  os planejamentos e ações podem ser mais desenvolvidos, melhorando  o desempenho da empresa de forma geral.

Além disso, facilita o benchmarking interno e externo, o que serve de base para analisá-los e identificar as responsabilidades de cada setor e pessoa.

Assim, o foco está nos resultados de todas as áreas pensadas de forma integrada.

3) Papéis delimitados

A clareza acerca dos processos facilita a segurança e a ciência sobre o papel de cada colaborador nas etapas e na empresa. A boa divisão de tarefas também otimiza as operações.

Dessa forma, cada profissional tem mais autonomia e compreensão do todo. Além disso, desenvolve o senso acerca do que é urgente e a empresa pode praticar a gestão à vista.

4) Eficiência global

O quarto benefício do Business Process Management para empresas é a eficiência global das operações. 

De forma prática, ao aderir o BPM é possível diminuir as etapas e o tempo dos processos.

5) Controle de compromissos

Outros benefícios do BPM estão interligados com os clientes, especialmente porque suas expectativas são melhores atendidas. 

A experiência de atendimento e contato com a empresa é mais elaborada: os compromissos assumidos entre empresa e cliente são mais controlados e cumpridos.

Como aplicar BPM em uma empresa?

Para aplicar as práticas de BPM é preciso considerar algumas etapas importantes e compreender cada uma para usufruir de todos os benefícios citados. Confira abaixo essas possibilidades!

1) Mapeamento e análise

A primeira etapa consiste em mapear todos os processos da empresa de forma detalhada para entender a atual realidade.

Documente tudo: em andamento, rotinas e fluxos de trabalho. Depois, analise cada uma dessas informações.

A ideia é identificar os possíveis pontos de melhorias e gargalos. Ainda, pode utilizar outras abordagens, como a matriz BCG.

2) Ouvir os funcionários e definir equipes

Não esqueça que para mapear e analisar também é preciso saber ouvir os funcionários e seus feedbacks, afinal eles vivenciam todo o dia cada etapa.

Assim, poderá identificar novos pontos fracos. Defina equipes mistas para auxiliar na implementação do BPM.

É preciso monitorar, testar e fiscalizar cada passo e decisão de acordo com um plano de ação estruturado: alinhe qual será o papel de cada um e controle o andamento das operações.

3) Desenvolver padrões e observar os resultados

Após ter consciência do cenário da empresa, chegou o momento de criar padrões e transmitir isso a todas as equipes.

Definir como os processos devem ser executados e o que se espera deles torna a empresa mais padronizada, melhorando a segurança e a qualidade. 

Sendo assim, é fundamental estar atento às leis para compreender e executar com cautela cada etapa. Assim como, atuar de maneira preventiva, utilizando o histórico de ações e resultados pode evitar riscos e acidentes.

Ainda, se necessário, automatize os processos para diminuir os erros e realize checagens contínuas para observar os resultados e possibilidades de mudança.

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O que é preciso para a implementação do BPM?

Por ser um tipo de abordagem gerencial, o BPM acaba envolvendo a cultura da empresa e suas lideranças. 

Sem o apoio e entendimento dessas áreas, o caminho da implementação é dificultado. Pense da seguinte forma: a cultura está presente em todos os processos de um negócio! Desde os formais até os informais.

Ela representa a forma que as pessoas e a empresa realizam suas atividades, no que acreditam e como reagem às mudanças do ambiente.

Se o Gerenciamento de Processo de Negócio ficar na superfície, ele não será efetivo.

É necessário tentar enraizá-los não apenas nos processos físicos em si, mas na própria mentalidade da empresa.

Como adotar o BPM é uma decisão estratégica, é preciso do suporte da alta administração e da liderança executiva para levar a execução adiante. Ainda mais porque as ações afetam toda a empresa.

BPM X BPMM X BPMN X BPMS

Além do BPM, existem outras práticas que podem auxiliar na gestão da empresa e podem ser associadas a ele:

• BPMM (Business Process Maturity Model: Modelo de Maturidade de Processo de Negócio, em português): tem como propósito medir a maturidade dos seus processos. Assim, avalia em que ponto de evolução estão para levá-los ao próximo nível;
• BPMN (Business Process Model and Notation: Modelo e Notação de Processo de Negócio, em português): consiste em um padrão oficial a fim de mapear processos por meio de ícones (notações gráficas). Contribui para elaboração dos desenhos de processos;
• BPMS (Business Process Management System: Sistema de Gestão de Processos de Negócios, em português): nesse ponto entra a tecnologia como aliada, permitindo o mapeamento, execução e monitoramento dos processos. São softwares que automatizam os fluxos de informações e ações identificadas.

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A tecnologia pode auxiliar na gestão de processos?

Como o BPMS evidencia, os softwares e aplicativos auxiliam na gestão dos processos, tornando a identificação de melhorias mais eficiente.

Somado a isso, a cultura data driven (guiada por dados) promove decisões estratégicas alinhadas com o mercado e a atuação da empresa.

Um dos principais propósitos do BPM é a otimização dos processos, o que pode ser potencializado com o uso de inovações, sistemas e processamento de dados no cotidiano.

O resultado é a automatização de controles e processos operacionais que podem substituir tarefas humanas, como a incorporação de torres de controle de logística.

Como os aplicativos podem ser aliados na gestão de empresas

Os aplicativos são opções que levam a empresa a se destacar no mercado.

Por exemplo, ao realizar o mapeamento de processos, a organização percebeu que existem sequências de tarefas que precisam ser realizadas e checadas diariamente. 

Contudo, esse processo poderia ter um desempenho melhor e uma das soluções é a automação com checklists. 

Por isso, a uMov.me desenvolve aplicativos customizados e que são inspirados nas suas necessidades: a funcionalidade do checklist é um apoio importante em diversas atividades, como manutenção. 

Além disso, as soluções possuem painéis de gestão integrados, com a atualização de dados em tempo real.

A partir dele, é possível:

• Visualizar as KPIs desejadas para medir a performance da equipe;
• Coletar e validar dados com monitoramento da evolução da execução de tarefas e muito mais.

Em resumo, o painel de gestão integrado aos aplicativos pode ajudar no Gerenciamento de Processo de Negócio e a realizar a melhoria contínua das operações da companhia.

Considerações sobre BPM

Realizar melhorias constantes em todos os processos é uma busca constante de boa parte das empresas que querem se destacar frente à concorrência e aos clientes.

Por isso, considerar o BPM como alternativa é uma forma de facilitar o gerenciamento do negócio e ter mais clareza em relação a cada processo e ponto fraco.

O fortalecimento desse conjunto de práticas pode ser realizado por meio de tecnologias  e aplicativos que oportunizam a automatização dos processos e, consequentemente, a otimização e desempenho elevados.

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