Análise SWOT (FOFA): conceito, como aplicá-la e exemplo prático

A Análise SWOT (FOFA) é uma metodologia comumente utilizada no mundo dos negócios para identificar pontos de melhorias e vantagens tanto no ambiente interno quanto externo de uma empresa.

A sigla “SWOT” vem do inglês e refere-se aos quatro pilares analisados no método:  Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). 

A tradução e reorganização desses termos sustenta o equivalente em português, análise FOFA.

Dificilmente um profissional da área administrativa não tenha ao menos ouvido falar nesse conceito. Contudo, não basta conhecer o método para saber aplicá-lo à sua empresa. 

Continue lendo e confira todas as informações necessárias para entender e aprender como fazer a análise SWOT.

Afinal, o que é a análise SWOT?

Análise ou matriz SWOT é uma ferramenta de planejamento estratégico na gestão de projetos, baseada na avaliação de cenários para apurar a tomada de decisão.

O método foi criado na década de 1960 pelo consultor de empresas norte-americano Albert S. Humphrey, durante um projeto do instituto de pesquisa de Stanford financiado por grandes empresas.

Após várias adaptações ao longo dos anos, a análise FOFA provou-se uma ferramenta simples e prática com efeitos positivos, ganhando popularidade rapidamente. 

A matriz SWOT proporciona um diagnóstico completo da empresa e os respectivos ambientes. O conhecimento ampliado facilita a concretização de um projeto, reduzindo riscos e destacando oportunidades para maiores chances de sucesso.

Como mencionamos anteriormente, FOFA caracteriza a análise de Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças de uma empresa. Esses pilares podem ou não ser influenciados pela gestão, caso ocorram no ambiente interno ou externo ao negócio.

A análise desses fatores é o que identifica uma matriz 2×2, chamada de análise SWOT.  Os quatro pontos de análise se dividem entre ambiente interno e externo e positivos ou negativos.

Ambiente interno

Forças e Fraquezas são fatores do ambiente interno de uma empresa, ou seja, são modificáveis e influenciados pela própria gestão. 

Ações de comunicação e vendas, cultura organizacional, gestão de projetos, entre outros fatores do ambiente interno são considerados pela ótica desses dois preceitos da análise SWOT. 

Considere fatores como a localização, tempo de mercado, reputação, recursos financeiros e humanos, competências específicas da equipe, capacidade de operação, acesso à matéria-prima e até a própria gestão. A partir desses exemplos, podem ser analisadas:

Forças

Considerada um fator positivo, a força de uma empresa é o que faz com que os clientes optem por determinado negócio.

Além disso, apresenta qual disponibilidade de recursos necessários à implementação ou manutenção dos serviços ou produtos, o diferencial da empresa, entre outros.

Fraquezas

Este fator negativo considera o que pode ser ruim para o seu projeto ou sua empresa internamente. 

É importante observar os altos custos, seja com transporte, produção, manutenção etc., e o risco para a empresa.

Ambiente externo

As Oportunidades e Ameaças compõem o ambiente externo ao negócio, os quais não estão sob o controle interno, envolvendo o micro e o macroambiente.

Aqui, entra desde a análise de mercado, concorrentes e fornecedores até o macroambiente político, econômico, social e cultural. 

Todos esses fatores não são manipuláveis pela gestão, mas a atenção sobre esses fatores ajuda a identificar oportunidades e ameaças relacionadas ao negócio.

Oportunidades

Este fator externo positivo é essencial para o crescimento de uma empresa.

Ficar atento às mudanças de mercado, fatores socioeconômicos e até no comportamento dos fornecedores e dos seus clientes é muito importante para identificar oportunidades que podem favorecer o negócio.

Ameaças

Nesta parte do quadrante, deve-se analisar os fatores que podem ser desfavoráveis para a empresa, sendo este um fator negativo. 

Entre eles, podem estar projetos de lei, crenças e posicionamentos, catástrofes naturais, inflação, entre outros.

Para que serve a análise FOFA

No dia a dia, qualquer tomada de decisão leva um tempo de consideração. 

Seja para uma mudança drástica de vida ou apenas para fazer as compras no supermercado, são considerados os prós e contras antes dessas escolhas triviais para aumentar as chances de acerto. A lógica da análise SWOT ou FOFA, é exatamente essa!

A análise FOFA aplica essa teoria ao ambiente empresarial para obter um diagnóstico e sustentar uma estratégia de negócios mais eficiente e organizada.

Ao observar o que é negativo ou positivo dentro ou fora de uma empresa, é possível avaliar o risco e determinar o sucesso de um projeto ou ação.

A partir dos resultados obtidos com a análise SWOT, é possível:

• Fortalecer os pontos positivos;
• Identificar quais fatores ainda precisam de melhoria;
• Determinar as chances de crescimento e expansão da empresa;
• Identificar oportunidades com mais facilidade;
• Obter uma previsão de vendas conforme as movimentações de mercado e capacidades da empresa;
• Promover a integração e padronização dos processos, reduzindo a redundância para focar nos projetos prioritários; e,
• Obter dados internos e externos mais assertivos, que podem sustentar a tomada de decisão estratégica e reduzir erros.

No contexto incerto que estamos vivendo, a matriz SWOT é uma aliada importante, ainda mais com a transformação das empresas diante do digital. Mas o que torna uma empresa digital? Confira na sequência:

 

Quais são os pontos positivos e negativos de utilizar essa análise?

Antes de adotar a análise SWOT, é muito importante considerar os pontos positivos e negativos dessa ferramenta. Apesar de ser uma metodologia comprovadamente efetiva, a matriz FOFA não é aplicável em qualquer circunstância. 

Pontos positivos

É uma ferramenta simples, acessível e de fácil compreensão, que qualquer pessoa pode executar.

Ainda, não há impeditivos tecnológicos para realizá-la, é possível fazer essa análise planilha, computador ou qualquer meio disponível

Estimula um planejamento criativo e organizado através do brainstorming. E pode impulsionar um projeto ou até mesmo descartá-lo completamente, evitando um risco muito grande ou possíveis erros!

Pontos negativos

Algumas ideias podem ser limitadas quando se encaixam em mais de um dos conceitos da matriz.

É uma metodologia estritamente descritiva, ou seja, ela não prevê ou indica soluções! 

Ela apenas auxilia na tomada de decisão dentro da empresa, sendo o realizador responsável por determinar os próximos passos e montar um plano de ação.

Guia completo: como aumentar a produtividade de equipe de vendas!

Por que usar a análise SWOT no planejamento estratégico?

A análise SWOT pode ser uma peça chave no planejamento estratégico de um negócio. Devido ao diagnóstico completo que a matriz oferece, o método é geralmente utilizado durante a tomada de decisão sobre mudanças importantes na empresa.

Recomenda-se que a análise SWOT seja realizada para implementar ações administrativas e estratégicas coerentes com a realidade do negócio. 

A análise deve ser feita periodicamente, já que os resultados dos quadros mudam segundo influências internas e externas.

Quem deve fazer a análise SWOT?

Por mais que a gestão possa ser muito beneficiada pelas informações obtidas na análise SWOT, essa estratégia não é exclusiva aos gestores. Mas quem é a pessoa ideal para aplicar a FOFA à sua empresa?

A matriz FOFA é mais eficiente quando realizada pelas pessoas que conhecem na teoria e na prática o funcionamento da empresa. Ou seja, os funcionários do dia a dia! 

A análise é ainda mais completa quando envolve uma equipe com funções diversificadas. Assim, todos podem contribuir com suas experiências individuais dentro da empresa.

Já especialistas podem ser aliados na análise externa ao negócio, enquanto os gestores mantêm uma visão global do funcionamento interno. Uma equipe variada pode fazer toda a diferença na probabilidade de sucesso da empresa ou de um projeto específico.

Como fazer uma análise SWOT na sua empresa

A análise FOFA é acessível, mas é essencial estabelecer um passo a passo para manter a organização da equipe e assegurar os melhores resultados possíveis.

1) Identifique o objeto de estudo

A matriz SWOT funciona melhor quando existe um objetivo claro e definido como objeto de análise.

Esse objetivo precisa ser abrangente o suficiente para que valha o exercício em si.

2) Faça um brainstorm com a equipe

A ideia é que a metodologia SWOT seja simples e instintiva.

Por isso, antes de considerar qualquer dado ou estatística, reúna a equipe para um brainstorm.

É neste momento em que os colaboradores podem compartilhar suas perspectivas do cotidiano na empresa e, assim, avaliar o que acontece na prática.

3) Análise os fatores internos

Antes de pensar nos fatores externos, é muito importante “olhar para dentro”. É sobre o ambiente interno que a empresa tem controle.

Ou seja, conhecer esse funcionamento pode adiantar uma série de soluções. Aqui, inúmeras características podem ser analisadas, o que pode desviar o foco da equipe.

Por isso, volte sua atenção aos fatores-chave de sucesso. Esses são os elementos essenciais para o bom desempenho do projeto. 

Para saber quais são eles, olhe para o líder do setor em que se insere a sua empresa: quais características o tornam o melhor no seu mercado?

Cada mercado tem os seus fatores-chave de sucesso, então comece identificando quais são os principais atributos no seu segmento e como a sua empresa se compara a eles.

4) Analise os fatores externos

Agora sim é hora de identificar quais fatores externos são relevantes para o seu negócio. O que pode impactar o seu projeto ou estratégia? E como você vai lidar com isso?

Empresas que coordenam suas ações com os movimentos do mercado, do setor, da economia, da política, da sociedade em geral, estão muito mais preparadas. 

Seja com a ajuda de especialistas ou não, preste atenção ao micro e ao macroambiente.

O microambiente representa as forças que atuam no mercado e como a sua empresa se relaciona com elas. Já o macroambiente refere-se ao que está além da empresa e do setor, como projetos governamentais ou até mesmo a influência climática.

5) Monte a matriz

Chegou o momento de montar a matriz FOFA. É aqui que você vai resumir todas as informações coletadas anteriormente! 

Nos quadrantes superiores da matriz, ficam os fatores internos (forças e fraquezas). Já os quadrantes inferiores representam a análise externa (oportunidades e ameaças). 

Posicione os fatores positivos (forças e oportunidades) nos quadrantes à esquerda e os pontos negativos (fraquezas e ameaças) à direita.

A ideia é manter a objetividade para proporcionar uma visualização rápida. Então, selecione o que for mais relevante e disponha as informações em tópicos simplificados por ordem de relevância. 

Assim, é possível enxergar com clareza os objetos de análise e, assim, fazer cruzamentos entre os dados para embasar estratégias.

6) Avalie a viabilidade do projeto

Com a matriz montada, você já pode chegar a uma série de conclusões. Mas antes de qualquer coisa, pergunte-se: o objetivo proposto é viável?

Se houver, de fato, um problema, está na hora de pensar como corrigi-lo. Questões internas podem ser mais fáceis, já que são influenciáveis pela própria empresa. Porém, se é algo externo, a situação é mais delicada. 

Dependendo do problema, é possível promover adaptações ou adotar medidas que reduzam o risco externo. Ou, quem sabe, a melhor solução é descartar o objetivo e considerar outras opções.

7) Transforme a análise SWOT em estratégia

Se o objetivo é viável, então as ideias devem ser tiradas do papel! Para traçar as estratégias, é necessário seguir quatro objetivos:

• Potencializa as forças;
• Controlar ou corrigir as fraquezas;
• Aproveitar as oportunidades;
• Minimizar as ameaças.

Todos esses objetivos podem ser atingidos conforme as informações dispostas nos quadrantes. Para isso, deve-se não só analisá-los individualmente, mas cruzar as informações obtidas para compreender como os pontos negativos e positivos influenciam uns aos outros.

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Matriz SWOT na prática: confira um exemplo

Para entender como a matriz SWOT funciona na prática, vamos trazer um exemplo. Imagine que uma indústria de ração animal  que deseja potencializar as vendas para outras cidades.

O objeto de estudo seria como garantir mais produtividade dos seus vendedores em campo a fim de abrir novos pontos de venda da marca.Um brainstorming com a equipe comercial  já pode promover diversos insights sobre a realidade das vendas, assim como o público atual e o almejado. 

Na análise do ambiente interno, pensando nas forças, podemos dizer que o sucesso da indústria depende da variedade e qualidade dos produtos oferecidos e a reputação da marca, com um público bem identificado. 

A partir disso, é possível identificar as fraquezas, como os processos muito manuais, os quais requerem mais tempo entre a solicitação de um pedido e seu faturamento, e a falta de experiência com sistemas digitais como os Aplicativos de Força de Vendas, dos vendedores analisados.

Externamente, o mercado pet está em constante ascensão, indicando um exemplo de oportunidade. Além disso, há um aumento na oferta de sistemas e aplicativos que são acessíveis a qualquer usuário.

Já um fator que pode prejudicar o projeto é a crise econômica a qual estamos suscetíveis e o alto número de concorrentes.

Por isso, esses fatores devem ser considerados como ameaças para, então, contorná-los com estratégias. Quer entender visualmente como ficaria esse exemplo de análise SWOT?

• Força: Variedade e qualidade dos produtos oferecidos; Reputação da Marca; Público-alvo bem identificado;
• Fraqueza: Processos manuais; Falta de experiência dos vendedores com Aplicativos;
• Oportunidade: Mercado Pet em ascensão; Aumento de tecnologias com fácil usabilidade e preços acessíveis;
• Ameaça: Crise econômica; concorrência.

Considerações sobre análise SWOT

A análise SWOT ou FOFA, pode ser uma metodologia prática e efetiva para o seu negócio. Além de promover a tomada de decisões mais inteligentes, passar por esse processo é um grande aprendizado para todos os envolvidos.

Pode ser difícil identificar os pontos negativos da sua empresa. Mas é esse olhar interno que torna o seu negócio ainda melhor, enquanto valoriza os pontos positivos já implementados.

Com a análise SWOT, você pode finalmente enxergar oportunidades nunca antes percebidas! E, também, identificar as principais ameaças à sua empresa. 

Mas, agora, você consegue estabelecer um plano de ação para preveni-las e minimizá-las. É assim que você pode evitar fracassos no futuro, ou reduzir as consequências de algum erro.

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