O que é matriz GUT e como usar para priorizar tarefas?

A matriz GUT é um método que ajuda a priorizar atividades e efetivar uma melhor gestão de tarefas. Por isso, contribui para o planejamento estratégico empresarial e o alcance de eficiência operacional. 

Seja na vida pessoal, ou profissional, é essencial definir prioridades. Qual atividade tem mais urgência? Qual pode esperar? O que deve ser feito em primeiro plano? Fazer essa avaliação pode ser difícil, mas você pode contar com uma ferramenta de gestão de tarefas para simplificar esse processo. Nesse caso, estamos falando da matriz GUT.

Também conhecida como matriz de prioridades, essa técnica é voltada para a resolução de problemas. Mais do que isso, ela tem a função de ajudar na análise das atividades mais relevantes para o negócio. Assim, é possível ter uma atuação estratégica e mais produtiva. Ou seja, você deixa de perder tempo com tarefas que agregam pouco ou nenhum valor.

Por isso, a matriz GUT tem relação direta com o planejamento estratégico organizacional e permite atingir eficiência e excelência operacional. Afinal, você demanda esforços para as ações que realmente fazem sentido para a empresa.

Então, como usar a matriz GUT a seu favor? Neste post, vamos explicar seu conceito, como ela funciona e como usar a ferramenta para a avaliação de prioridades. Saiba mais!

Matriz de GUT: o que é?

No dia a dia de uma empresa, problemas e novas demandas surgem a todo momento. Diante dessa situação, é normal executar as atividades e resolver aquilo que aparenta ser mais grave. O problema é que, depois de uma jornada de trabalho inteira, você pode perceber que passou o tempo apenas “apagando incêndios”.

Na prática, isso significa que você fez aquilo que considerava ser urgente, sem pensar nas questões estratégicas. O resultado tende a ser uma carga horária mal aproveitada, na qual você tem dificuldade de atingir as metas traçadas e esperadas pela empresa.

Nesse cenário, surge a matriz GUT, uma ferramenta de gestão de tarefas que favorece a avaliação de prioridades para atingir o máximo de eficiência operacional. O propósito é tomar decisões mais acertadas, que ajudem a solucionar os imprevistos que aparecem ao mesmo tempo que focam nas metas definidas.

Leia também: Como garantir eficiência e excelência nos processos com a Gestão da Qualidade Total

Dentro desse contexto, essa ferramenta deve ser voltada para a priorização de:

1. Processos: considera-se a relevância de cada atividade para direcionar o trabalho a executar;
2. Problemas: delimita qual situação é mais urgente e precisa ser solucionada primeiro;
3. Riscos: você identifica quais ameaças são mais graves e requerem mais esforços para serem evitadas;
4. Não conformidades: o foco é trabalhar o Procedimento Operacional Padrão para evitar essas falhas.

Portanto, a matriz GUT ajuda a priorizar atividades, mas seu foco vai além da solução de problemas. Por isso, é uma técnica que pode ser usada no ambiente corporativo e também na vida pessoal.

Quais são os 3 pilares da técnica GUT?

Para ser eficiente e contribuir para o planejamento estratégico organizacional, a matriz GUT é embasada em 3 principais pilares. Eles formam a sigla que denomina essa ferramenta de gestão e permitem analisar cada uma das situações conforme sua gravidade, urgência e tendência. Para isso, exigem a atribuição de uma nota de 1 a 5.

No ambiente corporativo, é possível combinar essa ferramenta com a análise SWOT ou o ciclo PDCA. Dessa forma, você tem uma visão holística do negócio, de suas demandas e problemas.

Agora, veja o que significa cada um dos 3 elementos da matriz GUT.

1) Gravidade

Este elemento busca mensurar os danos causados pela falta de resolução de um problema. A análise de gravidade pode ser quantitativa ou qualitativa. De toda forma, recomenda-se fazer uma avaliação completa e ampla, que considere fornecedores, colaboradores, clientes e resultados alcançados.

Por exemplo, imagine que você está avaliando uma situação que pode levar à perda de clientes ou a prejuízos financeiros. Então, é algo extremamente grave e que requer uma intervenção imediata.

Agora, se a consequência do problema seja a falta de determinado produto, é algo sem ou com pouca gravidade, a depender do cenário. Dentro desse critério, as pontuações possíveis são:

1. Sem gravidade: os danos são leves e podem ser desconsiderados;
2. Pouco grave: os prejuízos são pequenos, até mesmo mínimos;
3. Grave: os danos são regulares;
4. Muito grave: os impactos são significativos, mas há possibilidade de reversão
5. Extremamente grave: são situações que geram danos muito difíceis de superar e que podem ser, inclusive, irreversíveis.

2) Urgência

Depois de entender a gravidade do problema, está na hora de avaliar a urgência. De modo simples, este fator se relaciona ao prazo para resolver a situação apresentada. Nesse sentido, a classificação varia de:

1. Pode esperar: não é preciso empregar esforços imediatos;
2. Pouco urgente: requer certa atenção, mas pode esperar;
3. Urgente: precisa ser resolvido o quanto antes;
4. Muito urgente: deve ser solucionar o quanto antes;
5. Imediatamente: você deve parar o que está fazendo e focar sua atenção naquele problema.

3) Tendência

Aqui, o foco é saber quais são as consequências do problema, se ele não for solucionado imediatamente. Portanto, as possibilidades são:

1. Não terá mudanças: o problema continuará existindo, mas sem ter sua gravidade aumentada;
2. Piora a longo prazo: o agravamento do problema ocorre de forma lenta;
3. Piora a médio prazo: a situação vai apresentar agravamento um pouco mais rapidamente;
4. Piora a curto prazo: o agravamento ocorrerá em um intervalo de tempo menor;
5. Piora rapidamente: a ação precisa ser imediata para evitar danos muito grandes à empresa.

Como usar a matriz GUT para priorizar tarefas?

Conhecendo o conceito de cada um dos componentes da matriz GUT, você pode usar essa ferramenta a seu favor. A ideia é seguir as principais etapas para priorizar atividades conforme seu nível de gravidade, urgência e tendência.

Então, como colocar em prática? Veja, a seguir.

Identifique as atividades

Liste todos os processos, atividades ou problemas que você precisa analisar e/ou executar. Aqui, é importante detalhar todas as demandas, do envio de um e-mail a uma intercorrência grave em vendas ou em outro setor, que afeta a eficiência operacional.

Exemplo: 

1. Manutenção preventiva de veículos
2. Atraso na entrega de mercadorias
3. Falta de peças de reposição no estoque
4. Treinamento de motoristas para novas rotas
5. Atualização de software de gestão de frota

Avalie cada componente

Veja qual é o cenário de cada uma das tarefas e atribua pontuações nos componentes gravidade, urgência e tendência. O ideal é que essa análise seja feita separadamente, porque um mesmo problema pode ser grave, mas demorar para agravar ou causar menos efeito, mas exigir uma intervenção rápida. A partir disso, multiplique todos os valores.

Exemplo:

Atividade	Gravidade	Urgência	Tendência	Pontuação Total (G x U x T)
Manutenção preventiva de veículos	4	3	4	48
Atraso na entrega de mercadorias	5	5	5	125
Falta de peças de reposição no estoque	3	2	3	18
Treinamento de motoristas	2	2	3	12
Atualização de software de gestão	3	3	4	36

 

Priorize as atividades

Por fim, verifique o resultado da matriz GUT e comece a priorizar atividades. Isso depende da identificação dos problemas que apresentaram uma pontuação maior. Isso indica que é o problema que requer a correção imediata. Assim que resolvê-lo, passe para o item que obteve a segunda maior nota e assim por diante.

Exemplo:

• Atraso na entrega de mercadorias (pontuação: 125)

Ação imediata: implementar soluções para reduzir atrasos, como otimização de rotas e comunicação eficaz com clientes.

• Manutenção preventiva de veículos (pontuação: 48)

Ação necessária: agendar manutenções regulares para evitar falhas mecânicas e interrupções nas operações.

• Atualização de software de gestão de frota (pontuação: 36)

Ação necessária: planejar a atualização para melhorar a eficiência e a gestão de dados.

• Falta de peças de reposição no estoque (pontuação: 18)

Ação necessária: reavaliar o gerenciamento de estoque para garantir que as peças essenciais estejam sempre disponíveis.

• Treinamento de motoristas (pontuação: 12)

Ação futura: planejar sessões de treinamento para motoristas em novas rotas para aumentar a eficiência e segurança.

Vantagens de usar a matriz GUT

Apesar de parecer complexo, montar e usar a matriz GUT é bastante simples. Basta definir as pontuações corretas, algo que tem certo nível de subjetividade. Por isso, o foco precisa ser as questões relativas ao planejamento estratégico da empresa. Assim, você evita dar uma nota muito elevada para uma atividade que não exige esse nível de atenção, por exemplo.

De toda forma, existem várias vantagens de usar a matriz GUT. Entre as principais estão:

1. Você toma decisões mais acertadas e de acordo com as demandas estratégicas do negócio;
2. A empresa é incentivada a adotar a melhoria contínua;
3. Os problemas críticos são reduzidos ou eliminados;
4. A chance de erros relativos à priorização das demandas é eliminada;
5. Os recursos sofrem uma melhor alocação, o que contribui para evitar desperdícios;
6. A produtividade dos colaboradores aumenta, especialmente devido à otimização do tempo de trabalho;
7. A organização dos processos melhora.

Leia também: Como a padronização de processos pode aumentar a eficácia do negócio

Todos esses benefícios ainda podem ser ampliados com a ajuda da tecnologia. Por exemplo, com um Aplicativo de Checklist, você consegue listar todas as atividades a executar na ordem definida pela matriz GUT. Além disso, pode acrescentar variáveis para tornar o trabalho mais passível de controle.

Matriz GUT pode ser aplicada na prática

Para entender melhor o funcionamento da matriz GUT, vale a pena ver um exemplo. Dessa forma, fica claro como é possível aplicar a ferramenta para os problemas existentes na sua empresa. Veja.

Problema	Gravidade	Urgência	Tendência	Resultado
Lote de produtos com inconformidades, que podem gerar prejuízos aos clientes	5	5	4	100
Falha de uma das máquinas da linha de produção, que requer manutenção	3	4	2	24
Manutenção do ventilador do escritório	1	1	1	1

 

Perceba que, por esse exemplo, a atividade mais importante é resolver as inconformidades e recolher o lote com problemas para evitar prejuízos aos clientes. Afinal, essa situação gera reclamações e reputação negativa para a empresa.

Por sua vez, a falha de uma máquina é uma situação moderadamente grave, se você tem outros equipamentos que a substituem. Isso significa que a produção continua funcionando, mas em menor escala. Por isso, é uma situação que tem certa urgência, mas vai demorar para agravar.

Aqui, vale destacar que a tendência desse exemplo é a piora a longo prazo, porque a falta de manutenção na máquina vai gerar o acúmulo de atividades com o tempo. Por isso, pode esperar, mas não deixar o equipamento parado por muito tempo.

Por último, a manutenção do ventilador é algo incômodo, que afeta o bem-estar dos colaboradores. No entanto, não tende a trazer prejuízos para a empresa. É algo que requer correção, mas não é uma prioridade.

Como montar uma matriz GUT?

As etapas implicadas na montagem da matriz GUT são a listagem das atividades e identificação dos níveis de gravidade, urgência e tendência. Em seguida, multiplique as pontuações concedidas e chegue ao resultado. Elabore um ranking de prioridades e defina quais processos devem ser finalizados primeiro.

Entenda como calcular o GUT

Para chegar ao resultado da matriz GUT, conceda a pontuação para cada um dos 3 componentes da ferramenta e multiplique esses valores. Você chegará a uma nota entre 1 e 125 para cada item, e deve definir a prioridade a partir da pontuação mais alta para a mais baixa.

Crie um modelo de matriz GUT

A melhor forma de gerar um modelo de matriz GUT é considerar as necessidades da sua empresa e contar com a tecnologia. A digitalização de processos é fundamental nesse cenário, especialmente se a solução contratada for customizável e permitir integração.

Basicamente, a ideia é ter acesso a aplicativos simples de usar, mas bastante completos. Por exemplo, mais do que uma lista de tarefas em uma solução de checklist, que tal ter a possibilidade de incluir imagens para confirmar que o trabalho foi realizado da forma adequada?

Esse é apenas um exemplo, mas você também poderia considerar os benefícios da personalização para a logística, força de vendas, ordem de serviço, trade marketing e mais. Além disso, a integração com outros sistemas (como ERP, WMS e CRM) permite ter uma visão mais completa da empresa e das atividades a executar.

Nesse cenário, você pode contar com os aplicativos da uMov.me. Com eles, você poderá usar a matriz GUT e deixar todas as atividades definidas e aperfeiçoadas para evitar problemas e solucionar o que precisa ser corrigido.

Leia também: Guia completo sobre aplicativo para empresas

Considerações sobre matriz GUT

A matriz GUT é uma ferramenta de gestão de tarefas útil no ambiente empresarial e também na sua vida pessoal. Ela ajuda a tomar decisões, priorizar atividades e considerar o que é mais relevante naquele momento.

Porém, mais do que usar essa técnica, é importante gerir as equipes de forma eficiente para garantir que tudo está sendo feito como esperado. É o que os aplicativos para gestão de equipes em campo da uMov.me oferecem. 

Com eles, você adapta a sua operação conforme as prioridades da matriz GUT e define a gravidade, a urgência e a tendência pensando no planejamento estratégico do seu negócio.

E você, quer aproveitar os benefícios que a matriz GUT e as soluções customizadas da uMov.me oferecem? Agende sua demonstração gratuita com nossos especialistas e confira as vantagens, na prática.

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