Gestão de conformidade: o que é, como funciona e ferramentas tecnológicas

Otimize sua  gestão de conformidade, eleve a reputação do seu negócio e aproveite todas as vantagens de estar em dia com as regulamentações do mercado.

A gestão de conformidade é essencial para garantir que as empresas operem de acordo com as leis e regulamentos. No entanto, muitos negócios ainda não possuem esses processos bem definidos e aplicados, o que pode implicar em diversos riscos.

Afinal, estamos falando sobre seguir as regras e boas práticas da sua área de atuação, o que interfere diretamente na maneira como a empresa é vista no mercado. Ou seja: não se trata apenas de seguir as leis, mas sim de estar apta a atender clientes e nichos mais exigentes – que geralmente são mais lucrativos também.

Para ajudar negócios que precisam se desenvolver neste tema a dar seus primeiros passos, neste artigo ensinaremos o que é, como funciona e como aproveitar todo o potencial dos recursos tecnológicos na gestão de conformidade.

Definindo a Gestão de Conformidade

A gestão de conformidade é a prática que assegura a adesão de uma organização às normativas legais, regulamentares e técnicas pertinentes ao seu campo de atuação.

Mais do que uma obrigação legal, ela reflete a postura ética e responsável de uma empresa.  Por influenciar diretamente imagem e credibilidade no mercado, é uma excelente forma de mostrar que a organização é séria e confiável.

Entender bem a gestão de conformidade ajuda a criar processos operacionais sólidos. Integrando as melhores práticas em todas as áreas da empresa, esta estratégia impulsiona o  crescimento sustentável e a manutenção de uma boa reputação.

A abordagem de órgãos oficiais

A gestão de conformidade, de acordo com o Ministério da Fazenda, inclui diversos processos críticos que ajudam as organizações a garantir a adesão às normas externas e internas aplicáveis. Aqui está um breve resumo dos processos essenciais:

Conformidade normativa

Este processo envolve o conhecimento e a compreensão completa das obrigações normativas que a organização deve seguir. Questões fundamentais a serem avaliadas incluem a legalidade das ações da organização e a adequação dos controles internos para prevenir o descumprimento das obrigações.

Órgãos de controle

Trata-se da interação da organização com órgãos reguladores e de controle. Este processo assegura que a organização está respondendo adequadamente às determinações e recomendações desses órgãos, verificando se os apontamentos feitos são pertinentes e sendo proativos na correção de quaisquer desvios ou irregularidades identificados.

Outros órgãos

Inclui a responsabilidade da organização em responder a demandas de outros órgãos governamentais ou judiciais, como a Advocacia-Geral da União (AGU) e tribunais. Este processo também pode envolver a necessidade de suporte de unidades específicas dentro da organização para gerenciar essas respostas de maneira eficaz.

Esses processos, ao serem implementados de forma coordenada, ajudam a garantir que a organização cumpra com as leis e regulamentos aplicáveis, além de fortalecer sua postura ética e reputação no mercado.

Saiba mais sobre as Normas Regulamentadoras (NRs), neste guia completo que separamos para você.

O que faz o setor de conformidade?

O setor de conformidade é responsável por garantir que todas as práticas empresariais estejam cumprindo as leis e normas regulatórias vigentes. Atua como o guardião, seguindo processos de monitoramento e otimização e reduzindo riscos operacionais.

Para uma boa performance, os especialistas do setor devem estar sempre atualizados sobre as novas leis e normas regulatórias. Tão logo identifiquem alterações críticas, precisam comunicar aos setores envolvidos e monitorar a adequação operacional, junto com o setor de gestão da qualidade,  para alcançar a conformidade.

Uma dica é periodicamente pesquisar no Google Notícias sobre alterações na legislação e nas normas regulatórias do seu nicho.

Desafios do gerenciamento de conformidade

Gerenciar a conformidade é desafiador devido às constantes mudanças nas leis e às diferenças regulatórias entre países. Além disso, as empresas precisam capacitar seus funcionários para seguir a legislação vigente, o que se torna ainda mais complexo quando operam em múltiplos territórios.

É essencial equilibrar a conformidade com o desejo de crescer e inovar rapidamente. Empresas focadas na expansão devem ter cuidado redobrado para evitar situações de não-conformidade inadvertida.

Para facilitar esse processo, a utilização de tecnologia, como Aplicativos de Checklist, pode ser uma solução eficaz. Esses aplicativos listam tudo que precisa ser verificado, ajudam a eliminar trabalhos duplicados e agilizam a tomada de decisão, acelerando a implementação e otimizando os processos de conformidade.

Como os negócios podem monitorar a conformidade com sucesso?

Por mais que os recursos tecnológicos tragam muito mais eficiência, antes de começar a usá-los é importante definir este novo processo.

É importante ter uma visão completa, integrando o monitoramento de conformidade em todas as áreas de atuação da empresa: do comercial à manutenção. Assim aumentam as chances de corrigir uma falha antes que ela cause um problema.

Para ajudar você nessa jornada, criamos o passo a passo abaixo que irá explicar as principais etapas a incluir no processo de monitoramento de conformidade.

1) Avaliar

O primeiro passo para um monitoramento eficaz da conformidade é a avaliação.  Para cada setor, deverão ser definidas a frequência e profundidade de avaliação de acordo com os riscos a ele relacionados.

O processo de avaliação deve começar com a conferência periódica de notificações e advertências nos órgãos reguladores mais críticos para o negócio.

Em paralelo, pode ser realizado o mapeamento e a verificação de atualizações legais e de normas reguladoras específicas relacionadas ao setor.

Somando  essas informações, o próximo passo é criar uma Matriz FOFA (SWOT), listando os pontos fortes, os pontos fracos, as oportunidades e as ameaças deste setor em relação à conformidade.

Assim, torna-se mais fácil organizar as informações e ter uma visão geral, preparando-se para a próxima etapa – a priorização.

2) Priorizar

Tendo em posse sua matriz Swot, é hora de priorizar as ações a serem feitas, levando em conta o  nível de cada  risco e o impacto para o negócio.

Uma dica é elaborar uma lista de todas as ações a serem realizadas e, ao lado de cada uma delas, atribuir uma nota para o grau de risco, e outra para o impacto financeiro no negócio – geralmente relacionado à multas, sanções legais e impacto na mídia.

Dessa forma, fica mais fácil direcionar os recursos e esforços para as áreas mais críticas.

3) Responder

Responder adequadamente e com maior agilidade possível às questões de conformidade identificadas é o próximo passo. Isso pode impactar diretamente na aplicação de multas ou outras sanções legais.

Em alguns casos, a resposta deve incluir a formalização da modificação dos processos internos necessários para a adequação, usando documentos como o POP (procedimento operacional padrão), por exemplo.

Além disso, é importante criar um programa de treinamentos e atualizações para colaboradores, deixando-os aptos a executar suas tarefas nos novos padrões.

4) Relatar

Por fim, o relatório é uma etapa fundamental no processo de monitoramento da conformidade. As empresas devem manter registros detalhados de suas atividades de conformidade, incluindo avaliações realizadas, prioridades estabelecidas, respostas implementadas e resultados alcançados.

Gerenciar todos esses processos apenas em documentos isolados pode prejudicar significativamente a produtividade. Imagine ter que consultar 3 ou 4 documentos de mapeamento de processos apenas para entender uma nova maneira de executar uma tarefa.

Nesse contexto, aplicativos de gestão empresarial se destacam. Com eles, é possível atualizar as informações diretamente no sistema uma única vez, deixando-as disponíveis e configuradas para notificar todos os envolvidos.

Relatar de forma ágil, transparente e regular não só assegura o cumprimento das regulamentações, mas também fortalece a confiança dos stakeholders na governança corporativa da empresa.

Qual o escopo da auditoria de conformidade

A auditoria de conformidade é a atividade que envolve a etapa “Avaliar”, do tópico acima. O objetivo é identificar se a empresa está seguindo corretamente as leis, regulamentos e padrões éticos relevantes ao seu setor de atuação.

Ela busca identificar e corrigir possíveis não conformidades para garantir a conformidade legal e o bom funcionamento das operações da empresa.

O escopo da auditoria de conformidade envolve diversas etapas essenciais:

1. Planejamento da Auditoria:  Definição dos objetivos e do escopo da auditoria, assim como o cronograma de execução.
2. Coleta de Documentos e Informações:  Reunião de documentos, registros e informações relevantes para a análise.
3. Entrevistas e Observações: Realização de entrevistas e observação das atividades para entender o funcionamento dos processos.
4. Documentação na Matriz FOFA (Swot): Com base na revisão detalhada dos documentos e avaliação da conformidade em relação às normas e regulamentos.
5. Identificação de Não Conformidades:  Identificação de áreas ou processos que não estão em conformidade com as normas estabelecida
6. Recomendações e Plano de Ação: Desenvolvimento de recomendações e um plano de ação para corrigir as não conformidades identificadas.
7. Relatório de Auditoria: Elaboração de um relatório de não conformidades detalhado com as constatações da auditoria e apresentação aos responsáveis pela empresa.
8. Acompanhamento e Monitoramento: Acompanhamento da implementação das ações corretivas e monitoramento contínuo para garantir a conformidade a longo prazo.

Essas etapas garantem uma abordagem completa e sistemática durante a auditoria de conformidade, fornecendo informações valiosas para a empresa melhorar seus processos, reduzir riscos e fortalecer sua reputação no mercado.

Como a tecnologia está transformando a Gestão de Conformidade

A tecnologia tem desempenhado um papel fundamental no monitoramento e gestão da conformidade nas empresas. Com a crescente complexidade das leis e regulamentos, é inviável gerenciar esses processos manualmente.

Dessa forma, ferramentas de automação e softwares de gestão de conformidade surgem como aliados, pois permitem uma abordagem mais eficiente no monitoramento das atividades normativas.

Essas soluções organizam informações, criam alertas para prazos importantes, automatizam fluxos de trabalho e geram relatórios precisos. Além disso, oferecem uma visão holística das atividades de conformidade, facilitando a tomada de decisões. Outra vantagem é a integração com outras ferramentas, como sistemas de gestão empresarial (ERP), tornando o processo mais integrado e eficiente.

Em resumo, a tecnologia está transformando a gestão de conformidade, tornando o processo mais ágil, transparente e confiável, reduzindo riscos e aumentando a eficiência das empresas na gestão de suas obrigações legais e éticas. Portanto, é essencial para as organizações investir nessas soluções para garantir uma cultura de conformidade sólida e sustentável.

Aplicativo para empresas: saiba tudo sobre em um guia completo

Aplicativo de Checklist

Aplicativos de checklist facilitam muito a gestão de conformidade, organizando as tarefas que a empresa precisa cumprir. Eles ajudam a personalizar as verificações conforme as necessidades da empresa, tornando o processo de auditoria mais direto e confiável.

Com ele, a sua empresa garantirá vantagens como:

• manter um histórico documentado, organizado e atualizado em tempo real;
• facilitar o acesso à informações críticas,  centralizando tudo no app, que pode ser acessado por um celular ou tablet;
• controlar os itens que serão verificados;
• tornar as decisões mais ágeis;
• reduzir o custo com papel;
• monitorar as equipes em tempo integral;
• reduzir erros decorrentes da inserção manual;
• melhorar a comunicação entre gestor e equipe.

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Considerações sobre gestão de conformidade

A gestão de conformidade é um pilar fundamental para o sucesso e a sustentabilidade das empresas.

Ao adotar uma abordagem proativa e integrar processos de trabalho e ferramentas tecnológicas modernas, como aplicativos de checklist, sua empresa enfrentará os desafios da conformidade de forma mais eficiente e eficaz.

Isso assegura o cumprimento das leis e regulamentos, além de promover uma cultura organizacional de transparência, responsabilidade e excelência operacional. Afinal, a empresa se torna apta a atender clientes mais exigentes, que resultam em projetos mais lucrativos

Portanto, investir na construção de processos eficientes de gestão de conformidade e em avanços tecnológicos que trazem mais segurança e agilidade tem relevância estratégica, impulsionando o crescimento e gerando novos diferenciais competitivos.

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