O relatório de não conformidade (RNC) registra desvios em processos, produtos ou serviços e orienta as ações para corrigi-los. Neste guia, você encontra os campos obrigatórios, um modelo preenchido e um passo a passo para criar o seu.
O RNC é uma ferramenta importante para medir a eficiência dos processos. A partir dele, é possível elaborar mudanças na forma que um serviço ou processo é realizado, aumentando sua qualidade.
Na prática, uma não conformidade é qualquer situação em que uma entrega, serviço ou etapa do processo não atende ao padrão definido: uma instalação feita fora do procedimento, um item não verificado no checklist, um serviço concluído sem as evidências necessárias. Ela não é sinônimo de defeito nem, necessariamente, um problema de produção: pode ser uma falha de comunicação, um passo pulado ou um desvio que só aparece na auditoria.
Em operações com equipes distribuídas, identificar esses desvios cedo é o que separa uma correção rápida de um problema recorrente. É para isso que o RNC existe: transformar uma ocorrência isolada em informação útil para quem precisa agir.
Tem interesse pelo assunto? Quer saber o que não pode faltar em um RNC, como ele deve ser elaborado e os benefícios da sua versão digital? Continue a leitura e descubra!
Veja também: Como fazer um relatório técnico?
Afinal, o que é o relatório de não conformidade?
Na prática, o RNC vai além do registro da falha: ele cria um histórico que permite identificar padrões e decidir onde agir com prioridade. Uma não conformidade pontual pode ser corrigida na hora. Mas quando o mesmo tipo de desvio aparece repetido em diferentes registros — seja em um processo, em um fornecedor ou em uma equipe — é o RNC acumulado que torna esse padrão visível.
A partir da identificação dos déficits na execução dos processos e entregas da empresa, é possível melhorar a Gestão da Qualidade (GQ). O RNC registra os desvios ocorridos na produção, nos processos, nos produtos ou serviços da empresa.
O relatório de não conformidade permite analisar os problemas, as causas e, assim, elaborar um plano de ação adequado para corrigir o desvio. Com ele é possível priorizar a excelência e a qualidade esperada pelos gestores e pelos clientes.
Empresas preocupadas em melhorar seu desempenho no mercado têm muito a ganhar com a elaboração de um bom RNC. Com a tecnologia atual, é possível fazer relatórios de não conformidade de maneira ágil e simples.
4 etapas que não podem faltar em um relatório de não conformidade
Veja o que precisa constar no relatório de não conformidade da sua empresa. Com as dicas abaixo, será possível elaborar um RNC eficiente e que servirá de base para melhorias significativas.
1) Identificação do problema
A primeira etapa na elaboração de um relatório de não conformidade é a identificação do problema.
Quem deve indicar uma não conformidade é o responsável pela área de Gestão da Qualidade (GQ), mas os apontamentos podem ser feitos por qualquer funcionário da empresa que identifique uma falha.
Essa ação também pode ser realizada a partir de auditorias internas ou externas, pelo monitoramento de reclamações de clientes ou pela observação dos KPIs (Key Performance Indicators), que são indicadores de qualidade específicos.
Os KPIs são uma das ferramentas do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), fundamentais para monitorar e controlar a eficiência dos processos de produção.
2) Descrição detalhada
A etapa seguinte é a descrição detalhada do registro de não conformidade e a documentação das ocorrências que darão base para o RNC.
É importante destacar que o relatório de não conformidade precisa conter todas as informações necessárias para a avaliação do problema. Ele deverá ser preenchido, preferencialmente, por quem detectou a falha.
Para facilitar e otimizar essa etapa é recomendado o uso de aplicativos.
3) Análise de causa e ações para corrigir
A análise da causa-raiz é o passo que define se a correção vai resolver o problema de vez ou apenas adiá-lo. Uma forma estruturada de organizar essa investigação é classificar as causas em categorias — método conhecido como Diagrama de Ishikawa ou espinha de peixe. As seis categorias mais comuns são:
- Máquinas: falhas ou limitações de equipamentos
- Materiais: insumos fora de especificação ou indisponíveis
- Mão de obra: erro humano, falta de treinamento ou comunicação falha
- Meio ambiente: condições externas que interferiram na execução
- Medições: dados incorretos ou indicadores mal calibrados
- Métodos: processos mal definidos ou não seguidos
Em alguns casos, a falha possui mais de um gatilho. Sendo assim, o mapeamento correto das causas servirá de base para o estabelecimento de um plano de ação capaz de sanar os desvios e aumentar a eficiência. Por isso, é preciso olhar todas as variáveis com atenção!
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Agende uma demonstração e veja como funciona na prática.
4) Avaliação de resultados após ações
Depois de aplicar as ações corretivas, avalie se o problema foi de fato resolvido. Se o desvio persistir, o sinal é claro: a causa identificada não era a raiz do problema. Volte à análise, revise as variáveis e investigue se há fatores que passaram despercebidos na primeira rodada.
Em operações com equipes distribuídas, essa avaliação ganha outra dimensão: um RNC bem documentado permite comparar o desempenho entre regiões, identificar se determinado tipo de atividade concentra mais desvios e decidir onde intensificar a supervisão. O registro consistente é o que transforma ocorrências isoladas em informação para gestão — e não apenas para correção.
Um RNC bem documentado também serve de insumo para decisões além da correção imediata: identificar se um processo precisa ser redesenhado, se um fornecedor está gerando ocorrências repetidas ou se um tipo de atividade exige mais supervisão. Quanto mais consistente o registro, mais útil a informação gerada ao longo do tempo.
Registre não conformidades no campo sem depender de papel ou planilha
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Como criar um relatório de não conformidade?
Já falamos sobre a importância do RNC para a melhoria da Qualidade da empresa e pontuamos os principais aspectos que devem constar nele. Mas como elaborar um bom relatório de não conformidade? Abaixo segue um breve passo a passo para facilitar o processo.
Modelo de relatório de não conformidade preenchido
Para facilitar a criação do seu RNC, veja abaixo um exemplo com os campos essenciais já preenchidos. Use como referência para padronizar o registro da sua equipe.
| Campo | Exemplo preenchido |
|---|---|
| Número do RNC | RNC-2024-047 |
| Data de abertura | 12/08/2024 |
| Responsável pelo registro | Técnico de campo / supervisor |
| Área ou processo | Instalação de equipamento — unidade SP-Sul |
| Descrição da não conformidade | Serviço concluído sem registro fotográfico das etapas de ligação elétrica, conforme exigido pelo procedimento PR-042. |
| Evidência coletada | Relatório de execução sem fotos; ausência de checklist assinado. |
| Causa identificada | Mão de obra: técnico não foi treinado no novo procedimento de evidências. |
| Ação corretiva | Treinamento da equipe técnica no PR-042; inclusão de campo obrigatório de foto no formulário digital. |
| Prazo de execução | 19/08/2024 |
| Responsável pela ação | Coordenador de operações |
| Verificação de eficácia | Auditar os 10 próximos registros da equipe para confirmar conformidade. |
| Status | Em andamento |
Esse modelo cobre as etapas de identificação, descrição, análise de causa e plano de ação — os quatro pilares de um RNC funcional. Adapte os campos ao padrão da sua operação e ao sistema de gestão adotado.
Estabeleça metas
Para elaborar um RNC é importante adotar metas reais e claras, a fim de evitar resultados não confiáveis. Para tal, se faz necessário elaborar um planejamento estratégico no qual seja possível entender o funcionamento da empresa de forma objetiva.
Uma maneira eficiente de criar metas alcançáveis é realizar um mapeamento completo da empresa, o que pode ser feito com o apoio de soluções tecnológicas de gestão.
Assim, é possível mapear todas as etapas de produção e os indicadores de qualidade que se quer alcançar.
Crie um checklist
Uma ferramenta que auxilia bastante no processo de elaboração do relatório de não conformidade é a adoção de um checklist, no qual o gestor terá claro quais os pontos a serem observados.
A equipe deve estar a par dos objetivos da inspeção, o que facilitará o processo. Atualmente, já é possível fazer o checklist de forma automatizada, a partir do uso de ferramentas digitais.
Essas soluções organizam as tarefas a serem observadas e ajudam na identificação e resolução das falhas.
Além disso, checklists digitais permitem padronizar etapas e registrar evidências de forma mais consistente, reduzindo esquecimentos e garantindo que nenhuma informação relevante fique de fora.
Como o preenchimento ocorre em tempo real, o gestor tem mais visibilidade sobre o andamento das verificações e pode acompanhar desvios com maior rapidez.
Utilize ferramentas de apoio
Utilizar ferramentas de apoio para identificar as não conformidades e auxiliar na análise das causas-raiz também se mostra uma etapa importante na construção de um relatório de não conformidade. São elas:
Mapa de processos
O mapeamento ajuda a compreender os fluxos de trabalho dentro de uma empresa. Com isso, é possível dimensionar o que deve ser feito para identificar os desvios e registrar no RNC.
Discrimine todas as atividades e seus responsáveis, pois mapear processos exige o levantamento das atividades envolvidas, das ações requeridas e dos responsáveis por elas.
Metodologia 5W2H
Consiste em um checklist que organiza as etapas e as atividades de um projeto, definindo também cronograma e alocação de pessoal.
A sigla é formada a partir das iniciais (em inglês) das 7 perguntas que os gestores devem fazer para estabelecer as diretrizes de um projeto:
- What: O que será feito?
- Why: Por que será feito?
- Where: Onde será feito?
- When: Quando será feito?
- Who: Quem irá fazer?
- How: Como será feito?
- How Much: Qual será o custo?
Ao responder essas perguntas é possível identificar o que é preciso para elaborar corretamente um projeto e estabelecer as responsabilidades
Diagrama de Ishikawa
O Diagrama de Ishiwaka é uma ferramenta visual que organiza as relações de causa e efeito em categorias. Ele também é conhecido como “espinha de peixe” ou “diagrama de causa e efeito”, foi idealizado por Kaoru Ishikawa nos anos 1960 e é amplamente usado até hoje.
Criado originalmente para identificar problemas no processo de produção de produtos, pode ser utilizado em qualquer tipo de problema organizacional.
Cuidado com os riscos de fazer o relatório em papel
Tradicionalmente o relatório de não conformidade é feito em papel. O uso desse suporte, no entanto, oferece alguns riscos.
Um RNC em suporte papel tem chance de sofrer rasuras ou mesmo ser perdido em um incêndio ou alagamento. Também é possível que sofra danos causados por pragas (cupins, traças).
A falta de agilidade para fazer as anotações manualmente e a necessidade de um espaço físico para guarda da documentação são outros fatores que desabonam o uso do papel.
Para evitar esses problemas, muitas empresas têm migrado para versões digitais do RNC, que centralizam todas as informações em um único ambiente e garantem rastreabilidade total do histórico. Além de eliminar perdas e danos físicos, o preenchimento digital reduz inconsistências, acelera revisões e facilita a busca por dados anteriores.
Com isso, decisões podem ser tomadas com mais rapidez, as ações corretivas ganham acompanhamento em tempo real e todo o processo de gestão de qualidade se torna mais seguro, transparente e escalável.
Modelo de relatório de não conformidade: campos essenciais
Um RNC eficiente precisa ter campos suficientes para que qualquer pessoa (mesmo quem não presenciou a falha) consiga entender o que aconteceu, por quê e o que foi feito. A tabela abaixo mostra os campos mínimos que o seu formulário precisa ter.
| Campo | O que registrar | Exemplo |
|---|---|---|
| Número do registro | Código sequencial para rastreabilidade | RNC-2025-041 |
| Data de abertura | Quando a falha foi identificada | 14/05/2025 |
| Responsável pelo registro | Quem preencheu o RNC | Técnico de campo / supervisor |
| Descrição da não conformidade | O que aconteceu, onde e como | Equipamento instalado sem teste de funcionamento |
| Evidências | Fotos, checklists, registros digitais | Foto do painel + checklist de instalação |
| Causa-raiz identificada | Por que aconteceu | Etapa de teste omitida no roteiro do técnico |
| Ação corretiva | O que foi feito para corrigir | Atualização do roteiro + reteste no local |
| Prazo da ação | Quando a correção deve estar concluída | 48 horas após abertura |
| Responsável pela correção | Quem executa a ação | Supervisor regional |
| Status | Aberto / Em andamento / Encerrado | Encerrado |
| Eficácia da ação | A correção funcionou? | Sim — reteste aprovado em 16/05/2025 |
Quando o preenchimento é feito em papel ou planilha, a perda de informações e o atraso no envio são comuns. Formulários digitais resolvem esse problema ao centralizar o registro, garantir que todos os campos obrigatórios sejam preenchidos e enviar a ocorrência ao responsável em tempo real.
Checklist para preencher um RNC
Quer garantir que nenhum detalhe passe despercebido na hora de registrar uma não conformidade? Use este checklist simples e objetivo como apoio:
- Identificação do RNC:
- Data e hora da ocorrência
- Responsável pela identificação
- Local/departamento envolvido
- Descrição da não conformidade:
- Relato claro do desvio
- Produto/serviço/processo afetado
- Categoria da não conformidade:
- Crítica, maior ou menor (se aplicável)
- Tipo: produto, processo, sistema, documentação
- Causa raiz identificada:
- Análise detalhada da origem do problema (ex: método 5 porquês ou Diagrama de Ishikawa)
- Ações corretivas e/ou preventivas:
- O que será feito, por quem e até quando
- Verificação da eficácia:
- Como será medida a efetividade das ações
- Prazo para reavaliação (se necessário)
- Assinaturas e validações:
- Responsável pelo preenchimento
- Aprovação do responsável da área ou da qualidade
É possível transformar esse checklist em um formulário digital com campos obrigatórios, regras de preenchimento e alertas automatizados, saiba mais em seguida!
RNC digital? Como um aplicativo ajuda!
Agora que já sabemos o que é um relatório de não conformidade e as etapas básicas para a sua elaboração, devemos refletir sobre o melhor suporte para a sua realização. Papel ou digital? Qual o método mais seguro e eficiente?
Como vimos anteriormente, este relatório pode ser feito em papel. No entanto, essa escolha traz riscos consideráveis.
Com o avanço tecnológico, já é possível substituir as anotações manuais por processos informatizados, garantindo mais agilidade e eficiência.
O uso de ferramentas digitais para gestão de sua empresa não apenas facilita o preenchimento dos campos do relatório de não conformidade como agrega segurança a ele.
Um diferencial importante das vantagens de preencher tudo digitalmente, o Aplicativo de Ordem de Serviço da uMov.me permite estruturar o RNC com campos obrigatórios, validações automáticas e formulários customizados para cada tipo de operação.
Assim, erros de digitação são reduzidos, etapas críticas não passam despercebidas e todo o registro fica padronizado, independentemente de quem está realizando o preenchimento em campo.
O RNC digital também se mostra mais sustentável do ponto de vista ambiental. O custo é menor, não há o risco de extravio e o cliente pode armazenar uma cópia sem a necessidade de um espaço físico para tal.
Com o apoio da uMov.me AI, esse processo fica ainda mais robusto. A tecnologia de multiagentes auxilia na verificação de evidências, na análise de fotos enviadas durante a vistoria e até na sinalização de informações incoerentes com o padrão esperado. Isso acelera a identificação da causa-raiz, reduz retrabalhos e fortalece a confiabilidade dos dados registrados no RNC.
Outro diferencial é a possibilidade de integrar o RNC ao restante da operação. Quando um desvio é registrado no aplicativo, ele pode gerar automaticamente tarefas, ordens de serviço, notificações internas e indicadores de desempenho.
Dessa forma, o relatório de não-conformidade deixa de ser apenas um documento isolado e passa a fazer parte de um fluxo contínuo de gestão, facilitando o acompanhamento das ações corretivas e a tomada de decisão estratégica.
Registre não conformidades com mais agilidade
Se a sua equipe ainda usa papel ou planilha para abrir RNCs, informações importantes se perdem entre o campo e o escritório. Com formulários digitais, o registro acontece no momento da ocorrência, com foto, localização e envio imediato ao responsável pela correção.
Conheça a solução da uMov.me e veja como estruturar o processo do início ao fim.
Considerações sobre relatório de não conformidade
Sabemos que a adoção de um sistema eficiente para planejar, executar e comprovar a realização de tarefas de uma equipe externa proporciona manter uma alta produtividade e eficiência na prestação de serviço.
Com o Aplicativo Ordem de Serviço é possível registrar todas as etapas importantes no processo e garantir a segurança da informação no trabalho. Com ele, é possível evitar erros manuais, otimizando o tempo das visitas e reduzindo custos, por exemplo.
Com a centralização das informações em um fluxo digital único, a empresa ganha uma visibilidade muito maior sobre padrões de não conformidade, recorrências e oportunidades de melhoria.
Os relatórios passam a ser gerados com rapidez, as evidências ficam organizadas e as lideranças conseguem acompanhar indicadores em tempo real.
Esse nível de controle fortalece a tomada de decisão, reduz gargalos operacionais e sustenta uma cultura de melhoria contínua baseada em dados confiáveis. Pontos essenciais para manter a competitividade em operações cada vez mais exigentes.
A partir das soluções apresentadas pela uMov.me, o relatório de não conformidade fica pronto mais rápido e com menos itens, já que a gestão do negócio se torna mais simples e eficiente.
Nós desenvolvemos aplicativos totalmente inspirados nos negócios de nossos clientes. Portanto, atendem as necessidades e desafios competitivos e particulares, oportunizando mais autonomia e performance às pessoas.
