PCM: como e por que implementar o setor de planejamento e controle da manutenção

O PCM é uma estratégia essencial para a gestão da manutenção, com ele é possível organizar as etapas, garantindo a disponibilidade e confiabilidade de equipementos, além de evitar problemas futuros.

Pertencente ao setor de manutenção, é no PCM que é realizada a administração dessas atividades, garantindo o bom funcionamento de todos os equipamentos e processos.

Por isso, entender o que é um PCM, como ele funciona e por que estabelecer um na sua empresa é fundamental. 

Este artigo explora sua importância, destacando como ele otimiza recursos e aumenta a confiabilidade dos ativos. Além disso, discute as responsabilidades no PCM, tipos de manutenção e a influência das pessoas, processos e ativos.

Por fim, a implementação de tecnologia, como aplicativos, é destacada como uma estratégia para melhorar o gerenciamento de manutenção. Entender o PCM é essencial para aprimorar a produtividade e reduzir custos nas empresas.

O que é PCM (Planejamento e Controle da Manutenção)?

O “Planejamento e Controle da Manutenção” ou “Plano e Controle de Manutenção” (PCM), é uma área estratégica responsável por gerenciar a manutenção dentro de uma empresa.

Nisso, estão incluídas questões como:

• Custos envolvidos;
• Conservação dos equipamentos e;
• Tipos de ações que devem ser realizadas.

É importante frisar que o PCM serve como um apoio tático para estas atividades. 

E é necessário envolver pessoas para a realização do PCM, portanto o quadro de funcionário geralmente contempla:

• Coordenador de Manutenção;
• Supervisores de Manutenção;
• Planejadores de Manutenção;
• Programadores de Manutenção;
• Analistas de Manutenção;
• Inspetores de Manutenção Preditiva;
• Inspetores de Manutenção e Rota;
• Técnicos de Manutenção Preventiva;
• Auxiliares administrativos; e
• Desenhistas Projetistas.

Qual a importância e os benefícios do PCM?

Todo bom gestor sabe que planejar ações é tão importante quanto a execução delas. E é o Planejamento e Controle de Manutenção que vai traçar as melhores estratégias para distribuir os três principais recursos do setor — mão de obra, tempo e dinheiro.

Quando feita corretamente, essa alocação traz como resultado o aumento dos índices de confiabilidade e disponibilidade dos ativos de uma empresa, com custos previsíveis e controlados. Este é o principal objetivo do PCM e, também, possivelmente o maior benefício providenciado por ele.

Ou seja, na prática, o resultado de um PCM eficiente é:

• Otimização de tempo;
• Mais produtividade;
• Garantia da disponibilidade dos equipamentos de forma programada e;
• Maior facilidade no atingimento das metas, através de estratégias corretivas.

Atribuições e responsabilidades no PCM

A principal atribuição do PCM é determinar o fluxo de trabalho na manutenção, assegurando que os processos estejam alinhados com os objetivos estratégicos da empresa.

Sendo assim, as responsabilidades são divididas em partes estratégicas, táticas, administrativas e técnicas da manutenção. Dentro disso, a equipe que compõe essa gestão realiza demandas como o desenvolvimento de um plano de manutenção, a programação de atividades e o gerenciamento da qualidade dos serviços, além de controlar indicadores de desempenho para garantir a eficiência.

Além disso, para melhor visualização, listamos as principais atribuições e responsabilidades do PCM de forma mais específica:

• Estabelecer metas e acompanhar indicadores de desempenho da equipe de manutenção;
• Criar e padronizar procedimentos no setor;
• Elaborar planos de ação para atingir as metas;
• Idealizar e administrar planos de inspeção, manutenção preventiva, preditiva e lubrificação de máquinas e equipamentos;
• Incorporar novas tecnologias para as atividades de manutenção;
• Realizar a capacitação do pessoal da manutenção;
• Controlar a documentação técnica;
• Analisar falhas e incorporar estratégias corretivas;
• Administrar a contratação de serviços terceirizados; e
• Controlar e gerenciar os custos da manutenção.

Principais tipos de manutenção

Podemos dividir os serviços de manutenção em três tipos: manutenção corretiva, preventiva e preditiva.

A primeira delas é a mais comum, mas pode ser mais custosa do que a segunda e a terceira, que consequentemente despertam maior interesse. Contudo, é importante ter um entendimento completo para saber como, quando e por que utilizar cada classificação.

Manutenção corretiva

A implementação da manutenção corretiva ocorre quando algo já deu errado, como indica o nome. Por exemplo, depois que uma máquina estraga ou os ativos falham.

É importante ressaltar que esta atividade pode ser mais cara para a empresa do que ações direcionadas à prevenção de problemas.

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Manutenção preventiva

O objetivo aqui é evitar que as máquinas e processos venham a falhar.

Para isso, o PMC desenvolve planejamentos estratégicos e implementa métodos que reduzem o risco de erro e o prejuízo, pensando no aumento da produtividade e nos recursos disponíveis para isso.

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Manutenção preditiva

Já a manutenção preditiva possui fundamentação em dados. Portanto, em essência, a equipe do PCM considera todo o sistema operacional dos equipamentos e dos ativos de uma empresa para otimizar processos.

Isso é feito pelo monitoramento da equipe, coletando indicadores de desempenho e com a realização de inspeções.

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3 chaves do Planejamento e Controle de Manutenção

A eficiência e o sucesso dos serviços de manutenção são determinados pelas atividades do PCM. Pensando em um ciclo de melhoria contínua, existem três chaves do PCM que precisam de maior atenção: as pessoas, os processos e os ativos. Entenda melhor:

1) Pessoas

Como qualquer atividade que envolve a prestação de serviços, a eficiência do setor de manutenção está diretamente relacionada à atividade humana. Ou seja, as pessoas são a parte mais importante de qualquer processo.

Isso porque, não há como otimizar um processo sem investir no desenvolvimento das pessoas responsáveis por ele.

Portanto, administrar pessoas envolve a implementação de estratégias para otimizar suas ações e reforçar a importância de cada contribuição para o desenvolvimento da empresa. Neste sentido, existem três fatores centrais que devem ser acompanhados e receber investimento na gestão de pessoas:

• Treinamento;
• Liderança; e
• Dimensionamento de equipe.

2) Processos

Aqui, o foco está em desenvolver planos e implementar ações com um objetivo central: a otimização dos processos.

A ideia é investir no planejamento e estratégias para assegurar a realização de todas as atividades dentro do prazo, de forma eficiente e produtiva, sem perder a qualidade dos resultados. Toda a logística empresarial é desenvolvida pensando na agilidade, que pode não só aumentar a satisfação geral como reduzir custos para um negócio.

Dentro dos processos, temos três pontos chave a serem determinados com maior atenção:

• Tipo de manutenção;
• Formas de trabalho; e
• Gestão dos processos.

3) Ativos

Como já mencionamos, o foco do PCM está sempre voltado à gestão de ativos. Essa administração é importante, pois é a saúde dos ativos que determina a prioridade de investimentos e a concentração de esforços sobre os ativos mais críticos, que servem de base para todos os processos organizacionais.

Em resumo, o PCM deve criar planos de manutenção e inspeção para garantir a confiabilidade e disponibilidade dos ativos, através das Ordens de Serviço (OS).

As questões chave envolvidas nesta análise são:

• Banco de dados;
• Criticidade dos equipamentos; e
• Planos de manutenção.

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Como criar um PCM eficiente, na prática?

Como tudo na vida, não existe receita mágica para criar um PCM corretamente. Cada empresa, segundo o que mencionamos anteriormente, tem suas devidas proporções, metas e necessidades. Os passos para implementar um setor de Planejamento e Controle da Manutenção serão determinados a partir das questões individuais.

Por outro lado, para facilitar este processo, podemos citar algumas questões a serem consideradas ao criar um PCM e aplicá-lo com eficiência.

1) Organização e descrição de processos de manutenção

Inicie pelo detalhamento de todas as atividades de manutenção geridas pelo PCM!

O primeiro passo é desenvolver um cronograma de serviços, a partir de informações da rotina na linha de produção, sempre considerando os recursos disponíveis e a capacidade de mão de obra. De forma realista, aqui serão estabelecidos objetivos e prazos para a realização das atividades, equilibrando agilidade e qualidade.

Em seguida, chega o momento de definir as pausas para reparação dos ativos. Assim, toda a equipe pode se organizar com antecedência e não prejudicar as entregas.

Seja claro quanto às atividades que serão planejadas, incluindo o motivo para tal, assim como o tempo para o cumprimento. Aqui também é importante detalhar no que consiste cada serviço realizado pela equipe de manutenção.

Essa lista é o que vai ajudar no controle e monitoramento do que está sendo feito, viabilizando dados de performance que servirão de base para estratégias futuras.

2) Planejamento de recursos

Se não há recurso, não há serviço.

É neste sentido que o planejamento de recursos se confirma como uma etapa fundamental para a execução das atividades do PCM. Dessa forma, ao pensar nas três chaves que comentamos anteriormente, é preciso avaliar o que está ao seu dispor para determinar o que é necessário para prosseguir com o trabalho de manutenção.

E, de acordo com os resultados desta análise, é possível programar aquisições, administrar estoques e avaliar a contratação de novos funcionários ou terceirização de pessoal, entre outros fatores.

3) Acompanhamento dos processos

Aqui reforçamos novamente a importância do acompanhamento dos processos de manutenção — e é claro que isso deve ser uma responsabilidade permanente e constante no PCM.

Desta análise, pode-se determinar se tudo aquilo que foi proposto no planejamento está sendo realizado de fato. Então, se os resultados forem negativos, é necessário avaliar se o problema está na gestão ou no pessoal, e propor novas estratégias a partir disso.

Ou seja, são os indicadores de performance que sustentam esse processo. O que nos leva ao próximo tópico.

4) Implementação da tecnologia adequada

Qual a forma mais prática de coletar dados? Com a ajuda da tecnologia, obviamente.

Identificar a melhor ferramenta para as necessidades da sua empresa faz toda a diferença, desde a rotina de trabalho até os resultados observados mês a mês.

Adotar a tecnologia como aliada na gestão da manutenção significa dedicar menos tempo em processos manuais, evitando erros e economizando tempo e recursos.

Sem um processo de automatização através da tecnologia, a equipe pode ser subutilizada, desperdiçando todo o potencial. Esses profissionais, assim, ficam restritos a manter planilhas atualizadas com informações e dados sobre manutenção e documentos das máquinas. Ou seja, realizando um trabalho manual que facilmente poderia ser otimizado com ferramentas tecnológicas.

No mercado, existem diversos sistemas e ferramentas para auxiliar o PCM, como comentaremos a seguir.

O uso de aplicativos no Plano e Controle de Manutenção

Os aplicativos são uma opção que facilita e aperfeiçoa os processos de manutenção — e é exatamente isso que um bom PCM quer!

Com esta tecnologia, a ordem de serviço de manutenção é gerada automaticamente e enviada para os técnicos encarregados. O próprio sistema seleciona o pessoal disponível e que tenha o perfil adequado para a tarefa.

Em casos de emergência, como manutenções corretivas, um aplicativo pode atribuir a tarefa ao técnico qualificado sobre aquele tipo de solicitação, emitindo a ordem de serviço imediatamente.

A utilização de aplicativos auxilia na melhor gestão das manutenções e controle de execução das ordens de serviços. Além disso, possibilita o acompanhamento através de um painel de gestão com indicadores das atividades exercidas.

Todas essas funcionalidades e muitas outras podem ser encontradas no Aplicativo de Ordem de Serviço da uMov.me! Com uma tecnologia no-code, a plataforma uMov.me pode facilitar os processos do PCM e promover a rapidez, segurança e transparência na execução de atividades.

Considerações sobre PCM

Em resumo, compreender a importância do PCM, do conceito à prática, é fundamental para implementar uma gestão da manutenção, para que os processos sejam realizados da forma mais otimizada possível.

Saber como reduzir desperdícios nas empresas, aumentando a produtividade e a qualidade dos produtos ou serviços ofertados certamente fará toda a diferença para a competitividade da sua empresa. E a uMov.me pode ajudar a facilitar essa jornada.

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* Texto atualizado em 18 de outubro de 2023

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