Gestão da manutenção: veja 10 benefícios do uso da tecnologia

A tecnologia na gestão da manutenção visa automatizar e digitalizar processos com o intuito de gerar mais assertividade ao trabalho. Entenda mais como a transformação digital nesse setor vem possibilitando melhores resultados!

A gestão da manutenção se refere às estratégias, protocolos e processos adotados que tem por objetivo manter equipamentos – sejam eles quais forem – em perfeitas condições.

Dessa forma, a gestão da manutenção quando trabalhada adequadamente é capaz de reduzir custos e manter uma longevidade maior em máquinas e equipamentos. 

Isso ocorre devido aos cuidados e cronogramas estabelecidos. Especialmente para as empresas, os equipamentos e estruturas são essenciais para manter a operação em pleno funcionamento. 

Para tanto, é preciso adotar a manutenção como prática corrente. Entenda mais sobre nesse artigo e ainda conheça os benefícios do uso da tecnologia na gestão da manutenção!

O que é gestão da manutenção?

Manter as finanças e o fluxo de caixa em dia, elaborar a logística para uma entrega e o controle dos fornecedores exigem boa gestão. Assim também é para a manutenção. 

Afinal, a falta de equipamentos e maquinários em boas condições pode comprometer o desempenho de demais áreas da empresa.

Um exemplo de como a ausência da gestão da manutenção pode prejudicar a operação é no segmento de logística, onde veículos com defeitos mecânicos inesperados podem atrasar as entregas, faturamento e gerar um imenso transtorno.

Veja como a manutenção preventiva na logística ajuda a diminuir custos e aumentar a segurança!

E é neste sentido que, cada vez mais, gestores de empresas e indústrias têm adotado como prática a gestão da manutenção como forma de economizar tempo e recursos, diminuindo as chances de problemas relacionados a danos em equipamentos

Com isso, a empresa se torna mais organizada quanto a periodicidade das manutenção e assim, acaba por ter mais controle sobre os problemas indesejados.

Gestão da manutenção é, então, o processo de supervisionar o funcionamento regular e permanente de recursos técnicos, máquinas, equipamentos e ferramentas.

Isso evita quebras e paradas na produção, desperdício de dinheiro em procedimentos ineficientes e garante a qualidade dos produtos.

Conheça quais são os 3 tipos de manutenção

Para entender melhor sobre a gestão da manutenção é preciso lembrar que existem classificações diferentes para elencar tipos de situações a quais se aplicam.

Nesse contexto, existem três principais tipos de manutenção, cada um com sua devida importância. Abaixo explicamos os tipos, confira:

1) Manutenção corretiva

É feita depois que um problema impede o funcionamento correto de uma máquina. Dentre as diversas possibilidades, podem ser ocasionadas por cabos partidos, peças estragadas, pane elétrica, por exemplo. 

Dessa forma, esse tipo de manutenção visa consertar um equipamento que já parou de funcionar ou que apresenta problemas que diminuem a performance e visa reparar tal dano.

2) Manutenção preventiva

Trata-se de uma forma de prevenção quanto a possíveis danos, evitando que os equipamentos necessitem de manutenção corretiva.

Ajuda a monitorar o desgaste natural dos equipamentos, estabelecendo uma previsão de manutenções, um cronograma de vistorias do maquinário.

Sendo assim, se refere a aspectos relacionados com trocas de peças e verificações antes que apresentem problemas mais graves que podem ocasionar a parada total do equipamento, trazendo prejuízos à operação.

3) Manutenção preditiva

Um pouco diferente das demais, esse tipo de manutenção é um monitoramento periódico feito por técnicos com base em alguns aspectos e indicadores apresentados pelos equipamentos para evitar que a máquina tenha problemas no futuro.

Alguns dos dados coletados e analisados são:

• Temperatura;
• Vibração; e,
• Análises físicas e químicas de óleos.

Para tanto, é comum a utilização de softwares e demais equipamentos para conclusão destas análises, sendo mais praticada em maquinários de indústrias e fábricas.

Conheça também o conceito de manutenção detectiva.

A ordem de serviços auxilia na gestão da manutenção?

A ordem de serviço de manutenção é o ponto inicial para começar uma série de tarefas cujo objetivo final é deixar o equipamento em condição de uso.

Como as plantas fabris são instalações amplas, compostas de vários galpões e com uma gama enorme de máquinas de todos os portes, as equipes de manutenção necessitam se organizar.

Por isso, o planejamento para as tarefas preventivas normalmente são aprovados com antecedência. No entanto, as manutenções corretivas são imprevisíveis e, às vezes, emergenciais.

Antes de entender mais sobre os benefícios da tecnologia na gestão da manutenção, vamos rever brevemente as mudanças relacionadas aos procedimentos para entender esta evolução.

Evolução nos procedimentos de manutenção

Até pouco tempo atrás, as equipes de manutenção precisavam imprimir suas ordens de serviço de manutenção ou acompanhar seus roteiros de trabalho com folhas em mãos. 

Assim, os técnicos executavam suas tarefas e anotavam as peças e os procedimentos efetuados.

Em seguida, as informações contidas nessas folhas eram digitadas nos sistemas para apontamento dos custos, registro das paradas e agendamento das próximas manutenções. 

No caso de manutenções corretivas, emergenciais, o esforço era ainda maior. Era necessária a montagem da equipe que efetuaria a correção e o seu deslocamento até o local da intervenção.

Mas isso mudou com a tecnologia mobile tornando-se mais comum, primeiramente com os palmtops, em seguida com os coletores de dados e, mais recentemente, com os tablets e celulares.

Ou seja, a tecnologia passou a ser uma grande aliada das equipes de manutenção.

Entenda o que a manutenção centrada na confiabilidade (RCM ou MCC) e como aplicar!

A tecnologia na gestão da manutenção

Assim como os demais setores da indústria, a manutenção tem sido positivamente impactada pela tecnologia. 

Com a introdução do conceito de gestão da manutenção, algumas empresas passaram a oferecer soluções para automatizar esse processo.

Se a empresa não conta com um processo de automatização através da tecnologia, muitas vezes o gestor possui uma equipe que acaba sendo subutilizada.

Esses profissionais ficam restritos a manter planilhas atualizadas com informações e dados sobre manutenção e documentos das máquinas. Realizando, dessa forma, um trabalho manual que poderia ser melhorado com a automação.

Nesse sentido, adotar a tecnologia como aliada nesse processo significa dedicar menos tempo em processos manuais, a fim de evitar erros e economizar tempo e recursos.

Automatizar a gestão da manutenção permite organizar:

• Datas de vistoria;
• Interrupção no funcionamento de equipamentos;
• Tempo de vida útil de cada peça;
• Tipos de componentes;
• Dentre outras informações que são de extrema importância.

Uso de aplicativos para gestão da manutenção

Com o Aplicativo de Ordem de Serviço da uMov.me é possível automatizar as tarefas que impactam diretamente nos processos de manutenção.

O uso de aplicativos facilita e aperfeiçoa os processos de manutenção. A ordem de serviço de manutenção é gerada automaticamente e enviada para os técnicos encarregados. 

O próprio sistema seleciona o pessoal disponível e que tenha o perfil adequado para a tarefa. Muito mais facilidade na gestão da manutenção, não é mesmo?

Em casos de emergência – como as de manutenções corretivas – o aplicativo atribui a tarefa ao técnico qualificado aquele tipo de solicitação e emite a ordem de serviço imediatamente. 

Todo o apontamento de peças e de tempo gasto é feito no aplicativo e transferido para o ERP. Isso é feito online e evita que os registros sejam feitos por outra pessoa, evitando erros de digitação e automatizando o processo.

Todo esse trâmite é realizado com rapidez, segurança e transparência, uma vez que os dados são introduzidos no sistema pelo próprio responsável pela atividade.

10 benefícios da tecnologia de aplicativos na gestão da manutenção

Vários ganhos são obtidos com a utilização de aplicativos na ordem de serviço de manutenção. Conheça a seguir dez principais:

1) Automatização da programação das atividades

Com um aplicativo que auxilia na gestão da equipe de técnicos é possível contar também com um organizador de tarefas.

Além de fornecer recursos para roteirização de equipes, pode ajudar o gestor a ordenar corretamente as tarefas dos seus liderados. 

Isso poderá ser feito com base em critérios, como prazos, responsáveis, níveis de urgência, etc.

Esse tipo de aplicação ajuda na programação das atividades, podendo automatizá-las para facilitar o trabalho de gestão da manutenção.

2) Aperfeiçoamento da gestão de ordem de serviços

Alguns aplicativos de automação de field service facilitam a gestão de ordens de serviço, as quais passam a ser atribuídas conforme especificidades do trabalho. Por exemplo, elas podem ser emitidas por:

• Recursos disponíveis;
• Localização;
• Competência e habilidade necessária para execução;
• Gastos de viagem; e,
• Número de colaboradores necessários para execução.

Graças a isso, fica mais fácil decidir e planejar novas atitudes devido a mudanças na agenda. Além de ter maior convicção de que os gastos estão sendo devidamente organizados.

3) Segurança da informação

Como os dados são coletados em tempo real e de maneira online, as informações já são inseridas automaticamente no ERP da empresa.

Além disso, caso o técnico no momento da execução da ordem de serviço de manutenção estiver sem internet, não tem problema. 

Quando se conectar, as informações serão direcionadas para a nuvem, mantendo-as salvas.

Esse aspecto está diretamente relacionado com o comentado anteriormente, trazer mais agilidade e assertividade nos dados que irão auxiliar os gestores e melhorar seus processos de manutenção.

4) Evita erros de digitação

É através dos aplicativos que as informações são inseridas, evitando a inserção de informações digitadas erroneamente e os problemas ocasionados pela digitação posterior a execução do serviço.

Além disso, os nossos aplicativos de ordem de serviço são customizáveis e feitos para atender todas as regras de negócio da empresa. Isso possibilita a adição de campos fechados para respostas através de checklists.

5) Menos erros na execução

Os procedimentos de manutenção podem variar de acordo com os diferentes tipos de problemas e também dependendo do maquinário.

Já pensou em ter um protocolo de execução salvo no aplicativo para cada um deles? Isso é possível com a tecnologia desenvolvida pela uMov.me.

Dependendo da tarefa a ser executada, as informações disponíveis nos checklists mudam para dar as informações necessárias para resolução daquele problema. 

Não só em relação ao checklist, mais quais peças usar, quais EPIs são necessários, entre outras informações que interferem diretamente na qualidade e segurança do trabalho.

6) Rapidez na convocação dos técnicos

Como comentamos no tópico sobre automatização das tarefas, elas podem ser distribuídas de maneira automatizada, tanto individualmente, quanto por equipes. 

No entanto, supondo que apareça uma atividade de emergência durante a tarde, é só elencar a tarefa para um dos técnicos e ele será prontamente notificado sobre a mudança no roteiro.

Dessa forma, podendo relacionar um técnico específico para a tarefa em situação de urgência de maneira ágil e rápida.

7) Monitoramento das equipes

Em muitos segmentos de atuação, os técnicos atuam em campo, ou seja, fora da empresa. Com um aplicativo de ordem de serviço é possível monitorar o andamento das tarefas a serem executadas. 

E isso pode acontecer de diversas formas:

• Através da geolocalização que permite a visualização em mapas de onde os técnicos estão;
• Por meio do check-in e check-out em cada cliente é possível visualizar quanto tempo foi necessário para executar a tarefa.

Todos esses dados ficam disponíveis em tempo real ao gestor e ao backoffice que conseguem dar suporte aos técnicos visando aumentar a produtividade. Bem como, auxiliar em possíveis problemas.

8) Melhora da comunicação entre as equipes

O uso dos aplicativos podem facilitar a comunicação entre os membros das equipes, principalmente quando estão divididos em regiões distantes.

Os mensageiros instantâneos são importantes para manter as equipes em constante interação. 

Além deles, algumas aplicações gerenciais também costumam ter recursos de comunicação com supervisores, autorizações para tarefas específicas que ajudam nas execuções das atividades.

9) Comprovação da tarefa executada

É possível solicitar ao técnico uma comprovação que a tarefa foi concluída. Dessa forma, tanto empresa quanto cliente estarão amparados com possíveis problemas em relação ao serviço prestado.

Além de tirar foto e/ou filmar o resultado final, o técnico pode ainda solicitar que o cliente assine eletronicamente no aplicativo, o que facilita aspectos de comprovação da execução.

Relatório fotográfico: o que é e qual a sua importância

10) Maior controle e obtenção de indicadores

Gerentes, supervisores e coordenadores podem ter um maior controle sobre as atividades designadas para diferentes grupos de trabalho, projetos ou equipes.

Também conseguem acompanhar facilmente o desempenho e produtividade de cada colaborador através de interfaces com informações completas sobre demandas, execuções de tarefas e resultados.

Tudo isso fica disponível em uma central com relatórios e KPIs que indicam o andamento da operação.

Conheça o Aplicativo de Ordem de Serviço da uMov.me

Como visto acima, o uso de aplicativos na gestão da manutenção pode beneficiar tanto a equipe encarregada dessas tarefas, quanto a própria empresa.

Isso porque é possível aumentar o controle sobre as atividades, como dar aceleração a execução das manutenções, obter dados para minimizar riscos e ainda tomar decisões estratégicas com maior embasamento.

Veja como exemplo a Boxtop que, utilizando o aplicativo da uMov.me, eliminou a planilha manual e digitalizou os processos de ordens de serviços. 

O que possibilitou reunir em um só lugar históricos, controle de tarefas executadas, agendamento de manutenção preventiva e todas essas informações visíveis em tempo real para o gestor.

A uMov.me é líder nacional da criação de aplicativos para empresas, desenvolvidos através de uma plataforma no-code. Mas o que isso significa? 

As soluções são desenvolvidas sem precisar de códigos, o que traz mais agilidade na hora de criar uma solução e implementar. Além disso, cada aplicativo é customizado, feito de acordo com as regras de negócio e necessidades do cliente.

Dentre as áreas de negócio que a uMov.me desenvolve aplicativos está a de manutenções, serviços e facilities. Todos os benefícios citados neste artigo você encontra em uma só solução!

Para saber mais, apresentamos o case com a Evne Tecnologias Inteligentes que integra nossas soluções para facilitar o trabalho de equipes em campo e proporcionar melhores resultados para as empresas:

Principais funcionalidades do Aplicativo de Ordem de Serviço para Gestão da Manutenção

Além de tudo que já mencionamos, nosso Aplicativo de Ordem de Serviço possui diversas funcionalidades que são adequadas conforme a empresa e suas operações. Conheça as principais a seguir:

• Controle de ordens de serviços, agendas, horários, aceite e recusa de chamadas via aplicativo;
• Geolocalização dos técnicos com cerca eletrônica de locais pelo aplicativo;
• Registro de check-in e check-out nos locais das tarefas pelo aplicativo;
• Checklist de atividades com foto dos serviços executados via aplicativo;
• Checklists de controle;
• Notificações de push informando o momento da manutenção preditiva;
• Conteúdos de treinamento e dados adicionais na tela do aplicativo;
• Mensagem com a equipe pelo aplicativo via push notification;

Produtividade, eficiência, redução de erros e economia. É isso que o uso da tecnologia para automatizar e digitalizar tarefas proporciona.

Considerações sobre a gestão da manutenção

Apesar de ser algo rotineiro, a gestão da manutenção pode ser desenvolvida de forma mais eficiente. Isso é possível com o uso de tecnologia na gestão das equipes e no acompanhamento da logística.

Ao não se modernizar em relação a essa gestão, a empresa pode prejudicar as operações e seu crescimento.

Por isso, é essencial contar com soluções apropriadas para essa realidade, como nosso Aplicativo de Ordem de Serviço que conta com inúmeras funcionalidades para melhorar o controle e a gestão.

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