Relatório de inspeção: mais produtividade e eficiência na gestão de serviços

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24th nov 2021 | Leitura de 10 min

O relatório de inspeção é essencial para alcançar todo o potencial da sua empresa! Mas qual a melhor forma de fazê-lo? Veja quais são os tipos de mais utilizados no mercado e como a tecnologia auxilia no dia a dia da sua operação.

Uma boa gestão de serviços envolve muitos aspectos e um deles é o relatório de inspeção. Esse documento pode fazer uma grande diferença na hora de realizar a manutenção de equipamentos ou outras melhorias.

E como fazer um relatório de inspeção eficiente e assertivo? Se a sua empresa atua no setor de facilities ou presta algum serviço aos clientes, esse documento pode ser essencial na sua operação.

Então se prepare para esta leitura: com o conteúdo a seguir você saberá tudo sobre um relatório de inspeção, quais os tipos mais comuns e ainda um passo a passo para elaborá-lo com ajuda da tecnologia.

Relatório de inspeção: a sua empresa está elaborando corretamente?

Um relatório de inspeção é um documento preparado pelo inspetor após realizar um exame visual de uma casa, edifício ou empresa, por exemplo.

Esse profissional realiza uma avaliação completa, que pode incluir dados do ambiente, situação atual de equipamentos, normas que não estão sendo cumpridas e outros detalhes.

A ideia é identificar irregularidades e corrigi-las por meio de boas práticas, manutenção e regras de funcionamento.

Assim, é importante que o relatório de inspeção seja feito periodicamente – dessa forma, todas as avaliações podem ser consultadas pelos gestores a qualquer momento.

Além disso, o relatório também pode ser usado para fazer comparativos de performance e apresentar dados à fiscalização.

Nesse sentido, uma inspeção abrangente é essencial para proteger sua empresa, uma vez que garante a implementação de práticas positivas, bem como evita as negativas.

Conheça os tipos de relatório de inspeção

Existem diferentes tipos de relatórios de inspeção. Eles são classificados conforme a área de atuação da empresa, já que cada segmento tem suas próprias necessidades.

Entre essas diferentes áreas, há dois tipos que se destacam no mercado atualmente e é importante saber distingui-los. São eles: o Relatório de Inspeção Técnica de Segurança e o Relatório de Inspeção de Equipamentos.

Relatório de Inspeção Técnica de Segurança

Um Relatório de Inspeção Técnica de Segurança tem o foco em avaliar as medidas de segurança da empresa. Sua missão é, após a coleta desses dados, promover ações preventivas ou corretivas para garantir a segurança dos trabalhadores.

Ele é feito para avaliar os seguintes pontos:

Condições de trabalho;
Riscos;
Uso de equipamento de proteção coletiva (EPC) e individual (EPI);
Infraestrutura;
Medidas administrativas.

Relatório de inspeção de equipamentos

Diferentemente do Relatório de Inspeção Técnica de Segurança, o Relatório de Inspeção de Equipamentos tem foco no maquinário e não na equipe.

A partir dessas informações, a empresa poderá criar laudos de normas regulamentadoras, além de analisar riscos e determinar as melhores ações de manutenção, por exemplo.

7 passos importantes para um relatório de inspeção mais completo

Há diferentes formas de elaborar um relatório de inspeção. Uma vez que cada empresa tem as suas necessidades, os procedimentos podem ser diversos.

No entanto, algumas informações são essenciais para o bom funcionamento dessa avaliação. Por isso, destacamos 7 passos importantes para um relatório de inspeção eficiente:

1) Capas, cabeçalhos e outros identificadores

Para quem ainda usa papel ou até documentos online, é comum encontrar os relatórios com uma capa ou somente um cabeçalho para facilitar a identificação do documento.

Se a sua empresa já está digitalizada e utiliza softwares especializados, gerar um relatório fica ainda mais fácil.

Com o Aplicativo de Ordem de Serviço da uMov.me, por exemplo, um título claro e fácil de entender é o bastante para encontrar os seus arquivos sempre que precisar, sem dificuldades.

E lembre-se: é importante padronizar tanto capas quanto títulos para que a identificação seja simples e rápida.

Algumas das informações presentes nesta etapa:

nome da organização;
número do relatório;
data;
local;
departamento;
equipamentos analisados;
equipe técnica e responsável.

2) Objetivo

Um relatório de inspeção precisa ser direto e deixar a sua meta explícita. Nesse sentido, determinar o objetivo é simples.

Pergunte-se: por que o inspetor está realizando essa visita? O que ele foi procurar? A resposta para essas questões configura o objetivo do relatório de inspeção.

De maneira geral, prefira objetivos escritos de forma concisa e clara. Contudo, contextualizações podem ser necessárias em um documento como este.

Outra opção é incluir os métodos de avaliação nesta etapa e, para algumas operações, a metodologia aplicada na inspeção também é relevante e vale ser documentada.

3) Resultados

É aqui que o inspetor apresenta os dados levantados e o que ele concluiu após a inspeção. Todos os dados obtidos devem ser apresentados neste momento.

É importante também que essa apresentação tenha clareza para o gestor entender tudo com facilidade, mesmo não tendo estado presente no momento da inspeção.

Em um mercado cada vez mais orientado por dados, é preciso reunir o maior volume possível, organizar e classificar de forma que o resultado traga mais assertividade para o seu negócio.

4) Serviços

Agora que você tem os resultados em mãos, é hora de usá-los para obter melhorias!

Nesta fase, deve-se listar os serviços aplicados durante o momento da inspeção ou em consequência dela. Isso pode incluir reparos, substituição de componentes, limpeza, etc.

Dessa forma, a inspeção mostra influência direta no dia a dia do seu negócio.

5) Conclusão

Antes de finalizar o relatório de inspeção, é necessário apontar as suas conclusões. Ou seja, relacionam-se aqui os resultados da inspeção aos objetivos propostos.

Trata-se de uma forma de amarrar tudo que foi apontado e obter um relatório completo.

6) Recomendações

O trabalho de inspeção nunca está finalizado! Afinal, esta é uma tarefa contínua.

Assim, deve-se registrar recomendações sobre inspeções futuras para reparar ou preservar equipamentos, por exemplo, a fim de que possam operar em segurança. Também é possível marcar um retorno ao local para averiguar se as normas de segurança estão sendo cumpridas.

Todas essas recomendações devem estar listadas no documento para que possam ser seguidas e o gestor acompanhá-las.

7) Anexos

Sabia que nem toda informação precisa ser por escrito? Isso mesmo!

Gráficos e dados estatísticos podem ser um bom adendo ao relatório caso faça sentido no contexto. Além disso, aplicativos como o da uMov.me já permitem anexar imagens, áudio e vídeo.

Logo, o inspetor pode incluir uma fotografia de como estava um determinado equipamento na ocasião, por exemplo. Dessa forma, tem-se o acompanhamento a longo prazo do maquinário e um controle mais efetivo da manutenção.

Os relatórios com imagens e outras mídias são bastante eficazes na montagem de móveis também. Com um aplicativo de ordem de serviço, o técnico registra qualquer avaria ou até mesmo as etapas de montagem ou manutenção.

A tecnologia oferece mais eficiência para o seu relatório de inspeção

A elaboração do relatório de inspeção é uma necessidade importante para os mais diversos negócios. Portanto, esse documento precisa ser salvo para não se perder ou extraviar, certo?

Esse é um dos motivos para realizar o relatório de forma digital! Além disso, ele pode ser acessado de qualquer lugar e a qualquer momento, facilitando a sua operação.

Assim, o gestor sempre pode ter acesso às informações buscando-as rapidamente no computador ou smartphone e nenhum dado será perdido.

E mais: com auxílio da tecnologia, o relatório de inspeção também pode ter várias etapas automatizadas. O resultado é a otimização do tempo da equipe de inspeção.

No caso de relatórios em papel ou planilhas, o tempo que consome para ser finalizado é muito maior. Por isso, com um aplicativo de ordem de serviço, o seu negócio ganha em produtividade e agilidade.

Outro ponto importante em que a tecnologia é fundamental é a padronização. Mencionamos isso anteriormente quando falamos sobre capas, no primeiro item.

Se cada relatório apresentar dados diferentes e em formatos variados, isso cria dificuldades para análise a longo prazo. Com um sistema para geração de relatórios, a padronização ajudará na leitura e na análise dos dados.

Automatização: como a uMov.me pode ajudar a sua empresa

Dê adeus às operações manuais e torne sua equipe em campo mais eficiente! A uMov.me cria aplicativos para empresas focados na digitalização e automação dos processos da sua equipe externa, podendo ainda ser integrados com outros softwares de gestão do seu negócio. Aplicativo de Ordem de Serviço da uMov.me

Os Aplicativos da uMov.me são inspirados nas particularidades de cada empresa, capazes de tornar seus processos mais eficientes e elevar o nível do seu serviço, além de se tornar um diferencial competitivo frente à concorrência!

Criado em plataforma no-code, os aplicativos podem ser customizados – é possível criá-los de acordo com as regras de negócio, adaptando a solução para atender as demandas operacionais da empresa. Isso significa que sua empresa pode contar com diversas funcionalidades para gerir suas equipes externas, além de muitos outros recursos.

Para o relatório de inspeção em específico, o aplicativo de ordem de serviço da uMov.me se torna um aliado! Com ele, o seu negócio pode elaborar um documento mais eficiente e assertivo com o apoio de checklists inteligentes durante a execução das atividades, por exemplo.

Esse recurso permite um controle mais eficaz da qualidade da execução do serviço, além de auxiliar com informações para o fechamento da ordem de serviço quando a tarefa for concluída.

Além dos recursos para executar um relatório de inspeção assertivo, o Aplicativo de Ordem de Serviço da uMov.me ainda conta com diversas funções como:

Checklists para controle de tarefas e manutenções;
Funciona mesmo se internet (online e offline);
Validação de dados de acordo com suas regras;
Atualização em tempo real das atividades da equipe em campo;
Coleta de dados multimídia como áudios, fotos e vídeos;
Monitoramento da evolução da execução de tarefas;
Localização em tempo real dos técnicos;
Acompanhamento de toda a operação;
Digitalização de documentos;
Assinatura eletrônica.

Considerações sobre o relatório de inspeção

O relatório de inspeção, assim como o relatório de serviços e o de visita técnica, trata-se de um documento que ajuda as empresas a organizarem, planejarem e otimizarem o seu dia a dia.

Desenvolver o relatório da maneira correta é fundamental para tomar as melhores decisões para o crescimento do seu negócio de forma segura e assertiva. E a tecnologia pode ser a solução que você procurava para atingir esse objetivo!

Quer saber como o Aplicativo de Ordem de Serviço pode ajudar o seu negócio na prática? Agende agora mesmo uma demonstração gratuita!

* Texto publicado em 24 de novembro de 2021 e atualizado em 20 de outubro de 2023.

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