O que é um relatório de visita técnica e como fazê-lo com apoio da tecnologia

Seja para manutenção, inspeção, auditoria ou instalação, o relatório de visita técnica é uma peça chave para conhecer melhor o desempenho da sua empresa. E, agora, a tecnologia está do seu lado. Leia mais!

A falta ou o desencontro de informações é um problema em todos os segmentos do mercado. Isso não apenas atrapalha o dia a dia da equipe, como gera retrabalho e até mesmo custos excessivos.

No caso de uma visita técnica, um erro como esse pode fazer com o profissional tenha que realizar todo o processo novamente, perdendo o tempo da equipe, gastando recursos e usando o momento em que poderia atender a outro cliente.

Além disso, a ausência de um relatório de visita técnica completo causa um problema ainda maior: impede a sua empresa de obter informações que a fariam crescer com mais agilidade e assertividade.

Quer saber como a tecnologia pode ajudar a sua empresa a obter o relatório de visita técnica que você precisa? Então, confira este artigo!

O que é um relatório de visita técnica

Todo prestador de serviços tem algum grau de familiaridade com a visita técnica, mesmo que talvez a chame por outro nome. Basicamente, trata-se do atendimento a uma demanda gerada pelo cliente, muitas vezes associada à manutenção preventiva, instalação, auditoria ou inspeção.

Portanto, o relatório de visita técnica nada mais é que um documento que relata como foi esse atendimento. 

Os dados incluídos podem variar de um ramo de negócios para outro, porém a informação coletada sempre é importante para avaliar os serviços da sua empresa e da sua equipe, além de ajudar na tomada de decisões mais assertivas.

É com o relatório de visita técnica que você vai conseguir trazer melhorias para o seu negócio e para o cliente.

Qual o objetivo do relatório de visita técnica?

A primeira coisa a se fazer sobre o relatório é definir qual é o seu objetivo. Assim, você vai saber que informações devem ser coletadas e de que forma.

Pergunte-se: “O que sobre as visitas técnicas pode me ajudar a entender o trabalho executado e melhorá-lo?”. Alguns itens já devem ter passado pela sua cabeça após esse questionamento.

Além disso, um relatório bem feito evita o retrabalho, Afinal, se o documento não é eficaz o suficiente, algumas tarefas não são executadas. Isso faz com que o técnico precise voltar para implementar o que não foi realizado na primeira visita. 

Esse processo perde o tempo da equipe e o tempo em que outro cliente poderia ter recebido atendimento. Assim, usar meios inteligentes, como o relatório de visita técnica, para evitar o retrabalho é útil para o bom funcionamento do negócio.

Qual a diferença entre relatório de visita técnica e ordem de serviço?

Ainda existe confusão sobre esses dois termos, porém a diferença está no objetivo. 

Ambos são importantes, porém a ordem de serviço e o relatório de visita técnica cumprem papéis diferentes dentro da empresa.

Embora o relatório envolva uma visita ao cliente, portanto externa, ele é de uso interno. Isso significa que ele serve para avaliar as atividades que estão sendo executadas e como.

O documento pode incluir informações quanto a satisfação do cliente, mas não deve ser encaminhado ao cliente. 

Lembre-se o objetivo é que você e o seu time possam avaliar o andamento das atividades da empresa a fim de corrigir problemas e melhorar cada vez mais os serviços.

A ordem de serviço, por outro lado, serve como guia de atividades e comprovante do atendimento. Ou seja, é o formulário oficial. Sua segunda via pode ser deixada para o consumidor a fim de que ele também tenha o documento comprovatório.

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Saiba como fazê-lo e quais são as informações mais comuns

Existem diferentes formas de fazer o relatório de visita técnica. Embora muitas empresas ainda optem pelo tradicional papel e caneta, esse método apresenta riscos como esquecimento, extravio e possíveis acidentes – quem nunca derramou café no papel? 

Além disso, com um aplicativo de ordem de serviço – como veremos adiante –, a sua equipe externa ganha em agilidade, organização e produtividade. As tecnologias móveis, em especial, apresentam soluções inovadoras e fáceis de usar.

Quanto às informações necessárias, tanto no método tradicional quanto em aplicativos, o modelo básico dos relatórios de visita técnica normalmente inclui:

• Nome do cliente ou empresa;
• CPF ou CNPJ;
• Endereço completo;
• Contato;
• Nome do responsável pela visita;
• Objetivo da visita;
• Data;
• Duração da visita;
• Descrição da tarefa executada no local;
• Histórico do cliente;
• Observações.

Além disso, muitas empresas oferecem um campo a ser preenchido com a satisfação do cliente com o atendimento realizado. 

Dados como a duração da visita são importantes para avaliar a produtividade do profissional. Além disso, isso possibilita que o gestor estipule um tempo médio atual necessário para o serviço e possa estabelecer metas para o tempo ideal. 

Já o histórico do cliente ajuda a saber se ele é novo ou se já havia solicitado uma visita técnica antes. E, se sim, para qual finalidade. Com isso, você terá um melhor acompanhamento da relação com aquele cliente e poderá entendê-lo e buscar a sua satisfação.

Outros dados importantes no relatório de visita técnica

Depois dessas informações básicas, você pode acrescentar outras que façam sentido para o seu negócio, podendo optar, por exemplo, por também incluir um relatório fotográfico.

Nesses itens mais específicos você pode optar por incluir informações como equipamentos/insumos utilizados, custos adicionais e a possível necessidade de uma nova visita, além da sua data se já houver uma previsão.

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Como fazer um relatório de visita técnica com auxílio da tecnologia

A uMov.me cria aplicativos para empresas que permitem contar com funcionalidades para gerir toda sua equipe de campo, além de muitos outros recursos.

O aplicativo de ordem de serviço da uMov.me pode tornar o seu relatório visita técnica mais eficiente e assertivo. Com ele, a sua equipe tem acesso a checklists inteligentes durante a execução das atividades para dados como os serviços solicitados pelo cliente e materiais utilizados, por exemplo.

Esse recurso permite um controle mais eficaz da qualidade da execução do atendimento, além de auxiliar com informações para o fechamento da ordem de serviço quando a tarefa for concluída.

Mas se a sua preocupação for deixar os processos rígidos demais com o uso de um aplicativo, isso também não é um problema. Por ser uma plataforma no-code, é possível customizar as funções e a interface do aplicativo de acordo com as regras e necessidades do seu negócio.

Além dos recursos para executar um relatório de visitas técnicas assertivo, o aplicativo de ordem de serviços ainda conta com diversas funções como:

• Checklists para controle de tarefas e manutenções;
• Funciona mesmo se internet (online e offline);
• Validação de dados de acordo com suas regras;
• Atualização em tempo real das atividades da equipe em campo;
• Coleta de dados multimídia como áudios, fotos e vídeos;
• Monitoramento da evolução da execução de tarefas dos técnicos;
• Localização em tempo real dos técnicos;
• Acompanhamento de toda a operação;
• Digitalização de documentos;
• Assinatura eletrônica, na tela do celular; e
• Pesquisa de satisfação.

Considerações sobre relatório de visita técnica

O relatório de visita técnica, assim como o relatório de serviços e a ordem de serviço, são documentos que ajudam as empresas a organizar, planejar e otimizar o seu dia a dia.

Fazer o relatório de visita técnica da maneira correta é fundamental para analisar o desempenho da empresa, a produtividade dos funcionários e tomar as melhores decisões para o crescimento do seu negócio.

E, hoje, a tecnologia dos aplicativos de ordem de serviço tornou tudo mais ágil, fácil e eficiente. Assim, não há desculpas para deixar de lado uma peça fundamental como o relatório.

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