Relatório de visita técnica: como fazer utilizando tecnologia

Seja para manutenção, inspeção, auditoria ou instalação, o relatório de visita técnica é uma peça chave para conhecer melhor o desempenho da sua empresa.

A falta ou o desencontro de informações é um problema em todos os segmentos do mercado. Isso não apenas atrapalha o dia a dia da equipe, como gera retrabalho e até mesmo custos excessivos.

Em uma visita técnica, um erro pode obrigar o profissional a refazer todo o procedimento, resultando em perda de tempo da equipe, desperdício de recursos e ocupando um período que poderia ser dedicado a outro cliente.

Além disso, a ausência de um relatório de visita técnica completo causa um problema ainda maior: impede a sua empresa de obter informações que a fariam crescer com mais agilidade e assertividade.

Quer saber como a tecnologia pode ajudar a sua empresa a obter o relatório de visita técnica que você precisa? Então, confira este artigo!

O que é um relatório de visita técnica

Todo prestador de serviços tem algum grau de familiaridade com a visita técnica, mesmo que talvez a chame por outro nome. Basicamente, trata-se do atendimento a uma demanda gerada pelo cliente, muitas vezes associada à manutenção preventiva, instalação, auditoria ou inspeção.

Portanto, o relatório de visita técnica nada mais é que um documento que relata como foi esse atendimento.

Os dados incluídos podem variar de um ramo de negócios para outro, porém a informação coletada sempre é importante para avaliar os serviços da sua empresa e da sua equipe, além de ajudar na tomada de decisões mais assertivas.

É com o relatório de visita técnica que você vai conseguir trazer melhorias para o seu negócio e para o cliente.

Qual a diferença entre relatório de visita técnica e ordem de serviço

Ainda existe confusão sobre esses dois termos, porém a diferença está no objetivo.

Ambos são importantes, porém a ordem de serviço e o relatório de visita técnica cumprem papéis diferentes dentro da empresa.

Embora o relatório envolva uma visita ao cliente, portanto externa, ele é de uso interno. Isso significa que ele serve para avaliar as atividades que estão sendo executadas e como.

O documento pode incluir informações quanto a satisfação do cliente, mas não deve ser encaminhado ao cliente.

Lembre-se o objetivo é que você e o seu time possam avaliar o andamento das atividades da empresa a fim de corrigir problemas e melhorar cada vez mais os serviços.

A ordem de serviço, por outro lado, serve como guia de atividades e comprovante do atendimento. Ou seja, é o formulário oficial. Sua segunda via pode ser encaminhada para o consumidor a fim de que ele também tenha o documento comprovatório.

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Como fazer um relatório de visita técnica eficiente

Para elaborar um relatório de visita técnica eficiente, que contribua para a melhoria dos processos e satisfação dos clientes, é fundamental seguir alguns passos estratégicos. Primeiramente, entender qual o objetivo do documento, estar atento às informações detalhadas e coletar a avaliação da visita realizada. Entenda cada uma das etapas a seguir:

1) Entenda qual o objetivo do relatório

O primeiro passo em relação ao relatório é estabelecer claramente seu objetivo. Assim, você vai saber que informações devem ser coletadas e de que forma.

Pergunte-se: “O que sobre as visitas técnicas pode me ajudar a entender o trabalho executado e melhorá-lo?”. Alguns itens já devem ter passado pela sua cabeça após esse questionamento.

Além disso, um relatório bem feito evita o retrabalho, afinal, se o documento não é eficaz o suficiente, algumas tarefas não são executadas. Isso faz com que o técnico precise voltar para implementar o que não foi realizado na primeira visita. Este procedimento desperdiça o tempo da equipe e reduz a oportunidade de atender outros clientes. Assim, usar meios inteligentes, como o relatório de visita técnica, para evitar o retrabalho é útil para o bom funcionamento do negócio.

2) Atenção às informações que não podem faltar

Para garantir um relatório de visita técnica realmente eficaz, é crucial registrar todos os detalhes relevantes da visita. Isso inclui:

• Data e horário da visita: essenciais para o histórico de atendimento.
• Identificação do cliente e do local da visita: proporciona clareza e facilita o acompanhamento de futuras visitas.
• Descrição detalhada do serviço prestado: os serviços executados devem ser descritos com precisão para que qualquer pessoa que leia o relatório tenha uma compreensão clara do que foi feito.
• Equipamentos e materiais utilizados: informações importantes para controle de estoque e planejamento de compras.
• Nome do responsável pela visita: identificação do técnico responsável, para facilitar a comunicação, caso seja necessária.
• Duração da visita: importantes para avaliar a produtividade do profissional. Além disso, isso possibilita que o gestor estipule um tempo médio atual necessário para o serviço e possa estabelecer metas para o tempo ideal.
• Observações do técnico sobre o estado do equipamento ou instalação: estas podem incluir recomendações para manutenções futuras ou substituições necessárias.
• Assinatura do técnico e do cliente: Formaliza a realização e a aceitação do serviço.

A chave para um relatório de sucesso é a atenção aos detalhes e a clareza na comunicação. Utilize a tecnologia a seu favor, adotando softwares de gestão que permitam a inserção dessas informações de forma estruturada, além de enviarem imediatamente para a equipe de suporte ou gerencial. Dessa forma, você assegura não apenas a eficiência na execução dos serviços mas também a capacidade da sua empresa de responder rapidamente às necessidades dos clientes e do mercado.

Depois dessas informações básicas, você pode acrescentar outras que façam sentido para o seu negócio, podendo optar, por exemplo, por também incluir um relatório fotográfico.

Nesses itens mais específicos você pode optar por incluir informações como equipamentos/insumos utilizados, custos adicionais e a possível necessidade de uma nova visita, além da sua data se já houver uma previsão.

Etapa 3: avaliação da visita técnica

Após o serviço prestado, o relatório de visita técnica deve fornecer os insumos necessários para análise.

É importante que o relatório apresente métricas relevantes e um espaço para comentários, onde o técnico responsável possa registrar suas considerações sobre a visita. Isso permitirá uma análise mais precisa das informações coletadas e auxiliará na tomada de decisões estratégicas para a melhoria contínua dos serviços.

Neste momento, são considerados pontos como:

• Possíveis desvios no cronograma da obra;
• Mudanças no orçamento;
• Padrões de comportamento;
• Oportunidades de otimização dos recursos;.

Além disso, após a coleta e análise das informações, o próximo passo é utilizar os feedbacks para implementar melhorias. Cada relatório de visita técnica oferece uma oportunidade única de aprender com a experiência no campo. É essencial avaliar os comentários dos técnicos responsáveis e dos clientes para identificar padrões de problemas ou oportunidades de otimização que podem não ser evidentes à primeira vista.

A análise e avaliação da visita técnica auxilia a ver o todo da obra, tendo uma visibilidade aumentada dos pontos a serem melhorados.

Benefícios de elaborar o relatório de visita técnica com tecnologia

Existem diferentes formas de fazer o relatório de visita técnica. Embora muitas empresas ainda optam pelo tradicional papel e caneta, esse método apresenta riscos como esquecimento, extravio e possíveis acidentes – quem nunca derramou café no papel?

Além disso, com um Aplicativo de Ordem de Serviço – como veremos a seguir –, a sua equipe externa ganha em agilidade, organização e produtividade.

Sendo assim, utilizar tecnologia na elaboração de relatórios de visita técnica traz benefícios incontestáveis para empresas com equipes em campo. Aqui estão cinco vantagens:

Melhora na comunicação e na produtividade

Relatórios de visita técnica facilitam a comunicação interna, garantindo que toda a equipe, independentemente de sua localização, tenha acesso às mesmas informações atualizadas. Isso minimiza mal-entendidos e acelera a tomada de decisão, aumentando significativamente a produtividade.

Maior eficiência na gestão de tempo e recursos

Com o uso de documentos digitais, o tempo gasto com o preenchimento manual de papéis é reduzido, assim como o risco de perda de documentos. Isso permite que as equipes em campo se concentrem mais na execução de suas tarefas, otimizando o uso de recursos e economizando tempo.

Aprimoramento contínuo dos serviços

Os relatórios fornecem dados valiosos sobre o desempenho das equipes e satisfação do cliente. Analisando essa informação, a empresa pode identificar áreas de melhoria e implementar mudanças que aprimorem a qualidade dos serviços oferecidos.

Refinamento da alocação de equipes

Com relatórios detalhados, gestores podem avaliar a carga de trabalho e a eficácia das equipes em campo, permitindo um planejamento mais estratégico na alocação de recursos humanos, garantindo que as equipes certas estejam nos lugares certos quando necessário.

Fortalecimento da Relação com o Cliente

A capacidade de fornecer relatórios detalhados e transparentes não só aumenta a confiança do cliente como também permite uma comunicação mais eficaz sobre os trabalhos realizados. Isso melhora a satisfação do cliente e pode levar a relações comerciais mais duradouras e frutíferas.

Ao usar tecnologia na criação de relatórios de visita técnica, as empresas otimizam operações e melhoram o atendimento ao cliente, criando uma base para crescimento contínuo e sucesso a longo prazo.

Como fazer um relatório de visita técnica com auxílio da tecnologia

Nós criamos aplicativos para empresas que permitem contar com funcionalidades para gerir toda sua equipe de campo, além de muitos outros recursos.

O Aplicativo de Ordem de Serviço pode tornar o seu relatório visita técnica mais eficiente e assertivo. Com ele, a sua equipe tem acesso a checklists inteligentes durante a execução das atividades para dados como os serviços solicitados pelo cliente e materiais utilizados, por exemplo.

Esse recurso permite um controle mais eficaz da qualidade da execução do atendimento, além de auxiliar com informações para o fechamento da ordem de serviço quando a tarefa for concluída.

Mas se a sua preocupação for deixar os processos rígidos demais com o uso de um aplicativo, isso também não é um problema. Por ser uma plataforma no-code, é possível customizar as funções e a interface do aplicativo de acordo com as regras e necessidades do seu negócio.

Além dos recursos para executar um relatório de visitas técnicas assertivo, o Aplicativo de Ordem de Serviços ainda conta com diversas funções como:

• Checklists para controle de tarefas e manutenções;
• Funciona mesmo se internet (online e offline);
• Validação de dados de acordo com suas regras;
• Atualização em tempo real das atividades da equipe em campo;
• Coleta de dados multimídia como áudios, fotos e vídeos;
• Monitoramento da evolução da execução de tarefas dos técnicos;
• Localização em tempo real dos técnicos;
• Acompanhamento de toda a operação;
• Digitalização de documentos;
• Assinatura eletrônica, na tela do celular; e
• Pesquisa de satisfação.

Considerações sobre relatório de visita técnica

O relatório de visita técnica, assim como o relatório de serviços e a ordem de serviço, são documentos que ajudam as empresas a organizar, planejar e otimizar o seu dia a dia.

Fazer o relatório de visita técnica da maneira correta é fundamental para analisar o desempenho da empresa, a produtividade dos funcionários e tomar as melhores decisões para o crescimento do seu negócio.

E, hoje, a tecnologia dos Aplicativos de Ordem de Serviço tornou tudo mais ágil, fácil e eficiente. Assim, não há desculpas para deixar de lado uma peça fundamental como o relatório.

* Texto publicado originalmente em 16 de setembro de 2021 e atualizado em 10 de abril de 2024.

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