Como a padronização de processos pode aumentar eficácia do negócio

A padronização de processos visa normatizar e organizar os fluxos de trabalho, a fim de aumentar a produtividade e os lucros de uma empresa. Ela tem por objetivo desenvolver um padrão para os funcionários seguirem.

Quando não há um norte para guiar os empregados, a tendência é que as equipes atuem cada uma à sua maneira. Dessa forma, a realização de análises de desempenho fica mais difícil, assim como a cobrança por resultados mais precisos.

A padronização de processos é um método que vem sendo cada vez mais utilizado. A partir dela é possível diminuir custos de produção, do produto ou do serviço final.  Tudo isso mantendo a qualidade do serviço prestado ou da mercadoria oferecida.

Siga a leitura do texto para saber mais sobre como padronizar processos e aumentar a eficiência do seu negócio. Descubra, também, como a tecnologia pode ser uma aliada nesta importante tarefa!

O que é padronização de processos?

Padronizar processos significa elaborar uma maneira de formalizar a produção. Ou seja, quando falamos em padronização de processos nos referimos à organização e à formalização de diversos pontos, tarefas e abordagens dentro de uma empresa. 

Na resolução de problemas, na criação de estratégias de venda, no atendimento ao cliente, entre outras atividades, a padronização busca a maneira mais adequada de realizar os processos. Seu intuito é gerar melhores resultados para a organização.

Isso não significa deixar de lado a criatividade dos funcionários e a flexibilidade da empresa. Dessa forma, a intenção, ao padronizar, é nortear a ação dos funcionários a partir de experiências de sucesso para o negócio. 

Para implementar a padronização de processos é necessário criar um guia que oriente os funcionários sobre as práticas e modos de execução que devem ser adotados.

Esse manual deve estar à disposição de todos para tirar dúvidas sobre qual caminho seguir para alcançar o objetivo almejado.

Por que padronizar processos?

A padronização de processos é importante pois deixa claro o impacto que a execução correta dos processos possui nos resultados da empresa. Além disso, demonstra o tamanho da responsabilidade que cada etapa/funcionário possui.

Tendo em vista que os processos empresariais são executados por várias pessoas, é útil elaborar um modelo a ser seguido pelos funcionários. Nele, devem constar também as expectativas relacionadas a cada função e atividade desenvolvida pelas áreas.

Quando um processo se torna padrão, ele deve ser checado de maneira organizada. Mais adiante, veremos como a tecnologia pode ser uma aliada nessa etapa de checklist.

3 vantagens da padronização de processos

Uma vez que definimos em que consiste a padronização de processos e por que implementá-la, vejamos algumas de suas vantagens: 

1) Otimização de recursos

Para garantir o sucesso e a continuidade do negócio, os recursos de uma empresa devem ser bem administrados. 

Nesse sentido, a padronização de processos ajuda a tomar melhores decisões sobre investimentos e ampliação de equipes, por exemplo. Por mapear o trabalho que a empresa realiza, a padronização torna mais fácil encontrar oportunidades de melhorias.

2) Aumento da produtividade

A padronização de processos define a melhor forma de executar uma sequência de tarefas. A maneira mais adequada de trabalhar é aquela que traz velocidade, qualidade e permite a prática de um preço justo. Além de possibilitar aumento da produtividade dos funcionários e da organização.

Quais os benefícios das boas práticas de fabricação?

3) Melhora na experiência do cliente

Quando um negócio padroniza os processos primários, que entregam valor aos clientes, ele consegue aumentar a fidelização dos mesmos. 

Esse tipo de processo é o que mais necessita de padronização, pois os impactos que eles geram são imediatos. Investir no chamado customer experience é tornar os clientes mais satisfeitos e aumentar o lucro da empresa.

Como fazer padronização de processos?

Agora que entendemos a importância da padronização de processos e seus benefícios, é útil pensarmos em boas práticas na hora de realizar esse procedimento na empresa. Seguem algumas dicas:

Mapeie o processo atual 

O primeiro passo para implementar a padronização de processos é fazer o mapeamento. É importante saber de como o processo a ser padronizado está sendo executado. 

Este exercício é vital para que se possa entender o processo como um todo, desde o seu início até o final.

Encontre as falhas e pontos a serem otimizados

Após mapear o processo e entender como ele funciona, é importante definir em quais pontos este pode ser melhorado. 

Uma boa alternativa é realizar entrevistas com os envolvidos no processo, pergunte quais as duas maiores dificuldades em executar alguma função. A partir daí, é mais fácil entender como melhorar essas atividades no dia a dia.

Defina os responsáveis

Com o processo mapeado e otimizado, é preciso estabelecer “quem faz o quê” dentro dessa padronização. 

Essa etapa é importante para que cada funcionário saiba seu papel e suas responsabilidades. Também facilita para os gestores identificarem a quem recorrer.

Crie materiais padrões

Para a padronização de processos, é recomendável desenvolver os materiais que serão usados para a entrega do produto/ serviço ao cliente. E, também, desenvolver os materiais que formalizam o novo processo. 

Com isso, é possível apresentar um passo a passo para os funcionários, facilitando o treinamento e o trabalho.

Aplique na ferramenta necessária

Certos processos demandam o uso de ferramentas para serem executados. Essa ferramenta pode ser um software de gestão de equipes em campo, por exemplo. 

Com ele, é possível tornar a operação da empresa mais assertiva, pois facilita a digitalização de processos, unifica as informações e apresenta todos os dados para o gestor ter uma visão global do negócio. 

Sendo assim, com todas essas etapas concluídas, é possível criar um Procedimento Operacional Padrão. Ele consiste em um documento que unifica uma série de condutas e procedimentos que objetivam padronizar as atividades realizadas por uma empresa.

A organização que adota o POP dá um norte para os funcionários e, assim, minimiza riscos e falhas que possam comprometer o desempenho da equipe e a qualidade do serviço prestado.  É muito útil para otimizar o trabalho, evitar prejuízos e aumentar os ganhos.

Aplicativo de Checklist Digital: tecnologia que auxilia na padronização de processos

Sabemos que até as mais simples atividades dentro de uma organização necessitam de um controle claro e preciso para funcionar bem. Por isso, é importante implementar a padronização de processos. Aplicativo de Checklist

Para acompanhar a execução das tarefas padronizadas, é útil fazer da tecnologia uma aliada. Com ela, é possível implementar, por exemplo, um Aplicativo de Checklist.

As soluções tecnológicas desenvolvidas pela uMov.me têm se mostrado uma das ferramentas de gestão mais simples e eficazes para um negócio.

O nosso Aplicativo de Checklist Digital pode aumentar consideravelmente a qualidade dos processos de uma empresa, pois ajuda a diminuir erros por falta de atenção

O Grupo Darcy Pacheco, que oferece soluções em transporte vertical e horizontal de cargas e montagens de torres eólicas, é um dos clientes uMov.me. A companhia  utiliza o nosso aplicativo para aproximar a comunicação com suas equipes externas.

Nas palavras do seu coordenador administrativo técnico, Ricardo Machado:

“Antes trabalhávamos com processos físicos. Hoje, com a ferramenta digital implementada, a troca de informações é mais ágil. Ganhamos na acuracidade e eficácia, pois o aplicativo de manutenção também permite a integração com estoques para requisição de materiais”.

Faça como a empresa Darcy Pacheco e conheça as funcionalidades do Aplicativo de Checklist Digital da uMov.me. Adote-o em seu negócio e veja a eficácia no controle dos processos aumentar!

Considerações sobre a padronização de processos

Como vimos, a padronização de processos é uma ferramenta muito útil para organizar o funcionamento do dia a dia de uma instituição. Com ela, os funcionários conseguem saber de maneira clara e objetiva como devem realizar as tarefas a eles destinadas.

Os mais variados tipos e tamanhos de negócio se beneficiam da padronização de processos. Não é necessário ser de determinado setor ou ter uma grande empresa para implementá-la. 

A partir da padronização, as falhas são reduzidas, os clientes ficam mais satisfeitos e o lucro da empresa cresce. 

Com os aplicativos personalizáveis da uMov.me, a gestão de processos se torna mais simples e eficaz. Alie padronização e tecnologia para colher os melhores frutos para o seu negócio!
Aplicativo de Checklist - Darcy Pacheco

Aplicativos customizados

3 apps que vão transformar os processos da empresa de seguros

Quer melhorar os processos operacionais e padronizar os processos da empresa de ...

Cases

Aplicativo criado com uMov.me otimiza processos em indústria de alimentos

Indústria de alimentos minimamente processados inova em seu processo de produç...

FALE COM UM ESPECIALISTA

Conheça os potenciais da plataforma para a sua empresa.

QUASE LÁ!

Preencha os dados abaixo para garantir sua demonstração gratuita.