Como a padronização de processos pode aumentar eficácia do negócio

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28th set 2022 | Leitura de 8 min

A padronização de processos visa normatizar e organizar os fluxos de trabalho, a fim de aumentar a produtividade e os lucros de uma empresa. Ela tem por objetivo desenvolver um padrão para os funcionários seguirem.

Quando não há um norte para guiar os empregados, a tendência é que as equipes atuem cada uma à sua maneira. Dessa forma, a realização de análises de desempenho fica mais difícil, assim como a cobrança por resultados mais precisos.

A padronização de processos é um método que vem sendo cada vez mais utilizado. A partir dela é possível diminuir custos de produção, do produto ou do serviço final. Tudo isso mantendo a qualidade do serviço prestado ou da mercadoria oferecida.

Siga a leitura do texto para saber mais sobre como padronizar processos e aumentar a eficiência do seu negócio. Descubra, também, como a tecnologia pode ser uma aliada nesta importante tarefa!

O que é padronização de processos?

Padronizar processos significa elaborar uma maneira de formalizar a produção. Ou seja, quando falamos em padronização de processos nos referimos à organização e à formalização de diversos pontos, tarefas e abordagens dentro de uma empresa.

Na resolução de problemas, na criação de estratégias de venda, no atendimento ao cliente, entre outras atividades, a padronização busca a maneira mais adequada de realizar os processos. Seu intuito é gerar melhores resultados para a organização.

Isso não significa deixar de lado a criatividade dos funcionários e a flexibilidade da empresa. Dessa forma, a intenção, ao padronizar, é nortear a ação dos funcionários a partir de experiências de sucesso para o negócio.

Para implementar a padronização de processos é necessário criar um guia que oriente os funcionários sobre as práticas e modos de execução que devem ser adotados.

Esse manual deve estar à disposição de todos para tirar dúvidas sobre qual caminho seguir para alcançar o objetivo almejado.

Por que padronizar processos?

A padronização de processos é importante pois deixa claro o impacto que a execução correta dos processos possui nos resultados da empresa. Além disso, demonstra o tamanho da responsabilidade que cada etapa/funcionário possui.

Tendo em vista que os processos empresariais são executados por várias pessoas, é útil elaborar um modelo a ser seguido pelos funcionários. Nele, devem constar também as expectativas relacionadas a cada função e atividade desenvolvida pelas áreas.

Quando um processo se torna padrão, ele deve ser checado de maneira organizada. Mais adiante, veremos como a tecnologia pode ser uma aliada nessa etapa de checklist.

3 vantagens da padronização de processos

Uma vez que definimos em que consiste a padronização de processos e por que implementá-la, vejamos algumas de suas vantagens:

1) Otimização de recursos

Para garantir o sucesso e a continuidade do negócio, os recursos de uma empresa devem ser bem administrados.

Nesse sentido, a padronização de processos ajuda a tomar melhores decisões sobre investimentos e ampliação de equipes, por exemplo. Por mapear o trabalho que a empresa realiza, a padronização torna mais fácil encontrar oportunidades de melhorias.

2) Aumento da produtividade

A padronização de processos define a melhor forma de executar uma sequência de tarefas. A maneira mais adequada de trabalhar é aquela que traz velocidade, qualidade e permite a prática de um preço justo. Além de possibilitar aumento da produtividade dos funcionários e da organização.

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3) Melhora na experiência do cliente

Quando um negócio padroniza os processos primários, que entregam valor aos clientes, ele consegue aumentar a fidelização dos mesmos.

Esse tipo de processo é o que mais necessita de padronização, pois os impactos que eles geram são imediatos. Investir no chamado customer experience é tornar os clientes mais satisfeitos e aumentar o lucro da empresa.

Como fazer padronização de processos?

Agora que entendemos a importância da padronização de processos e seus benefícios, é útil pensarmos em boas práticas na hora de realizar esse procedimento na empresa. Seguem algumas dicas:

Mapeie o processo atual

O primeiro passo para implementar a padronização de processos é fazer o mapeamento. É importante saber de como o processo a ser padronizado está sendo executado.

Este exercício é vital para que se possa entender o processo como um todo, desde o seu início até o final.

Encontre as falhas e pontos a serem otimizados

Após mapear o processo e entender como ele funciona, é importante definir em quais pontos este pode ser melhorado.

Uma boa alternativa é realizar entrevistas com os envolvidos no processo, pergunte quais as duas maiores dificuldades em executar alguma função. A partir daí, é mais fácil entender como melhorar essas atividades no dia a dia.

Defina os responsáveis

Com o processo mapeado e otimizado, é preciso estabelecer “quem faz o quê” dentro dessa padronização.

Essa etapa é importante para que cada funcionário saiba seu papel e suas responsabilidades. Também facilita para os gestores identificarem a quem recorrer.

Crie materiais padrões

Para a padronização de processos, é recomendável desenvolver os materiais que serão usados para a entrega do produto/ serviço ao cliente. E, também, desenvolver os materiais que formalizam o novo processo.

Com isso, é possível apresentar um passo a passo para os funcionários, facilitando o treinamento e o trabalho.

Aplique na ferramenta necessária

Certos processos demandam o uso de ferramentas para serem executados. Essa ferramenta pode ser um software de gestão de equipes em campo, por exemplo.

Com ele, é possível tornar a operação da empresa mais assertiva, pois facilita a digitalização de processos, unifica as informações e apresenta todos os dados para o gestor ter uma visão global do negócio.

Sendo assim, com todas essas etapas concluídas, é possível criar um Procedimento Operacional Padrão. Ele consiste em um documento que unifica uma série de condutas e procedimentos que objetivam padronizar as atividades realizadas por uma empresa.

A organização que adota o POP dá um norte para os funcionários e, assim, minimiza riscos e falhas que possam comprometer o desempenho da equipe e a qualidade do serviço prestado. É muito útil para otimizar o trabalho, evitar prejuízos e aumentar os ganhos.

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Aplicativo de Checklist Digital: tecnologia que auxilia na padronização de processos

Sabemos que até as mais simples atividades dentro de uma organização necessitam de um controle claro e preciso para funcionar bem. Por isso, é importante implementar a padronização de processos.

Para acompanhar a execução das tarefas padronizadas, é útil fazer da tecnologia uma aliada. Com ela, é possível implementar, por exemplo, um Aplicativo de Checklist.

As soluções tecnológicas desenvolvidas pela uMov.me têm se mostrado uma das ferramentas de gestão mais simples e eficazes para um negócio.

O nosso Aplicativo de Checklist Digital pode aumentar consideravelmente a qualidade dos processos de uma empresa, pois ajuda a diminuir erros por falta de atenção.

O Grupo Darcy Pacheco, que oferece soluções em transporte vertical e horizontal de cargas e montagens de torres eólicas, é um dos clientes uMov.me. A companhia utiliza o nosso aplicativo para aproximar a comunicação com suas equipes externas.

Nas palavras do seu coordenador administrativo técnico, Ricardo Machado:

“Antes trabalhávamos com processos físicos. Hoje, com a ferramenta digital implementada, a troca de informações é mais ágil. Ganhamos na acuracidade e eficácia, pois o aplicativo de manutenção também permite a integração com estoques para requisição de materiais”.

Faça como a empresa Darcy Pacheco e conheça as funcionalidades do Aplicativo de Checklist Digital da uMov.me. Adote-o em seu negócio e veja a eficácia no controle dos processos aumentar!

Considerações sobre a padronização de processos

Como vimos, a padronização de processos é uma ferramenta muito útil para organizar o funcionamento do dia a dia de uma instituição. Com ela, os funcionários conseguem saber de maneira clara e objetiva como devem realizar as tarefas a eles destinadas.

Os mais variados tipos e tamanhos de negócio se beneficiam da padronização de processos. Não é necessário ser de determinado setor ou ter uma grande empresa para implementá-la.

A partir da padronização, as falhas são reduzidas, os clientes ficam mais satisfeitos e o lucro da empresa cresce.

Com os aplicativos personalizáveis da uMov.me, a gestão de processos se torna mais simples e eficaz. Alie padronização e tecnologia para colher os melhores frutos para o seu negócio!

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