Como o checklist de auditoria ajuda na avaliação do negócio

O checklist de auditoria é um importante aliado para a melhoria contínua do negócio. Ele apoia o auditor a fazer perguntas consistentes para os auditados. Por meio desse “roteiro”, fica mais fácil organizar o que será conversado com os funcionários. 

É de consenso que todas as atividades que são realizadas em uma empresa devem ser executadas com cuidado e eficiência. Portanto, uma das alternativas para melhorar o planejamento, otimizar tarefas e o acompanhar os processos é a utilização de checklist. 

Ele ajuda no controle das tarefas, evitando que os responsáveis corram o risco de esquecer algo importante.

No contexto de auditorias, a Organização Mundial de Padronização criou o padrão ISO 9001, sendo a base de um sistema de gestão da qualidade compatível com qualquer empresa. 

Dessa forma, os benefícios da adoção do checklist para auditoria, no padrão ISO 9001, incluem a melhoria dos métodos internos e a formação de funcionários mais capacitados para executar suas tarefas.

Apesar de ser uma ferramenta simples e já conhecida, a adoção do checklist de auditoria pode ser melhor utilizado pelas empresas. Em especial, com a adoção de aplicativos. 

Além de otimizar as tarefas, o uso da tecnologia permite melhorar a gestão de equipes, tornar as decisões mais estratégicas e reduzir custos. Siga a leitura e descubra como!

O que é um checklist de auditoria?

O checklist para auditoria consiste em uma lista de perguntas que dará ao auditor dados suficientes para concluir (ou não) que as atividades inerentes aos processos da empresa estão sendo feitas corretamente.

Essa lista é uma aliada das instituições que adotam um sistema de auditoria de processo, procurando agir na prevenção e não na correção de problemas.

É importante que os checklists de auditoria tragam critérios bem definidos e que estejam de acordo com o que se quer avaliar.

Para dar maior rapidez e segurança ao processo de auditoria interna, as empresas podem se beneficiar da adoção de aplicativos de checklist. Eles são bastante úteis para conferência de itens indispensáveis dentro de um processo de auditoria.

Os aplicativos específicos aos processos, agilizam e otimizam o trabalho. Sem precisar lidar com planilhas e listas em papel, os funcionários erram menos. 

Um sistema informatizado garante a coleta de dados mais fiel e ficam segura.

Como fazer um checklist para auditoria ISO 9001

A obtenção da certificação ISO 9001 demanda a realização de uma auditoria para verificar se todas as normas técnicas propostas estão sendo aplicadas na empresa. O  processo de preparação para auditoria é complexo e precisa da participação de todos os funcionários. 

Para garantir a execução eficiente, deve ser feita uma análise crítica de todo o sistema de gestão da qualidade utilizado na empresa.

Um grande apoio ao otimizar processos internos é o uso de checklists de auditoria, que podem ser informatizados. O uso da tecnologia garante mais rapidez e confiabilidade ao processo.

Alguns benefícios de elaborar um checklist para auditoria ISO 9001 são:

• Facilitar o planejamento e a execução da auditoria;
• Evitar erros humanos;
• Criar uma fonte para levantamentos estatísticos;
• Acompanhar os procedimentos; e, 
• Fornecer informações para auditorias futuras.

Perguntas que não podem faltar no checklist de auditoria

É muito importante que no checklist de auditoria sejam feitas perguntas pertinentes aos processos que se quer auditar. 

São essas questões que nortearão a análise do auditor. Assim, é possível identificar se as atividades estão sendo realizadas corretamente.

Separamos abaixo alguns tópicos que você pode transformar em perguntas no checklist para auditoria:

• Segurança: o checklist para auditoria deve verificar se os equipamentos da empresa são seguros, se os trabalhadores os operam de forma correta e se os protocolos de segurança são seguidos; 
• Materiais: para que o processo de fabricação de produtos seja realizado com qualidade, os materiais precisam estar em ordem;
• Movimentações: é preciso estar atento às movimentações dos trabalhadores na empresa. Elas podem afetar a eficiência, a qualidade e a segurança, principalmente em fábricas;
• Layout e localização do posto de trabalho: é preciso avaliar se os postos de trabalho estão adequados quanto à segurança e a eficiência;
• Registro de problemas: relatar e mapear os problemas da empresa é fundamental para a criação de uma cultura de qualidade;
• Documentação do processo: a documentação, em particular a instrução de trabalho padrão, é fundamental para que os processos sejam realizados com qualidade e de maneira efetiva;
• Follow-up: o checklist de auditoria deve cobrir os itens de acompanhamento (follow-up) e as ações implementadas para garantir que as não-conformidades sejam tratadas de maneira adequada; 
• Eficácia: os problemas identificados em auditoria anterior devem ser abordados no checklist, assim como as ações corretivas que devem ter sido tomadas para saná-los.

Conheça o Aplicativo de Checklist Digital da uMov.me

Já vimos a importância do checklist para auditoria dos processos de uma empresa. Sabemos, também, que o uso da tecnologia é um importante aliado para aumentar a segurança e a eficácia na hora de realizar auditorias internas.

Portanto, o Aplicativo de Checklist Digital, desenvolvido pela uMov.me, é uma das ferramentas de gestão que podem auxiliar o seu negócio nesse processo!

Implementar um aplicativo de checklist de auditoria ajuda a aumentar consideravelmente a qualidade dos processos da empresa e a diminuir erros por falta de atenção.

Na uMov.me desenvolvemos aplicativos com base nas necessidades da empresa. Com eles, é possível criar campos para cada tarefa. 

Com nosso aplicativo, é viável ter checklists inteligentes que fazem as próximas perguntas conforme as respostas anteriores. 

Dessa maneira, é possível otimizar o tempo de trabalho e evitar a inserção de dados incorretos, ou mesmo a perda de informações.

Considerações sobre checklist de auditoria

Sabemos que até as mais simples atividades dentro da empresa precisam do controle claro e preciso. 

Nesse sentido, o checklist de auditoria é uma importante ferramenta para gestão do negócio. Simples e eficiente, ele apenas necessita conter as perguntas certas para trazer bons resultados.

Com o auxílio da tecnologia desenvolvida pela uMov.me, gestores se beneficiam de aplicativos customizáveis que auxiliam na melhor organização das equipes, bem como na execução das tarefas diárias. 

O uso do checklist para auditoria, de modo geral, torna o trabalho diário mais assertivo. Sua adoção na empresa diminui erros e gera mais produtividade para toda a equipe!

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