Um aplicativo de inventário de estoque elimina falhas humanas e garante contagens precisas em tempo real. Descubra como monitorar e validar seu estoque diretamente no campo, com dados confiáveis para decisões assertivas de reposição.
Qualquer setor que precise manter produtos armazenados, como varejo, gastronômico e manufatura, por exemplo, necessita de um estoque otimizado para não comprometer a sobrevivência do negócio.
Para que isso seja realizado de maneira assertiva, um inventário de estoque é essencial para saber que produtos precisam ser reabastecidos, qual é o giro de cada um deles e quais decisões você precisa tomar para garantir uma alta liquidez para a sua empresa.
Mas diferente do que algumas pessoas pensam, realizar um inventário de estoque não é uma tarefa muito simples. Entender o conceito, a importância e os benefícios gerados por um inventário de estoque otimizado é necessário para colocá-lo em prática.
O que é um inventário de estoque?
Um inventário de estoque é uma listagem de produtos armazenados na sua empresa. Eles podem ser categorizados para ajudar na identificação, classificação e contagem dos itens.
Essa ação tem como objetivo saber se as informações de entrada e saída estão corretas, a fim de normalizá-las e entender qual é a real situação do seu negócio.
Então, é essencial que você conheça detalhadamente o seu estoque, já que qualquer tipo de falha nesse quesito pode acabar comprometendo a sua gestão de recursos financeiros.
Para que serve o inventário de estoque
Em linhas gerais, um inventário de estoque serve para catalogar, enumerar e contabilizar os materiais disponíveis no estoque da empresa.
O inventário pode ser feito para setores específicos da organização, para toda a empresa, em períodos de tempo de um ano ou mais curtos. Cada opção é um tipo de inventário de estoque, que abordaremos melhor no próximo tópico.
Os principais desafios do inventário manual
Realizar inventários com planilhas ou papel gera problemas recorrentes que comprometem a precisão dos dados:
- Falhas na contagem: erros humanos são inevitáveis em contagens extensas
- Dados desatualizados: informações ficam obsoletas entre a coleta e a digitalização
- Dificuldade de auditoria: sem registro fotográfico, fica impossível validar discrepâncias
- Perda de tempo: equipes gastam horas em tarefas manuais repetitivas
- Falta de rastreabilidade: não há como saber quem fez o que e quando
Quais são os tipos de inventário de estoque?
Existem 6 maneiras diferentes de organizar um inventário, vamos explicar cada uma delas a seguir.
1) Inventário rotativo
Um inventário rotativo é aquele em que o estoque precisa passar por uma contagem periódica pré-definida, que pode ser todos os dias ou uma vez por semana, por exemplo.
Sua finalidade é manter as informações sempre atualizadas, conforme as necessidades de demanda do seu negócio.
2) Inventário periódico
Já um inventário periódico tem um período pré-determinado para ser realizado, sendo uma contagem física dos itens.
Essa ação tem como objetivos a atualização dos dados do sistema de estoque, a elaboração de demonstrativos financeiros e a correção de possíveis falhas humanas.
3) Inventário Geral
O inventário geral abrange todos os bens materiais da empresa, como produtos finais, insumos para desenvolvimento de novos produtos, entre outros.
É muito útil para manter a catalogação da empresa centralizada em um mesmo documento e simplificar o trabalho dos setores de contabilidade na hora de fazer o levantamento de dados.
4) Inventário Dinâmico ou Parcial
O inventário dinâmico, também chamado de inventário parcial, funciona para contabilizar os bens materiais de partes específicas da empresa, como o armazém, por exemplo.
O objetivo é ter um controle centralizado e organizado de cada setor, facilitando a catalogação nichada.
5) Inventário Anual
Um inventário de estoque anual é, como o nome sugere, uma catalogação feita em períodos de 12 meses.
Dessa maneira, o controle de estoque fica mais robusto e permite avaliar as mudanças a cada novo período, entendendo como acontece o consumo da empresa em um ano.
6) Inventário Cíclico
Diferente do anual, o inventário de estoque cíclico considera períodos menores para manter o controle.
Esse tipo de inventário é especialmente recomendado para produtos de consumo elevado e com grande rotação, como alimentos e higiene.
Como fazer um inventário?
Fazer um inventário de estoque é um processo importante para a empresa. Não é uma tarefa difícil, mas requer trabalho e atenção aos detalhes em cada etapa.
Pensando nisso, criamos um passo a passo que você pode seguir e adequar à empresa em que trabalha. Confira!
- Escolha as ferramentas: o inventário pode ser feito em planilhas, documentos impressos, aplicativos ou softwares;
- Defina o momento: escolha um período no ano, mês, semestre ou outro período para fazer o trabalho sem interrupções;
- Selecione o tipo de inventário: como falamos, existem 6 tipos diferentes. Defina o melhor para a sua empresa e siga;
- Categorize os produtos: as categorias podem ser por tipo de material, setor da empresa, utilização, entre outros;
- Identifique os locais de armazenamento: a setorização também entra como um tipo de catalogação e ajuda a localizar materiais similares e identificar o que pertence a cada espaço;
- Inicie a contagem: o processo, normalmente, é feito de maneira manual pelas pessoas responsáveis;
- Invista em códigos de barra: a contagem também pode ser automatizada com o uso de códigos de barras para cada tipo de produto, que devem ser apresentados a um tipo de scanner que realiza a contagem;
- Atualize o registro: a cada nova categoria de produto, insira as informações no sistema definido para contagem;
- Documente os resultados: a documentação pode ser feita com fotos, vídeos ou texto dentro do sistema de registro;
- Mantenha a periodicidade: se foi optado por utilizar um inventário anual ou cíclico, siga o acordado e avalie os resultados a cada novo período.
Veja também: Curva ABC: o que é, para que serve e como calcular
Os 4 principais benefícios de um inventário de estoque
Pode até parecer um pouco trabalhoso, mas realizar um inventário de estoque pode trazer diversos benefícios para o seu negócio. Confira agora os principais deles:
1) Melhora o atendimento
Ao controlar o seu estoque, você sabe exatamente quais produtos estão disponíveis e quais estão em falta. Dessa forma, um inventário ajuda você a melhorar o seu atendimento, já que o seu cliente vai saber se você possui o que ele procura. Então, o seu negócio não perde credibilidade.
2) Reduz perdas e evita desperdícios
Isso acontece porque quando você sabe exatamente o que tem (ou não) no seu estoque, você evita compras desnecessárias, já que passa a fazer pedidos conforme a sua demanda.
Além disso, também fica mais fácil controlar o fluxo de caixa.
3) Previne roubos e pequenos furtos
Ao optar por um inventário, uma empresa também é capaz de inibir roubos e furtos de mercadorias. Isso acontece porque o controle do seu estoque fica mais intenso e rigoroso.
Assim, sempre que você conferir o seu estoque, fica fácil entender se existe uma conformidade na quantidade encontrada. Havendo alguma discrepância, é possível definir ações para inibir tal comportamento.
4) Melhora a utilização do capital de giro
O estoque representa dinheiro, já que ele influencia diretamente a necessidade do uso de capital de giro. Dessa forma, quanto mais produtos a sua empresa tiver no seu inventário, maior será a exigência por esse capital.
Assim, ao realizar um inventário, você sabe exatamente o tamanho do estoque que o seu negócio precisa. Essa ação é capaz de evitar que você separe uma quantidade maior do que a necessária de recursos para esse fim.
Com isso, o seu capital de giro pode ser direcionado para outras áreas de uma maneira mais eficiente e adequada.
Como um app otimiza seu inventário de estoque 
A tecnologia mobile transforma a gestão de inventário, garantindo precisão e agilidade que planilhas não conseguem oferecer:
- Contagem com código de barras: elimina erros manuais e acelera o processo
- Registro fotográfico automático: cria evidência visual para auditoria posterior
- Sincronização em tempo real: dados atualizados instantaneamente para toda a equipe
- Funciona offline: continue trabalhando mesmo sem conexão à internet
- Relatórios automáticos: dashboards atualizados sem necessidade de compilação manual
Com essas funcionalidades, sua equipe ganha tempo para análises estratégicas em vez de se perder em tarefas operacionais.
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Considerações sobre inventário de estoque
Ao longo deste artigo, vimos que o inventário de estoque é uma forma de registrar e acompanhar todos os produtos de um armazém, loja ou depósito. Ainda, conhecemos os diferentes tipos de inventário, como o rotativo, periódico, geral, dinâmico ou parcial, cíclico e estoque anual.
Realizar o inventário de estoque é importante para garantir a precisão dos registros, identificar possíveis discrepâncias e evitar perdas. Além disso, o inventário contribui para melhorar o atendimento ao cliente, reduzir perdas e desperdícios, inibir roubos e pequenos furtos, e otimizar a utilização do capital de giro.
Então, para fazer um inventário de estoque de forma eficaz, é possível contar com a ajuda de aplicativos que simplificam e agilizam o trabalho. Esses aplicativos permitem escanear os códigos de barras dos produtos, atualizar as quantidades e os valores, sincronizar os dados com outros sistemas de gestão, e gerar relatórios e indicadores. Dessa forma, você tem mais controle, segurança e praticidade na hora de gerir o seu estoque.
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