Como fazer e quais são os benefícios de um inventário de estoque

Com um inventário de estoque organizado, é possível tomar decisões de compra e reposições de produtos com mais assertividade. Saiba mais sobre o assunto e descubra como um aplicativo pode auxiliar na gestão do estoque.

Qualquer setor que precise manter produtos armazenados, como varejo, gastronômico e manufatura, por exemplo, necessita de um estoque otimizado para não comprometer a sobrevivência do negócio.

Para que isso seja realizado de maneira assertiva, um inventário de estoque é essencial para saber que produtos precisam ser reabastecidos, qual é o giro de cada um deles e quais decisões você precisa tomar para garantir uma alta liquidez para a sua empresa.

Mas diferente do que algumas pessoas pensam, realizar um inventário de estoque não é uma tarefa muito simples. Entender o conceito, a importância e os benefícios gerados por um inventário de estoque otimizado é necessário para colocá-lo em prática.

O que é um inventário de estoque?

Um inventário de estoque é uma listagem de produtos armazenados na sua empresa. Eles podem ser categorizados para ajudar na identificação, classificação e contagem dos itens.

Essa ação tem como objetivo saber se as informações de entrada e saída estão corretas, a fim de normalizá-las e entender qual é a real situação do seu negócio.

Então, é essencial que você conheça detalhadamente o seu estoque, já que qualquer tipo de falha nesse quesito pode acabar comprometendo a sua gestão de recursos financeiros.

Para que serve o inventário de estoque

Em linhas gerais, um inventário de estoque serve para catalogar, enumerar e contabilizar os materiais disponíveis no estoque da empresa. 

O inventário pode ser feito para setores específicos da organização, para toda a empresa, em períodos de tempo de um ano ou mais curtos. Cada opção é um tipo de inventário de estoque, que abordaremos melhor no próximo tópico.

Quais são os tipos de inventário de estoque?

Existem 6 maneiras diferentes de organizar um inventário, vamos explicar cada uma delas a seguir.

1) Inventário rotativo

Um inventário rotativo é aquele em que o estoque precisa passar por uma contagem periódica pré-definida, que pode ser todos os dias ou uma vez por semana, por exemplo.

Sua finalidade é manter as informações sempre atualizadas, conforme as necessidades de demanda do seu negócio.

2) Inventário periódico

Já um inventário periódico tem um período pré-determinado para ser realizado, sendo uma contagem física dos itens.

Essa ação tem como objetivos a atualização dos dados do sistema de estoque, a elaboração de demonstrativos financeiros e a correção de possíveis falhas humanas.

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3) Inventário Geral

O inventário geral abrange todos os bens materiais da empresa, como produtos finais, insumos para desenvolvimento de novos produtos, entre outros. 

É muito útil para manter a catalogação da empresa centralizada em um mesmo documento e simplificar o trabalho dos setores de contabilidade na hora de fazer o levantamento de dados.

4) Inventário Dinâmico ou Parcial

O inventário dinâmico, também chamado de inventário parcial, funciona para contabilizar os bens materiais de partes específicas da empresa, como o armazém, por exemplo.

O objetivo é ter um controle centralizado e organizado de cada setor, facilitando a catalogação nichada. 

5) Inventário Anual

Um inventário de estoque anual é, como o nome sugere, uma catalogação feita em períodos de 12 meses.

Dessa maneira, o controle de estoque fica mais robusto e permite avaliar as mudanças a cada novo período, entendendo como acontece o consumo da empresa em um ano.

6) Inventário Cíclico

Diferente do anual, o inventário de estoque cíclico considera períodos menores para manter o controle.

Esse tipo de inventário é especialmente recomendado para produtos de consumo elevado e com grande rotação, como alimentos e higiene. 

Como fazer um inventário?

Fazer um inventário de estoque é um processo importante para a empresa. Não é uma tarefa difícil, mas requer trabalho e atenção aos detalhes em cada etapa.

Pensando nisso, criamos um passo a passo que você pode seguir e adequar à empresa em que trabalha. Confira!

• Escolha as ferramentas: o inventário pode ser feito em planilhas, documentos impressos, aplicativos ou softwares;
• Defina o momento: escolha um período no ano, mês, semestre ou outro período para fazer o trabalho sem interrupções;
• Selecione o tipo de inventário: como falamos, existem 6 tipos diferentes. Defina o melhor para a sua empresa e siga;
• Categorize os produtos: as categorias podem ser por tipo de material, setor da empresa, utilização, entre outros;
• Identifique os locais de armazenamento: a setorização também entra como um tipo de catalogação e ajuda a localizar materiais similares e identificar o que pertence a cada espaço;
• Inicie a contagem: o processo, normalmente, é feito de maneira manual pelas pessoas responsáveis;
• Invista em códigos de barra: a contagem também pode ser automatizada com o uso de códigos de barras para cada tipo de produto, que devem ser apresentados a um tipo de scanner que realiza a contagem;
• Atualize o registro: a cada nova categoria de produto, insira as informações no sistema definido para contagem;
• Documente os resultados: a documentação pode ser feita com fotos, vídeos ou texto dentro do sistema de registro;
• Mantenha a periodicidade: se foi optado por utilizar um inventário anual ou cíclico, siga o acordado e avalie os resultados a cada novo período.

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Os 4 principais benefícios de um inventário de estoque

Pode até parecer um pouco trabalhoso, mas realizar um inventário de estoque pode trazer diversos benefícios para o seu negócio. Confira agora os principais deles:

1) Melhora o atendimento

Ao controlar o seu estoque, você sabe exatamente quais produtos estão disponíveis e quais estão em falta. Dessa forma, um inventário ajuda você a melhorar o seu atendimento, já que o seu cliente vai saber se você possui o que ele procura. Então, o seu negócio não perde credibilidade.

2) Reduz perdas e evita desperdícios

Isso acontece porque quando você sabe exatamente o que tem (ou não) no seu estoque, você evita compras desnecessárias, já que passa a fazer pedidos conforme a sua demanda.

Além disso, também fica mais fácil controlar o fluxo de caixa.

3) Previne roubos e pequenos furtos

Ao optar por um inventário, uma empresa também é capaz de inibir roubos e furtos de mercadorias. Isso acontece porque o controle do seu estoque fica mais intenso e rigoroso.

Assim, sempre que você conferir o seu estoque, fica fácil entender se existe uma conformidade na quantidade encontrada. Havendo alguma discrepância, é possível definir ações para inibir tal comportamento.

4) Melhora a utilização do capital de giro

O estoque representa dinheiro, já que ele influencia diretamente a necessidade do uso de capital de giro. Dessa forma, quanto mais produtos a sua empresa tiver no seu inventário, maior será a exigência por esse capital.

Assim, ao realizar um inventário, você sabe exatamente o tamanho do estoque que o seu negócio precisa. Essa ação é capaz de evitar que você separe uma quantidade maior do que a necessária de recursos para esse fim.

Com isso, o seu capital de giro pode ser direcionado para outras áreas de uma maneira mais eficiente e adequada.

Otimize seu inventário de estoque com um Aplicativo de Checklist

Para facilitar o seu inventário de estoque, otimize os processos do seu time com um Aplicativo de Checklist. Por meio dele é possível levantar quais são os produtos disponíveis e/ou faltantes nos armazéns, ler código de barras, registrar fotos dos produtos, incluir descrições, etc.

Além disso, utilizar o aplicativo para fazer o inventário de estoque, resulta na diminuição de custos, otimização de entregas e melhora do relacionamento com o cliente, o que aumenta a eficiência da sua empresa e melhora os resultados do seu negócio.

Considerações sobre inventário de estoque

Ao longo deste artigo, vimos que o inventário de estoque é uma forma de registrar e acompanhar todos os produtos de um armazém, loja ou depósito. Ainda, conhecemos os diferentes tipos de inventário, como o rotativo, periódico, geral, dinâmico ou parcial, cíclico e estoque anual. 

Realizar o inventário de estoque é importante para garantir a precisão dos registros, identificar possíveis discrepâncias e evitar perdas. Além disso, o inventário contribui para melhorar o atendimento ao cliente, reduzir perdas e desperdícios, inibir roubos e pequenos furtos, e otimizar a utilização do capital de giro.

Então, para fazer um inventário de estoque de forma eficaz, é possível contar com a ajuda de aplicativos que simplificam e agilizam o trabalho. Esses aplicativos permitem escanear os códigos de barras dos produtos, atualizar as quantidades e os valores, sincronizar os dados com outros sistemas de gestão, e gerar relatórios e indicadores. Dessa forma, você tem mais controle, segurança e praticidade na hora de gerir o seu estoque.

Quer saber como um aplicativo pode facilitar o seu inventário de estoque e melhorar os resultados do seu negócio? Entre em contato conosco e agende uma demonstração gratuita!

* Texto publicado originalmente em 22 de abril de 2019 e atualizado em 28 de novembro de 2023

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