Relatório técnico: diferentes tipos e como fazer cada um

O relatório técnico é um documento que tem por objetivo coletar e armazenar informações de uma visita técnica. Com os dados registrados, é possível realizar análises assertivas e criar planos de ação.

A maioria das empresas já possui o fluxo de informações necessárias para implementar um relatório técnico, porém ainda não o realizam. Neste artigo, mostraremos a importância de fazê-lo.

Para isso, é necessário entender quais informações são necessárias. Assim como, é fundamental entender os diferentes tipos de relatórios técnicos existentes.

Saiba tudo no texto a seguir. Boa leitura!

O que é o relatório técnico?

Podemos defini-lo como um documento utilizado internamente para registrar os procedimentos realizados em uma visita técnica. Muitas vezes,  as empresas possuem essas informações, porém, não as registram.

Cada setor de atuação terá diferentes tipos de informações que serão fundamentais de serem abordadas em um relatório técnico. Entretanto, algumas orientações gerais servem de base para todos.

Essa personalização também pode variar entre áreas diferentes da mesma organização. Independente do setor, é essencial que constem dados específicos e detalhados da visita técnica.

No caso de uma empresa que possui registrado o histórico de visitas em um relatório técnico, é mais fácil entender qual tipo de serviço pode indicar para o cliente, por exemplo. O relatório técnico também ajuda a evitar situações como:

• Perda de dados essenciais;
• Falta de organização do time externo;
• Ausência da comprovação das atividades executadas;
• Perda dos contratos. 

Existem relatórios técnicos específicos para cada situação. Na próxima etapa desse texto, conheça 5 tipos de relatório técnico.

5 tipos de relatório técnico

A seguir, apresentaremos 5 tipos de relatório técnico. Eles devem ser usados em serviços ou segmentos diferentes, dependendo da necessidade e complexidade. 

Continue a leitura e entenda quando usar cada um!

1) Relatório de serviço ou visita técnica

É comum também que, durante a visita técnica, ocorra a manutenção corretiva. É essencial que no relatório seja adicionado:

• A causa do problema;
• O serviço executado;
• Quais foram as peças substituídas e;
• Os registros extras. 

Em caso de manutenção preventiva durante uma visita técnica, o profissional deve verificar as conformidades e não conformidades do equipamento. Todas as informações devem ser registradas no relatório técnico.

Neste tópico, é válido lembrar a importância de um plano de manutenção. Saber o momento certo para efetuar a troca de uma peça pode evitar um acidente de trabalho durante o uso. 

2) Relatório técnico de manutenção

Este relatório é muito similar ao descrito acima. Também pode ser chamado de relatório técnico de manutenção corretiva ou preventiva.

A grande diferença está nas informações do local onde o serviço é executado. Além disso, geralmente, a abertura do chamado neste caso é realizada pelas equipes internas.

O relatório técnico de manutenção documenta todo o trabalho executado. É descrito qual serviço foi realizado, além de peças e materiais utilizados. 

Já no relatório de manutenção preventiva, são comuns as questões de checklist para inspeção de conformidade e não conformidade. 

3) Relatório de não conformidade

O termo “não conformidade” é utilizado com frequência em vários segmentos e processos. É comum nos setores de inspeção, auditoria e manutenção. 

Ele é aplicado para verificar a qualidade de serviços, produtos, equipamentos e procedimentos. Quando um equipamento não funciona corretamente, isso chama-se “não conformidade”.

Em casos assim, ou mesmo em visitas de manutenção preventiva periódica: é aí que entram os relatórios de não conformidade. É necessário descrever e mostrar os problemas para que o equipamento seja brevemente resolvido.

4) Relatório fotográfico

Muito utilizado pelas prestadoras de serviço. O relatório fotográfico é uma excelente forma de garantir a comprovação exata do antes e depois da manutenção. 

Este relatório é realizado com bastante frequência nos serviços de manutenção, reparos e limpezas. Por meio de fotos e anotações durante uma visita ou manutenção, ele torna-se completo e bastante confiável.  

Com a tecnologia disponível em nossas mãos através dos smartphones, os relatórios fotográficos se popularizaram muito. É possível também compartilhar com a equipe distante em tempo real para tirar dúvidas e tomar decisões.

5) Relatório técnico de inspeção de segurança do trabalho 

Como o nome já sugere, este relatório técnico tem como objetivo investigar possíveis problemas que podem colocar a vida e saúde das pessoas em risco. Ele está ligado com a inspeção de normas de segurança do trabalho (NR ‘s) e EPI’ s. 

Ele é fundamental no acompanhamento de processos de produção e na fiscalização organizacional. Ou seja, a realização está relacionada ao cumprimento de todas as normas técnicas aplicáveis.

Por que fazer um relatório técnico? 

Um relatório técnico pode ser muito trabalhoso de ser preenchido, entretanto, é imprescindível. Apenas a partir dele que se garante a plena execução do trabalho e o registro da tarefa realizada.

Ou seja, independente do tamanho da sua empresa, é importante realizá-lo. As informações coletadas e registradas servem tanto para a melhoria dos serviços prestados quanto para melhorar a operação do seu cliente.

Como fazer um relatório técnico em 8 passos

Como mencionado acima, um relatório técnico garante que o trabalho será desenvolvido com eficiência, registra a atividade e ainda está diretamente relacionado com a satisfação e o relacionamento com o cliente. 

Entenda o passo a passo para a realização de um relatório técnico abaixo.

1) Defina qual o tipo de serviços prestados

A pergunta-chave deste passo é: qual foi a ação necessária no atendimento ao cliente que precisa ser documentada? Essa resposta que irá definir o rumo do seu relatório técnico.

Os dados que precisam ser registrados mudarão em relação ao serviço prestado. De qualquer forma, é importante manter uma organização bem definida, de modo a facilitar o preenchimento e, posteriormente, a análise. 

Uma  estrutura prática de utilizar para montar um relatório técnico é uma tabela. Ela possibilita muitas opções em pouco espaço.

Quando o processo ocorre em um sistema de auditoria, é possível elencar as opções de serviços que a empresa oferece, geralmente um sistema padronizado e ágil. 

2) Detalhes sobre a visita

Funciona como um complemento do item anterior. Os detalhes sobre a visita auxiliarão o atendimento do técnico e a criação do relatório em si.

É nesta seção que se inserem dados como nome e segmento da empresa, localização, setores envolvidos, etc. Também é possível inserir as Ordens de Serviço nesta etapa.

As informações citadas acima cumprem com o objetivo de fornecer dados precisos sobre a solicitação de serviço. São elas que complementam as duas primeiras partes de um relatório técnico.

3) Tempo decorrido

Essa etapa torna-se muito importante quando se deseja buscar alternativas para aumentar a produtividade das equipes. O registro de tempo decorrido ajuda a entender o tempo dedicado para cada atividade e a  identificar pontos específicos de melhoria.

Lembre-se de que essas soluções não devem sobrecarregar o trabalhador. Elas são pensadas para auxiliá-lo a otimizar o seu desempenho. 

Por isso, é tão importante contar com a tecnologia e novas ferramentas no cotidiano da empresa. A disponibilização de novos dispositivos, equipamentos novos e padronização de processos fazem toda a diferença.

O registro de tempo decorrido em um relatório técnico auxilia na organização da agenda do prestador de serviço. Desta forma, ele pode otimizar as visitas e encaixar seus horários de acordo com a atividade que irá executar em cada local.

Além de otimizar a carga horária, também ajuda na identificação da quantidade de visitas diárias que um técnico precisa realizar. Esses dados contribuem para a análise de indicadores de manutenção de equipamentos, por exemplo. 

4) Observações relevantes

Para registrar as particularidades de cada visita, utiliza-se o campo de observações relevantes. Ele permite compreender as particularidades dos procedimentos realizados naquele momento.

Muitas vezes, há especificidades que justificam a tomada de decisão daquela ocasião. Porém, isso deve estar descrito, para que não ocorram outras interpretações sobre as atividades realizadas.

Para preencher este campo, é crucial que os prestadores estejam alinhados com quais informações devem ser destacadas. Um exemplo, é detalhar qualquer circunstância que altere a programação pré-definida das visitas do dia.

5) Descrição dos equipamentos

O quinto passo de um relatório técnico se dedica a descrever os equipamentos. É preciso discriminar todos os detalhes que identificam os equipamentos, como: marca, modelo, cor, ano de fabricação, ano de aquisição, etc.

Todas informações que foram importantes para que não haja confusão no reconhecimento dos instrumentos. Alguns exemplos do que deve ser registrado:

• Problema relatado pelo cliente;
• Defeito constatado pelo técnico;
• Procedimentos adotados para o reparo;
• Recomendações de uso;
• Peças utilizadas.

Este campo auxilia a definir os responsáveis por cada item utilizado, facilitando o entendimento do contexto de uso de determinado equipamento. Ou seja, um histórico detalhado de cada máquina.

6) Anexar imagens e vídeos

Como já mencionado, imagens se tornaram fundamentais para um relatório técnico. Elas registram com precisão o estado da máquina pré e pós manutenção. 

Imagens e vídeos garantem segurança para o prestador de serviço e para o cliente. Além disso, demonstram muito profissionalismo e transparência nas entregas. 

7) Assinatura do cliente

Não esqueça de coletar as assinaturas do cliente ou pessoa responsável pelo “ok” da inspeção, além da assinatura do técnico que realizou o serviço. 

As assinaturas garantem a verificação do relatório no final da visita técnica.

8) Medir o índice de satisfação do cliente

Como última etapa, é importante verificar o índice de satisfação do cliente relação ao nível de atendimento dos técnicos. É possível registrar e medir esse índice através de uma pesquisa de satisfação no relatório técnico.

Ao final do atendimento ao cliente, pode ser realizada uma rápida e objetiva pesquisa para saber as impressões dele sobre o serviço prestado. Algumas perguntas que podem ser realizadas:

• O atendimento foi satisfatório? Por quê?;
• Seu problema foi resolvido?;
• Suas expectativas foram alcançadas?;
• O que pode ter faltado no atendimento?

Além disso, é possível deixar um espaço para preenchimento de comentários do cliente que não estejam contemplados nas perguntas acima.

Qual a diferença entre relatório de visita técnica e ordem de serviço?

Estes são termos muito parecidos e que geram dúvidas. Afinal, qual a diferença entre relatório de visita técnica e ordem de serviço? 

O relatório é um documento para uso interno. Ele serve para registrar e avaliar as atividades executadas na visita. Portanto, o relatório técnico não deve ser encaminhado ao cliente.

Já a ordem de serviço é o documento enviado ao cliente, que comprova tudo o que foi realizado durante a visita. É como um formulário oficial, e a segunda via deve ser deixada para o cliente.

Use a tecnologia a seu favor e tenha relatórios mais inteligentes

A tecnologia permite que você registre, com maior rapidez e facilidade, as informações necessárias em um relatório técnico. Além disso, auxilia na análise de histórico e tomada de decisão.

Você sabia que a uMov.me possui um Aplicativo de Ordem de Serviço? Ele pode tornar o seu relatório técnico mais eficiente e assertivo. 

O aplicativo permite que a equipe tenha acesso a checklists inteligentes durante a execução das atividades até sem conexão. Além disso,  auxilia com informações para o fechamento da ordem de serviço quando a tarefa for concluída.

A uMov.me também cria aplicativos com as funcionalidades de acordo com as suas necessidades, através da plataforma no-code.

Além dos recursos para executar um relatório de visitas técnicas assertivo, o Aplicativo de Ordem de Serviços conta com diversas funções como:

• Checklists para controle de tarefas e manutenções;
• Funciona online e offline;
• Validação de dados de acordo com suas regras;
• Atualização em tempo real das atividades da equipe em campo;
• Checklist relatório visita técnica;
• Coleta de dados multimídia como áudios, fotos e vídeos;
• Monitoramento da evolução da execução de tarefas dos técnicos;
• Localização em tempo real dos técnicos;
• Acompanhamento de toda a operação;
• Digitalização de documentos;
• Assinatura eletrônica, na tela do celular; e, 
• Pesquisa de satisfação.

Ou seja, através da tecnologia, é possível ter todos os passos necessários para um relatório técnico completo na palma de sua mão! 

Considerações sobre relatório técnico

Neste artigo, entendemos que o relatório técnico é um documento utilizado internamente para registrar os procedimentos realizados em uma visita técnica.

Diferente da ordem de serviço, ele não precisa ser enviado ao cliente. Serve para analisar o histórico de cada visita e tomar decisões a partir das informações registradas.

Existem diferentes tipos de relatório técnico, cada um com um objetivo específico. Entretanto, todos eles possuem informações básicas a serem preenchidas.

Um relatório técnico precisa ser bastante detalhado. Nele, deve ser registrado desde informações do cliente visitado, tempo de visita, e até fotos e vídeos que comprovam o que foi realizado.

Por fim, foi possível entender que a tecnologia auxilia muito na realização de relatórios completos e ágeis. E a uMov.me possui soluções completas e personalizáveis, como o aplicativo de ordem de serviço.

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