Como criar um relatório de não conformidade simples e eficiente

O relatório de não conformidade (RNC) é um registro que permite identificar as falhas e os desvios ocorridos na execução das tarefas periódicas de uma empresa. 

O RNC é uma ferramenta importante para medir a eficiência dos processos. A partir dele, é possível elaborar mudanças na forma que um serviço ou processo é realizado, aumentando sua qualidade. 

Não conformidade é o não atendimento de um requisito pré-estabelecido. Ou seja, é quando um dos processos está ocorrendo de maneira errada, seja um sistema produtivo ou um serviço prestado que gerou reclamação de um cliente. 

Por sua vez, não conformidade e defeito não são sinônimos. Também, não é, necessariamente, um problema no processo de produção. Ela indica que alguma etapa não está atendendo ao padrão de qualidade pré-estabelecido.

Tem interesse pelo assunto? Quer saber o que não pode faltar em um RNC, como ele deve ser elaborado e os benefícios da sua versão digital? Continue a leitura e descubra!

Afinal, o que é o relatório de não conformidade?

Como dito anteriormente, o relatório de não conformidade é uma importante ferramenta de mapeamento de falhas. 

A partir da identificação dos déficits na execução dos processos e entregas da empresa, é possível melhorar a Gestão da Qualidade (GQ). O RNC registra os desvios ocorridos na produção, nos processos, nos produtos ou serviços da empresa. 

O relatório de não conformidade permite analisar os problemas, as causas e, assim, elaborar um plano de ação adequado para corrigir o desvio. Com ele é possível priorizar a excelência e a qualidade esperada pelos gestores e pelos clientes. 

Empresas preocupadas em melhorar seu desempenho no mercado têm muito a ganhar com a elaboração de um bom RNC. Com a tecnologia atual, é possível fazer relatórios de não conformidade de maneira ágil e simples.

4 etapas que não podem faltar em um relatório de não conformidade

Veja o que precisa constar no relatório de não conformidade da sua empresa. Com as dicas abaixo, será possível elaborar um RNC eficiente e que servirá de base para melhorias significativas.

1) Identificação do problema

A primeira etapa na elaboração de um relatório de não conformidade é a identificação do problema. 

Quem deve indicar uma não conformidade é o responsável pela área de Gestão da Qualidade (GQ), mas os apontamentos podem ser feitos por qualquer funcionário da empresa que identifique uma falha.

Essa ação também pode ser realizada a partir de auditorias internas ou externas, pelo monitoramento de reclamações de clientes ou pela observação dos KPIs (Key Performance Indicators), que são indicadores de qualidade específicos.

Os KPIs são uma das ferramentas do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), fundamentais para monitorar e controlar a eficiência dos processos de produção. 

2) Descrição detalhada

A etapa seguinte é a descrição detalhada do registro de não conformidade e a documentação das ocorrências que darão base para o RNC. 

É importante destacar que o relatório de não conformidade precisa conter todas as informações necessárias para a avaliação do problema. Ele deverá ser preenchido, preferencialmente, por quem detectou a falha

Para facilitar e otimizar essa etapa é recomendado o uso de aplicativos.

3) Análise de causa e ações para corrigir

A análise da causa-raiz é fundamental para descobrir a razão da ocorrência de uma não conformidade. As causas podem ser classificadas em 6 categorias que afetam todo o processo:

  • máquinas; ateriais;
  • mão de obra; 
  • meio ambiente; e,
  • medições e métodos.

Em alguns casos, a falha possui mais de um gatilho. Sendo assim, o mapeamento correto das causas servirá de base para o estabelecimento de um plano de ação capaz de sanar os desvios e aumentar a eficiência. Por isso, é preciso olhar todas as variáveis com atenção!

4) Avaliação de resultados após ações

Após colocar em prática as ações para eliminar as não conformidades, se faz importante avaliar e descrever a eficácia das práticas adotadas. 

Caso o problema persista, é um sinal que a determinação da causa-raiz não foi precisa, sendo necessário voltar algumas etapas e investigar se existem outras questões que estejam impedindo o sucesso do plano de ação aplicado. Para diminuir as falhas, é preciso manter as finanças em dia, elaborar uma boa logística para entregas, cuidar da segurança e bem-estar dos funcionários e realizar o controle dos fornecedores. E uma boa gestão é essencial para que tudo isso ocorra.

Assim também é para a manutenção dos equipamentos. Além de ser crucial para a segurança dos funcionários, seguir um plano de manutenção preventiva tem diversas vantagens que devem ser consideradas, como a redução de custos com equipamentos. 

Por isso, o uso da tecnologia na gestão da manutenção visa automatizar e digitalizar processos com o intuito de gerar mais assertividade ao trabalho. 

Consequentemente, a adoção de um sistema informatizado para cuidar desse processo colabora com a diminuição de falhas.

Como criar um relatório de não conformidade?

Já falamos sobre a importância do RNC para a melhoria da Qualidade da empresa e pontuamos os principais aspectos que devem constar nele. Mas como elaborar um bom relatório de não conformidade? Abaixo segue um breve passo a passo para facilitar o processo.

Estabeleça metas

Para elaborar um RNC é importante adotar metas reais e claras, a fim de evitar resultados não confiáveis. Para tal, se faz necessário elaborar um planejamento estratégico no qual seja possível entender o funcionamento da empresa de forma objetiva. 

Uma maneira eficiente de criar metas alcançáveis é realizar um mapeamento completo da empresa, o que pode ser feito com o apoio de soluções tecnológicas de gestão. 

Assim, é possível mapear todas as etapas de produção e os indicadores de qualidade que se quer alcançar.

Crie um checklist

Uma ferramenta que auxilia bastante no processo de elaboração do relatório de não conformidade é a adoção de um checklist, no qual o gestor terá claro quais os pontos a serem observados.

A equipe deve estar a par dos objetivos da inspeção, o que facilitará o processo. Atualmente, já é possível fazer o checklist de forma automatizada, a partir do uso de ferramentas digitais.

Essas soluções organizam as tarefas a serem observadas e ajudam na identificação e resolução das falhas. 

Utilize ferramentas de apoio

Utilizar ferramentas de apoio para identificar as não conformidades e auxiliar na análise das causas-raiz também se mostra uma etapa importante na construção de um relatório de não conformidade. São elas:

Mapa de Processos

O mapeamento ajuda a compreender os fluxos de trabalho dentro de uma empresa. Com isso, é possível dimensionar o que deve ser feito para identificar os desvios e registrar no RNC. 

Discrimine todas as atividades e seus responsáveis, pois mapear processos exige o levantamento das atividades envolvidas, das ações requeridas e dos responsáveis por elas.

Metodologia 5W2H

Consiste em um checklist que organiza as etapas e as atividades de um projeto, definindo também cronograma e alocação de pessoal. 

A sigla é formada a partir das iniciais (em inglês) das 7 perguntas que os gestores devem fazer para estabelecer as diretrizes de um projeto:

  • What: O que será feito? 
  • Why: Por que será feito? 
  • Where: Onde será feito? 
  • When: Quando será feito? 
  • Who: Quem irá fazer? 
  • How: Como será feito? 
  • How Much: Qual será o custo? 

Ao responder essas perguntas é possível identificar o que é preciso para elaborar corretamente um projeto e estabelecer as responsabilidades

Metodologia 5W2H para auxiliar no relatório de não conformidade

Diagrama de Ishikawa

O Diagrama de Ishiwaka é uma ferramenta visual que organiza as relações de causa e efeito em categorias. Ele também é conhecido como “espinha de peixe” ou “diagrama de causa e efeito”, foi idealizado por Kaoru Ishikawa nos anos 1960 e é amplamente usado até hoje. 

Criado originalmente para identificar problemas no processo de produção de produtos, pode ser utilizado em qualquer tipo de problema organizacional.

Diagrama Ishikawa para auxiliar no relatório de não conformidade

Cuidado com os riscos de fazer o relatório em papel

Tradicionalmente o relatório de não conformidade é feito em papel. O uso desse suporte, no entanto, oferece alguns riscos. 

Um RNC em suporte papel tem chance de sofrer rasuras ou mesmo ser perdido em um incêndio ou alagamento. Também é possível que sofra danos causados por pragas (cupins, traças). 

A falta de agilidade para fazer as anotações manualmente e a necessidade de um espaço físico para guarda da documentação são outros fatores que desabonam o uso do papel.

RNC digital? Como um aplicativo ajuda!

Agora que já sabemos o que é um relatório de não conformidade e as etapas básicas para a sua elaboração, devemos refletir sobre o melhor suporte para a sua realização. Papel ou digital? Qual o método mais seguro e eficiente? Aplicativo para controle de ordem de serviço

Como vimos anteriormente, este relatório pode ser feito em papel. No entanto, essa escolha traz riscos consideráveis. 

Com o avanço tecnológico, já é possível substituir as anotações manuais por processos informatizados, garantindo mais agilidade e eficiência. 

O uso de ferramentas digitais para gestão de sua empresa não apenas facilita o preenchimento dos campos do relatório de não conformidade como agrega segurança a ele.

O RNC digital também se mostra mais sustentável do ponto de vista ambiental. O custo é menor, não há o risco de extravio e o cliente pode armazenar uma cópia sem a necessidade de um espaço físico para tal. 

Com o objetivo de facilitar a gestão da sua empresa, a uMov.me oferece a você um Aplicativo de Ordem de Serviço customizado para o seu negócio!

Assim, é possível criar checklists personalizados, tanto para tarefas quanto veicular, e fazer a gestão de ordens de serviços, otimizando o trabalho de sua equipe. 

Controle a jornada de trabalho dos técnicos, reúna e valide os dados da empresa e comunique alteração de atividades de uma maneira simples e eficiente. Todas essas facilidades estão disponíveis em nosso aplicativo, a um clique de distância.

Além disso, a coleta de dados oferecida pelo aplicativo da uMov.me contribui para uma gestão integrada, pois possibilita elaborar relatórios personalizados e obter dados em tempo real. Qual papel faz isso por você?

Considerações sobre relatório de não conformidade

Sabemos que a adoção de um sistema eficiente para planejar, executar e comprovar a realização de tarefas de uma equipe externa proporciona manter uma alta produtividade e eficiência na prestação de serviço. 

Com o Aplicativo Ordem de Serviço é possível registrar todas as etapas importantes no processo e garantir a segurança da informação no trabalho. Com ele, é possível evitar erros manuais, otimizando o tempo das visitas e reduzindo custos, por exemplo.

A partir das soluções apresentadas pela uMov.me, o relatório de não conformidade fica pronto mais rápido e com menos itens, já que a gestão do negócio se torna mais simples e eficiente. 

Nós desenvolvemos aplicativos totalmente inspirados nos negócios de nossos clientes. Portanto, atendem as necessidades e desafios competitivos e particulares, oportunizando mais autonomia e performance às pessoas.

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