O modelo de ordem de serviço é uma ferramenta essencial que estrutura e detalha as tarefas a serem executadas, garantindo clareza e eficiência no fluxo de trabalho. Saiba como utilizá-lo na gestão das demandas de sua equipe.
Uma ordem de serviço (OS) é o documento formal que ajuda empresas a registrarem suas atividades e fazerem a gestão dos serviços e processos de negócios.
Se você já investiu horas do seu dia orientando seus funcionários, revisando documentos e gerenciando serviços, provavelmente sabe o quão custoso é fazer tudo isso à mão, não é mesmo?
Mas para que essa prática seja mais eficiente, é preciso começar de alguma forma – por isso, um modelo de ordem de serviço pode ser usado nesses momentos.
Para facilitar esse processo, o modelo de ordem de serviço o torna mais eficiente, auxiliando na mensuração dos resultados das atividades em campo.
Organizar e monitorar o fluxo de atividades em uma empresa orientada para o serviço, como nos setores de telecomunicações, manutenção e seguros, pode ser desafiador sem uma estratégia bem elaborada.
Então que tal começar com um modelo de ordem de serviço? Ao montar um que faça sentido para sua operação em campo, seu negócio consegue:
Vale ressaltar que cada negócio aprimora seu pedido de serviço com base nas necessidades específicas de sua demanda. No entanto, sua importância permanece fundamental.
Entenda sobre a importância de um controle de serviços eficiente
Por mais que existam diversos modelos de ordem de serviço prontos, não existem modelos únicos e preparados para preencher todas as lacunas do seu negócio.
Se existisse um segredo para construção de um modelo de ordem de serviço, seria: personalize de acordo com sua necessidade.
Além disso, temos 3 outras dicas para você:
Para a construção de uma excelente Ordem de Serviço é necessário pensar em todas as etapas da atividade para seu profissional realizá-la sem grandes dificuldades.
Se o seu serviço for ligado à logística, por exemplo, possibilite campos específicos para números seriais de produtos, assim, seu funcionário terá a informação mais completa para executar a atividade.
Dessa forma, é possível enxergar necessidades específicas que podem ajudar na otimização do tempo e na finalização efetiva de mais tarefas.
Sempre que se introduz um novo processo ou ferramenta, é necessário treinamento abrangente e orientação inicial para garantir uma implementação bem-sucedida. Sua equipe desempenha um papel crucial na manutenção das operações diárias de forma suave.
É fundamental ouvir ativamente o feedback e as sugestões fornecidas pelos seus funcionários, pois sua facilidade de uso e aceitação da ferramenta são fundamentais para determinar sua eficácia geral e integração dentro da organização.
Quando se fala em modelo de serviço, busca-se entender qual o melhor formato para encaixar no seu negócio e como ele pode ser assertivo na determinação e distribuição das demandas.
Cada negócio possui uma necessidade própria e específica para gestão de serviço e das ordens emitidas.
Atente-se às mínimas necessidades. Abra lacunas de observações para serviços complexos ou que obtiveram diferentes possibilidades de solução, por exemplo.
Ou ainda, para modelos digitais, utilize espaços para fotos e vídeos, que possam ser preenchidos em caso do problema precisar deste tipo de documentação.
Geralmente as ordens de serviço possuem laudos bem detalhados e técnicos, com a descrição do problema encontrado pelo usuário e o diagnóstico profissional que identifica a falha técnica ou operacional.
Em alguns casos, o documento é rico em detalhes textuais e visuais para relatar todas as características do que precisa ser feito.
Porém, um modelo de ordem de serviço não precisa ser extenso para ser eficiente – só precisa conter as informações necessárias para a realização de determinada atividade.
O que se deve levar em consideração é o tipo de negócio e como o documento pode melhorar o fluxo de trabalho dos funcionários e o processo gerencial da empresa.
A sua ordem de serviço pode ser ainda mais eficiente se a empresa utilizar a tecnologia a seu favor!
Pense o seguinte: para uma OS em papel é necessário três vias do documento, que são distribuídas entre atendimento, cliente e responsável técnico. Se esse processo for digital, não precisaria utilizar papel e ter o risco de perder ou rasurá-lo no processo.
A uMov.me cria aplicativos para empresas digitalizarem suas operações em campo, tornando-as mais eficientes e otimizando o tempo das equipes.
Com o Aplicativo de Ordem de Serviço da uMov.me é possível:
Conheça as principais funcionalidades do aplicativo de ordem de serviço da uMov.me
A Lojas Lebes, tradicional rede de varejo, utiliza o Aplicativo de Ordem de Serviço da uMov.me para qualificar a montagem de móveis nas residências de seus clientes e, assim, oferecer uma melhor experiência de compra para eles.
Antes de implementar o aplicativo da uMov.me, os funcionários da empresa seguiam o procedimento de ir até a sede do negócio, retirar suas ordens de serviço, roteirizar e priorizar suas demandas, além de determinar onde começa e termina o seu serviço.
A solução da uMov.me otimizou o sistema de gestão da Lebes. Uma vez que é possível emitir pedidos, confirmar o recebimento e leitura de mensagens, localizar os funcionários e otimizar suas rotas. Bem como, saber quanto tempo de montagem foi necessário em cada cliente.
Ou seja, com a digitalização, empresas com esse tipo de atividade podem aumentar muito seus níveis de produtividade e desempenho, além de acompanhar todo o processo em tempo real.
Conheça todos os detalhes do aplicativo da Lojas Lebes
Com a transformação digital, se faz necessário identificar as inúmeras vantagens dos modelos de ordem de serviço digitais, em contraponto aos impressos.
O uso do papel já não é mais tão frequente e o mercado de serviços demanda documentos que possam ser acessados de qualquer lugar, a qualquer hora e sem grandes dificuldades.
Nesse sentido, manter um modelo de ordem de serviço eficiente é um dos maiores desafios – e a tecnologia pode ajudar nos problemas de desorganização. Com o aplicativo da uMov.me, é possível ter controle de seus serviços, desde a emissão, acompanhamento e recebimento do documento assinado pelo cliente. Além disso, o sistema pode ser totalmente customizado para sua empresa.
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* Texto publicado originalmente em 28 de abril de 2021 e atualizado em 21 de março de 2024.
This post was last modified on 21/03/2024