Como o controle de serviços pode fazer a diferença na sua empresa

Planejamento e organização são aspectos fundamentais para qualquer área de negócio. Nesse sentido, o controle de serviços é um grande aliado na gestão das empresas e a tecnologia pode ajudar nessa tarefa.

O setor de serviços é uma área em ascensão no Brasil. Segundo dados da Pesquisa Mensal de Serviços do IBGE, o volume de serviços prestados no Brasil tem crescido recorrentemente.

E, se a demanda cresce, a qualidade do serviço prestado também precisa estar alinhada com as expectativas do consumidor. Estar atento à gestão da sua empresa gera vantagem competitiva. É aí que entra o controle de serviços!

Por isso, acompanhar os serviços executados dentro da empresa é fundamental. Uma boa gestão faz com que o contratante perceba o valor do serviço prestado, ou seja, o quanto ele agrega verdadeiramente às pessoas.

O que é controle de serviços?

Antes de continuar, é preciso deixar explícito que o conceito de serviço está presente em toda e qualquer organização, sendo ela uma prestadora de serviços ou vendedora de produtos. Afinal, o serviço está agregado a qualquer tipo de compra.

Por exemplo, ao comprar um produto, o cliente passa por diversas etapas, que são os serviços que acompanham o processo de compra e venda, como atendimento e entrega. Para que este percurso funcione de maneira correta, é preciso que se faça a administração dos recursos necessários, que é chamado de controle de serviços ou então gestão de serviços.

Um dos principais objetivos do controle de serviços é a satisfação e, por consequência, a fidelização de clientes. No entanto, para conseguir fidelizá-los, é fundamental que a organização conte com uma boa estrutura para gerenciar os serviços oferecidos.

O papel da ordem de serviço

A Ordem de Serviço, também chamada de OS, é uma ferramenta corporativa importante. É por meio dela que gestores têm a possibilidade de acompanhar a execução das tarefas e tomar decisões de forma mais assertiva. É ela que esclarece para cliente, empresa e equipe técnica o que precisa ser feito e quando.

Um dos principais benefícios da OS é auxiliar na gestão do tempo, pois através dos registros, é possível controlar o tempo investido para realizar uma tarefa. Portanto, além de formalizar a solicitação de uma tarefa, a ordem de serviço também é uma importante ferramenta para melhorar a produtividade de maneira geral.

Em poucas palavras, a Ordem de Serviço é um documento rotineiro no ambiente de trabalho e contém informações importantes enquanto registro e, por conta disso, precisa ser devidamente arquivado. A OS também serve outros propósitos como comprovação e registro para controle do estoque, por exemplo.

Os itens essenciais e procedimentos envolvidos em uma Ordem de Serviço podem variar dependendo da sua área de atuação e trazer especificidades da sua empresa. Então, assim que você decidir por trabalhar com OS na sua empresa, é importante definir os modelos e padrões a serem seguidos.

Além disso, para alcançar o melhor uso possível da sua Ordem de Serviço, é preciso estabelecer como será feito o relatório de serviços e quais os objetivos a serem alcançados. Assim, você pode analisar os resultados da sua empresa e tomar decisões assertivas com base em dados precisos.

Problemas decorrentes da falta de gestão de ordem de serviços

Dentro de uma empresa, é muito comum que os colaboradores repassem informações de uma tarefa verbalmente. Entretanto, contar com a memória do gestor e do funcionário pode causar problemas para a companhia e para o cliente. Isso decorre não somente em confusão de informações dentro da organização, mas também em erros potencialmente perigosos.

Segundo o Capítulo V da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), Artigo 157 Inciso II, cabe às empresas:

instruir os empregados, por meio da ordem de serviço sobre as precauções a serem tomadas, no sentido de evitar acidentes do trabalho ou doenças ocupacionais.

Portanto, a OS é um instrumento importante na gestão geral da empresa, de Segurança do Trabalho e também no controle de serviços.

Além disso, a ordem de serviço está relacionada à capacidade de transmissão de informações completas e sem falhas de comunicação. Assim, a empresa também é capaz de acompanhar os custos de um trabalho, a produtividade de setores e funcionários e mensurar os recursos necessários. Dessa forma, reduz o risco de falhas.

Pelos mesmos motivos, é válido preocupar-se com a gestão de manutenção da sua empresa, que também deve contribuir para a segurança dos colaboradores e para que os processos funcionem com fluidez.

Como o uso de aplicativos pode contribuir no seu dia a dia

Planejar, executar e comprovar a realização de tarefas de uma equipe requer organização de dados para manter a produtividade e a eficiência na prestação de serviço, ou até para elevar seu time ao próximo nível!

Parece complicado, mas a tecnologia pode ser sua aliada, facilitando as etapas e evitando gastos desnecessários de tempo. 

Se você quer ter um controle de serviços eficiente no dia a dia do seu negócio, alguns recursos podem fazer toda a diferença.

O Aplicativo de Ordem de Serviço permite que você crie um planejamento diário, semanal ou mensal para sua equipe externa e roteirize seus colaboradores por menor distância ou tempo entre as visitas de cada um.

Com o aplicativo, também você pode coletar dados de forma rápida e digitalizada, evitando esquecer ou perder informações. Com poucos cliques, é possível agrupar o que foi coletado.

Além disso, os dados ficam armazenados na nuvem. Isso significa que a coleta pode ser realizada mesmo com o smartphone offline e, quando o usuário se conectar, todas as informações serão sincronizadas. 

Você também pode contar com:

• Checklists;
• Relatório fotográfico para comprovar os serviços prestados;
• Monitoramento das operações;
• Geolocalização;
• Cercamento eletrônico;
• Dashboards atualizados em tempo real;
• Central de mensagens e muito mais. 

Veja mais funcionalidades do aplicativo de Ordem de Serviço da uMov.me!

Caso de sucesso: aplicativo uMov.me para Lojas Lebes

Para oferecer mais qualidade no atendimento aos clientes, a Lojas Lebes conta com o Aplicativo de Ordem de Serviço da uMov.me.

É com ele que a rede varejista realiza a gestão e o controle de serviços. Já na compra, junto ao vendedor, o cliente já faz a marcação da montagem de móveis ou outro produto que necessite do serviço.

A partir daí , o consumidor recebe notificações por SMS, como aviso da marcação do serviço, lembrete na véspera, comunicado de que o montador está a caminho e pesquisa de satisfação. Dessa forma, o processo de pós-venda fica mais ágil e seguro.

A solução promoveu ainda uma melhoria importante ao time de montagem, colocando mais informações na palma da mão dos profissionais.

Além do mapeamento de todo o seu processo, da agenda de clientes, do deslocamento, do tempo que vai levar para chegar no próximo cliente, também é possível registrar a prestação do serviço.

Assista ao vídeo e confira o que diz o Head de Logística da Lojas Lebes, Alessander Bernardes.

Considerações sobre gestão e controle de serviços

Em um mundo cada vez mais instantâneo, a capacidade de planejar e organizar nunca perdem seu valor. A qualidade do produto ou serviço precisa ser um dos pontos de maior cuidado e destaque nas empresas, só assim alcançará a fidelização dos clientes.

Neste texto, mostramos a importância da gestão de serviços e do controle por meio de Ordem de Serviço. Esses são detalhes essenciais para se levar em consideração na hora de planejar o dia a dia e os processos da sua empresa.

A tecnologia é uma aliada para qualificar os seus produtos e serviços e já está sendo incorporada em muitas grandes empresas. No atual contexto do mercado, a tendência é que as organizações procurem cada vez mais por soluções que facilitem seus processos internos e externos e ajudem na redução de custos e erros

A uMov.me é uma empresa líder na criação de aplicativos para empresas com soluções customizadas, feitas para atender as necessidades operacionais e regras de negócio da empresa. Quer saber mais? Agende uma demonstração gratuita e veja na prática os benefícios de digitalizar o controle de OS na sua empresa!

* Texto publicado originalmente em 01 de junho de 2021 e atualizado em 30 de novembro de 2022.

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