Gestão de Facility: do conceito à prática na sua empresa!

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A gestão de facility surgiu nos EUA na década de 60, e conquistou cada vez mais relevância no Brasil e no mundo ao longo das décadas seguintes. 

O termo vem do inglês facilities management, e pode ser traduzido por “gestão de facilidades”. Presente em muitas empresas, quando bem executada ela tem um papel fundamental e diretamente relacionado ao funcionamento adequado de um local.

Mesmo com a pandemia, as perspectivas para a área são brilhantes. Um relatório de junho de 2020 sobre a trajetória e análise do mercado global de facility apontou uma previsão de que esse mercado cresça US$ 1,6 trilhão até 2027. Isto representa uma taxa de crescimento anual de 11,3%

Neste texto, apresentamos informações e conteúdos essenciais para você compreender a gestão de facility, do conceito à prática na sua empresa.

Afinal, o que é gestão de facility?

Se você parar para analisar, ao entrar em qualquer local (seja um shopping, uma fábrica, loja, hospital ou condomínios), é possível identificar todas as necessidades cotidianas para manter esses espaços em funcionamento, como as manutenções e limpezas, por exemplo. 

E o profissional que organiza tudo isso é o gestor de facility!

Então, compreendemos facility como a área responsável por gerenciar as atividades necessárias para a funcionalidade adequada de um local, com a máxima qualidade possível. 

É importante deixar claro que não cabe ao gestor de facility executar qualquer atividade operacional, mas sim, cabe a ele contratar e supervisionar os prestadores de serviços. Sejam eles da área elétrica, hidráulica, segurança, alimentação, etc.

E tudo isso passa pela gestão de facility: do acompanhamento cotidiano das necessidades de infraestrutura à tecnologia.

Como funciona a gestão de facilities?

A gestão de facility (ou seus serviços) muitas vezes é terceirizada para que a empresa se concentre em sua atividade-fim. No entanto, pequenos e médios negócios podem e costumam gerir internamente essa demanda. 

O profissional responsável por essa gestão deve ter uma visão global dos serviços realizados. Afinal, ele é o ponto focal de todas as equipes dentro de uma empresa. Ele direciona todos os trabalhos, define as prioridades e indica as melhores soluções para cada demanda e problema funcional que surgir.

Ao gestor de facility é dada a tarefa de se responsabilizar pela condução de todos os contratos de serviços, e isso evita suspensões inesperadas. Sua atuação é, principalmente, garantir o funcionamento adequado dos serviços durante todo tempo, a fim de que os colaboradores tenham condições de trabalhar de forma coordenada e eficiente.

Agora, um ponto muito importante: o fato de haver um gestor de facility incorporado à organização não significa que ele não deva ser fiscalizado. Ele deve! Afinal de contas, ele é um prestador de serviço/fornecedor, e por isso precisa prestar conta de todos os trabalhos.

Embora a gestão de facility seja uma atividade pouco complexa de se integrar às empresas (se comparada a outras relacionadas ao negócio/produto final), é preciso estar atento à realidade de cada empresa. E tudo vai depender da complexidade.

Em alguns casos, áreas de facility são implementadas na organização. Em outros, protocolos e checklists são organizados para padronizar tarefas e dividi-las entre os setores.

Facility: quais são os serviços da área?

A área de Facility  pode ser classificada em dois grupos. A seguir, conheça cada um deles:

Hard service: são serviços relacionados à estrutura física e que precisam existir (por serem exigidos por lei). Exemplo: tarefas de manutenção elétrica e hidráulica, sistema de combate a incêndio, entre outras relacionadas a segurança.

Soft service: são os serviços contratados por demanda, e não exigem continuidade. Exemplo: dedetização, refeições e recepção aos visitantes, etc.

E para lhe ajudar a entender mais sobre isso, listamos as principais atividades que respondem à gestão de facility. São elas: elétrica, hidráulica, civil, paisagismo/jardinagem, segurança, limpeza, serviços de mensageria, serviços de transporte, fluxo de documentos, recepção e atendimento, etc.

E entre essas atividades, podemos destacar:

Serviços de Limpeza

O ambiente profissional precisa estar sempre limpo e pronto para o uso. Um ambiente organizado não só ajuda a aumentar a produtividade, como também é essencial para manter a saúde física e mental dos funcionários. Caberá, então, ao gestor de facility coordenar os funcionários responsável por essa atividade.

Serviços de Recepção e atendimento

Receber clientes e visitantes e oferecer a máxima atenção e cuidado é fundamental em qualquer empresa. Os serviços de portaria, recepção e telefonista, por exemplo, são algumas das opções. Esses profissionais devem ser treinados para garantir gentileza, cordialidade e, inclusive, paciência para lidar com pessoas de diversos perfis. E o gestor de facility trabalhará para que o recepcionista e o atendimento seja o mais qualificado possível.

Serviços de Manutenção

Profissionais de facility de manutenção cuidam dos problemas relacionados a máquinas e equipamentos. Uma falha elétrica ou um aparelho que para de funcionar, por exemplo, são assuntos que passam por eles. O gestor de facility, então, supervisionará esses profissionais.

Leia também: Como fazer o controle de EPIs?

SaaS na gestão de Facility

Após muitos anos de existência, a área de Facility evoluiu consideravelmente, assim como a tecnologia de um modo geral. Como vimos, essa atividade está relacionada à infraestrutura das empresas. 

Por outro lado, uma oportunidade sobre o que vale a pena se refletir é a terceirização de ferramentas empresariais. E aqui estamos falando sobre SaaS.

SaaS é Software as a Service (Software como Serviço). Ou seja, um software que fica hospedado na nuvem e que, por isso, dispensa instalação e manutenção. Um SaaS poderia ser classificado como Soft Service, e pode facilmente ser terceirizado porque sua operação não exige continuidade e profissionais especialistas/exclusivos.

Nesse tipo de sistema, o cliente contrata pacotes mensais ou anuais, e a empresa não precisa investir em estruturas para servidores ou atualizações, já que esse trabalho é feito automaticamente pela empresa fornecedora do software.

Logo, a vantagem da terceirização de serviços na nuvem é que ela oferece redução de gastos.

Facility e a sua importância para todos os negócios

Imagine entrar em um hospital onde a limpeza das janelas está atrasada ou instalação elétrica está exposta. Sem condições, não é mesmo?!

Ou, pior ainda, é a falta a manutenção de itens de segurança como câmeras e alarmes. Tudo isso depende de um bom gerenciamento de facilidades.

Conciliar esses serviços é um desafio que só é possível de ser cumprido com uma integração harmônica entre pessoas, locais, processos e tecnologia. E quando tudo isso é aliado à mobilidade, a empresa obtém economia e produtividade.

Veja o vídeo explicativo da Facilities Services, produzido pela Fátima Sousa:

 

Os principais segmentos

Muitos segmentos já apostam na administração predial. Em empresas, condomínios residenciais e prédios comerciais, por exemplo, isso é uma realidade.  

Uma pesquisa da CompWalk mostra quais os segmentos que mais demandam por gestão de facility:

  • Bancos – 49%
  • Saúde – 39%
  • Farmacêutico – 36%
  • Energia – 34%

Essa atividade busca oferecer conforto, segurança, higiene e manutenção ao menor custo possível. Dessa forma, os funcionários podem desempenhar suas funções de forma mais produtiva.

Toda essa abrangência de atuação em diferentes mercado demonstra o quanta uma gestão de facility qualificada pode agregar às empresas. É uma atividade absolutamente dinâmica, focada em serviços para a promoção de fluxo, a eficácia e a agilidade.

Por que fazer a gestão de facility?

Fazer um trabalho de gestão de facility garante que as empresas trabalhem de forma alinhada. Assim, otimizam a sua rotina.

Como cada vez mais esse serviço é buscado, mais tem se destacado a importância do cargo de gerente de facility, que logo se tornará figurinha indispensável em toda organização. Principalmente porque ele faz um gerenciamento qualificado dos serviços, o que garante economia nos custos fixos da empresa e aumenta a satisfação e a produtividade dos colaboradores.

Você viu, então, que facility é uma área muito ampla e que comporta vários serviços: do controle da temperatura da empresa (afinal, também se atua na verificação do funcionamento correto dos aparelhos de ar-condicionado) até a dinâmica de refeição dos funcionários. Se esses processos agem em sinergia, todo o seu time sai ganhando.

Veja como fazer na sua empresa!

Para acertar na Gestão de Facility é preciso criar processos sistematizados, dar suporte à equipe e acompanhar seu desempenho. 

Para facilitar esse trabalho, que tal contar com a ajuda da tecnologia?

Apostando na mobilidade corporativa, você tem uma plataforma pela qual pode acompanhar as tarefas que os colaboradores (terceirizados ou não) estão desempenhando, medindo o seu nível de eficiência.

Por meio de seu telefone ou tablet, você pode agilizar processos e garantir que as atividades sejam cumpridas. A própria aplicação despacha as ordens de serviço para facility, assegurando rapidez na comunicação e a partilha de informações.

Pela plataforma, o empreendedor monitora o andamento e a qualidade dos processos. Além disso, é possível manter-se informado sobre o momento de chegada do colaborador até a sua saída.

Se a tecnologia permite tornar as equipes mais produtivas e os processos mais assertivos, você deve considerar adotá-la.

Aprenda mais sobre gestão de facility

Caso você esteja procurando aperfeiçoamento na área, a gestão de facility possui diversos cursos pagos e gratuitos. Nós indicamos o uso da tecnologia aliada ao conhecimento e preparação profissional.

Listamos, a seguir, 5 cursos de gerenciamento de facility. Também, indicamos os eventos de atualização da ABRAFAC (Associação Brasileira de Facilities).

Mas, atenção: esses cursos estão sujeitos à disponibilidade dentro das instituições de ensino.

Como funcionam os aplicativos de facilities?

Tela de app de facilities - checklist

O uso de aplicativos mobile empresariais está se tornando cada vez mais popular em ajudar companhias de facility a completar trabalhos de uma maneira mais eficiente e efetiva.

Um aplicativo mobile para esse tipo de gestão tem a função de automatizar processos em serviços de manutenção predial, podendo ser acessado a qualquer hora e lugar tanto pela equipe na linha de frente quanto pelos supervisores.

Sabemos que gerentes e supervisores precisam estar sempre em dia com as demandas de um ambiente de trabalho, principalmente se a rotina é dinâmica. Por isso, com aplicativos de facility é possível racionalizar e orientar os colaboradores sobre todas as atividades diárias.

Companhias de facility de todos os portes podem conseguir inúmeras vantagens com a implantação dessa tecnologia.

Saiba tudo sobre os nossos aplicativos de ordens de serviços

4 vantagens de usar apps para gerenciar serviços

Quatro importantes vantagens de usar apps para gerenciar serviços são o fácil acesso a importantes informações diretamente do campo, envio de notificações, mapeamento de locais e agendamento de tarefas. Confira, a seguir, as possibilidades:

1) Acesso em tempo real da localização dos funcionários

Caso você precise realocar um time para outro lugar na mesma hora ou agendar esse movimento para mais tarde, um app pode fazer isso acontecer apenas com simples toques na tela.

2) Maior produtividade em menos tempo

Com menos tempo ocioso entre tarefas e uma comunicação mais eficiente entre colegas, os custos são reduzidos ao mesmo tempo em que o desempenho melhora.

3) Respostas mais rápidas para demandas

Um bom aplicativo para gestão de facility pode ajudar gerentes e suas equipes a agirem rapidamente para atender aos propósitos dos clientes, prover acesso instantâneo a dados e até a compartilhar informações entre eles.

4) Racionalização de operações diárias

Melhorias na operacionalização de rotina reduzem custos excessivos com manutenção. Racionalizar e automatizar procedimentos é uma excelente forma de administrar as finanças e o tempo gasto com a execução dos serviços.

Quer aprender como o setor de serviços e facility pode ser mais eficiente e lucrativo? Assista este webinar (liberado gratuitamente e na íntegra), feito pelo nosso Gerente de Contas, Marcelo Carneiro, e o CEO da Merithu Consultoria, Eduardo Baltar.

 

Conheça o exemplo do Hospital Santa Casa de Porto Alegre

Um dos principais hospitais do Rio Grande do Sul, com mais de 200 anos de história e cerca de 6 milhões de atendimentos realizados anualmente, a Santa Casa de Porto Alegre implementou em 2013 um app para gerenciar a higienização dos seus leitos.

O resultado gerado pelo app, desenvolvido pela Alltrade, na Plataforma uMov.me, foi a redução de 50% no tempo de entrega dos leitos para novas internações.  

Você também pode enviar uma mensagem no formulário aqui abaixo e conversar com o nosso time de especialistas sobre todas as suas dúvidas a respeito da gestão de facility e o uso de apps na sua empresa!

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