O relatório técnico é um documento que ajuda a embasar decisões estratégicas e impacta diretamente a imagem da empresa perante auditores, clientes e parceiros comerciais. Por isso, é um recurso de gestão essencial para corrigir desvios, planejar melhorias e manter a conformidade com normativas legais ou internas.
A transparência das informações e o registro sistemático criam uma base histórica que serve para auditorias, revisões futuras, bem como para comprovação de resultados frente a clientes, investidores e órgãos. E é por isso que o relatório técnico é algo fundamental para qualquer negócio.
Para quem precisa tomar decisões estratégicas em pouco tempo, é bem comum depender de documentos bem elaborados para evitar falhas de interpretação e minimizar prejuízos.
No cenário atual, em que a transformação digital acelera processos em todos os setores, a precisão na documentação profissional se torna ainda mais relevante.
Mas como fazer isso, na prática? Continue a leitura para saber!
Um relatório técnico é o conjunto de informações estruturadas e embasadas em métodos de análise, que visam documentar atividades, resultados e recomendações em uma linguagem clara e objetiva.
Ele detalha procedimentos ou eventos específicos que precisam ser registrados de forma metódica. Embora possa variar em extensão e formato, o componente central desse tipo de documento é a veracidade das informações e a utilidade prática para quem lê.
Em geral, esse instrumento é organizado em seções padronizadas para facilitar a leitura e a localização de dados. Pode incluir gráficos, tabelas, fotografias ou anexos que comprovem ou exemplifiquem o que está sendo descrito.
No caso de uma empresa que possui registrado o histórico de visitas em um relatório técnico, é mais fácil entender qual tipo de serviço pode indicar para o cliente, por exemplo. O relatório técnico também ajuda a evitar situações como:
São vários os motivos que tornam esse documento fundamental para a sua operação.
Uma das maiores vantagens de elaborar um bom registro profissional é a melhoria contínua nos procedimentos de rotina.
Ao analisar os dados e transformá-los em conhecimento aplicado, gestores conseguem identificar gargalos e criar planos de ação que otimizam o fluxo de trabalho. No fim, isso se reflete em economia de tempo, redução de custos e aumento da produtividade.
A comunicação clara é outro elemento de destaque. Ao ter um material padronizado e rico em detalhes, diferentes áreas e equipes entendem o que foi executado e quais são as instruções para o futuro.
Dessa forma, você consegue reduzir a possibilidade de falha por falta de informação ou por ruídos na transmissão das mensagens.
Além disso, a troca de experiências e conhecimentos entre profissionais de diferentes setores é facilitada, pois todos têm acesso às mesmas bases de dados.
Por fim, a documentação precisa servir como um histórico confiável das atividades da empresa.
Ela pode ser utilizada para auditorias internas e externas, apresentação para órgãos governamentais e até mesmo para estudos de viabilidade de novos projetos.
Com tudo registrado em um arquivo estruturado, a busca por dados passados e a verificação de conformidade se tornam mais ágeis e transparentes.
Cada um deles tem características e aplicações específicas, mas todos partilham a necessidade de clareza e objetividade para transmitir informações essenciais.
É comum também que, durante a visita técnica, ocorra a manutenção corretiva. Portanto, é essencial que no relatório seja adicionado:
Em caso de manutenção preventiva durante uma visita técnica, o profissional deve verificar as conformidades e não conformidades do equipamento. Todas as informações devem ser registradas no relatório técnico.
Neste tópico, é válido lembrar a importância de um plano de manutenção. Saber o momento certo para efetuar a troca de uma peça pode evitar um acidente de trabalho durante o uso.
Este relatório é muito similar ao descrito acima. Também pode ser chamado de relatório técnico de manutenção corretiva ou preventiva.
A grande diferença está nas informações do local onde o serviço é executado. Além disso, geralmente, a abertura do chamado neste caso é realizada pelas equipes internas.
O relatório técnico de manutenção documenta todo o trabalho executado. É descrito qual serviço foi realizado, além de peças e materiais utilizados.
Já no relatório de manutenção preventiva, são comuns as questões de checklist para inspeção de conformidade e não conformidade.
O termo “não conformidade” é utilizado com frequência em vários segmentos e processos. É comum nos setores de inspeção, auditoria e manutenção.
Ele é aplicado para verificar a qualidade de serviços, produtos, equipamentos e procedimentos. Quando um equipamento não funciona corretamente, isso chama-se “não conformidade”.
Em casos assim, ou mesmo em visitas de manutenção preventiva periódica: é aí que entram os relatórios de não conformidade. É necessário descrever e mostrar os problemas para que o equipamento seja brevemente resolvido.
Muito utilizado pelas prestadoras de serviço. O relatório fotográfico é uma excelente forma de garantir a comprovação exata do antes e depois da manutenção.
Este relatório é realizado com bastante frequência nos serviços de manutenção, reparos e limpezas. Por meio de fotos e anotações durante uma visita ou manutenção, ele torna-se completo e bastante confiável.
Com a tecnologia disponível em nossas mãos através dos smartphones, os relatórios fotográficos se popularizaram muito. É possível também compartilhar com a equipe distante em tempo real para tirar dúvidas e tomar decisões.
Como o nome já sugere, este relatório técnico tem como objetivo investigar possíveis problemas que podem colocar a vida e saúde das pessoas em risco. Ele está ligado com a inspeção de normas de segurança do trabalho (NR ‘s) e EPI’ s.
Ele é fundamental no acompanhamento de processos de produção e na fiscalização organizacional. Ou seja, a realização está relacionada ao cumprimento de todas as normas técnicas aplicáveis.
Incluir formulário do conteúdo gratuito:
Muitos profissionais confundem o documento de visita com a ordem de serviço, mas cada um tem uma finalidade distinta.
A ordem de serviço está muito mais relacionada ao registro formal de uma tarefa designada a um colaborador ou empresa terceirizada, especificando prazos, responsabilidades e recursos necessários para a execução.
Já o dossiê de visita é o compilado das observações e das ações efetivamente realizadas no local.
Enquanto a primeira inicia o processo e formaliza o que deve ser feito, a segunda encerra ou atesta o que ocorreu de fato.
Em termos práticos, a ordem de serviço pode ser emitida pela gerência para autorizar a realização de uma manutenção, por exemplo, enquanto o relato de visita validaria se o procedimento foi concluído conforme o planejado, descrevendo possíveis imprevistos e resultados obtidos.
Para criar um material especializado e consistente, é fundamental que haja planejamento e conhecimento das boas práticas, mas descubra como fazer!
Antes de iniciar a redação, estabeleça o propósito do seu documento. Você está registrando uma manutenção? Apontando uma não conformidade? Ou descrevendo uma inspeção de segurança?
Delimitar o assunto evita dispersão e orienta a coleta de dados relevantes. Se for algo relativo à visita à obra, por exemplo, foque em aspectos como estado dos materiais, condições climáticas ou equipamentos utilizados.
Colete todos os dados, laudos, fotos e medições necessárias. Se o tópico for manutenção, anote o histórico de intervenções anteriores, o modelo do equipamento e o tempo de operação desde a última revisão.
Caso seja uma inspeção de segurança do trabalho, registre minuciosamente os riscos encontrados, dispositivos de proteção e quaisquer inconformidades observadas.
Saiba mais: Sistema de Checklist para Segurança do Trabalho
A divisão em seções é recomendada para tornar o conteúdo legível. Exemplificando, um modelo de texto pode ter:
Como já mencionado, imagens se tornaram fundamentais para um relatório técnico. Elas registram com precisão o estado da máquina pré e pós-manutenção.
Imagens e vídeos garantem segurança para o prestador de serviço e para o cliente. Além disso, demonstram muito profissionalismo e transparência nas entregas.
Use uma linguagem direta e objetiva. Evite termos vagos e procure incluir números, datas, horários e referências técnicas sempre que possível.
Em um arquivo de não conformidade, por exemplo, é fundamental apontar o padrão que não foi atendido, como “A amostra de produto apresentou um desvio de pH em relação aos valores estabelecidos pela norma X (link completo da norma: https://www.abnt.org.br/).”
Ao elaborar relatórios técnicos, é fundamental adaptar o conteúdo ao tipo de documento para assegurar clareza e eficácia na comunicação. Cada relatório deve possuir um foco específico, atendendo às suas particularidades e objetivos.
A seguir, são apresentadas diretrizes para personalizar relatórios de serviço, manutenção, não conformidades, relatos fotográficos e inspeções de segurança.
Confira: Normas regulamentadoras: seus objetivos e como a tecnologia pode auxiliar
Após redigir o documento, faça uma leitura crítica. Verifique se a linguagem é adequada para o público que o receberá.
Em muitos casos, esse arquivo será analisado por gestores que não têm conhecimentos aprofundados de engenharia ou de operação.
Então, é importante ajustar o nível de detalhamento. Além disso, assegure-se de que todas as informações estejam corretas, sem contradições ou omissões.
Em geral, um documento especializado precisa ser assinado pelo responsável técnico e pelo gestor do setor.
A assinatura garante a legitimidade e a responsabilização pelas informações fornecidas.
Por fim, arquive o registro em local seguro, seja em formato digital (usando sistemas de gerenciamento de documentos) ou físico, dependendo da política interna da organização.
Como última etapa, é importante verificar o índice de satisfação do cliente em relação ao nível de atendimento dos técnicos. É possível registrar e medir esse índice através de uma pesquisa de satisfação no relatório técnico.
Ao final do atendimento ao cliente, pode ser realizada uma rápida e objetiva pesquisa para saber as impressões dele sobre o serviço prestado. Algumas perguntas que podem ser realizadas:
Além disso, é possível deixar um espaço para preenchimento de comentários do cliente que não estejam contemplados nas perguntas acima.
Ferramentas digitais de edição e armazenamento em nuvem têm simplificado muito o processo de criação e compartilhamento de dados.
Dessa forma, equipes de diferentes unidades podem contribuir simultaneamente, mantendo uma única versão confiável do arquivo, sem redundâncias ou desencontros.
Outra inovação é o uso de aplicativos para coleta de informações em campo. Com tablets ou smartphones, técnicos e engenheiros podem capturar fotos, anotações e até leituras de sensores diretamente nos formulários digitais.
Essas informações são automaticamente sincronizadas com a base de dados central da empresa, reduzindo a chance de erro de digitação ou perda de papéis.
Além disso, a integração com tecnologias de Business Intelligence (BI) possibilita analisar estatísticas de forma mais aprofundada, criando dashboards que extraem insights valiosos para as lideranças.
É relevante mencionar também a adoção de sistemas de assinatura eletrônica e protocolos criptografados para garantir a autenticidade do arquivo.
Esse cuidado é cada vez mais necessário em ambientes corporativos, uma vez que incidentes de segurança da informação podem acarretar responsabilidades legais e danos à reputação da empresa.
O uso adequado de um relatório especializado traz inúmeros benefícios, como o alinhamento de equipes, a correção de falhas e o aprimoramento de rotinas.
Ele serve não apenas como um documento de registro, mas também como um guia prático de resolução de problemas e implementação de melhorias.
Para empresas de grande porte, que lidam com processos complexos e equipes multidisciplinares, esse tipo de arquivo é essencial para manter a padronização das informações, a confiabilidade dos dados e a conformidade com as exigências legais.
Agora, se você quer potencializar a sua operação, você pode falar com um especialista da nossa equipe para melhorar a gestão em tempo real, reduzir custos e melhorar a produtividade da equipe!
This post was last modified on 28/03/2025