Seja para ganhar em eficiência, seja para ter mais praticidade no dia a dia, existem várias ferramentas que podem otimizar o funcionamento de uma operação, e muitas delas passam pelo conceito de paperless. Mas aqui a ideia não é só evitar o papel para ganhar destaque no mercado, e sim conseguir resultados mais expressivos a partir do uso da tecnologia.
A transformação digital deixou de ser uma tendência para se tornar um imperativo em praticamente todos os segmentos. Dentro desse contexto, a ideia de paperless ganha relevância ao propor a eliminação do uso de papel nos fluxos operacionais.
Mas aqui não estamos falando de uma medida ecológica: se trata de uma estratégia para aumentar a produtividade, garantir segurança da informação e otimizar os recursos empresariais.
Vamos entender o que é ser paperless, os seus impactos globais, as vantagens competitivas que oferece e como sua empresa pode implementar esse modelo com consistência e segurança?
Continue a leitura para tirar as suas dúvidas!
O que é paperless?
Paperless é um modelo operacional que visa a eliminação total ou significativa do uso de papel em processos corporativos.
A ideia é substituir documentos físicos por versões digitais e adotar tecnologias que automatizem registros, aprovações, arquivamento e circulação de informações.
Com isso, o objetivo é tornar a organização mais eficiente, com fluxos de trabalho digitais, segurança aprimorada, menor consumo de recursos e rastreabilidade completa de documentos.
No final das contas, estamos falando de uma abordagem ligada diretamente à produtividade e à gestão inteligente da informação.
Como e quando surgiu esse conceito?
O conceito de paperless começou a ganhar força no final da década de 1970, com o avanço dos primeiros computadores pessoais e sistemas corporativos.
O termo foi popularizado na década de 1970, quando a empresa IBM começou a discutir cenários futuros para o ambiente de trabalho, prevendo a substituição gradual de arquivos impressos por registros digitais.
Alguns anos depois, com a expansão dos softwares de gestão empresarial (ERPs) e sistemas de e-mail, a eliminação do papel ganhou mais corpo, principalmente em empresas de tecnologia e serviços financeiros.
Em seguida, a partir dos anos 2000, com a massificação da internet e do armazenamento em nuvem, o conceito se consolidou como uma estratégia de modernização empresarial.
Importância do paperless no cenário mundial
A importância do modelo paperless no cenário mundial vai muito além da redução de papel no escritório. O Brasil, por exemplo, é o segundo maior produtor de celulose do mundo, responsável por 11,3% da produção global — ficando atrás apenas dos Estados Unidos (27,4%).
Ainda assim, mesmo com a crescente digitalização no ambiente corporativo, um profissional de escritório consome, em média, dois quilos de papel e papelão por dia, e chega a utilizar cerca de 10 mil folhas impressas por ano.
Segundo um estudo da Xerox, quase metade desses documentos é descartada em menos de 24 horas, e 30% sequer são retirados da impressora. Nesse contexto, adotar práticas paperless se torna urgente tanto do ponto de vista ambiental quanto estratégico.
Ao digitalizar processos, as empresas não apenas respondem às crescentes demandas por sustentabilidade, mas também ganham em eficiência, agilidade e segurança da informação. A eliminação do papel contribui para mitigar o desmatamento, reduzir o consumo de água e energia e diminuir a emissão de gases poluentes.
Além disso, processos digitais aceleram fluxos de trabalho, eliminam etapas manuais e tornam a tomada de decisão mais ágil. No aspecto da segurança, arquivos digitais podem ser criptografados, auditados e armazenados em servidores seguros, minimizando riscos de perda ou acesso indevido.
E do ponto de vista regulatório, a adoção de sistemas paperless oferece maior controle sobre o ciclo de vida dos documentos, facilitando auditorias e o cumprimento de normas como a LGPD e a ISO 27001.
As vantagens de ser paperless
Empresas que adotam esse modelo colhem benefícios imediatos e estruturais. A transição para o paperless impacta diretamente a produtividade, o custo e a sustentabilidade da operação.
Redução de custos operacionais
Ao eliminar a necessidade de insumos físicos como papel, impressoras, toners e armários de arquivamento, os gastos diretos com materiais de escritório são reduzidos.
Além disso, também cortam custos indiretos, como transporte, envio, armazenamento e descarte de documentos.
Segundo especialistas, o investimento em papel pode representar uma fatia significativa do faturamento anual. Ao migrar para soluções digitais, essa despesa é transformada em economia de médio e longo prazo.
Mais segurança da informação
Uma pesquisa revelou que, a cada 12 segundos, um documento impresso se perde em uma empresa. Documentos físicos estão sujeitos a extravios, acessos não autorizados e falhas humanas.
Ao digitalizar arquivos e armazená-los em nuvem ou em sistemas integrados, a empresa garante maior rastreabilidade, controle de acesso e criptografia, o que reduz riscos e aumenta a confiabilidade dos dados.
Melhora na produtividade e agilidade dos processos
Com documentos centralizados e acessíveis de qualquer lugar, os fluxos se tornam mais ágeis e colaborativos.
Recursos como assinatura eletrônica, controle de versões e aprovações automatizadas liberam as equipes de tarefas repetitivas, permitindo que o foco seja direcionado a atividades de maior valor.
Essa agilidade também se reflete na tomada de decisões, que passa a ser baseada em dados atualizados em tempo real.
Saiba mais: Assinatura Digital ou Assinatura Eletrônica: quais as diferenças?
Sustentabilidade e responsabilidade ambiental
Reduzir o uso de papel tem impacto direto na sustentabilidade da operação. Menos papel significa menos árvores cortadas, menos água e energia consumidas e menor volume de resíduos gerados.
Além de contribuir com o meio ambiente, esse posicionamento também reforça o compromisso institucional com práticas ESG, algo cada vez mais valorizado por clientes, parceiros e investidores.
Maior mobilidade e flexibilidade
Empresas paperless têm a vantagem de poder operar de forma remota com mais facilidade. Equipes híbridas ou 100% distribuídas conseguem acessar documentos de forma segura, a qualquer momento, sem depender de arquivos físicos ou de presença no escritório. O que traz ganhos de produtividade, continuidade operacional e qualidade de vida para os colaboradores.
Governança corporativa fortalecida
Ao concentrar informações estratégicas em sistemas digitais bem estruturados, a empresa melhora sua governança.
A digitalização permite auditorias mais eficientes, histórico de alterações, relatórios automatizados e compliance com leis como a LGPD e normas como a ISO 27001. Isso facilita o monitoramento da operação, o controle sobre o ciclo de vida dos documentos e a transparência nos processos decisórios.
Confira: Proteção de dados: como preservar a privacidade de empresas e clientes?
Vantagem competitiva e valorização da marca
Empresas que adotam a digitalização como parte da sua cultura organizacional se posicionam como inovadoras e alinhadas à transformação digital.
Isso fortalece a percepção de valor da marca, melhora a reputação institucional e gera vantagem competitiva frente a concorrentes que ainda operam com processos obsoletos.
Como uma empresa pode começar esse movimento?
Tornar uma empresa 100% paperless pode parecer desafiador, especialmente em setores que ainda dependem fortemente de registros físicos ou que contam com equipes operacionais atuando fora do escritório.
Mas a boa notícia é que essa transformação pode (e deve) ser feita de forma gradual e estratégica, respeitando a realidade de cada organização. A seguir, reunimos os principais passos para dar início a esse processo e acelerar resultados com o apoio da tecnologia.
- Faça um diagnóstico dos processos atuais
Antes de eliminar o uso do papel, é preciso entender onde e por que ele é utilizado. Mapear processos que envolvem impressão, armazenamento, coleta de dados e movimentação de documentos ajuda a identificar gargalos, custos ocultos e oportunidades de digitalização com maior impacto operacional e financeiro.
- Defina prioridades por área e volume de consumo
Nem tudo precisa (ou pode) ser digitalizado de uma vez. O ideal é priorizar setores com alto uso de papel ou que tenham fluxos mais sensíveis, como o financeiro, o RH e o time de compras.
Outra abordagem eficiente é começar por processos com alto potencial de automação ou alto risco em caso de perda de informações.
- Engaje a equipe desde o início
A mudança para o digital começa pelas pessoas. Promover workshops, palestras e comunicações internas sobre os benefícios da redução de papel e o impacto ambiental e operacional desse movimento é essencial.
Estimular metas de redução de impressões ou consumo de folhas e até premiar equipes mais engajadas ajuda a consolidar uma cultura orientada à eficiência.
- Digitalize a coleta de dados em campo
Enquanto o escritório avança rumo à digitalização, é importante garantir que as equipes externas não fiquem para trás.
Empresas com profissionais em campo podem reduzir drasticamente o uso de papel ao adotar soluções tecnológicas que permitam a coleta de dados via smartphone ou tablet, com integração em tempo real ao sistema da empresa.
Com o Aplicativo de Força de Vendas ou o Aplicativo de Checklist da uMov.me, é possível registrar informações diretamente no ponto de atendimento, aplicar formulários personalizados, coletar assinaturas eletrônicas e gerar relatórios automáticos, tudo isso sem imprimir uma única folha.
Além da economia de insumos, esse tipo de solução traz agilidade, padronização e visibilidade operacional, já que os dados ficam disponíveis em tempo real para os gestores acompanharem a execução e tomarem decisões com mais rapidez.
- Escolha as ferramentas certas para sustentar a transição
A digitalização exige mais do que boas intenções: exige infraestrutura. Plataformas de gestão eletrônica de documentos (GED), assinatura digital, ERPs integrados e soluções de automação de processos (como RPA) são fundamentais para garantir fluidez, segurança e rastreabilidade.
Aqui, vale apostar em ferramentas que se conectem facilmente entre si — como os aplicativos da umov.me, que se integram com os principais sistemas de mercado.
- Crie políticas internas e garanta padronização
A transição para o paperless precisa de regras claras. Estabeleça diretrizes sobre o uso de documentos digitais, controle de acesso, ciclo de vida dos arquivos, fluxo de aprovação e protocolos de armazenamento.
Isso garante compliance com normas como a LGPD, melhora a organização e fortalece a governança corporativa.
- Treine a equipe e mantenha o engajamento
Por fim, nenhuma tecnologia se sustenta sem pessoas preparadas para usá-la. Por isso, ofereça treinamentos práticos, tutoriais e materiais de apoio diretamente nos dispositivos dos colaboradores, uma funcionalidade nativa dos aplicativos da umov.me.
Dessa forma, se reduz dúvidas, melhora a experiência do usuário e acelera a curva de adoção da nova cultura digital.
Os desafios na adoção do modelo paperless
Apesar dos benefícios, a migração para o digital pode encontrar resistências internas e desafios técnicos ao longo do processo.
Um dos principais obstáculos é a resistência à mudança por parte dos colaboradores, especialmente aqueles acostumados a rotinas baseadas em papel.
Nesse caso, investir em comunicação clara e capacitação prática é essencial para garantir adesão e fluidez na transição. Outro ponto crítico é a integração entre sistemas.
Empresas que operam com sistemas legados podem enfrentar dificuldades ao conectar novas plataformas ao ambiente atual.
Por isso, é importante optar por soluções tecnológicas compatíveis com ferramentas já utilizadas.
A digitalização também exige atenção à segurança da informação e conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), incluindo o controle de acesso, o registro de consentimento e a auditoria dos fluxos de dados.
Além disso, a conversão de acervos físicos pode ser trabalhosa: documentos antigos exigem escaneamento, indexação e categorização adequada. O ideal é iniciar esse processo pelos arquivos de uso mais frequente, garantindo retorno mais rápido e valor imediato à operação.
Qual é o futuro dos negócios sem papel?
O conceito paperless tende a se consolidar como padrão em setores que buscam mais eficiência, sustentabilidade e resiliência.
Em vez de depender de arquivos físicos, impressões e processos manuais, as empresas passam a operar com fluxos automatizados, dados centralizados e documentação 100% digital.
Trata-se de eliminar etapas improdutivas, reduzir riscos e criar ambientes mais ágeis, acessíveis e escaláveis.
E isso não vale apenas para o setor privado: órgãos públicos, instituições financeiras, indústrias e varejistas também têm adotado práticas digitais que tornam o papel dispensável.
A seguir, exploramos as principais transformações que estão moldando esse novo cenário:
Avanço da automação documental: processos baseados em inteligência artificial já permitem a classificação e tratamento automático de documentos, otimizando a gestão e reduzindo a necessidade de intervenção manual.
Adoção de blockchain e rastreabilidade: soluções baseadas em blockchain vão permitir assinaturas digitais mais seguras, com registros imutáveis e rastreabilidade total de operações e documentos.
Integração nativa com sistemas em nuvem: empresas vão operar de forma totalmente integrada com ERPs, CRMs, plataformas de atendimento e GEDs hospedados na nuvem, com atualização e segurança em tempo real.
Desmaterialização de processos regulatórios: governos e órgãos reguladores têm acelerado a adoção de documentos eletrônicos, como notas fiscais, prontuários, contratos e registros fiscais, incentivando a adoção do modelo paperless.
Considerações sobre paperless
Adotar o modelo paperless não é apenas uma questão de modernidade, mas uma escolha estratégica para empresas que desejam ser mais competitivas, sustentáveis e resilientes.
A digitalização dos fluxos documentais melhora a eficiência, reduz custos e amplia a capacidade de resposta em um mercado cada vez mais dinâmico.
Com planejamento, tecnologias adequadas e engajamento das equipes, é possível transformar processos baseados em papel em operações digitais, mais ágeis, seguras e integradas.
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