Como fazer a gestão de entregas de forma eficiente

A entrega é uma das etapas mais importantes da compra, pois é por meio dela que o consumidor completa sua experiência com a empresa. Portanto, a gestão de entregas é um processo estratégico para os negócios e pode garantir a fidelização do cliente.

Clientes que passam por problemas no rastreamento de um produto ou que o recebem danificado pelo transporte podem ficar com uma impressão muito negativa do negócio.

Por outro lado, se os clientes tiverem uma entrega com agilidade, conforto e segurança, vivem a chamada experiência total.

Pode estar aí a decisão da próxima compra e até mesmo a fidelização desse consumidor. Logo, garantir a qualidade da entrega é muito importante e essa é uma responsabilidade da gestão de entregas!

É a gestão de entregas que organiza e acompanha todo o caminho do produto. 

Desde a coleta das mercadorias no depósito até a entrega no destino final – etapa também conhecida como última milha -, enfrentando todos os desafios e fazendo a empresa funcionar.

O que é gestão de entregas?

A gestão de entregas diz respeito às etapas de organização, administração e supervisão de pessoas, processos e tecnologias. 

Quando esses elementos são combinados em um plano abrangente, fornecem as funções comerciais e técnicas necessárias para alcançar com sucesso o que um cliente espera receber.

O objetivo é otimizar o serviço de entregas, garantindo que as mercadorias cheguem dentro do prazo, em boas condições e sem custos adicionais para o negócio. Ou seja, a gestão de entregas é capaz de proporcionar uma experiência diferenciada para o cliente.

Algumas das atividades envolvidas são: planejamento de rotas, monitoramento, rastreamento e gestão de frotas, controle dos prazos de entrega e organização dos veículos.

Veremos isso adiante em mais detalhes!

Principais erros na gestão de entregas

Quando se trata de gestão de entregas, é preciso estar atento para nada dar errado. Na logística de entregas, a taxa de retenção de clientes e o valor médio da vida útil do cliente são fatores importantes a serem considerados. Uma única má impressão do negócio pode resultar na perda de clientes.

Conheça 4 erros comuns na gestão de entregas:

1) Atrasos

As empresas de e-commerce estão cada vez mais velozes em suas entregas. Esse é considerado um dos segredos para dominar as vendas online.

Mesmo que a empresa seja física, isso influencia diretamente em algo muito importante: a expectativa do consumidor.

Se a Amazon, consegue entregar suas mercadorias em cerca de dois dias em algumas regiões do Brasil, era de se esperar que o comportamento do consumidor sofresse alterações. Isto é, estamos falando de clientes cada vez mais rigorosos em relação aos prazos. 

O que significa que eles podem até compreender que o produto chegue mais devagar, afinal ele pode estar vindo do outro lado do país ou até estar viajando por cabotagem. Mas, esse cliente dificilmente aceita atrasos.

Um erro neste quesito, principalmente na primeira experiência do consumidor, pode quebrar a confiança e levá-lo direto para a concorrência.

2) Extravios e avarias

Assim como no caso do atraso, as empresas, sejam grandes ou pequenas, estão se especializando massivamente em entregas. Isso envolve tanto as que já ofereciam esse serviço, quanto os novos negócios emergentes da pandemia do Coronavírus.

A gestão de entregas da empresa deve estar atenta à localização de cada produto e exigir comprovantes de cada entrega.

Não deixe nada ao acaso: invista em parcerias com empresas de transporte com rastreamento, use canhotos digitais e aposte na tecnologia como aliada na logística.

Outro ponto crítico para a decisão do seu cliente na hora de voltar a comprar é a embalagem.

Tipos diferentes de transporte podem exigir pacotes mais resistentes e é missão do gestor estudar em que casos utilizar esse materiais de forma que isso não se torne um custo, e sim, um investimento.

3) Perdas de documentos ou canhotos

Muitas empresas e transportadoras ainda utilizam o tradicional Canhoto da Nota Fiscal para comprovação da entrega da mercadoria ao destinatário, ao invés de um canhoto eletrônico.

Isso faz com que elas corram riscos com relação à perda ou ao extravio desses documentos, podendo resultar em erros de coleta e entregas e no pagamento de multas previstas em contrato.

Com a prova de entrega padronizada e digitalizada, os problemas mais comuns relativos ao uso de comprovantes físicos deixam de ser uma preocupação. Assim as equipes ficam livres para focar no que realmente importa: a estratégia de negócios.

Importância do comprovante de entregas e os impactos da gestão ineficiente

4) Interferência na margem de lucro

Uma questão central na logística é a vontade de oferecer o melhor serviço para o cliente e, ao mesmo tempo, diminuir custos e ter mais produtividade.

Uma forma de fazer isso é roteirizar para que uma mesma equipe possa realizar várias entregas em uma mesma viagem. Afinal, rotas estratégicas consomem menos combustível.

Aplicativos de logística são um ótimo apoio para colocar cada membro da equipe no lugar certo. Assim como, o roteirizador é um importante recurso para traçar as rotas mais econômicas.

Como gerenciar entregas?

Seja em uma pequena empresa ou em uma multinacional, a gestão de entregas tem tudo a ver com a melhoria de processos.

As operações logísticas estão constantemente se esforçando para reduzir os custos, completando mais entregas e mantendo um alto nível de atendimento ao cliente. Para isso, destacamos 4 estratégias que podem ajudar os negócios:

1) Otimize as rotas

A otimização de rotas é uma das formas mais eficazes de melhorar a gestão de entregas. Isso significa encontrar o melhor caminho para cada veículo que realizará as entregas, levando em consideração fatores como trânsito e distância.

Com um sistema de roteirização inteligente, a empresa pode economizar tempo e dinheiro, além de garantir que as entregas sejam feitas dentro do prazo.

2) Utilize tecnologia 

A tecnologia é uma grande aliada na gestão de entregas. Além dos já mencionados sistemas de roteirização, existem outras ferramentas que podem ajudar no processo, como aplicativos para monitoramento em tempo real dos motoristas.

3) Utilize comprovante digital

Para algumas operações, isso significa obter a assinatura do cliente para confirmar o recebimento da mercadoria. Para outras, é tirar uma foto de onde o produto foi deixado para que possa ser compartilhado com o cliente mais tarde. De qualquer forma, a comprovação digital é importante para evitar confusão e erros, além de garantir mais agilidade.

4) Melhore a comunicação da equipe

É essencial facilitar a comunicação entre os membros da equipe. Se um motorista tem problemas para encontrar um local de entrega ou para entrar em contato com o cliente, a primeira ligação em busca de orientação, geralmente, é para o despachante. Com o bate-papo em tempo real, essas comunicações são simplificadas e aprimoradas.

5) Acompanhe a jornada do motorista em tempo real

Outro ponto que auxilia na gestão eficiente das entregas é o acompanhamento da jornada do motorista em tempo real, desde a saída até a última tarefa realizada. Isso garante mais segurança e transparência para o cliente, além de ajudar na tomada de decisões estratégicas para melhorar processos.

Vantagens da tecnologia para a gestão de entregas

Otimizar a gestão de entregas é fundamental para elevar a qualidade do serviço. E, como vimos no item anterior, a tecnologia pode ser uma aliada em diferentes partes do processo, desde a roteirização até a comunicação entre os atores envolvidos.

Veja alguns dos benefícios de adotar a tecnologia na gestão de entregas:

O planejamento se torna mais preciso

Cada vez mais, os gestores das empresas tomam suas decisões com base em dados. São as chamadas empresas Data Driven.

Com informações em mãos, é possível decidir as melhores rotas, o melhor uso da equipe, avaliar o que está faltando e identificar erros. 

Assim, nenhum passo é um passo em falso e todo planejamento tem o máximo possível de precisão. Por isso, um gerenciador de entregas é fundamental para isso.

Ocorre a redução de custos

Com apoio em dados e planejamento, fica mais fácil perceber onde é possível cortar gastos e quais são as melhores formas de investimento. E é papel da gestão de entregas observar esses cenários.

Além disso, com ferramentas que auxiliam a empresa a organizar rotas, equipes e entregas, gestores ficam livres para analisar as estratégias e alcançar mais produtividade.

Os erros manuais diminuem

Um software não comete erros de digitação ou envia algo por engano. Com a automação, esses erros manuais são evitados, fazendo com que a equipe possa focar em outras atividades.

Isso significa que os recursos humanos terão mais tempo disponível para estudar as melhores estratégias, ter novas ideias e levar a empresa para o próximo nível, enquanto o software cuida de ações automatizadas sem cometer erros.

A segurança aumenta

Se não há erro humano, as decisões são tomadas com base em dados e há planejamento estratégico, a segurança está garantida. Todo o processo otimizado diminui as chances de extravios e perdas, seja de mercadorias ou de documentos.

Assim, a empresa economiza ao resolver problemas causados por desorganização e o cliente fica satisfeito com o serviço de entrega.

A segurança também existe para os colaboradores da empresa. Uma boa gestão de entregas implementa procedimentos que visam aumentar a segurança tanto de funcionários quanto de parceiros.

Além de informar sobre medidas preventivas que podem ser adotadas nas tarefas diárias.

Gestão de entregas com aplicativo de logística: benefícios para o motorista e a empresa

Diversos dos problemas encontrados na gestão de entregas podem ser resolvidos de maneira muito simples: com a tecnologia!

O Aplicativo de Logística traz uma série de benefícios para as empresas e para os motoristas.

Saiba mais com alguns exemplos:

Informações em tempo real e monitoramento

Uma das maiores vantagens de usar um sistema de gestão de entregas, como o nosso Aplicativo de Logística, é que ele permite o rastreamento das informações sobre os motoristas em tempo real.

Assim, é possível acompanhar os entregadores, localizar qualquer problema em potencial e encontrar soluções com mais agilidade.

Essa funcionalidade ainda sinaliza dados da frota por meio da geolocalização e disponibiliza a função de cercamento eletrônico, com a qual delimita caminhos que a equipe deve seguir.

Isso tudo faz com que o gestor do processo tenha as informações necessárias, permitindo tomadas de decisão mais assertivas e o mais rápido possível.

Roteirização inteligente

A rota é um fator crítico para que a empresa consiga se manter competitiva no mercado, com uma alta produtividade da equipe e com o menor custo possível.

O planejamento de rotas para entregas faz toda a diferença para quem busca eficiência no processo logístico, além de oferecer maior nível de serviço e preços ainda mais competitivos.

E a tecnologia pode fazer toda a diferença nesse processo. Por isso, o roteirizador é um recurso importante do Aplicativo de Logística da uMov.me.

Com informações como os veículos disponíveis, o ponto de partida e quais os destinos, o roteirizador entrega uma lista com a ordem de entregas e qual o melhor caminho.

Além do Aplicativo de Logística, é possível organizar as entregas com esse recurso. Conheça o Rotas uMov.me, o nosso roteirizador gratuito:

Gestão de canhotos

O canhoto tem por finalidade comprovar a entrega das mercadorias ao destinatário. O documento é destinado à emissão de nota fiscal e ao Conhecimento de Transporte.

Também ajuda o negócio a manter a organização. Ou seja, trata-se de um grande auxílio para a gestão de entregas.

Afinal, todo comprovante, seja ele físico ou eletrônico, é essencial para garantir a segurança e a transparência do negócio. Assim, em caso de dúvidas, o canhoto sempre estará disponível para consulta.

A gestão de canhotos é uma forma efetiva de monitorar as entregas. E, para facilitar o processo, cada vez mais empresas vêm aderindo ao comprovante de entrega eletrônico.

Dessa forma, é possível armazenar as informações na nuvem, utilizar assinatura eletrônica e ter mais agilidade na realização de tarefas.

Por meio de uma assinatura eletrônica, é possível validar a entrega da carga ou do produto e evitar prováveis conflitos com clientes e, até mesmo, multas.

Além disso, pode-se realizar a comprovação de recebimento com fotos e vídeos da encomenda em seu destino final, facilitando o trabalho do entregador e evitando confusões. E tudo isso pode ser gerenciado através do nosso Aplicativo de Logística!

Distribuição de tarefas

Com o planejamento prévio de entregas diárias criado no Aplicativo de Logística, o motorista já sabe suas demandas logo cedo, podendo se preparar com antecedência para todas as atividades. 

E cabe lembrar que o planejamento pode ser diário, semanal ou mensal.

Dessa forma, a distribuição de tarefas contribui para a gestão de entregas ao economizar o tempo da equipe.

Relatórios e painel de gestão

O processo de automação das operações logísticas pode ser acompanhado em um painel completo.

Com o Aplicativo da uMov.me, é possível ter acesso a todos os procedimentos em andamento. Além de dados, como os indicadores de performance pré-determinados, a porcentagem da conclusão do serviço, das entregas eficientes e da satisfação dos clientes, por exemplo.

Na palma da mão, é possível gerar relatórios com controle de km, rotas, horários e paradas. E a atualização dos dashboards da equipe ocorre em tempo real.

Da mesma forma, é possível transformar esses dados em relatórios completos que irão auxiliar os gestores na tomada de decisões estratégicas.

Dados mais assertivos

Com o Aplicativo de Logística da uMov.me, é possível coletar e validar dados relevantes para o negócio, como:

• Checklists para controle de entregas, despesas e manutenções;
• Coleta de dados online e offline;
• Validação de dados de acordo com suas regras;
• Atualização em tempo real, de textos, áudios, fotos e vídeos;
• Monitoramento da evolução da execução de tarefas;
• Gráficos, mapas, tabelas e relatórios personalizados para autogestão.

Todas as funcionalidades já citadas e o acesso a esses dados precisos fazem com que o gestor tenha um grande leque de informações a seu dispor. Isso torna mais fácil tomar decisões estratégicas que terão impacto no presente e no futuro da empresa.

Conheça as principais funcionalidades do aplicativo de logística da uMov.me!

Considerações sobre gestão de entregas

Em um mundo movido a grandes velocidades, manter o ritmo sem cometer erros é essencial.

Nesse contexto, a gestão de entregas torna-se um elemento indispensável para e-commerces, operadores logísticos e outras empresas que trabalham com coleta e envio de mercadorias.

A tecnologia pode ser o diferencial entre a sua empresa e as demais. Com um aplicativo como aliado na gestão de entregas e na logística como um todo, reduzem-se as chances de erro humano, ganha-se mais controle sobre mercadorias e veículos e, otimiza-se o tempo.

Quer saber mais sobre o Aplicativo de Logística da uMov.me e como ele pode ajudar no dia a dia do negócio? Agende uma demonstração gratuita!

* Texto publicado originalmente em 29 de junho de 2021 e atualizado em 14 de maio de 2024

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